Comment éditer une facture en ligne facilement ? [modèles gratuits]

Comment faire une facture quand on est un auto-entrepreneur (micro-entreprise) ou une TPE ?

Vous pouvez éditer une facture en ligne gratuitement via un site dédié, la créer manuellement sur papier, utiliser Excel ou encore un logiciel gratuit.

Il est aussi possible d’opter pour une solution professionnelle, qui simplifiera vos processus tout en respectant la loi anti-fraude à la TVA.

Cet article vous propose un modèle de facture gratuit à imprimer, avec ou sans TVA, accompagné de précieux conseils.

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Comment éditer une facture gratuitement ? Nos modèles gratuits

Pour débuter, il est toujours plus facile de suivre un modèle pour faire une facture en toute conformité 😉.

On met donc à votre disposition un fichier Excel contenant :

• un modèle de facture gratuit avec TVA ;
• un modèle de facture gratuit sans TVA.

Quelles alternatives pour créer une facture gratuitement ?

Les outils et générateurs gratuits en ligne

Il est possible d’éditer une facture gratuite en ligne : plusieurs sites internet ou plateformes, à l’image de Facture Facile, proposent ce service gratuitement.

L’avantage ? Vous ne déboursez pas un centime 🤑. Il vous faut en revanche ressaisir à chaque génération de facture toutes les informations associées ainsi que la plupart de vos mentions obligatoires.

En d’autres termes, si le processus de facturation est gratuit, il vous en coûte en termes de temps et de productivité…

Autre inconvénient de ce type d’outil : aucune personnalisation aux couleurs de votre entité n’est possible.

Les logiciels de facturation gratuits

Rien n’est vraiment gratuit, en tout cas pas sur le long terme…

Pourtant, votre activité de vendeur ou de prestataire de services est vouée à se développer et à durer. Si vous recherchez un logiciel pour éditer des factures gratuitement, prenez en compte les inconvénients suivants.

En effet, gare aux coûts cachés dès lors que vous souhaitez bénéficier :

• de certaines fonctionnalités plus poussées ;
• de la maintenance de l’outil ;
• de sa mise à jour ;
• d’un espace de stockage suffisant, etc.

Vous serez aussi très probablement confronté à des limites en termes de nombre d’utilisateurs ou encore d’interopérabilité avec vos autres logiciels.

Quid du logiciel professionnel pour éditer sa facture

Les avantages des logiciels professionnels de facturation

Les logiciels de facturation professionnels facilitent grandement la tâche aux auto-entrepreneurs et aux responsables de TPE, déjà bien occupés au développement de leurs activités respectives.

🤩 Voici les 6 avantages principaux promis par ces solutions :

• un gain de temps et de productivité considérable, grâce notamment au remplissage automatique des différents champs ;
• des factures 100 % conformes à la législation en vigueur ;
• une réduction des risques d’erreurs (par exemple, indiquez votre taux de TVA et le logiciel calcule les montants HT et TTC pour vous) ;
• le pilotage en temps réel de votre activité commerciale, par la visualisation de vos factures encaissées, vos devis envoyés, validés, en attente, votre chiffre d’affaires, etc. ;
• des mises à jour automatiques, conformément aux évolutions législatives.

Sélection des meilleurs logiciels pour éditer une facture

• Axonaut fait partie d’une solution globale de gestion commerciale, qui accompagne les petites structures dans leur croissance, en proposant les services destinés aux plus grandes, mais un tarif adapté.
  
  
• Evoliz est un outil dédié aux TPE et PME, dont l’objectif est d’automatiser et simplifier au maximum les processus de facturation et de pré-comptabilité, au moyen d’une interface jolie et ludique.
  
  
• INFast est une solution nomade et simple à utiliser, dédiée aux artisans et TPE. Ce logiciel de facturation vous fait gagner du temps en automatisant et en simplifiant un maximum de tâches : paiement en ligne, relances, factures marquées comme payées, etc.
  
  
• Sage 50 est un outil complet et modulaire de gestion commerciale, qui centralise au sein d’une même interface vos opérations de facturation, de devis, de comptabilité ou encore de relance. Et pour accélérer le règlement de vos clients, faites-vous payer en ligne avec PayPal, Stripe ou GoCardless.
  
  
• Sellsy Facturation est une solution de la suite logicielle modulaire Sellsy, un éditeur made in France. Cette plateforme, certifiée anti-fraude à la TVA, est très appréciée pour ses fonctions de gestion commerciale complètes, particulièrement adaptées aux TPE et PME.
  
  
• Zervant est un logiciel hautement intuitif et simple à prendre en main, qui vous accompagne dans la création de factures et devis, leur envoi sous différents formats, le suivi de vos créances… Et le tout gratuitement jusqu'à 5 clients !

