Fini les erreurs de paiement : découvrez le pouvoir du 3-way match !
Le traitement des factures fournisseurs constitue un véritable défi pour les entreprises. En effet, une gestion efficace du flux de trésorerie se révèle vite essentielle pour éviter les erreurs de paiement, les fraudes ainsi que la non-conformité des documents.
Pour ce faire, de nombreuses entreprises se tournent vers la méthode du 3-way match.
Mais de quoi s’agit-il exactement, et pourquoi ce procédé est-il si prisé ? Découvrez tout ce qu'il faut savoir sur le sujet !
Qu’est-ce que le 3-way match ?
Aussi appelé « 3-way matching » ou « rapprochement à 3 facteurs », le 3-way match définit une méthode de vérification comptable consistant à comparer 3 documents :
- le bon de commande ;
- le bon de réception ;
- la facture fournisseur.
Le but ? Garantir l’exactitude d’une facture avant son paiement. Ce processus peut être manuel ou automatisé.
3 way = 3 documents du flux de validation des factures fournisseurs
Comme son nom le laisse entendre, le 3-way matching repose sur les 3 documents impliqués dans le processus de traitement et de validation des factures :
- Le bon de commande : le service Achat de l'entreprise crée une commande auprès de son fournisseur. Une copie du document est sauvegardée en interne.
- Le bon de réception : la société réceptionne la commande et enregistre les produits reçus ainsi que les informations du bordereau d’expédition dans l’outil de gestion.
- La facture fournisseur : le service comptabilité vérifie la correspondance de la facture du fournisseur avec le bon de commande et le bon de réception.
Comment fonctionne le processus de 3-way matching ?
La méthode du 3-way match se déploie généralement au moment de la réception de la facture d’un fournisseur ou d’un prestataire.
Elle consiste à vérifier que toutes les informations sont cohérentes entre les documents.
Les points de contrôle à définir
Plusieurs points sont généralement retenus pour le contrôle (la quantité, le prix, le descriptif produit, etc.), afin d’être comparés au niveau du bon de commande, du bon de réception et de la facture.
👉 Les critères de vérification de la donnée varient sensiblement selon les entreprises, mais ils intègrent le plus souvent les mentions obligatoires suivantes :
- le numéro de facture ;
- les coordonnées du fournisseur et du client ;
- la désignation du produit ou du service ;
- le prix unitaire ;
- le taux de TVA.
Ils portent aussi sur la quantité (comparaison entre la quantité commandée, livrée et facturée) ou le nombre d’heures s’il s’agit d’une prestation.
L’issue du processus
La méthode de vérification 3-way matching aboutit à deux issues : l’approbation de la facture ou le signalement d’une anomalie ou d’un manquement.
- Si les points de contrôle correspondent sur les trois documents, la facture est déclarée conforme et son paiement est autorisé.
- Si un écart est constaté, le paiement est mis en suspend. Il convient alors de rectifier l’erreur ou de résoudre l’anomalie avant d’approuver à nouveau le document, puis de procéder au paiement. La facture peut être renvoyée au fournisseur qui procédera aux modifications nécessaires.
Quels sont les avantages du 3-way matching dans la gestion des factures ?
Pour une entreprise, le traitement, la vérification et la validation des factures fournisseurs constituent des étapes cruciales.
Adopter le processus de rapprochement à trois facteurs renforce les contrôles et la fiabilité du circuit d’approbation. Grâce à lui, vous vous prémunissez du risque d’erreur (faute de frappe, virgule décalée, oubli d’une mention obligatoire, mauvais destinataire, etc), erreur susceptible d’engendrer de multiples conséquences, aussi bien :
- sur la validité juridique du document ;
- sur la santé financière de la société (si virgule décalée, zéro en trop, etc.) ;
- que sur la relation avec le fournisseur.
Utiliser le rapprochement à trois facteurs rationalise le processus de validation des factures et aide à respecter des conditions de paiement. Il limite aussi le risque de factures non conformes ou frauduleuses ainsi que les paiements en double ou plus élevés que prévu. En effet, grâce à cette vérification, vous réglez le montant exact de ce que vous avez commandé et reçu.
☝️ Cependant, l’intérêt et la pertinence du 3-way matching implique une application très rigoureuse de la méthode !
Quelles sont les limites du processus manuel 3-way match ?
S’il est accompli manuellement, le 3-way match, comme tout circuit d’approbation des factures, représente un ensemble de tâches complexes et chronophages à faible valeur ajoutée, souvent sources d’erreurs.
Habituellement, les sociétés reçoivent des factures papier ou par courriel avant la réception de la marchandise, ce qui retarde le traitement et la validation des documents, puisqu’il convient d’attendre la livraison pour effectuer le rapprochement à trois facteurs.
