Comment faire une facture de solde suite à un acompte... sans brader vos services ?

C’est quoi, une facture de solde exactement, et dans quels cas l’utiliser ? Artisan, autoentrepreneur ou petite entreprise, si vous facturez des biens ou des prestations de service, vous pouvez avoir recours à l’acompte pour organiser le règlement de vos clients. Pour récapituler les paiements effectués et clôturer la vente, vous aurez besoin d’une facture finale.

Pour connaître les spécificités de la facture de solde par rapport aux factures d’acompte, et savoir comment faire une facture dans les règles, conformément aux obligations légales, vous êtes au bon endroit ! Voici ce que vous devez savoir. 🤓

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Qu’est-ce qu’une facture de solde ?

Facture de solde : définition

Une facture de solde est une facture éditée pour signifier que l’ensemble des marchandises ont été vendues ou que la prestation de services est achevée.

Cette facture finale est donc émise pour clôturer la vente de biens ou de services, lorsqu’un ou plusieurs acomptes ont été payés en amont.

Différence avec une facture d’acompte

Une facture d’acompte est éditée dans le cadre d’un acompte, pour attester qu’une partie du montant total de la vente a été réglée en avance.

☝️ Dès qu’il y a acompte, émettre une facture est obligatoire pour toutes les entreprises selon l’article 289 du CGI (Code général des impôts).

La facture de solde, quant à elle, fait office de facture définitive et sert de récapitulatif des acomptes versés. Elle est le document qui sera enregistré dans votre comptabilité, tandis que les factures d’acompte sont indicatives.

Exemple de facture de solde

Comment présenter une facture de solde ? Voici un exemple pour vous donner un aperçu :

☝️ Si vous souhaitez créer votre propre document, vous trouverez plus bas dans cet article un modèle de facture à remplir avec vos informations spécifiques.

Quand faire une facture de solde ?

La facture de solde intervient systématiquement dans le cadre du dernier règlement, après qu’un ou plusieurs acomptes ont été versés, à la fin de la prestation de service ou au moment de la livraison finale.

Elle mentionne les sommes déjà perçues et indique le montant restant à verser pour finaliser le paiement.

💡 À ne pas confondre avec la facture d’avoir, ou avec la facture de situation utilisée dans le bâtiment !

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Comment faire une facture finale ?

1 — Suivre les obligations légales d’une facture classique

La facture de solde doit se soumettre aux mêmes obligations légales qui entourent une facture normale.

Elle doit donc faire figurer des mentions obligatoires telles que :

• la date de la vente,
• la quantité des produits ou services facturés,
• leur dénomination exacte,
• le prix à l’unité (HT),
• les réductions éventuelles, etc.

La facture de solde doit également utiliser un système de numérotation précis (suite numérique continue et sans rupture) comme toute facture.

2 — Récapituler tous les acomptes réglés

La facture de solde fait la synthèse de tous les précédents règlements effectués. Pour cela, elle doit afficher la somme des acomptes déjà émis pour cette même commande ou prestation en identifiant les factures d’acompte précédentes. Cela permet de déduire le solde restant dû.

Pour chacune des références, prenez donc soin de mentionner :

• le montant de l’acompte,
• le numéro,
• et la date de l’acompte.

☝️ Si votre prestation a fait l’objet d’un devis, la demande d’un acompte est formulée dès cette étape. La référence du devis peut être inscrite sur la facture de solde.

3 — Tenir compte de la TVA

Pour éditer une facture correctement, prenez garde à ne pas facturer la TVA deux fois.

Le calcul de la TVA sur la facture de solde se base sur la TVA qui a été appliquée sur les factures d’acompte, sachant que :

• la TVA est exigible au moment de l’acompte dans le cadre d’une vente de services,
• la TVA n’est pas exigible au moment de l’acompte dans le cadre d’une vente de biens.

La facture devra mentionner le taux légal applicable ou la mention « TVA non applicable », le cas échéant.

☝️ En tant que microentrepreneur (anciennement autoentrepreneur), vous pouvez être redevable de la TVA. Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, pensez à ajouter la référence à l’« article 293 B du CGI ».

4 — S’appuyer sur un modèle prérempli

Pour créer facilement votre facture finale, Appvizer met à votre disposition un modèle de facture de solde à télécharger gratuitement au format Excel. À vous de le compléter avec vos propres informations :

Note : ce modèle s’appuie sur une vente de services. Pensez à mettre à jour la TVA en cas de vente de biens.

5 — Utiliser un logiciel de facturation en ligne

Mieux encore qu’un modèle à remplir, avez-vous pensé à recourir à un logiciel dédié, afin de vous épargner les saisies manuelles ?

🛠️ Quelques exemples de logiciels :

• Sage 50 Compta & Facturation, logiciel de comptabilité et de facturation à destination des TPE et des artisans, permet d’automatiser au maximum :
  • l’édition de la facture de solde (conversion du devis en facture d’acompte et édition de la facture de solde correspondante, en gardant toutes les références),
  • le calcul de tous les montants (pourcentage des acomptes, TVA, solde restant, etc.). Le tout en toute conformité et dans le respect des mentions légales.
• Le logiciel de facturation Sellsy Facturation & Gestion s’adresse en particulier aux TPE et PME, et facilite grandement leurs opérations quotidiennes. Il permet notamment :
  • la génération de facture en devis en quelques clics seulement,
  • l’élaboration d’une facture de solde en bonne et due forme (présence des mentions obligatoires, bon taux de TVA, etc.).En parallèle, la solution met à disposition la signature électronique et le paiement en ligne, afin que vous obteniez plus rapidement vos règlements.

N’hésitez pas à tester la solution de facturation qui vous intéresse. Vous découvrirez des fonctionnalités intéressantes pour vous accompagner dans la digitalisation et l’optimisation de vos processus de gestion… avec l’avantage de pouvoir vous concentrer sur votre cœur de métier en allégeant votre charge administrative !