Comment éditer une facture en ligne facilement et gratuitement ? [modèles gratuits]

Comment faire une facture quand on est auto-entrepreneur (micro-entreprise) ou TPE ? Vous pouvez éditer une facture en ligne gratuitement sur un site, la créer manuellement sur papier, utiliser Excel ou un logiciel gratuit pour faire des factures avec ou sans TVA. 

Vous pouvez aussi choisir un logiciel professionnel pour mieux gérer vos factures, simplifier vos relances d’impayés, tout en respectant la loi anti-fraude à la TVA, et les envoyer à vos clients depuis votre compte en ligne au lieu de les imprimer.

Pour commencer, nous vous proposons un modèle de facture gratuit à imprimer, avec ou sans TVA pour facturer sans vous tromper :

Voir tous les logiciels Devis et Facturation

Exemples et modèles de factures gratuits à imprimer

Exemple de facture sans TVA

Tout auto-entrepreneur débute avec une facturation sans TVA. Voici en image un exemple de facture sans TVA pour l’auto-entrepreneur :

Exemple de facture avec TVA

Vous avez franchi le seuil et vous devez appliquer la TVA ? Voici en image un exemple de facture vierge à imprimer gratuit :

Modèles de factures avec et sans TVA

Pour débuter, il est toujours plus facile de suivre un modèle. Nous mettons à votre disposition un fichier Excel contenant :

• un modèle de facture gratuit avec TVA,
• un modèle de facture gratuit sans TVA.

Comment éditer une facture en bonne et due forme ?

La législation française soumet tout type d’entrepreneur à respecter les règles de facturation. En tant qu’auto-entrepreneur ou TPE, vous devez donc éditer des factures conformes, car elles servent de justificatifs en cas de contrôle par l’administration. Suivez le guide…

Facturer avec ou sans TVA : les règles pour l’auto-entrepreneur

Chaque auto-entrepreneur ou micro-entreprise commence son activité avec une franchise en base de TVA.

Si c'est votre cas, vous devez inscrire sur la facture la mention : « TVA non applicable, article 293B du CGI ».

Les mentions obligatoires d’une facture

Pour être conforme et recevable, chacune de vos factures doit être établie en double exemplaire (une pour le client, une pour le fournisseur) et comporter un certain nombre de mentions légales  :

• le numéro de la facture ;
• la date à laquelle la facture est émise, ceci est important pour faire respecter les délais de paiement ;
• le délai de règlement convenu : à réception de facture ou à 30 jours, ou par étape selon la négociation établie. Vous pouvez également indiquer une date limite de paiement ainsi que des pénalités de retard : indiquez alors le taux que vous appliquerez ;
• la forme juridique de l’émetteur de la facture avec ses informations de contact : le nom commercial du vendeur, son adresse complète, son numéro de SIRET, SIREN, le numéro d’immatriculation au registre du commerce (mention « RCS », n° d’inscription et nom de la ville) ;
• la qualité du vendeur : adhérent à un centre de gestion agréé, gérant, franchisé, etc. ;
• le numéro de TVA ou de TVA intracommunautaires pour les activités soumises à la TVA, ou la mention « TVA non applicable, art. 293B du CGI » pour les activités non soumises ;
• le destinataire de la facture : nom complet de l’entreprise cliente, son adresse, numéro de téléphone, adresse email ;
• l’adresse de livraison du client en cas de vente de produits, et si l’adresse de livraison est différente ;
• la dénomination précise de la prestation ou des produits vendus, en précisant la quantité ou la récurrence ;
• le ou les taux de TVA applicables ;
• le prix unitaire hors taxe (HT) et TTC, ainsi que les totaux HT et TTC ;
• le montant de l’acompte si c’est une facture d’acompte ;
• le rappel de l’acompte versé s’il y a lieu et préciser le montant HT et TTC ;
• le taux d’une réduction, son montant HT et TTC s’il y a lieu ;
• la devise indiquée en euro ;
• les moyens de paiement acceptés ;
• vos conditions générales de ventes.

Erreur de facture : annulation ou rectification

Si vous commettez une erreur sur votre facture ou que vous décidez d’accorder une remise (ou un avoir) sur une facture déjà émise, vous pouvez annuler la facture ou la rectifier, mais vous n’avez pas le droit de la supprimer : votre comptabilité ne doit pas comporter de numéro de facture manquante.

Vous devez alors adresser à votre client :

• une nouvelle facture qui remplace et mentionne la facture à annuler en cas d’erreur,
• une facture d’avoir  en cas de remise gratifiée après émission de la facture originelle qui fait référence à ladite facture, mais avec un montant négatif (exemple de montant : – 100 euros HT).

Lorsque votre client a déjà réglé la TVA, vous devez inscrire certaines mentions supplémentaires sur votre nouvelle note d’avoir :

• si votre client assujetti à la TVA souhaite récupérer la TVA : vous devez indiquer le montant HT et le montant de la TVA (avec le taux de TVA) ; le client devra alors modifier sa déduction de TVA de son côté ;
• si votre client ne souhaite pas récupérer la TVA : vous devez préciser que votre réduction est « nette de taxe ».

