Facture électronique : avis d’expert sur la réforme

Responsable produit chez Zeendoc, je partage avec vous dans cet article mes connaissances et mes conseils sur le processus de facturation électronique obligatoire en France.

Où en sommes-nous ? Quels sont les contours et dispositions essentielles de la réforme de la facture électronique ? Quelles étapes privilégier pour réussir ce projet majeur de transformation digitale ?

Réforme de la facture électronique : dispositions essentielles et actualités

Les dispositions de la réforme fiscale françaises sont nombreuses, mais je pense que l’essentiel à connaître peut se résumer en trois points majeurs :

• Qu’est-ce qu’une facture électronique au sens de la réforme fiscale ?
• Qui est concerné et quand par cette nouvelle étape vers le zéro papier ?
• Quelles solutions existent pour la transmission et la réception des factures ainsi que des autres données au format électronique ?

Définition de la facture électronique en France

Je rencontre encore en 2023 des entreprises qui m’expliquent que leurs factures sont déjà au format électronique, car elles les enregistrent au format PDF qu’elles transmettent ensuite à leurs clients par mail.

Sachez que rien ne garantit qu’une fois la réforme en place, la DGFIP accepte fiscalement cette pièce.

En effet, la facture électronique telle que définie dans la réforme implique plusieurs caractéristiques.

Les caractéristiques de la facture électronique selon la réforme

L’article 289 du Code général des impôts fixe les règles du jeu. 

La facture électronique suit un processus électronique de bout en bout :

• émission,
• transmission,
• réception,
• stockage.

En outre, le même texte précise les conditions incontournables pour qu’une facture soit dite électronique, soit :

• l’identification de l’émetteur,
• l’intégrité du contenu,
• la lisibilité de la facture.

Les formats de facture électronique autorisés et les alternatives

La DGFIP spécifie les trois formats de factures qu’elle acceptera.

Les deux premiers sont dits structurés. En effet, les logiciels savent les lire, mais pas l’humain. Ce sont les formats UBL et CII.

Le troisième format autorisé est dit mixte. Ainsi, une facture du type Factur-X comprend un fichier de données structurées et un document à la norme PDF/A-3, destiné, lui, à l’homme. 

Je souhaite toutefois préciser dès à présent qu’il existe une possibilité d’émettre des factures dans d’autres formats et de les faire convertir ensuite dans un des formats admis par l’administration fiscale.

Comme je l’explique ci-après, les plateformes de dématérialisation partenaires disposent de cette faculté. De la même façon, certains opérateurs de dématérialisation qui disposent de partenariats privilégiés avec des PDP pourront également assurer ce service.

Une réforme pour quelles entreprises, quelles factures et sous quels délais ?

Après l’étape de facture électronique obligatoire de 2020 pour les opérations entre une entreprise et une organisation gouvernementale (B2G), c’est désormais aux professionnels du secteur B2B définissant les opérations entre deux entreprises (business to business) de mettre en place la réforme.

J’attire votre attention sur le fait que les textes prévoient aussi des dispositions pour les flux de vente hors champ de la facture électronique.

Les entreprises concernées par les nouvelles obligations de facturation électronique en B2B

Cette nouvelle étape de la réforme concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France.

Toutefois, seules les ventes à des professionnels également situés en France et assujettis à la TVA entrent dans le champ de la facture électronique obligatoire.

Quid des flux de vente hors champ de l’obligation de facturation électronique ?

La réforme comporte en plus du volet de la facture électronique appelé « e-invoicing » un second volet dit « e-reporting ».

Les entreprises devront ainsi préparer et transmettre à l’administration fiscale un rapport de données pour toutes les autres opérations commerciales. Il s’agit des ventes aux particuliers et de la facturation à l’international.

Si vous êtes concernés par ce type de vente, préoccupez-vous aussi de ce volet, car il interviendra dans les mêmes délais. Je rappelle que l’objectif ultime pour la DGFIP consiste à émettre des déclarations de TVA préremplies pour chaque entreprise.

Le calendrier de la réforme de la facture électronique en B2B

Le déploiement du dispositif interviendra en 2 étapes :

• 1er septembre 2026 :
• Obligation de réception pour toutes les entreprises,
• Obligation d’émission pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire.
  
  
• 1er Septembre 2027 :
• Obligation d’émission pour les petites et moyennes entreprises et les microentreprises.

Mais ATTENTION 📢 le planning définitif ne sera officialisé qu’à la fin de l’année, lors de l’adoption de la loi finance 2024 en décembre.

Les solutions offertes par l’administration fiscale pour la gestion de la facturation électronique

Certains jugent la réforme trop complexe dans sa conception. D’autres mettent en avant la liberté et les choix multiples qu’offre le législateur. Ce dernier a retenu une organisation des flux appelée « schéma en Y », avec toutes les options autorisées. 

Je soulignerais qu’une des idées qui a prévalu pour fixer ces règles était de respecter les développements informatiques déjà opérés par certaines entreprises sur le plan des échanges de données informatisées (EDI).

C’est une des motivations pour proposer l’acteur PDP, la plateforme de dématérialisation partenaire.

Voici en synthèse les trois acteurs qui interviendront dans le process :

• L’opérateur de dématérialisation, ou OD, peut dématérialiser les factures sans toutefois les transmettre directement aux clients via la PPF.
  
