Les 6 étapes clés pour analyser vos dépenses

La plupart des chefs d’entreprise ont une bonne gestion de leurs budgets, du moins c’est ce que l’on peut penser. On peut également croire qu’ils connaissent le montant de leurs dépenses en salaires, loyers ou services par cœur.

Peut-être ne vous a-t-on compté qu’une partie de l’histoire ?

Ainsi intervient dans ce chapitre l’analyse des dépenses ! Grâce à cet outil, vous disposez à la fois d’une vue d’ensemble des dépenses de l’entreprise en matière d’outils, de déplacements et de repas, ainsi que d’actions précises et de coûts spécifiques à réduire. Peu importe la taille de l’entreprise, cette analyse des données permet de mieux gérer les dépenses.

Dans cet article, nous allons voir les six étapes clés pour réaliser une analyse des dépenses en bonne et due forme.

Prêt à découvrir tous les mystères de vos budgets ?

Qu’est-ce que l’analyse des dépenses ?

L’analyse des dépenses permet de comprendre la structure des dépenses de l’entreprise et de fonder les actions sur des faits plutôt que sur des intuitions. En d’autres termes, cette analyse vous montre ce qui se passe réellement avec l’argent de votre entreprise.

☝️Il ne suffit pas de savoir comment votre entreprise dépense. Vous devez trouver des informations exploitables et apporter des changements.

Il peut s’agir de paiements non identifiés dont personne ne connaissait l’existence, de redondances et de doubles emplois, ou encore de fournisseurs spécifiques qui pourraient être ouverts à de nouvelles négociations.

Le résultat de cette analyse doit être un rapport contenant vos recommandations, prêt à être utilisé par les personnes concernées.

Les 6 étapes pour réaliser une analyse de dépenses

Ce processus d’analyse est relativement simple, mais il prend du temps. Il y a beaucoup de choses à comprendre et de mappage de données à faire, alors ne vous attendez pas à ce que cela se fasse en un après-midi.

La bonne nouvelle est qu’une fois que vous l’avez fait la première fois, les suivantes deviennent bien plus simples.

Voici les démarches que vous devez suivre.

1ère étape : Définissez vos objectifs

Nous avons déjà déterminé plusieurs objectifs clés de l’analyse des dépenses. Alors, qu’espérez-vous en retirer pour votre entreprise ?

L’objectif principal doit être la visibilité. Vous devez être en mesure de savoir qui dépense quoi au travail, et pourquoi.

À l’heure actuelle, vous disposez probablement de ces informations quelque part. Mais si vous devez parcourir d’interminables feuilles de calcul ou fouiller dans des bases de données chaque fois que vous en avez besoin, ce n’est pas une solution viable à long terme. Il est impossible de réaliser un plan de prévision convenable avec des graphiques et tableaux informatiques incompréhensibles.

C’est donc pour cela que vous devriez terminer cet exercice avec les points de données suivants :

• Quelles équipes commerciales (équipe achats) dépensent, et combien ?
• Connaître les fournisseurs (données fournisseurs) avec lesquels votre entreprise dépense le plus.
• Vos catégories générales de dépenses (données achats), par ordre de dépenses totales.

Puis vient l’analyse. En fonction de vos objectifs spécifiques, vous voudrez identifier les coûts récurrents qui ne sont pas utiles, les moyens d’économiser l’argent de l’entreprise sur le long terme, et même potentiellement les fraudes ou les irrégularités.

2e étape : Trouvez vos données de dépenses

Une fois que vous avez défini votre projet et vos objectifs, l’étape suivante est la découverte. Cela signifie qu’il faut trouver comment mettre la main sur les données dont vous avez besoin.

Dans la plupart des entreprises, les données financières ne sont pas aussi centralisées qu’on pourrait l’espérer. Certaines équipes suivent leurs propres budgets (ou pire, elles ne le font pas !), et l’argent semble sortir du compte de l’entreprise sans beaucoup de surveillance.

Pour effectuer une analyse des dépenses, vous devez donc d’abord déterminer où se trouvent ces informations.

Où trouver les données ?

Cela dépend de la façon dont vous avez structuré les dépenses de l’entreprise. Mais pour la plupart des entreprises, les données sur les dépenses peuvent être trouvées dans quelques domaines :

• Les outils d’approvisionnement,
• Les cartes de crédit de l’entreprise et les comptes bancaires associés,
• Le traitement des factures,
• Les outils de paie,
• Votre ERP,
• Autres feuilles de calcul et documents financiers.

Il n’y a pas de solution miracle à ce problème. Vous devrez simplement enquêter. Mais l’avantage de cet effort est qu’une fois qu’il est terminé, vous devriez avoir une image beaucoup plus claire qu’auparavant. Et vous aurez les munitions nécessaires pour envisager sérieusement une plateforme de dépenses centralisée afin de conserver toutes ces données en un seul endroit.

