Obligations et règles à suivre pour des factures conformes

Facture : une obligation pour toutes les entreprises ?

La facture est un document qui reprend toutes les informations concernant les conditions de la vente d’un bien ou d’une prestation de service. Elle vient officialiser la relation commerciale grâce à sa valeur juridique de preuve, et constitue également un document comptable à conserver en cas de contrôle.

Toutes les entreprises doivent-elles fournir une facture après un achat ? Si oui, quelles sont les mentions obligatoires à y faire figurer, et les règles à suivre pour s’assurer d’être en conformité ?

Dans cet article coécrit avec Charlène Serayet, gérante de Dasmind et experte en gestion administrative, on vous dit tout sur les obligations en facturation !

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Est-il obligatoire de fournir une facture ?

Le code de commerce énonce à l’article Article L441-3 l’obligation de facturation :

Tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doivent faire l’objet d’une facturation.

Voyons plus en détail ce qui dit la loi sur les factures :

Pour une vente à un professionnel, oui

Que la vente concerne un bien ou une prestation de service, l’émission d’une facture est un acte obligatoire lors d’une relation commerciale entre professionnels, quel que soit le type d’achat.

Pour une vente à un particulier, cela dépend

L’émission d’une facture n’est pas systématique dans le cas d’une vente à un particulier. Afin de ne pas manquer à vos obligations quand l’occasion se présentera, voici les situations où vous devrez obligatoirement fournir une facture :

• la vente à distance et par correspondance,
• les prestations de service dont le montant dépasse les 25 € TTC,
• les livraisons aux enchères publiques d’objets d’art ou de collection, les antiquités et les biens d’occasion.

💡 Bon à savoir : quel que soit le type de prestation ou de bien vendu, si un particulier vous demande une facture, vous avez l’obligation de la lui fournir.

Obligation facture auto-entrepreneurs

Oui. Comme toute entreprise, les auto-entrepreneurs doivent fournir une facture à chaque vente, dans le respect des règles énoncées précédemment.

Quelles sont les mentions obligatoires pour une facture conforme ?

Date

On fait apparaître la date d’émission de la facture. Si la date de livraison du bien ou d’exécution de la prestation est différente, il faudra alors la faire figurer dans la description.

Numéro

Chaque facture doit être numérotée en suivant l’ordre d’émission de manière stricte (il ne faut pas sauter de numéro, par exemple). Ce numéro unique est le meilleur moyen d’identifier la facture.

💡 Le numéro du bon de commande doit également y figurer, le cas échéant.

Identification vendeur

Voici toutes les informations permettant d’identifier le vendeur, à faire figurer sur la facture :

• raison sociale de l’entreprise ou nom du vendeur,
• adresse,
• adresse de facturation si différente,
• numéro SIRET et le lieu d’immatriculation,
• numéro d’identification TVA (pour les montants supérieurs à 150 €),
• statut juridique,
• montant du capital social, le cas échéant.

Identification acheteur

Voici toutes les informations permettant d’identifier l’acheteur, devant figurer sur la facture :

• nom ou dénomination sociale de l’acheteur,
• adresse,
• adresse de facturation si différente,
• numéro de TVA intracommunautaire.

Description

Le détail du bien ou du service facturé doit figurer sur la facture, afin de pouvoir être facilement identifiable :

• dénomination,
• quantité,
• prix unitaire HT,
• date de livraison du bien ou d’exécution du service.

Montant et TVA

Pour chaque ligne correspondant à un bien ou un service vendu, il faut faire figurer :

• montant total HT,
• taux de TVA applicable,
• montant total TTC,
• majorations ou ristournes éventuelles,

Il faudra aussi y faire figurer les différents totaux :

• total HT,
• total TVA (par type de TVA),
• total TTC de la facture,

Autres mentions obligatoires

Voici quelques exemples de mentions obligatoires et spéciales selon les cas :

• pour les franchisés de TVA : TVA non applicable selon l’article 293 B du CGI
• pour les membres d’un centre de gestion ou d’une association agréée : Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté ;
• pour les artisans et micro-entrepreneurs soumis à l’obligation de souscription à une assurance professionnelle : assurance souscrite au titre de l’activité (avec les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique de l’assurance) ;
• pour les achats concernant des meubles ou équipements électroniques : Écoparticipation DEEE ;
• pour tous les professionnels (hors microentreprise) : les conditions de paiement, la date d’échéance du règlement, le taux des pénalités de retard, l’indemnité forfaitaire de recouvrement en cas de retard de paiement.

Pour créer votre facture, vous pouvez vous appuyer sur notre modèle de facture gratuit à télécharger :

Les règles à suivre pour une facturation conforme

Numérotation des factures

Le numéro de facture est unique et doit respecter une suite continue, de manière chronologique et sans rupture. Il doit être inscrit sur toutes les pages du document.

Par exemple : facture 01, 02, 03, etc. ou avec un préfixe en fonction de l’année ou de l’année et du mois : 2019-XX ou 2019-01-XX.