Fréquemment aussi, dans un processus manuel, il faut saisir les informations de la facture pour retrouver les bons de commande et de réception, opération chronophage quand elle se répète, et aussi sujette à erreur.
Et si l’une des étapes précédentes (bon de commande ou réception de marchandises) n’a pas été réalisée conformément, c’est tout le processus de rapprochement et de validation, mais aussi le paiement du fournisseur, qui s’en trouve impacté et retardé !
Heureusement, il est aujourd’hui possible d’automatiser ce rapprochement à trois facteurs et le processus d’approbation via des logiciels spécialisés.
Pourquoi dématérialiser son processus 3-way match ?
Dématérialiser et automatiser le process de rapprochement des factures offre de nombreux atouts.
Réduction du temps de traitement et des coûts
Le traitement électronique aide à optimiser la gestion des documents (bon de commande, bon de réception, etc.) et l’approbation des factures. Il réduit aussi le temps et les coûts consacrés aux processus de saisie, de vérification, de validation, de paiement, etc.
Disposer d’un système de dématérialisation des documents vous promet encore d’autres avantages. En utilisant un logiciel de ce type, vous standardisez et uniformisez vos documents (bons de commande, reçus de livraison, factures, etc.), en faveur d’une accélération de la procédure 3-way match.
Des outils de traitements complets, fiables et faciles à utiliser
Les solutions logicielles de dématérialisation et traitement des factures s’avèrent souvent simples à implémenter, à configurer et à utiliser. Elles sont paramétrées selon les exigences et les règles de rapprochement définies par la société.
De plus, ces outils, intégrant la méthode du 3-way matching, sont capables d’identifier immédiatement les écarts et les erreurs entre les trois documents. Ils signalent l’anomalie, pour une résolution rapide et un paiement honoré dans les délais.
🛠️ Exemple de logiciel :
La solution de facturation électronique Compleo Invoice Platform, à destination des PME, ETI et grands groupes, exploite tout le potentiel de l’intelligence artificielle afin de simplifier la dématérialisation des factures fournisseurs. Résultat : gagnez du temps sur votre 3-way match et sur l’ensemble de vos opérations de manière générale. En plus, vous pouvez mettre en place des workflows pour accélérer vos processus de validation.
Compleo Invoice Platform
Quelques bonnes pratiques à connaître
Pour que la solution logicielle remplisse pleinement son rôle, il convient de la sélectionner conformément à votre activité ainsi qu’à vos besoins.
De nombreux outils, du plus simple au plus abouti, sont accessibles sur le marché. Prenez le temps de parcourir les fonctionnalités, les services proposés et de comparer plusieurs logiciels afin de cibler celui qui répond vraiment à vos attentes.
Par exemple, une grande entreprise traitant avec une multitude de fournisseurs et gérant un grand nombre de factures se tournera certainement vers un logiciel complet et réactif, capable d’examiner rapidement les documents. Ce qui n’est pas forcément intéressant pour une PME qui cherche en priorité à optimiser sa gestion financière.
Par ailleurs, il est crucial de former le personnel à la bonne exploitation du logiciel choisi pour que le processus de vérification, même s’il est automatisé, reste efficace et fiable. En effet, tout part et découle de trois documents : le bon de commande, le reçu des marchandises et la facture. Si l’un d’eux est caduc, toute l’opération est bancale.
3-way match : que retenir ?
Le rapprochement à trois facteurs, ou 3-way matching, désigne un processus de vérification comptable pertinent, qui aide les entreprises à éviter les erreurs de paiements et les fraudes, ainsi qu’à mieux gérer leurs flux de trésorerie.
Il se base sur trois documents essentiels au traitement de la facturation (le bon de commande, le bon de réception et la facture) et induit différents points de contrôle (prix, quantité, numéro de commande, etc.).
Effectué manuellement, ce procédé s’avère fastidieux et chronophage. Il peut aussi faire l’objet d’erreurs. Pour garantir son efficacité et sa fiabilité, on vous recommande plutôt d’opter pour une solution dématérialisée, capable d’automatiser l’opération.
Actuellement Editorial Manager, Jennifer Montérémal a rejoint la team Appvizer en 2019. Depuis, elle met au service de l’entreprise son expertise en rédaction web, en copywriting ainsi qu’en optimisation SEO, avec en ligne de mire la satisfaction de ses lecteurs 😀 !
Médiéviste de formation, Jennifer a quelque peu délaissé les châteaux forts et autres manuscrits pour se découvrir une passion pour le marketing de contenu. Elle a retiré de ses études les compétences attendues d’une bonne copywriter : compréhension et analyse du sujet, restitution de l’information, avec une vraie maîtrise de la plume (sans systématiquement recourir à une certaine IA 🤫).
Une anecdote sur Jennifer ? Elle s’est distinguée chez Appvizer par ses aptitudes en karaoké et sa connaissance sans limites des nanars musicaux 🎤.