Établissez votre budget DSI simplement avec ces 5 étapes clés

Le budget informatique est au cœur des préoccupations des sociétés : faire les meilleurs choix en matière budgétaire est primordial. En effet, la transformation digitale a amené de nombreux chefs d’entreprises et DSI à apporter une plus grande attention au budget informatique de leurs entreprises ; dans un monde en pleine transition numérique, qui dit informatique, dit innovation. 

C’est donc sans surprise que les entreprises se lancent dans la réalisation de leur budget DSI, un exercice très stratégique qui doit être mené de façon minutieuse afin d’éviter les mauvaises surprises et booster sa productivité. 

Ainsi, on vous accompagne dans la réalisation et l’optimisation de votre budget DSI avec 5 étapes simples et efficaces ! 

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Comment établir un budget DSI en 5 étapes clés ?

Si vous souhaitez avoir un guide complet signé Abraxio pour élaborer votre budget DSI, et profiter ainsi de l'expertise d'un logiciel spécialisé dans la gestion SI, vous pouvez télécharger le document gratuitement et simplement. Au programme : 

• Des étapes d'élaboration claires, détaillées et ciblées, 
• Des exemples et illustrations concrètes, 
• Des conseils d'experts précieux et pertinents. 

1 - Faire un audit de vos dépenses et projets

Sauf dans le cas d’une création d’entreprise, vous disposez normalement d’une première estimation des coûts grâce aux dépenses déjà réalisées les années précédentes. Cela représente une première base (Ô non négligeable) qui vous permettra de mieux prévoir le budget de l’année suivante.

👉 Analysez vos coûts et regardez comment a été dépensé l’argent au cours de l’année avant d’établir un budget pour l’année à venir.

Cet audit va également vous permettre de mettre en évidence les éléments hors budget et ainsi prévoir de potentiels nouveaux dépassements. Cela peut entraîner une baisse des coûts.

En moyenne, le budget d’une DSI représente 1 à 9 % du chiffre d’affaires selon la taille et le secteur de l’entreprise

Appitel Beside

2 - Définir vos objectifs stratégiques et SI

Le budget informatique est essentiel à la stratégie d’entreprise ; il doit ainsi répondre aux objectifs stratégiques établis entre la direction générale et la DSI. Ce dernier est indispensable, surtout aux entreprises en pleine transformation digitale. Il peut concerner des projets majeurs dans l’entreprise tels que :

• le passage vers le cloud,
• la mise en place de solutions de mobilité pour les employés,
• la digitalisation des processus, etc.

La fixation de vos objectifs SI va également dépendre du degré de maturité technologique de votre entreprise : si vous avez déjà bien avancé en termes de transformation numérique, ou si vous n’avez pas encore sauté le pas.

👉 Ainsi, définissez vos objectifs en conciliant la vision du chef d’entreprise ainsi que la stratégie globale de l’organisation. Priorisez les projets et donc les objectifs les plus urgents en axant sur le retour sur investissement escompté plutôt que sur du jargon technique.

Les priorités IT pour les DSI en 2020 se concentrent sur le cloud et la sécurité informatique

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3 - Établir le budget de fonctionnement

Le budget de fonctionnement constitue l'ensemble des dépenses nécessaires pour entreprenir et maintenir le SI en état de marche. Il est donc essentiel puisqu'il doit garantir aux équipes SI une autonomie financière tout en leur permettant de couvrir les dépenses administratives de leur(s) projet(s). 

Nombre de DSI rapportent que les dépenses de fonctionnement pèsent entre 50 et parfois jusqu’à 80 % du budget géré par leur Direction, qu’il s’agisse de matériel, de logiciels, d’abonnements télécom, de renouvellement de maintenance, etc.

Abraxio

Ainsi, pour construire son budget de fonctionnement, rien de plus simple : il vous suffit de partir de votre budget N-1 et de le prolonger quasi à l’identique. Les seuls facteurs que vous aurez à modifier sont les prix unitaires et l’actualisation des inventaires et des évolutions attendues.

☝️ À retenir : construisez votre budget de fonctionnement en prolongation du budget de l’année précédente, tout en actualisant les inventaires, les moyens et les évolutions attendues.

4 - Dégager des marges de manœuvre

Maintenant que vous avez établi votre budget de fonctionnement, estimez le coût total des ressources que vous allez devoir allouer :

• Sur la base de vos estimations, établissez et évaluez les activités, les coûts, les impacts et les risques ;
• Définissez et priorisez les ressources ;
• Déterminez une approche budgétaire précise.

👉 Pensez à intégrer les projets informatiques en cours et/ou en croissance, déjà lancés et qui ont des impacts sur le budget à venir.

5 - Définir des indicateurs de calcul du ROI

Afin de donner plus de poids à votre construction budgétaire informatique, il est important de proposer des indicateurs de calcul du ROI (retour sur investissement).

Afin d’appuyer votre budget, pensez donc à faire un bilan de l’année précédente, accompagné de données quantitatives et qualitatives. Pensez aussi à bien maîtriser vos lignes budgétaires !

