Le guide complet de la dématérialisation des factures fournisseurs

L’obligation de mise en place de la facturation électronique arrive progressivement pour toutes les entreprises, entre 2024 et 2026.

Il est donc plus que jamais temps de penser à la dématérialisation des factures fournisseurs pour votre entreprise ! Plus encore que la simple dématérialisation des factures, qui vise à transférer la gestion des factures clients et fournisseurs sur des supports numériques, elle consiste à opérer la transformation digitale de l’ensemble du cycle fournisseur, pour plus de productivité.

Quel que soit votre rôle au sein de la chaîne, opérateur, valideur, service de comptabilité ou financier, vous cherchez à mieux connaître les (nombreux) avantages de la gestion dématérialisée des factures fournisseurs pour votre entreprise ? Et ce que dit la loi à ce sujet plus précisément ?

C’est ce que vous propose cet article, en compilant pour vous l’essentiel, à savoir des suggestions de logiciels et des conseils pour mener à bien votre projet de transition !

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La dématérialisation des factures fournisseurs : quelles obligations légales ?

Une dématérialisation des factures B2B obligatoire dès 2024

Le cadre réglementaire évolue et s’étend à toutes les entreprises :

• dans le secteur public, la facturation électronique a été mise en place en France par l’ordonnance du 26 juin 2014, puis a été rendue obligatoire pour tous les fournisseurs de biens et services aux administrations publiques depuis le 1er janvier 2017 ;
  
  
• dans le secteur privé, la facturation électronique devient une obligation pour les relations BtoB suite à l’article 153 de la loi de Finances 2020. Un amendement de cet article pour la loi de Finances 2021 précise l’échéancier de cette mise en application progressive entre 2024 et 2026 :

Ainsi, la mise en application de cette obligation est échelonnée sur plusieurs années, et concerne tour à tour des entreprises en fonction de leur taille et de leur secteur d’activité.

Les autres obligations de la facture fournisseur

Outre la conformité au cadre réglementaire, toute émission d’une facture dématérialisée ou e-facture est soumise à des obligations légales.

Pour garantir son caractère probant, soit la même valeur légale que le format papier, le document doit répondre aux exigences suivantes :

• lisibilité des informations,
• intégrité du contenu (non modifiable),
• authenticité avec l’identification fiable de son émetteur,
• conservation de manière sécurisée pendant 10 ans,
• mentions légales obligatoires.

💡 Pour s’adapter pour se conformer à ces obligations, explorons les solutions à la disposition des entreprises.

Comment mettre en place la dématérialisation des factures ? Principes et outils

1. Les systèmes de récupération des données des factures

La numérisation simple

Cette forme de dématérialisation « simple » se base sur la numérisation des factures, pour les traiter. Ce procédé n’est pas optimal, car il requiert un traitement manuel des factures, qui sont scannées, puis envoyées par e-mail.

Le traitement par reconnaissance optique (OCR)

La reconnaissance optique des caractères (Optical Character Recognition) est un dispositif permettant de capturer des informations sur le document et de les reporter directement dans un fichier lisible par le logiciel comptable.

La dématérialisation de l’ensemble de la chaîne

C’est l’étape la plus aboutie du processus de dématérialisation des factures fournisseurs. Elle englobe tous les processus du cycle fournisseur, de l’achat jusqu’au paiement de la facture associée. Ce flux d’activité, également désigné par les termes de Procure to Pay ou de Purchase to Pay, gagne à être digitalisé de bout en bout pour assurer une meilleure productivité.

En pratique, les informations de la facture sont échangées entre le fournisseur et l’acheteur dans un format électronique standard via un système d’EDI (Échange de Données Informatisé), directement d’ordinateur à ordinateur. Ce dispositif s’interconnecte avec l’ERP ou le logiciel comptable et intègre les écritures directement dans la comptabilité de l’entreprise.

2. La GED (gestion électronique des documents)

Une GED est un outil de gestion dématérialisée des documents.

Son objectif est de conserver et classer les documents pour qu’ils puissent être consultables et utilisables facilement par toutes les parties prenantes dans le cadre des différents processus de travail.

Voici 3 problématiques qu’elle permet de traiter :

• la gestion les droits de chaque utilisateur, de la simple consultation à la faculté de modification, permettant de favoriser le travail en équipe, tout en protégeant la confidentialité et l’intégrité des documents ;
• le stockage, l’archivage, l’historisation et le classement des factures ;
• le bon déroulement de workflows de validation selon des règles métier préalablement définies par chaque entreprise.