3e étape : Assemblez et nettoyez les données

Maintenant que vous savez où se trouvent les données, il est temps de les rassembler en un seul endroit.

Prendre le temps de rassembler les données

C’est un processus lent et parfois fastidieux. Cependant, il est nécessaire que vous disposiez d’une source de vérité unique pour analyser les dépenses avec précision. Il n’y a donc aucun moyen de le contourner.

Trouvez un outil ou une base de données qui fonctionne avec tous vos modes de paiement, de sorte que vous disposiez toujours d’informations à jour au moment où vous en avez besoin.

Nettoyez au fur et à mesure

Au cours de ce processus, vous remarquerez également si certains points de données semblent incorrects. Et même s’ils sont corrects, ils peuvent ne pas être uniformes.

Ces données peuvent se trouver dans les :

• devises,
• formats,
• fuseaux horaires,
• langues.

Une chose aussi simple que les fuseaux horaires peut compliquer considérablement l’analyse des dépenses. Si votre entreprise est exportée à l’étranger, les fuseaux horaires ne sont pas les mêmes pour chaque pays. Pareillement, les années et mois ne commencent pas au même moment pour le monde entier : redoublez donc de vigilance !

Lorsque vous compilez vos données de dépenses, définissez des règles et des attentes claires pour ce type de problèmes, afin que votre analyse soit cohérente à chaque fois que vous la réalisez.

4e étape : Catégorisez et regroupez les dépenses

L’étape suivante consiste à regrouper les dépenses afin de pouvoir les analyser facilement. Vous aurez besoin de plusieurs fenêtres dans votre data base pour gérer les données :

• De votre équipe commerciale,
• Des noms de vos fournisseurs,
• Des différents types de dépenses (par exemple, voyages d’affaires, frais d’agence ou nourriture et boissons),
• De la fréquence (ponctuelle, mensuelle ou annuelle est généralement suffisante).

Vous pouvez ajouter d’autres catégories dont vous auriez besoin d’un suivi.

5e étape : Analysez

Vos données sont propres, rangées et accessibles. Il est donc temps de découvrir ce qu’elles peuvent vous apprendre !

Grâce à tout le travail réalisé préalablement, vous êtes désormais capable d’analyser correctement vos futures dépenses et d’analyser là où vous pourrez faire des économies, réduire vos budgets et améliorer vos rendements.

6e étape : Réalisez le rapport postproduction

Une fois l’analyse terminée, il est probablement temps d’effectuer des changements. Cette tâche incombe aux chefs d’équipe et aux cadres supérieurs.

Votre responsabilité consiste donc à créer un rapport clair, concis et exploitable par d’autres.

Ce document doit traiter les problèmes de manière individuelle. il est nécessaire que vous soyez le plus clair et explicite possible. Par exemple, s’il y a des besoins de renouvellements importants à venir, assurez-vous que les personnes concernées soient au courant.

Et surtout, précisez les changements que vous souhaitez voir se produire à l’avenir. C’est le moment de mettre en place de meilleurs processus pour le long terme.

Place à l’automatisation

Nous avons consacré trois étapes à un travail manuel qui n’apporte pas beaucoup de valeur ajoutée. Trouver des données, les nettoyer et les catégoriser prend beaucoup de temps. Et ce, juste pour arriver au point où vous pouvez analyser les dépenses de l’entreprise.

Le vrai problème ici est que vos dépenses ne sont pas centralisées. Les membres de votre équipe dépensent de différentes manières et aucune de ces méthodes de paiement ne fonctionne en parallèle.

Comment remédier à cette situation ? La solution peut être de passer par une plateforme de gestion des dépenses qui rassemble toutes ces dépenses en un seul et même endroit.

Idéalement, cette plateforme inclut également les méthodes de paiement. Par exemple, Spendesk vous donne des cartes physiques prépayées, des cartes virtuelles pour payer en ligne et des outils de traitement pour gérer les factures. Toutes ces dépenses passent par la plateforme, de sorte que vous soyez toujours au courant de ce qui est dépensé et où.

Une fois que vous disposez de ces données, vous pouvez faire une analyse des dépenses à tout moment. Il vous suffit d’ouvrir Spendesk et de voir ce qui se passe. Cela vous donne beaucoup plus de temps pour l’analyse elle-même, et vous permet de vous assurer que l’entreprise dépense l’argent comme il se doit.

L’analyse des dépenses, en général, est une amélioration des processus de dépenses et une réduction des coûts de votre entreprise.

Alors, qu’attendez-vous pour mieux gérer vos dépenses ?