Le client n’a pas le droit de rectifier une facture lui-même, c’est au fournisseur de faire le nécessaire.

Comment créer une facture en ligne gratuitement ?

Les outils pour faire une facture gratuite en ligne

Il est possible d’ éditer une facture gratuite en ligne  : plusieurs sites internet ou plateformes vous proposent ce service gratuitement.

Faire une facture en ligne gratuitement avec ou sans TVA représente l’avantage de ne pas débourser un centime. Il faut en revanche ressaisir à chaque édition de facture toutes les informations et la plupart de vos mentions obligatoires.

Si la facture est gratuite, il vous en coûte en termes de temps et de productivité…

Autre inconvénient de ce type de logiciel de facture en ligne gratuit  : aucune personnalisation aux couleurs de votre entité n’est possible.

Un logiciel gratuit pour faire des factures

Rien n’est vraiment gratuit, en tous cas pas sur le long terme. Pourtant votre activité est vouée à se développer et à durer. Si vous recherchez un logiciel pour faire des factures gratuitement , comme Kafeo, prenez en compte les inconvénients suivants.

Il peut y avoir des coûts cachés pour bénéficier :

• de certaines fonctionnalités plus poussées,
• de la maintenance,
• de la mise à jour,
• de l’espace de stockage, etc.

La durée, le nombre d’utilisateurs et l’interopérabilité avec vos autres logiciels peuvent aussi être limités.

Les sanctions et amendes en cas d’irrégularité

Si vous oubliez les mentions obligatoires , la facture est non conforme et la sanction pénale. Vous risquez :

• une amende de 75 000 euros pouvant être portée à 50 % de la somme facturée ou qui aurait dû être facturée ;
• une peine d’exclusion des marchés publics pour une durée de 5 ans au plus.

Si l’administration fiscale constate :

• des manquements graves, elle peut remettre en cause le droit à la déduction de la TVA, et effectuer un redressement fiscal ;
• que vous utilisez un logiciel non certifié anti-fraude à la TVA alors que vous y êtes obligé, vous risquez 7 500 € d’amende.

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Choisir un logiciel professionnel en ligne

Les logiciels de facturation en ligne professionnels facilitent grandement les tâches de l’auto-entrepreneur et de la TPE , déjà bien occupés au développement de leurs activités respectives, comme prospecter et entretenir une bonne relation avec les clients fidèles. 

Les 6 avantages d’un logiciel de facturation pour les A-E et TPE

• Avantage 1 : Un gain de temps et de productivité considérable. Vous vous appuyez sur des modèles de devis et de factures pour personnaliser vos documents en une seule fois, et définitivement. Si un client commande plusieurs fois, inutile de ressaisir ses informations. 
  
  
• Avantage 2 : Des factures 100 % conformes à la législation en vigueur. Les modèles contiennent toutes les mentions obligatoires.
  
  
• Avantage 3 : Des calculs automatisés évitent des erreurs. Indiquez votre taux de TVA, le logiciel calcule les montants HT et TTC pour vous. Vous avez la certitude d’envoyer des factures sans erreur.
  
  
• Avantage 4 : Vous êtes alerté des paiements . En réalité, vous pouvez aller plus loin que ça : vous pilotez votre activité commerciale en temps réel en visualisant vos factures encaissées, vos devis envoyés, validés, en attente, votre chiffre d’affaires, etc.
  
  
• Avantage 5 : Des mises à jour automatiques pour respecter la loi les yeux fermés et profiter des améliorations. Ces logiciels sont certifiés anti-fraude à la TVA et se mettent en conformité dès qu’une nouvelle réglementation entre en vigueur.
  
  
• Avantage 6 : Aucune installation nécessaire & compatible Mac et PC. L’utilisation du logiciel se fait en ligne, il suffit d’une connexion à internet. 

Les logiciels de facturation les plus populaires sur Appvizer

• Axonaut fait partie d’une solution globale de gestion commerciale qui accompagne les petites structures dans leur croissance, en proposant les services destinés aux plus grandes, mais un tarif adapté à l’utilisateur.
• Evoliz est un outil dédié aux artisans et TPE du secteur bâtiment et travaux publics : les fonctionnalités de factures de situation et retenues de garantie sont conçues spécifiquement pour les entreprises du BTP.
• INFast est un outil nomade et simple à utiliser, dédié aux artisans et TPE. Ce logiciel de facturation vous fait gagner du temps en automatisant et en simplifiant un maximum de tâches : paiement en ligne, relances, factures marquées comme payées, et d’autres à découvrir.
• Sellsy facturation est une solution de la suite logicielle modulaire Sellsy, un éditeur made in France. Ce logiciel certifié anti-fraude à la TVA est très apprécié pour ses grandes capacités de gestion commerciale par les TPE et indépendants.
• Grâce à sa plateforme hautement intuitive et simple à prendre en main, Zervant vous accompagne dans la création de factures et devis, leur envoi sous différents formats, le suivi de vos créances… Et le tout gratuitement  jusqu'à 5 clients !