👉 Exemple : l’année dernière vous aviez investi dans de nouveaux outils informatiques (ordinateurs), cela vous a-t-il permis de faire gagner du temps à vos équipes ? Si oui, combien ? Si non, pourquoi ?

Bonus : 3 conseils pour optimiser son budget DSI

Communiquez en continu avec les directions métier

Il est important de communiquer en amont et en continu du projet afin d’aider les équipes à se projeter et éviter une mauvaise adaptation ou un manque d’informations qui peut nuire au succès des projets. Pour cela, on vous recommande de :

• détailler la stratégie de la DSI en amont,
• indiquer le niveau attendu des dépenses avant la prévision définitive,
• présenter les projets retenus,
• informer les équipes des évolutions pertinentes au cours du processus, etc.

Équipez-vous d’un logiciel adapté

S’équiper d’un logiciel adapté à la gestion de projet et à la prévision budgétaire peut représenter un grand plus à votre projet informatique. Avez-vous pensé à vous tourner vers des logiciels PPM (outils de portefeuille de projet) ?

On vous explique tout !

Ce type d’outil ultra-efficace vous accompagne pour gérer 3 aspects indispensables au bon fonctionnement de votre projet et de votre entreprise :

• la gestion des activités : vous pourrez gérer plus facilement vos activités grâce à un plan détaillé listant les attributs et affectations à chaque projet. Vous savez combien de temps a été passé pour chaque utilisateur et pour chaque projet.
  
  
• la gestion des coûts : il vous permet de renforcer votre organisation et votre construction budgétaire grâce à une visibilité complète et transparente des dépenses nécessaires. Vous avez une meilleure visibilité sur les contraintes éventuelles et sur les coûts supplémentaires potentiels.
  
  
• l’analyse des performances : ce genre d’outil vous fait bénéficier de tableaux de bord et de reporting intuitifs accompagnés d’indicateurs clés qui se mettent à jour automatiquement. Vous avez un suivi complet pour analyser la faisabilité des projets.

Ainsi, s’équiper d’un logiciel spécialement conçu pour la gestion de projet et la construction budgétaire, est un réel avantage pour votre entreprise, encore plus lorsqu’il est dédié aux problématiques spécifiques que vous rencontrez en tant que DSI.

Exemples de logiciels : 

• Abraxio est une plateforme de management globale spécialisée DSI qui permet un pilotage du budget 100 % dédié aux équipes informatiques. En plus de permettre la gestion des projets, des fournisseurs et des équipes, elle possède des fonctionnalités avancées de gestion budgétaire DSI comme :
  • la structuration de budgets clairs avec Build et Run, projets et activités récurrentes,
  • ou encore la catégorisation fine des dépenses (par nature d’achat, enjeu…).

Créée par des DSI pour des DSI, cette solution ergonomique, complète et facile à prendre main, transforme le quotidien des responsables informatiques en centralisant le management de leur activité.

• Cesar Team est un logiciel de gestion de portefeuille de projets à destination des DSI. Il inclut donc de nombreuses fonctions telles que la planification stratégique et opérationnelle ou encore la gestion des ressources. Le PPM se révèle performant côté pilotage du budget, grâce notamment à :
  • des tableaux de bord puissants complètement personnalisables (budget initial, budget révisé, etc.) et qui poussent loin les analyses,
  • l’exploration de différents scénarios pour vos projets annuels, avec attribution du budget à plusieurs niveaux (par métier, par type de projet…).

Le tout à l’aide d’une plateforme robuste, smart et surtout 100 % sur mesure : elle s’adapte aux pratiques de travail déjà en place et favorise ainsi son adoption par les équipes.

Mettez en place un suivi budgétaire

On ne le répètera jamais assez : le suivi au sein d’un projet qu’importe sa finalité est indispensable ! Suivez l’avancement de votre projet et de sa construction budgétaire au fil du temps. Pour quoi faire ? Un tas de raisons, dont voici un aperçu :

• de vous assurer du bon déroulement du projet et de l’exactitude du budget prévu,
• de mettre en place des actions correctives si besoin,
• de correctement tenir informées les équipes ainsi que la direction générale,
• d’augmenter le budget si celui-ci s’avère insuffisant (et de pouvoir s’y préparer afin d’allouer les ressources nécessaires à temps), etc.

👉 Pour ce faire, vous pouvez mettre en place des indicateurs de mesures (KPI) et mettre en place un système de rapports mensuels. 

💡 Si vous souhaitez en savoir plus, téléchargez le guide complet d'Abraxio et élaborez votre budget DSI sur la base de conseils d'experts ! 

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Vous l'aurez compris, grâce à des outils et conseils adaptés, l'élaboration d'un budget DSI peut s'avérer être une tâche moins fastidieuse qu'elle n'y paraît. Maintenant que vous avez toutes les cartes en main, vous pouvez constuire votre budget tout en suivant son évolution simplement.