Maîtriser votre encours client : la clé pour assurer votre rentabilité ?

Parmi tous les indicateurs dédiés à la gestion des finances de l’entreprise, focalisons-nous sur l’encours client. Reflétant la somme que votre entreprise est censée encaisser suite aux différentes transactions effectuées, il requiert une attention toute particulière. Et pour cause, si le montant se révèle trop élevé, votre rentabilité risque d’être compromise !

Il est donc important de savoir calculer l’encours client, mais surtout de parvenir à le maîtriser. Autrement dit, à le réduire.

Comment vous y prendre  ? On vous explique tout dans cet article.

Mais avant d’aller plus loin, revenons sur la définition de l’encours client.

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Qu’est-ce qu’un encours client  ?

L’encours client définit toutes les créances en cours détenues sur vos clients à un instant T.

Il s’agit d’un indicateur essentiel pour appréhender la bonne santé financière de l’entreprise, car il permet de mesurer les ventes effectivement converties en liquidités.

L’encours client se compose plus précisément :

• des factures échues, non réglées avant le délai convenu ;
• des factures non échues, dans le cadre des délais de paiement établis ;
• des factures à émettre, alors que la transaction a déjà été réalisée.

En résumé, les encours clients correspondent à l’ensemble des règlements que vous êtes censé percevoir de vos clients.

☝️ Il convient de les différencier des encours fournisseurs, qui eux concernent toutes les dettes que l’entreprise a contractées auprès de ses fournisseurs.

Quels enjeux pour l’encours client  ?

L’encours client cristallise nombre d’enjeux relatifs à l’équilibre financier de votre société.

Il constitue une part importante de ses actifs, et sa bonne maîtrise influe directement sur la trésorerie, en particulier sur le BRF.

En effet, l’idéal pour toute entreprise est de se retrouver avec un besoin en fonds de roulement négatif (et donc un flux de trésorerie positif) afin :

• d’asseoir sa rentabilité ;
• de prévoir des investissements destinés à développer son activité.

✅ Vous devez donc à tout prix gérer efficacement vos encours clients, pour assurer la pérennité de votre organisation. Cet impératif implique :

• de vous interroger sur les délais de règlement consentis, puisqu’ils représentent 30 % de l’actif du bilan d’une entreprise ;
• de réduire les retards de paiement, qui impactent fortement votre trésorerie ;
• d’éviter les litiges avec votre clientèle, puisqu’ils engendrent des coûts importants, mais aussi des conséquences négatives sur votre réputation et vos relations commerciales.

Comment évaluer les encours clients ? La méthode de calcul

La formule de base

Pour calculer votre encours client, additionnez le montant de toutes les factures échues, non échues et à émettre. En parallèle, prenez en compte les avances et acomptes déjà perçus.

👉 Voici la formule exacte à appliquer :

Aller plus loin avec l’encours client moyen

Afin d’affiner votre stratégie, on vous recommande également de calculer l’encours client moyen.

Il suffit, pour une période donnée (1 an par exemple) :

• de diviser le montant total du chiffre d’affaires par le nombre de jours ;
• de multiplier le résultat obtenu par le délai de paiement moyen.

👉 Voici la formule exacte à appliquer :

Par exemple, si votre CA réalisé sur l’année s’élève à 5 000 000 € et votre délai de paiement moyen à 45 jours, l’opération sera la suivante :

💡 Envie d’en apprendre davantage sur le délai de paiement client moyen  ? Consultez notre article sur le DSO (Daily Sales Outstanding).

Comment maîtriser votre encours client ? Les 6 bonnes pratiques

Bonne nouvelle, vous disposez de nombreux leviers pour maîtriser votre encours client et éviter de vous retrouver dans le rouge.

#1 Auditez votre entreprise

La maîtrise de votre encours client commence par là.

• Quels sont les process en cours ?
• Comment suivez-vous les délais de paiement ?
• Existe-t-il une procédure de recouvrement ?
• Quelles sont les pistes d’amélioration possibles ? Etc.

Seulement de cette manière vous serez en mesure de développer une stratégie efficace, en accord avec la réalité de votre entreprise.

#2 Mettez à jour vos Conditions Générales de Vente

On l’a vu, les délais de paiement consentis pèsent parfois lourd dans la balance.

Il est donc parfois opportun de les réduire, sous réserve de le stipuler clairement dans vos Conditions Générales de Vente.

Mentionnez également dans vos CGV les pénalités appliquées en cas de retard ainsi que les modalités de règlement. Définir un cadre contractuel strict minimise les malentendus.

💡 Il est possible d’accorder une marge de négociation dans certaines situations, à condition que vos équipes commerciales soient parfaitement informées et alignées.

#3 Anticipez le risque client

La bonne gestion des encours clients débute avant toute négociation commerciale, par la vérification de la solvabilité de vos prospects. Par exemple, dans le cadre du commerce B2B, pourquoi ne pas examiner les comptes de résultat des entreprises cibles ?