Transmission des factures

À quel moment doit-on fournir une facture à son client ? La facture intervient avant ou après le paiement ?

L’Article L441-9 du code de commerce (1er octobre 2019) stipule :

le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de services au sens du 3° du I de l’article 289 du code général des impôts.

👆 Attention : on parle de livraison au sens fiscal du terme, c’est-à-dire au moment du transfert de la propriété et non de la livraison de la marchandise au sens matériel.

Cependant, il est admis par l’administration fiscale que la transmission de la facture puisse être opérée au moment de la livraison physique du bien :

• si le contrat de vente comporte une clause de réserve de propriété,
• ou si la livraison intervient dans un délai court après la génération du bon de commande ou de la signature du contrat, dans la limite d’un mois.

💡 Dans certaines situations, elle peut être aussi envoyée de manière différée. Dans le cas de multiples achats effectués par un client au cours d’une même période, une facture périodique reprenant le total peut être réalisée au plus tard à la fin du mois.

Concernant le mode d’envoi, il peut se faire :

• en main propre,
• par courrier,
• par email ou fax,
• de manière dématérialisée (facture électronique)

Modification ou annulation d’une facture

Vous avez fait une erreur sur une facture ? Pas d’inquiétude, vous pouvez toujours rectifier le tir, et c’est une pratique relativement courante (l’erreur est humaine après tout).

Voici les différentes marches à suivre en fonction de la situation :

• la facture a été créée mais pas encore envoyée, vous pouvez la modifier directement ;
• la facture a été envoyée au client mais pas encore réglée, vous ne pouvez modifier une facture qui a été envoyée, il vous faut générer une nouvelle facture rectificative avec un nouveau numéro de facture, qui portera la mention « Annule et remplace la facture n° xxx » concernée ;
• la facture a été réglée par le client
  • et vous lui devez de l’argent : vous devez éditer une facture d’avoir avec un montant négatif permettant d’annuler une partie ou la totalité du montant de la facture à modifier, en y faisant référence ;
  • et il vous doit de l’argent : la facture d’avoir rectificative devra mentionner la facture d’origine et le montant du complément à verser pour le client.

Découvrez notre modèle de facture d’avoir à remplir et personnaliser selon vos besoins :

Télécharger le modèle

Durée de conservation d’une facture

Combien de temps doit-on légalement conserver une facture ? Qu’elle soit au format papier ou électronique, il faut la conserver 10 ans à partir de la date de clôture de l’exercice comptable.

💡 Bon à savoir : concernant les factures électroniques, elles doivent être conservées électroniquement pendant un délai de 3 ans. Si l’authenticité de la facture est garantie par la signature électronique, conservez-là alors dans son format original pendant 6 ans.

Elles peuvent ensuite continuer d’être conservées au format papier jusqu’à la fin des 10 années.

Le mot de l'experte

Outre l’importance de gérer efficacement ses factures, le fait de manquer aux obligations règlementaires en termes de facturation peut amener à plusieurs types de pénalités :

• Sanctions financières : les entreprises peuvent être soumises à des amendes et des pénalités financières, souvent calculées en pourcentage du montant des factures non conformes ou non émises.
• Impacts sur la Trésorerie : le non-respect des obligations de facturation peut entraîner des retards de paiement de la part des clients, ce qui affecte la trésorerie de l’entreprise.
• Conséquences Légales : dans certains cas, le non-respect des règles de facturation peut entraîner des litiges juridiques avec les clients ou des actions en justice de la part des autorités fiscales.

Mieux vaut donc être vigilant sur l’édition de ses factures ! Mon conseil est toujours le même afin d’éviter les erreurs : utiliser un logiciel dédié. Il en existe beaucoup sur le marché (Pennylane, Axonaut, Sellsy…) dont certains gratuits pour ceux qui sont réticents (Facture.net, Henrri…). De plus, la facturation électronique obligera tout le monde à bien gérer ses factures, alors autant le faire dès maintenant !

Charlène Serayet, Fondatrice et gérante de Dasmind

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Respecter ses obligations grâce au logiciel de facturation

Afin de limiter au maximum les erreurs sur vos factures et vous assurer de les centraliser pour toujours les retrouver, utiliser un logiciel de facturation est une bonne idée, surtout à l’ère de la dématérialisation des factures. Cela devient même essentiel lorsque le nombre de factures commence à augmenter sérieusement.

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Un logiciel de facturation automatise toutes vos tâches de la création de devis ou de factures récurrentes, au suivi des encaissements, jusqu’à la gestion des relances en cas d’impayé. Vous obtenez une meilleure visibilité sur vos activités en cours (encaissements, décaissements, paiements en attente), et gagnez ainsi un temps précieux !

Enfin, et cela n’est pas négligeable, un logiciel de facturation vous assure d’être en conformité avec la législation, celle-ci pouvant changer au fur et à mesure des années.