  
• La plateforme de dématérialisation partenaire, ou plateforme PDP, est un opérateur obligatoirement immatriculé par l’administration fiscale. Elle peut réaliser la transmission et la réception des factures. Elle vérifie la conformité des pièces. Elle peut les convertir, le cas échéant, dans un des formats autorisés. *
  
  
• Le portail public de facturation, ou PPF, peut effectuer les mêmes transmissions de factures que les PDP. C’est le seul acteur habilité pour les échanges avec la DGFIP. En outre, il tient l’annuaire national des entreprises en vue du routage de la facturation.

Comment déployer la réforme de la facture électronique étape par étape ?

Fort de mon expérience chez Zeendoc en matière de transformation digitale des entreprises, voici les étapes que je vous conseille concernant l’organisation d’un tel projet.

La mise en place de la réforme doit être anticipée dès à présent dans toute entreprise

Cette réforme fiscale et administrative implique de profonds changements dans l’organisation de chaque entreprise et dans les méthodes de travail.

Je suis convaincu que la facture électronique apportera de nombreux avantages, tout comme la dématérialisation des flux en général, mise en place dans beaucoup d’entreprises :

• réduction des coûts administratifs,
• fluidification des processus Procure to Pay (de la commande au paiement) et amélioration de la relation fournisseur, 
• facilitation de la collaboration entre les équipes, etc.

Aussi, attendre le dernier moment me semble une mauvaise stratégie. 

Déployez la dématérialisation dès à présent vous permettra d’une part d’en retirer tous les bénéfices rapidement et d’autre part d’avoir le temps nécessaire pour repenser votre organisation et mener la conduite du changement nécessaire à l’adoption des nouveaux outils.

En outre, en abordant ce sujet dès à présent, vous évitez ainsi le goulot d’étranglement et le stress que vont générer les dates butoirs.

Formation et information sur l’obligation de facture électronique : équipe projet et référent

Je préconise de créer rapidement une équipe projet et de nommer un référent « facture électronique » dans votre entreprise.

Avant d’établir la feuille de route, ce dernier s’informera et se formera. Il consultera ses prestataires habituels qui pourront lui transmettre des informations essentielles et d’actualité.

Mise en place d’une cartographie des flux de vente et d’achat

Avant de prendre des décisions organisationnelles, le projet débute par l’identification des flux.

Analysez leur nature, la quantité, le mode de transmission des factures et les formats. Passez en revue l’ensemble des transactions côté client comme fournisseur. Cette cartographie vous permettra de dégager des « cas d’usage », c’est-à-dire les différents cas de figure que vous pouvez rencontrer dans votre activité, tant pour les ventes que pour les achats.

Pour chaque cas, identifiez les différentes étapes du processus de dématérialisation et d’automatisation du processus achat, comme vous le faites pour la piste d’audit fiable. Je suggère de profiter de cette analyse pour dégager les points d’amélioration.

Préparation de l’acceptation des factures électroniques fournisseurs en réception

Cette étape correspond à la première marche obligatoire de la réforme de la facture électronique.

En effet, la première date du calendrier contraindra chaque entreprise à se mettre en capacité d’accepter le format électronique en réception. 

Dès le nouveau calendrier annoncé, je vous suggère quelques actions et réflexions à mettre en place :

• Inscrire l’entreprise dans l’annuaire tenu par le portail public de facturation en vue du routage ;
• Organiser la gestion du retour de statut pour chaque facture fournisseur (dépôt, rejet, refus, encaissée) ;
• Préparer la réception des trois formats légaux ;
• Structurer l’organisation administrative pour accepter la cohabitation de flux entrants différents (factures électroniques et papier) en fonction des fournisseurs.

Choix d’une solution pour la dématérialisation de vos factures

Ce que je vous conseillerais, c’est de commencer par réfléchir à la façon de dématérialiser vos propres factures clients au sens de la réforme.

Vous pouvez opter pour :

• un opérateur de dématérialisation (OD),
• une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP),
• le portail public de facturation (PPF).

Appuyez-vous sur votre cartographie et les cas d’usage identifiés. Tenez-compte de la complexité potentielle de votre facturation. Analysez la capacité de vos prestataires actuels à vous accompagner. Enfin, étudiez le coût de chaque solution au regard des services offerts.

À savoir que certaines solutions de Gestion Électronique des Documents (GED) sont déjà OD et vont être compatibles PPF ainsi que partenaires PDP.

Communication et information autour des solutions et processus retenus pour la facturation électronique

Je perçois parfois une sous-estimation de cet aspect dans le pilotage de la dématérialisation : la communication.

Pourtant, comme dans de nombreux projets qui impliquent de conduire le changement, c’est un élément essentiel à la réussite. 

Il s’agit de communiquer vos choix à vos clients et à vos fournisseurs. Transmettez aussi les informations importantes en interne, notamment toutes les données nouvelles ou modifications de processus. Je pense aux workflows (circuit de transmission, validation, etc.), aux CGU, à la PAF, etc.

Émission des factures électroniques clients et préparation des données de transactions pour l’e-reporting

Enfin, en fonction des dates prévues pour votre entreprise, la dernière étape consiste à tester la conformité de vos factures électroniques en émission (formats et mentions obligatoires).

Pensez aussi à vous inscrire dans l’annuaire national auprès du PPF, sans quoi le routage des factures ne fonctionnera pas.

Quelle que soit la date butoir pour appliquer la réforme de la facture électronique dans votre entreprise, je recommande de ne pas attendre. Notamment, de démarrer le processus de dématérialisation pour les opérations de la chaîne fournisseur.

Vous commencerez ainsi à éradiquer le papier et à changer les habitudes. Vous préparerez sereinement chaque étape du projet et profiterez pour faire de cette obligation une opportunité organisationnelle.

* Jusqu'à présent, aucune entreprise n'a encore été habilitée en tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire.