Maîtrisez la comptabilité fournisseur, ce pilier de votre rentabilité
Lorsque qu’on pilote une entreprise, on saisit vite à quel point la bonne gestion des fournisseurs constitue un élément clé de réussite. En effet, de mauvaises relations entachent fortement les négociations, et compromettent par là même l’obtention de conditions favorables à votre trésorerie.
D’où l’intérêt de maîtriser parfaitement votre comptabilité fournisseur, que ça soit au niveau du traitement des factures, de l’enregistrement des transactions… et de bien d’autres activités !
Si vous souhaitez savoir comment vous y prendre, vous êtes au bon endroit 😉. Cet article vous livre toutes les étapes à suivre pour mener à bien les opérations comptables relatives à vos fournisseurs. Avec, en prime, des conseils pour optimiser votre processus, à l’aide des bons outils.
Qu'est-ce que la comptabilité fournisseur ?
La comptabilité fournisseur définit un pilier essentiel de la gestion financière d’une entreprise. Elle consiste à enregistrer, suivre et contrôler les transactions réalisées avec les fournisseurs. De façon générale, elle inclut l’ensemble des opérations liées à ces transactions :
- l’achat de biens, de services ou de matières premières nécessaires à l’activité ;
- la gestion des stocks de produits ;
- la budgétisation des achats, dans le but de mieux contrôler les coûts.
L’objectif ? Garantir un suivi rigoureux des dettes fournisseurs et respecter les échéances de paiement, pour éviter de ternir les relations commerciales ou d’engendrer des pénalités… coûteuses !
Concrètement, chaque facture fournisseur est vérifiée, classée et comptabilisée. Elle est ensuite associée au budget de l’organisation.
💡 À savoir : affiliées aux deux faces des flux financiers de l'entreprise, les comptabilités fournisseur et client restent étroitement liées. Cependant, l’une suit les dettes envers les fournisseurs, tandis que l’autre se focalise sur les créances des clients.
Pourquoi est-il important de réaliser sa comptabilité fournisseur ?
La comptabilité fournisseur constitue une obligation légale, puisqu’elle est prise en compte dans le calcul du résultat de l’entreprise, et donc dans sa fiscalité.
☝️ Il importe alors de faire preuve de rigueur dans ce processus, en toutes circonstances !
Toutefois, au-delà de ces obligations, tenir sa comptabilité fournisseur engendre bien des bénéfices pour les professionnels :
- ils disposent plus facilement d’éléments pour évaluer les fournisseurs et sélectionner les meilleurs (tarifs intéressants et moins de risques) ;
- ils anticipent davantage les paiements et évitent les tensions financières ;
- ils profitent de partenariats plus durables et fructueux grâce à la confiance qu’ils inspirent ;
- ils obtiennent des données fiables, pour une vision claire des dépenses et des marges.
Quelles sont les entreprises concernées par la comptabilité fournisseur ?
En un mot : toutes.
En effet, vous êtes tenu de vous soumettre à cet exercice dès lors que vous traitez avec des fournisseurs. Et ce, que vous exerciez en TPE, PME, au sein d’une ETI ou dans un grand groupe.
Même les auto-entrepreneurs ne dérogent pas à la règle (même s’ils opèrent de manière simplifiée), puisque nombre d’entre eux sont soumis à l’obligation :
- de tenir un registre des achats ;
- de conserver toutes leurs factures pendant 10 ans.
Évidemment, en fonction des volumes à traiter, la gestion de la comptabilité fournisseur ne mobilisera pas la même énergie d’une entité à une autre. Dans les grosses organisations, ça n’est franchement pas une mince affaire 😱.
D’après une étude Proactis, un service comptable performant traite entre 27 097 et 42 000 factures entrantes par an par ETP (Équivalent Temps Plein).
Comment gérer la comptabilité fournisseur ?
Le traitement des factures fournisseurs
Le traitement des factures, c’est un peu le nerf de la guerre en comptabilité fournisseur. Il s’agit d’un des plus gros dossiers !
Voici les différentes étapes à suivre 👉.
La réception et la centralisation des factures
Les factures arrivent sous plusieurs formats (par courrier, email ou via une plateforme dédiée).