3. L’automatisation des processus métiers

Entre la réception de la facture et le paiement effectif de celle-ci, il s’écoule en moyenne 2 semaines. Il faut dire qu’il y a tout en ensemble d’étapes à franchir avant de pouvoir considérer la facture comme traitée.

Aussi, l’automatisation permet d’accélérer l’enchainement entre les différentes étapes en enlevant au maximum des actions manuelles. Voici comment se présente généralement un processus de traitement des factures fournisseurs automatisé :

• réception des factures dans le système grâce à l’Intelligence artificielle et l’automatisation, quel que soit le canal d’arrivée :
  • facture papier,
  • PDF dans un email,
  • PDF dans un espace client sur le site du fournisseur ;
• lecture et extraction automatique des informations :
  • numéro de facture,
  • montants,
  • TVA,
  • nom fournisseur, etc. ;
• rapprochement avec les documents et les informations bancaires du fournisseur ;
• workflow de validation où chaque personne habilitée à donner une validation reçoit une notification avec la facture à approuver et n’a plus qu’à accepter ou refuser ;
• paiement automatique de la facture est déclenché par la dernière validation en bout de chaîne qui donne l’approbation finale.

💡 Si entre le début et la fin du processus les choses peinent à avancer, un système de relances automatiques permet d’accélérer le process.

4. L’archivage à valeur probante des documents

Les dispositions légales de conservation des justificatifs en cas de contrôle sont toujours requises lors de la digitalisation.

L’archivage à valeur probante a pour objectif d’assurer, comme pour les factures papier, une conservation pérenne et authentique, grâce à différents systèmes réputés infalsifiables, comme :

• l’horodatage appose une date et une heure à un événement permettant de tracer de manière sûre toutes les actions effectuées sur le document,
• en bloquant définitivement la modification de données validées, etc.

Il est donc essentiel de s’assurer que le logiciel choisi dispose des technologies adéquates pour procéder à cet archivage légal.

Pourquoi dématérialiser les factures fournisseurs ?

Au-delà des obligations légales à venir, la dématérialisation des factures fournisseurs offre de multiples avantages qui poussent nombre d’entreprises à sauter le pas.

Une productivité boostée

La dématérialisation accélère le traitement des factures fournisseurs, dont le circuit de validation, permettant de réduire les temps de traitement par 5 (d’après une étude du cabinet EY).

Comment ? Elle supprime les tâches répétitives et chronophages, pour libérer du temps pour des missions à plus grande valeur ajoutée. Il est ainsi possible de traiter jusqu’à 15 fois plus de factures électroniques que de factures papier pour le même temps de travail.

Ainsi, le service comptable et financier devient plus efficient, et le chiffre d’affaires de l’entreprise peut connaître une augmentation de 1 à 2 % (selon le cabinet REL).

Une diminution des coûts et délais de paiement

La dématérialisation permet une réduction des coûts de traitement, d’impression, d’envoi de courriers (timbres, enveloppes, etc.) et d’archivage. On peut diviser jusqu’à 3 fois les coûts de gestion selon le cabinet EY.

En conséquence, le temps gagné dans le traitement des factures qui permet d’accélérer les délais de paiement, et de limiter les retards.

Plus de fiabilité

La dématérialisation des factures fournisseurs permet, grâce à l’automatisation du processus, d’éviter :

• les erreurs de saisie,
• les doublons,
• les erreurs de paiement,
• les risques de fraude,
• ou la perte de documents.

Vous gagnez donc en fiabilité, et permettez de faciliter le déroulement des audits internes comme externes.

Aussi, l’efficacité dans le traitement des factures permet de limiter les retards et contribue à nouer de bonnes relations commerciales, renvoyant une meilleure image auprès de vos fournisseurs.

Un logiciel de dématérialisation pour tout le cycle fournisseur

Pour être optimale, la digitalisation de vos processus de facturation fournisseurs passe par une solution logicielle de dématérialisation des factures.

En mode SaaS, un logiciel dédié vous offre toute la flexibilité, la sécurité et l’automatisation recherchée pour optimiser votre comptabilité fournisseur. Entièrement disponible via une simple connexion internet, il permet notamment :

• de lire et d’extraire les informations utiles de vos factures,
• de mettre en place des circuits de validation en toute simplicité,
• d’archiver les factures fournisseurs de manière sécurisée et conforme,
• de dialoguer avec votre ERP pour y intégrer les écritures comptables,
• de garantir la traçabilité de tous vos documents liés à vos commandes fournisseurs, pour rester en conformité à la Piste d’audit fiable (PAF).

