La chasse aux factures, le point noir de votre gestion d’entreprise

Toute société immatriculée en France est soumise au Code Général des Impôts. Même si certaines entreprises ne sont pas soumises aux mêmes obligations en raison de leur taille, la comptabilité d’engagement s’applique au plus grand nombre, puisqu’elle englobe les activités dégageant un bénéfice industriel et commercial.

Cette réglementation impose aux entreprises la tenue d’une comptabilité rigoureuse, répertoriant les bénéfices et les pertes de la société sur une période déterminée. En tant que dirigeant, vous avez donc l’obligation de conserver tous vos justificatifs de paiement pendant au minimum 6 ans !

Cette obligation contraignante pour de nombreuses entreprises n’en est pas moins vitale au bon développement de votre activité. Soyez donc attentif à la suite de cet article !

Enregistrement des factures, que dit la loi ? 

La loi française impose aux entreprises de tenir une comptabilité dite d’engagement. Également appelée comptabilité sur les débits ou comptabilité « créances et dettes », elle comprend l’enregistrement des factures et la conservation de tous les justificatifs de paiement. 

L’enregistrement doit être effectué en deux temps : tout d’abord au moment où les recettes sont acquises et où les dettes sont engagées, puis lorsque ces opérations sont payées. 

Quels sont les avantages de la comptabilité d’engagement ? 

Grâce à un recensement très précis des droits (créances) et des obligations (dettes) en deux temps, la comptabilité d’engagement permet à l’entreprise de visualiser de manière très concrète l’activité et le patrimoine de l’entreprise.  

La comptabilité d’engagement consiste également à la réalisation du lettrage des comptes de tiers. Il convient d’attribuer une lettre à un ou plusieurs montants, afin d’obtenir des indicateurs significatifs des mouvements en cours. 

Enfin, elle permet de lier les charges et les produits à l’exercice comptable concerné (appelé également le cut off). Grâce à ce rapprochement, le comptable peut dégager le montant des provisions, des charges à payer ainsi que des produits à encaisser, des factures dues et en cours, etc. 

Combien de temps devez-vous conserver vos justificatifs ? 

La législation fiscale vous oblige à conserver tous vos justificatifs de paiement permettant de confirmer l’exactitude des déclarations fiscales pendant une période de 6 ans. 

La durée de conservation de ces pièces comptables peut varier en fonction de vos opérations : 

• Les justificatifs relatifs à un amortissement doivent être conservés pendant une période de 6 ans à compter de la fin de l’amortissement. 
   
• Les factures relatives à un client ou un fournisseur doivent quant à elles être conservées durant 10 ans, à compter de la date de clôture de l’exercice. 

Pourquoi est-ce essentiel de conserver vos factures ? 

Pour pallier à vos retards de paiement

Plus d’un tiers des entrepreneurs français sont payés au-delà de 30 jours voir à plus de 60 jours. 

Ces délais de paiement représentent un réel frein au développement de votre entreprise, puisqu’ils privent cette dernière de ses ressources en liquidité. 

Les petites et moyennes entreprises sont les plus touchées par cette problématique, conduisant parfois à la cessation complète de l’activité. 

Afin de pallier ces retards de paiement, il est essentiel de conserver toutes vos factures. Cela vous permet dans un premier temps d’avoir une trace écrite des pénalités de retard à appliquer, puisque cela doit être stipulé sur le document. 

Enfin, cela vous permet d’avoir un œil sur les délais d’encaissement ou de décaissement de vos opérations. Vous pourrez ainsi relancer vos clients sur les éventuels retards de paiement. 

Pour éviter les fraudes

Si certaines fraudes fiscales relèvent d’un simple oubli ou d’une négligence, d’autres sont souvent la cause d’une dissimulation ayant pour objet de frauder le fisc, d’embellir les comptes ou encore de profiter à un tiers. Les conséquences de ces actes sont financièrement et juridiquement lourdes. 

Il est donc vital pour votre entreprise de conserver tout justificatif pouvant vous dédouaner de ce genre de situation. 

Pour justifier vos droits de TVA

En fiscalité, seule la facture justifie de vos droits sur la TVA collectée et déductible. Il est donc primordial de conserver tous vos justificatifs lors de vos déclarations de TVA ou de contrôle de l’impôt. 

Quelles sanctions si vous ne conservez pas vos factures ?

La loi stipule que le non-respect de conservation des factures conduit à de lourdes sanctions, qui pourront entraîner la faillite de votre entreprise, plus particulièrement si celle-ci ne dispose pas de ressources financières élevées. 

Si vous êtes dans l’incapacité de présenter vos factures clients, une pénalité de 50 % du montant de la facture pourra être appliquée. Concernant les factures fournisseurs, la non-conservation de vos justificatifs pourrait entraîner le rejet des déductions de charges, entraînant ainsi un bénéfice supplémentaire.  

Quels outils utiliser pour rechercher et stocker ses factures ?

Aujourd’hui, de nombreux logiciels de gestion d’entreprise existent, permettant de simplifier la plupart des tâches administratives. 

À l’image d’Alan pour assurer ses employés, de Payfit pour la gestion RH ou encore de Slack pour votre communication interne, des solutions digitales existent pour la gestion financière de votre entreprise. Aujourd’hui, la digitalisation ne doit plus être perçue comme une éventualité, mais comme une réelle opportunité. 

Mais quelles fonctionnalités prendre en compte dans le choix de votre logiciel de gestion comptable ? 

Tout d’abord, vous devez vous assurer que cette nouvelle adoption vous permettra de gagner en temps et en productivité. Même si cela impose au démarrage quelques changements dans vos habitudes de travail, cela doit simplifier vos tâches et non les complexifier.

Afin que la plus-value soit optimale, nous vous conseillons donc de choisir un logiciel qui regroupe les fonctionnalités suivantes : 

• L’automatisation de la recherche et de l’importation de vos factures d’achats et de ventes directement via votre ou vos boite(s) mail(s). 
   
• L’automatisation de la recherche et de l’importation de vos factures d’achat sur vos espaces clients.
   
• La possibilité de scanner vos factures papier et de les envoyer directement sur votre nouvel outil de gestion grâce à une adresse email dédiée. 
   
• La saisie automatique des informations présentes sur vos pièces comptables (date, montant hors taxe, TVA, numéro de la facture, etc.)
   
• Une application mobile de gestion de vos notes de frais.
   
• Un stockage sécurisé de vos pièces comptables durant la durée légale et la garantie d’une conservation à valeur probante. 
   
• Une interface intuitive et complète, permettant de visualiser votre trésorerie 24/7.
   
• De nombreuses autres fonctionnalités en aval, permettant d’englober la gestion de vos écritures jusqu’à l’export de votre grand livre à votre comptable.

L’outil iPaidThat par exemple, englobe l’ensemble de ces fonctionnalités et illustre parfaitement l’efficacité d’une solution permettant de simplifier la gestion de votre entreprise. Fini la chasse aux factures au moment de la clôture de votre exercice, entretenez une meilleure relation avec votre comptable.

Pour conclure, la digitalisation apporte des solutions complètes et concrètes permettant d’optimiser la gestion de sa comptabilité et de réduire ses délais de paiement. Elle n’est plus une option envisageable mais une opportunité à saisir absolument pour accroître son activité.

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.