Comment faire une facture en bonne et due forme ? Les mentions obligatoires

Pour être conforme et recevable, chacune de vos factures doit être établie en double exemplaire (une pour le client, une pour vous) et comporter un certain nombre de mentions obligatoires :

• le numéro de la facture ;
• la date à laquelle elle est émise (important pour faire respecter les délais de paiement !) ;
• le délai de règlement convenu : à réception de facture ou à 30 jours, ou par étape selon la négociation établie. Vous pouvez également indiquer une date limite de paiement ainsi que des pénalités de retard ;
• votre forme juridique avec vos informations de contact :
• votre nom commercial ;
• votre adresse complète,
• votre numéro de SIRET, SIREN ;
• votre numéro d’immatriculation au registre du commerce (mention « RCS », n° d’inscription et nom de la ville) ;
• le numéro de TVA ou de TVA intracommunautaires pour les activités soumises à la TVA, ou la mention « TVA non applicable, art. 293B du CGI » pour les activités non soumises ;
• les informations relatives au destinataire de la facture :
• le nom complet du client ou de l’entreprise cliente ;
• son adresse, numéro de téléphone, adresse email ;
• l’adresse de livraison en cas de vente de produits, et si l’adresse de livraison est différente ;
• la dénomination précise de la prestation ou des produits vendus, en précisant la quantité ou la récurrence ;
• le ou les taux de TVA applicables ;
• le prix unitaire hors taxe (HT) et TTC, ainsi que les totaux HT et TTC ;
• le montant de l’acompte s’il s’agit d’une facture d’acompte ;
• le rappel de l’acompte versé le cas échéant, avec précision du montant HT et TTC ;
• le taux d’une réduction, son montant HT et TTC, le cas échéant ;
• les moyens de paiement acceptés ;
• vos conditions générales de ventes.

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FAQ sur l’édition et la gestion des factures

Quand faire une facture ?

Une facture est obligatoire dès lors que vous vendez un produit ou un service à un professionnel. Elle formalise votre transaction et prouve qu’elle a bien eu lieu. Même entre particuliers, elle s’impose dans certains cas, comme dans le cadre de ventes à distance ou de prestations de service dont le montant est supérieur à 25 € TTC.

En pratique, émettez votre facture dès que la prestation est terminée ou au moment de la livraison du bien. Pour les abonnements ou paiements récurrents, fixez une échéance régulière, comme chaque début de mois.

Attention à ne pas oublier les dates clés ! Une facture tardive peut envoyer un mauvais signal à vos clients.

Enfin, n’attendez pas pour éditer vos factures : plus elles sont envoyées tôt, plus vous serez payé rapidement. Et ça, c’est bon pour ̶l̶e̶ ̶m̶o̶r̶a̶l̶ votre trésorerie 😀.

Comment envoyer une facture à vos clients ?

On vous recommande d’envoyer vos factures par email : rapide, pratique et traçable. Dans ce cas, utilisez un format PDF pour éviter les modifications.

Si votre client préfère le papier, imprimez la facture et envoyez-la par courrier postal. N’oubliez pas d’y ajouter un suivi pour garantir la réception.

Notez cependant que les plateformes de facturation en ligne automatisent souvent l’envoi. De quoi gagner un temps précieux !

Que faire en cas d’impayé ?

Restez calme, mais réagissez vite. Voici un exemple de processus de relance des factures :

• Relancez doucement : contactez votre client par email ou téléphone. Après tout, une erreur ou un oubli peut arriver à tout le monde.
• Envoyez une relance écrite : précisez le montant dû, la facture concernée et une nouvelle date limite.
• Ajoutez une mise en demeure : si aucune réponse après deux courriers, adressez une lettre recommandée avec accusé de réception.

En dernier recours, pensez aux solutions juridiques. Une procédure simplifiée, comme l’injonction de payer, est rapide et peu coûteuse.

Pour éviter ces situations, vérifiez la solvabilité de vos clients à l’avance et fixez des échéances claires. Rappelez-vous : mieux vaut prévenir que courir après ses sous !

Quels délais de paiement donner aux clients ?

Le délai de paiement dépend de votre clientèle et du secteur. Mais en général, il est recommandé de fixer une échéance entre 30 et 60 jours.

Si vous travaillez avec des professionnels, respectez le délai légal de 30 jours après réception de la facture. Vous pouvez négocier jusqu’à 60 jours, mais pas plus (sauf exception contractuelle).

Pour les particuliers, les paiements sont souvent immédiats ou à la livraison. Dans ce cas, privilégiez des moyens rapides : virement, carte bancaire ou espèces.

Soyez clair dès le départ. Inscrivez le délai de paiement sur vos factures et dans vos conditions générales de vente. Une règle simple : un client qui comprend vos attentes paye plus facilement.

Enfin, on vous conseille de proposer des incitations pour les paiements anticipés, comme une petite remise. Mais attention, un délai trop long risque de mettre votre trésorerie à mal !