Comment faire un journal en comptabilité ? [modèle à télécharger]

Comment faire un journal en comptabilité conforme à toutes les exigences de la législation ?

Le journal comptable (appelé également livre journal ou journal général) est un document obligatoire pour toute entreprise, à moins que vous ne soyez auto-entrepreneur ou sous le régime de la micro-entreprise.

C’est pourquoi il convient de le compléter avec la plus grande rigueur. D’autant plus que sa bonne tenue clarifie l’évolution de votre activité et devient un outil de pilotage pertinent.

Nous vous expliquons dans cet article comment procéder, et revenons sur les outils et logiciels qui vous accompagneront dans l’exécution de cette tâche afin de tenir votre comptabilité en toute autonomie.

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Qu’est-ce qu’un journal comptable ?

Journal comptable : définition

Le journal comptable se définit comme un document comptable qui recense par ordre chronologique l’ensemble des opérations financières d’une entreprise au cours d’un même exercice donné.

Il permet : 

• d’enregistrer chronologiquement toutes les opérations comptables de l’entreprise, autant au crédit qu’au débit,
• d’ordonner les écritures de l’exercice comptable en cours en fonction de leur nature (achat, vente, trésorerie, etc.).

Journal comptable : débit et crédit

Le livre journal se présente sous forme d’un tableau, dans lequel figurent entre autres :

• La colonne des débits  👉  le débit correspond à ce qui est dû, aux sorties d’argent. Pour l’entreprise, cela représente par exemple :
  • les sommes à régler aux fournisseurs,
  • l’emprunt contracté auprès de la banque.

• La colonne des crédits  👉  a contrario, le crédit se définit comme des rentrées d’argent. Côté entreprise, cela concerne notamment :
  • les factures client encaissées,
  • les immobilisations ou stocks encore en sa possession.

☝️  Important, pour veiller au principe de la comptabilité en partie double, les opérations doivent être équilibrées : la somme des débits = la somme des crédits.

Les différents types de journaux comptables auxiliaires

Pour faciliter la gestion des écritures et le flux d’informations, certaines entreprises utilisent des journaux comptables auxiliaires, en plus du journal centralisateur. Ces journaux auxiliaires permettent de suivre plus facilement les opérations spécifiques à certains domaines comme les achats, les ventes, ou la trésorerie.

Voici les principaux types de journaux comptables auxiliaires :

• Les journaux comptables en comptabilité de trésorerie. En comptabilité de trésorerie, on retrouve au maximum deux types de journaux différents :
  • le journal de trésorerie, comprenant le journal de caisse et le journal de banque ;
  • le journal d’opérations diverses (pour les autres opérations qui ne vont pas dans le journal de trésorerie).
     
• Les journaux comptables en comptabilité d’engagement. En comptabilité d’engagement, plusieurs journaux auxiliaires sont généralement établis, dont les principaux sont :
  • le journal des achats, qui inclut les enregistrements comptables des factures reçues des fournisseurs et fournisseurs d’immobilisations ;
  • le journal des ventes, qui comprend les enregistrements comptables des factures envoyées aux clients ;
  • le journal de trésorerie, pour les écritures liées aux mouvements bancaires et aux mouvements de caisse ;
  • le journal d’opérations diverses (ou journal d’OD), pour les écritures non enregistrées dans les journaux précédemment mentionnés.

Exemple de journal comptable

Un journal comptable se présente généralement sous forme de tableau. Voici un aperçu des éléments obligatoires à indiquer dans chaque entrée :

• Le numéro du compte concerné par l’opération.
• La date de l’opération.
• Le libellé de l’opération comptable.
• Le numéro de la pièce comptable associée.
• Le montant, enregistré dans la colonne du débit ou du crédit.

Quels sont les principaux journaux comptables ?

En matière de comptabilité, la tenue de journaux comptables est une obligation légale pour les entreprises. ☝️

Cependant, pour des raisons de praticité et de gestion des flux d’informations, vous êtes autorisé à utiliser plusieurs types de journaux, appelés journaux comptables auxiliaires.

Chaque journal correspond alors à une classe spécifique d'opérations financières réalisées par la société.

Journal des achats

Le journal des achats recense toutes les acquisitions de biens et de services effectuées par l'entreprise.

👉 Chaque entrée doit indiquer :

• la date,
• la nature de l'achat,
• le fournisseur,
• ainsi que le montant de la transaction.

Ce journal permet de suivre les dépenses de l'entreprise et de vérifier les comptes fournisseurs.

Journal des ventes

Le journal des ventes enregistre toutes les ventes de biens et de services.

👉 Comme pour le journal des achats, il doit contenir des informations détaillées sur chaque transaction :

• date,
• nature de la vente,
• client,
• montant de la vente,
• et conditions de paiement.

Ce journal est crucial pour suivre les revenus de l'entreprise et gérer les comptes clients.