Qu'importe le canal choisi, il vous faut commencer par les centraliser rapidement pour éviter tout retard dans leur traitement.
Le rapprochement des factures avec les bons de commande et les bons de livraison
Comparez ensuite chaque facture avec les bons de commande et de livraison, afin de vous assurer que les biens ou services sont conformes.
C’est à ce moment-là, par exemple, que vous détectez les écarts au niveau des tarifs ou encore de la TVA.
L’enregistrement des factures dans le logiciel comptable
Une fois validées, les écritures doivent être saisies dans le système comptable de l’entreprise :
- au crédit sur le compte 401-Fournisseurs ;
- au débit sur les comptes de charges (classe 6) associés ;
- au débit sur le compte 4456-TVA déductible.
☝️ Nous reviendrons en détail sur les comptes un peu plus bas.
La validation finale par les responsables concernés
Avant tout paiement, il échoit aux responsables de valider la facture. De cette façon, ils confirment que la prestation ou la livraison a bien été effectuée, que les dépenses sont justifiées.
La mise en paiement selon les délais convenus
Vient ensuite le moment de procéder au paiement, conformément aux échéances négociées avec le fournisseur.
☝️ N’oubliez pas qu’un règlement rapide participe au maintien d’une relation de confiance, tandis que des retards peuvent entraîner des pénalités.
Lorsque le paiement est effectué, l’opération est enregistrée au crédit du compte 512-Banque.
Le classement et l’archivage des factures
Une fois le paiement exécuté, archivez la facture, soit de manière physique, soit numérique. Et ce, pour une durée minimale de 10 ans.
💡 Découvrez ces étapes plus en détail dans notre article dédié à la facturation fournisseur.
Les autres opérations associées à la comptabilité fournisseur
La tenue de la comptabilité fournisseur se focalise en grande partie sur le traitement des factures.
Mais ça n’est pas tout ! D’autres opérations, très importantes, entrent dans son périmètre.
Citons par exemple :
- la création et la mise à jour des fiches fournisseurs dans le système comptable ;
- la réalisation des prévisionnels d’achat ;
- la réconciliation bancaire, c’est-à-dire la comparaison des paiements effectués aux fournisseurs avec les montants figurant sur les relevés bancaires et dans le compte 401-Fournisseurs ;
- la participation aux négociations pour obtenir les meilleures conditions en matière d’approvisionnement ;
- le suivi des avoirs émis en cas de retour ou d'erreur ;
- le traitement des litiges fournisseurs (erreurs, réclamations, non-conformités, etc.) ; etc.
Comment fonctionne le compte fournisseur en comptabilité ?
Il vous faut procéder avec minutie à l’enregistrement des factures fournisseurs au sein des bons comptes.
Pour ce faire, dès lors que vous réceptionnez les documents, ajoutez vos dettes sur le compte 401-Fournisseurs. On y retrouve toutes les factures non payées, dans le cadre d’une comptabilité d’engagement.
En parallèle, débitez :
- les comptes de charges (classe 6) correspondant à la nature de l’achat. Par exemple :
- 607-Achats de marchandises pour des biens destinés à la revente ;
- 602-Achats de matières premières pour des matériaux entrant dans la production ;
- 615-Entretien et réparations pour des services d’entretien ;
- le compte 44566-TVA déductible, si la facture inclut de la TVA.
Enfin, lorsque le paiement est effectué, le compte 401 est débité du montant concerné à la date de l’opération mentionnée sur le relevé de compte. L’opération est enregistrée en même temps au crédit du compte 512-Banque.
Comment optimiser la tenue de la comptabilité fournisseur ?
Avec un volume de factures à traiter plutôt conséquent, la clé d’une comptabilité fournisseur optimisée réside dans l’automatisation du processus.
Grâce aux bons outils, cette automatisation concerne de nombreuses opérations 👉.
La collecte des factures
Comme on l’a vu, les factures proviennent de différentes sources. Et c’est à cause de cette dispersion qu’on passe parfois à côté des pièces comptables.
D’où l’intérêt de recourir à un système capable de centraliser tout ça.