Une stratégie d’évaluation du risque client passe aussi par la détection des tendances au sein même de votre portefeuille. On pense notamment à la mise en place d’un système de scoring, consistant à attribuer une note à vos clients. En repérant les mauvais payeurs, vous adaptez votre stratégie de vente en conséquence. 👀

#4 Suivez minutieusement l’état de vos factures

Afin de contrôler vos encours clients, il convient de savoir exactement où en sont vos factures. Mieux vaut prévenir avant de guérir !

Intégrez donc ces opérations de suivi à vos activités quotidiennes, au moyen d’un fichier Excel par exemple.

💡 Pour éviter que ce travail ne se transforme en usine à gaz, il est aussi possible de vous équiper d’un logiciel dédié, comme nous le verrons un peu plus tard.

#5 Déterminez une procédure de recouvrement bien rodée

Votre entreprise doit se doter d’une procédure de recouvrement claire et éprouvée. De cette manière, elle sait comment réagir :

• pour réduire au maximum les retards de paiement ;
• sans toutefois compromettre les bonnes relations commerciales.

💡 Par exemple :

• envoi d’une 1re lettre ou d’un 1er mail de relance, juste après échéance de la facture impayée ;
• envoi d’une 2e lettre ou d’un 2e mail de relance, 15 jours après l’expédition de la première relance ;
• envoi d’une mise en demeure, par courrier avec accusé de réception, 15 jours après la seconde relance.

Bien entendu, à vous d’affiner votre procédure au besoin, si vous souhaitez par exemple privilégier la relance téléphonique auprès de certains clients. Les délais peuvent également être ajustés selon les circonstances.

☝️ Veillez à ce que votre processus soit parfaitement compris et assimilé par tous les salariés concernés.

#6 Mobilisez toutes vos équipes

Enfin vos collaborateurs, en particulier les commerciaux, jouent un rôle dans la diminution des encours clients. D’où l’intérêt de les sensibiliser à ces questions et d’instaurer une culture cash transversale à tous les services.

💡 À titre d’illustration, plusieurs entreprises ont mis en place des dispositifs, du type primes de recouvrement, afin de motiver les forces de vente à encaisser plus vite.

Certaines boîtes, lorsqu’elles peuvent se le permettre, recrutent même un credit manager, chargé entre autres d’évaluer la solvabilité des clients, d’établir les conditions de crédit ou encore de piloter le recouvrement.

Quelles solutions pour mieux gérer votre encours client ?

Externaliser la gestion de l’encours client

Pour vous faciliter la tâche, il est possible de confier la gestion de vos encours clients à des prestataires externes. Il existe, par exemple, des services de recouvrement, servant d’intermédiaire entre votre entreprise et le client débiteur. Ils prennent notamment en charge le traitement des relances.

Certaines entreprises font également appel à des sociétés d’affacturage, ou factor. Il s’agit d’institutions financières qui achètent vos créances en échange d’une avance de trésorerie immédiate. Ici, le client effectue le règlement directement auprès de l’affactureur.

Enfin, côté banques, mentionnons l’assurance-crédit. Cette dernière vous protège contre le risque d’impayés, en garantissant le remboursement d’une partie ou de la totalité des créances en cas de non-paiement.

Utiliser des logiciels spécialisés

Cependant, toutes ces prestations génèrent des frais, souvent plutôt élevés.

Par conséquent, beaucoup d’organisations préfèrent contrôler leurs encours clients en interne. Mais, au regard de la masse de travail nécessaire, mieux vaut s’aider d’un logiciel spécialisé ! 🤓

On relève de nombreux avantages résultant de l’utilisation de ces solutions, puisqu’elles automatisent à la fois :

• le processus de suivi des factures, assurant une mise à jour en temps réel de l’état des règlements ;
• la procédure de relances des factures impayées ;
• l’analyse du risque client.

Par exemple Clearnox, à destination des TPE et PME, est une plateforme complète de suivi, relance et paiement des factures. Grâce à elle, vous disposez d’une visibilité en temps réel sur vos encaissements et retards de paiement. La solution automatise également le traitement des relances, tout en s’appuyant sur différents scénarios pré-établis, afin de s’adapter à la typologie des clients. Et pour aller plus loin, profitez de fonctionnalités plus avancées, comme le scoring des mauvais payeurs ou l’objectif cash (pilotage prévisionnel des encaissements selon les objectifs de rentrées de cash).

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En conclusion

L’encours client n’est pas un indicateur à prendre à la légère, tant il en dit long sur la bonne santé financière de votre entreprise. Le maîtriser, c’est donc éviter de vous retrouver dans le négatif.

Procédure de recouvrement éprouvée, évaluation minutieuse du risque client, instauration d’une culture cash… on compte beaucoup de pistes à explorer lorsqu’il s’agit de diminuer vos créances clients.

Mais l’observation de toutes ces bonnes pratiques requiert beaucoup de ressources. Heureusement, vous pouvez compter sur des logiciels qui automatisent une partie des tâches liées à la gestion de l’encours client. Moins de temps perdu et plus de trésorerie… intéressant, non ? 😉