Journal de banque

Le journal de banque regroupe toutes les opérations bancaires de l'entreprise, qu'il s'agisse de paiements, de dépôts ou de virements.

👉 Il permet de concilier les comptes bancaires avec les relevés fournis par les institutions financières. La précision dans ce journal est essentielle pour éviter des erreurs de trésorerie.

Journal de caisse

Ce journal consigne toutes les transactions en espèces.

👉 Chaque mouvement de trésorerie doit y être noté, incluant les entrées et sorties d'argent.

Il est particulièrement utile pour les petites entreprises et les commerces de détail qui effectuent fréquemment des transactions en espèces.

Journal des opérations diverses

Ce journal, aussi appelé "journal des opérations diverses" ou "journal général", enregistre toutes les opérations qui ne rentrent pas dans les autres catégories.

Cela peut inclure :

• les écritures de régularisation,
• les amortissements,
• les provisions, etc.

C'est un outil clé pour assurer une comptabilité exhaustive et précise.

Quelle est la différence entre le journal comptable et le grand livre ?

Ces deux éléments comptables sont souvent confondus, et pourtant leurs utilisations sont bien différentes. 🤔

💡 Petit rappel : le journal comptable enregistre toutes les transactions financières de manière chronologique. Chaque écriture contient :

• la date,
• la description,
• le montant,
• les comptes débité et crédité,
• et le cas échant, la TVA.

Comme nous l’avons vu, il existe même plusieurs journaux comptables.

Le grand livre, de son côté, regroupe toutes les transactions par compte.

Chaque compte dispose d'une fiche montrant :

• les débits,
• les crédits,
• et le solde courant.

Il offre une vue d'ensemble de la situation financière de chaque compte de la société.

📕 En bref :

• Le journal comptable est chronologique, tandis que le grand livre est organisé par compte
• Le journal comptable détaille chaque transaction, le grand livre synthétise les mouvements par compte.

Comment établir un journal comptable ? 5 étapes clés

#1 Optez pour la méthode qui vous convient : journal unique ou journaux auxiliaires ?

L’entreprise, si elle le souhaite, peut tenir un seul journal comptable. Mais si ce n’est pas le cas, vous pouvez tenir plusieurs journaux comme nous l’avons vu précédemment.

💡Pour rappel, voici les différents journaux comptables :

• journal des achats,
• journal de ventes,
• journal de banque,
• journal de caisse,
• journal des opérations diverses.

L’ensemble de ces journaux auxiliaires sont ensuite centralisés dans le journal comptable principal.

#2 Respectez les règles propres à sa tenue

Il existe plusieurs obligations à connaître quant à la tenue d’un journal comptable :

• Les écritures passées dans les journaux comptables sont ventilées jour par jour. Il est donc impossible de procéder à l’enregistrement comptable d’une écriture correspondant à une durée de plusieurs jours. Le livre journal doit être renseigné au quotidien.
• Le journal comptable ne doit faire l’objet d’aucune altération, et ne comporter ni blancs ni ratures.
• Les sommes y sont obligatoirement exprimées dans la devise nationale du pays où se situe le siège social de l’entreprise.

#3 Choisissez le support

Il n’existe pas d’impératif quant à la forme du journal comptable : il peut être établi au format manuscrit ou numérique, dans un fichier informatique ou un registre papier.

☝️ Cependant, nous venons de voir que les ratures et les blancs ne sont pas autorisés. Par conséquent, nous vous recommandons d’opter pour le support numérique.

#4 Présentez correctement le journal comptable

Dans tous les cas, le journal comptable se présente sous forme de tableau avec une large colonne dédiée aux libellés.

À droite, en fin de ligne, figurent deux autres colonnes : celle du débit et celle du crédit.

☝️ Le total de chacune de ces deux colonnes doit s’équilibrer. Cela signifie que la somme des débits est égale à la somme des crédits.

Journal comptable, exemple de tableau :

#5 Renseignez les mentions obligatoires

Enfin, comme nous le voyons dans l’exemple ci-dessus, il existe un certain nombre de mentions à reporter sur le journal comptable :

• le numéro du compte mouvementé par la ligne,
• la date de l’opération,
• le libellé de l’écriture comptable ainsi que le numéro de la pièce comptable associée,
• et enfin, le montant de l’opération comptabilisée, inscrite au débit ou au crédit.

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Pour visualiser la manière dont se présente un journal de gestion comptable, appvizer vous a préparé un modèle de document à télécharger gratuitement, au format Excel.

À vous de le remplir en fonction de votre activité !

Comment correctement tenir son journal comptable ? Quelques astuces

Pour tenir correctement votre journal comptable, pensez à appliquer les bonnes pratiques suivantes !

💡  Optez pour la méthode la plus appropriée, en fonction de la quantité d’informations à traiter. En d’autres termes, demandez-vous si vous allez tenir un seul journal comptable ou envisager plutôt des journaux auxiliaires.