Opter pour de telles solutions vous permet finalement d’impliquer tous vos collaborateurs concernés (DAF, DSI, commerciaux, service administratif, etc.), sans oublier les fournisseurs. Vous gagnez en visibilité et en efficacité sur tout le processus.

Simples à mettre en place, elles vous garantissent un retour rapide sur investissement et une adoption facilitée.

Voici quelques exemples de logiciels que vous pouvez utiliser :

Dokmee

Dokmee est une solution de gestion électronique documentaire (GED) pour les PME et les ETI. Accessible via un navigateur web, le logiciel vous offre des fonctionnalités avancées afin de dématérialiser tous vos documents dont vos factures fournisseurs. En quelques clics, vos factures sont directement disponibles et anotables pour faciliter le suivi et la bonne gestion de votre entreprise. En bonus, l’interface est moderne et conviviale pour une vision claire et optimale de vos documents.

Esker

Esker est une plateforme de digitalisation de l’ensemble du processus Procure to Pay, à destination des ETI et grands comptes. Elle offre :

• la reconnaissance et la capture des données de facturation grâce à des fonctionnalités d’IA,
• l’automatisation du traitement des factures fournisseurs, à l’aide notamment de workflows de validation,
• l’archivage électronique à valeur probante,
• la mise à disposition d’un portail fournisseurs afin qu’ils accèdent facilement à leurs données,
• une application mobile pour valider les factures et contrôler vos processus, où que vous soyez.

Streamline for Invoices

Streamline for Invoices est une solution de dématérialisation et d’automatisation des factures fournisseurs, elle permet :

• la capture automatique des données de vos factures selon une technologie avancée, quel que soit le format,
• un traitement automatisé à plus de 85 %,
• la conformité permanente et le respect des évolutions réglementaires,
• une adaptation des processus à tous les besoins métiers grâce à un moteur de BPM,
• la détection des fraudes, pour vous prémunir contre les risques.

SY by Cegedim

SY by Cegedim assure la dématérialisation de vos factures fournisseurs, ainsi que l’automatisation de votre processus Procure to Pay. La solution pour les entreprises à partir de 50 salariés permet :

• la réception multicanale et la centralisation de vos factures (email, papier, EDI, portail fournisseur…),
• l’application de contrôles légaux et la présence de données métiers pour prévenir les risques de litiges,
• l’enrichissement de vos factures au travers des technologies d’OCR et de LAD/RAD,
• l’automatisation de vos circuits de validation, bons à payer et traitements comptables,
• la dématérialisation fiscale des factures et l’archivage électronique à valeur probante.

Yooz

Yooz est un logiciel 100 % cloud, spécifiquement développé pour automatiser tout le processus Purchase to Pay. Il offre :

• une capture automatique de l’ensemble de vos flux électroniques (EDI, scan, e-mail, Factur-X, etc.),
• une extraction automatique des données grâce aux technologies d’IA, de deep learning et de big data,
• la détection des tentatives de fraude sur la facturation,
• des workflows de traitement et de validation des factures pour gagner un temps précieux dans vos processus,
• une intégration avec plus de 250 ERP et logiciels de comptabilité.

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Conseils pour mettre en œuvre votre projet de dématérialisation

Pour assurer la réussite de votre projet de dématérialisation, voici des aspects importants que nous vous conseillons de prendre en compte :

• pensez à la réception électronique de vos factures fournisseurs en complémentarité de leur traitement automatisé pour homogénéiser la chaîne de traitement et éviter toute rupture ;
  
  
• analysez vos besoins pour définir le périmètre du projet : volume de factures à traiter, processus d’envoi, réglementations, nombre de sites concernés, etc. Vous pouvez déployer votre projet sur un périmètre restreint avant de le généraliser à toute l’organisation ;
  
  
• assurez l’accompagnement au changement pour toutes les parties prenantes : communication, formation de vos collaborateurs (et des key users), voire participation d’un consultant dédié pour endosser ce rôle ;
  
  
• choisissez vos fournisseurs prioritaires, et tenez compte de leurs spécificités comptables, organisationnelles et technologiques. Communiquez avec eux afin de les convaincre d’utiliser la voie dématérialisée pour leurs factures. Vous faciliterez ainsi leur adhésion !