Et grâce à la numérisation ainsi qu’à la technologie OCR, il est possible d’extraire les données des documents papier 😀.
Le 3 Way Match
En raison de cette extraction automatique des données et de la dématérialisation des factures fournisseurs, le 3 Way Match (comparaison de la facture fournisseur avec les bons de commande et de réception) s’opère tout seul.
En d’autres termes, les logiciels détectent les anomalies à votre place.
La saisie comptable
La double saisie génère une perte de temps considérable, et surtout un risque d’erreur !
D’où l’intérêt d’opter pour une solution de traitement et de dématérialisation des factures fournisseur qui se connecte à votre application comptable, afin de simplifier la génération des écritures.
La mise en place des circuits d’approbation
Grâce à un logiciel dédié, il est possible de mettre en place un workflow électronique qui route automatiquement les factures vers les responsables désignés, en suivant des règles prédéfinies (montant, fournisseur, service, etc.).
Les alertes et validations en ligne réduisent alors les délais et les erreurs, en faveur d’une procédure plus fluide et sécurisée.
La gestion des paiements
Ces outils informatiques incluent aussi des fonctions permettant de planifier et d’exécuter automatiquement les paiements, en fonction des délais convenus avec les fournisseurs.
L’archivage numérique
Enfin, les factures sont automatiquement classées et stockées dans un système sécurisé, accessible à tout moment en cas de besoin.
🛠️ Exemple de logiciel :
Compleo Invoice Platform est une solution de facture électronique de choix. Elle dématérialise et automatise votre facturation fournisseur à l’aide, entre autres, de l’intelligence artificielle : récupération des factures, 3 Way Match, workflows de validation… le logiciel s’occupe de tout ça pour vous. Vous gagnez donc beaucoup de temps et évitez les erreurs. De plus, Compleo Invoice Plaform est compatible avec votre application comptable, pour plus de fluidité dans vos opérations.
Compleo Invoice Platform
FAQ sur la compatibilité fournisseur
Quel est le rôle d’un comptable fournisseur ?
Le comptable fournisseur gère toutes les opérations liées à la facturation fournisseur. Il s’assure notamment :
- de vérifier la conformité des factures avec les bons de commande et de réception ;
- de les enregistrer dans les comptes appropriés ;
- de suivre les paiements pour respecter les délais ;
- de contrôler les remises ou escomptes obtenus.
En somme, il s’agit d’un maillon essentiel des finances de l’entreprise 🔗 !
Comment fonctionne l’escompte fournisseur ?
L’enregistrement d’un escompte fournisseur en comptabilité consiste à réduire la dette initiale en raison d’un règlement anticipé.
L’escompte accordé est alors enregistré dans un compte de produit financier, le compte 765-Escomptes obtenus, car il constitue un gain pour l’entreprise.
Quelles sont les conséquences d'un retard de paiement fournisseur ?
Un retard de paiement est susceptible d’entraîner des pénalités de retard et des intérêts supplémentaires, dommageables pour votre trésorerie.
Mais surtout, il nuit à votre relation avec le fournisseur, affectant vos futures négociations de prix et de conditions.
De plus, en cas de retard prolongé, l’approvisionneur est en droit de suspendre les livraisons.
Il importe alors de respecter les délais de paiement convenus en vous aidant, pourquoi pas, des bons outils 😉.
Actuellement Editorial Manager, Jennifer Montérémal a rejoint la team Appvizer en 2019. Depuis, elle met au service de l’entreprise son expertise en rédaction web, en copywriting ainsi qu’en optimisation SEO, avec en ligne de mire la satisfaction de ses lecteurs 😀 !
Médiéviste de formation, Jennifer a quelque peu délaissé les châteaux forts et autres manuscrits pour se découvrir une passion pour le marketing de contenu. Elle a retiré de ses études les compétences attendues d’une bonne copywriter : compréhension et analyse du sujet, restitution de l’information, avec une vraie maîtrise de la plume (sans systématiquement recourir à une certaine IA 🤫).
Une anecdote sur Jennifer ? Elle s’est distinguée chez Appvizer par ses aptitudes en karaoké et sa connaissance sans limites des nanars musicaux 🎤.