💡 N’oubliez aucune mention obligatoire. Pour rappel il s’agit :

• du numéro de compte concerné par l'écriture comptable,
• de la date de l’opération,
• du libellé de l’écriture comptable,
• du numéro de la pièce comptable associée,
• du montant de l’opération, au crédit ou au débit.

💡 Le journal comptable sert au contrôle des écritures comptables. C’est pourquoi vous devez veiller à le conserver pendant 10 ans au minimum, à partir de la fin de l’exercice concerné.

💡  Enfin, choisissez le support sur lequel vous souhaitez faire votre livre journal. En effet, la loi autorise la tenue des journaux comptables au format numérique ou au format papier (dans un registre par exemple). Mais attention, ils ne doivent comporter ni blancs ni ratures. 

Journal gestion comptable : l’utilité d’un logiciel de comptabilité

Nous l’avons vu, il est tout à fait possible de tenir votre journal comptable sur un tableur de type Excel.

Toutefois, ne pas utiliser un outil adapté peut être source d’erreurs, de perte de temps, et de non-conformité légale.

Or, votre compta est le reflet de votre activité. Pour en renvoyer une image fidèle, elle doit être claire et bien tenue.

C’est pourquoi nous détaillons à présent les bénéfices à retirer de l’utilisation d’un logiciel de comptabilité.

Interopérabilité et synchronisation

L’utilité d’un logiciel comptable spécialisé tient à deux aspects clés :

• l’interopérabilité avec vos autres tâches métier. Un flux enregistré par le service commercial, par exemple, vient directement s’inscrire dans les comptes, évitant de refaire une saisie comptable ;
• la synchronisation. Certaines solutions sont capables de s’interfacer avec votre compte en banque. L’ensemble de vos encaissements et décaissements sont ainsi suivis en temps réel.

Dispositif de rappels

Beaucoup de logiciels fonctionnent avec des API (Application Programming Interface). Grâce à ces connexions, vous êtes notamment alerté en cas :

• de retard de paiement de la part de vos clients ;
• de délai limite pour la mise en paiement de l’une de vos factures fournisseurs.

Ce système de rappels constitue un excellent garde-fou pour suivre la gestion et le suivi de votre activité dans des conditions optimales.

Reportings analytiques

Les solutions comptables possèdent des fonctionnalités analytiques précieuses, véritables aides à la décision.

Les tableaux récapitulatifs de dépenses par type de frais, de recettes par client, par produit, etc. contiennent autant d’informations essentielles pour évaluer le bon déroulé de votre activité.

Saisie intelligente

Certains outils comptables contribuent à la tenue facilitée de votre comptabilité générale grâce au machine learning :

• les rapprochements bancaires à réaliser deviennent ainsi semi-automatiques ;
• les suggestions offrent un gain de temps précieux, tout en réduisant vos risques d’erreur.

Mise à jour du cadre réglementaire

Enfin, un logiciel de comptabilité en mode SaaS (Software as a Service) a l’avantage de se mettre à jour à distance.

L’éditeur, spécialiste dans la prestation de services associés, se charge donc à votre place d’effectuer une veille réglementaire proactive qui vous bénéficie en continu.

Les logiciels de comptabilité les plus populaires sur appvizer

Parmi les logiciels de comptabilité existants, on peut notamment citer :

• Mister Compta : outil intuitif et performant pour automatiser vos processus de gestion comptable.
• Sage 100 c Comptabilité : solution comptable leader sur le marché des PME et des ETI.
• Sellsy Facturation & Gestion : automatise la production des écritures comptables pour les TPE et PME, avec un accès simplifié pour votre comptable.
• Sinao : logiciel de comptabilité et de facturation complet et puissant destiné aux startups, TPE et PME.
• Indy : automatise la gestion comptable des indépendants en se synchronisant avec votre banque et simplifie la télétransmission de votre liasse fiscale.

Et pourquoi pas un expert-comptable en ligne ? Un choix intéressant si vous recherchez une solution flexible et accessible afin de simplifier la gestion de votre comptabilité, tout en bénéficiant d’un accompagnement personnalisé en complément d’un logiciel.

💡  Une plateforme telle que Ça Compte Pour Moi offre la qualité de service attendue d’un cabinet d’expertise-comptable en plus d’un outil intuitif, afin de vous fournir des conseils sur-mesure et vous assister dans votre gestion comptable au quotidien.

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Le journal comptable en bref

Vous vous êtes surement dit que la tenue d’un journal comptable n’était pas une mince affaire. D’autant plus qu’il s’agit d’une obligation légale… Il est alors exclu de faire des erreurs !

Heureusement, avec notre guide et nos conseils, vous avez désormais toutes les clés pour tenir votre journal comptable sans prise de tête.

Pour vous aider, n’hésitez pas à vous équiper d’un logiciel et d’utiliser notre modèle. Succès garanti !