Votre exemple de facture proforma pour gérer… comme un pro !

Vous êtes à la recherche d’un exemple pour votre facture proforma ?

Pro forma signifie en latin « pour la forme ». Une facture pro forma est donc une facture provisoire ressemblant à une facture définitive, les valeurs légale et fiscale en moins. Elle n’entre pas dans la comptabilité d’une entreprise.

Toutefois, elle nécessite un certain formalisme.

Alors, comment établir une facture pro forma en bonne et due forme ? Téléchargez gratuitement notre modèle à compléter et suivez nos conseils.

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Modèle facture pro forma à télécharger

Prêt·e à élaborer votre première facture proforma ?

Vous pouvez vous inspirer de notre exemple de facture pro forma pour débuter. Téléchargez notre modèle pro forma Excel vierge, puis complétez-le avec vos propres informations.

Télécharger le modèle

Qu’est-ce qu’une facture pro forma ?

La facture proforma s’apparente à un devis présenté sous forme de facture, rédigée par le vendeur.

Elle indique à l’acheteur le descriptif du bien ou de la prestation de service qu’il va acheter, le montant qui lui sera facturé, mais aussi les conditions générales de vente.

Quand utiliser la facture proforma ? Cas d’usage

Si la facture proforma n'est pas obligatoire, elle facilite grandement les échanges commerciaux en formalisant les conditions d’une vente entre un vendeur et un acheteur.

Cela permet de se mettre d’accord sur les modalités, et de sécuriser le règlement de la commande en attendant la livraison du bien ou l’exécution d’une prestation de service, qui viendra avec la facture définitive.

Il existe donc plusieurs situations où l’usage de la facture proforma est particulièrement utile, notamment pour :

• étayer une demande de crédit pour des travaux, ou de subvention pour un projet associatif, auprès des banques ou institutions, avant que l’acheteur ne s’engage dans un achat sans les fonds suffisants ;
• solliciter une autorisation auprès des douanes en cas d’import-export de marchandise, ou pour établir une déclaration de valeur, notamment pour des produits offerts (échantillons) ;
• demander un paiement en avance et offrir un escompte, en cas de nouveau client ou de suspicion de mauvais payeur par exemple ;
• faciliter les partenariats BtoB, en formalisant et valorisant les échanges ;
• justifier une exonération de TVA auprès de l’administration fiscale.

💡 Contrairement à un devis, elle peut servir de justificatif de dépense ou d’investissement.

Quelle est la différence entre une facture pro forma et une facture définitive ?

La facture proforma a ses propres spécificités. Contrairement à une facture définitive, la facture proforma :

• n’est pas prise en compte dans la comptabilité,
• n’engage pas les deux parties,
• ne suit pas le même système de numérotation,
• mentionne le terme pro forma en en-tête,
• peut être modifiée après négociations.

Comment compléter mon modèle de facture proforma ? Les mentions obligatoires

Ce n’est pas parce qu’elle n’est pas obligatoire qu’elle ne doit pas suivre un certain formalisme.

Voici les informations à renseigner sur votre modèle de facture proforma :

• l’intitulé pro forma ou proforma,
• le numéro du document. Toutefois, ne s’agissant pas d’un document comptable, la numérotation n’est pas obligatoire. Elle sert surtout à faciliter le suivi,
• la date d’émission,
• l’identification de l’entreprise (raison sociale, adresse, etc.),
• le nom du prospect ou client,
• la référence de la commande,
• le contenu de la commande (articles et quantités),
• le mode de livraison et le délai,
• les conditions tarifaires (prix unitaire HT, frais de port, TVA, prix TTC),
• les délais de paiement,
• les éventuelles déductions,
• la validité de l’offre,
• les conditions particulières, le cas échéant.

Si vous opérez une transaction internationale, indiquez également la devise utilisée et les Incoterms (International Commercial Terms), tels que les conditions de la livraison ou les assurances.

Une fois votre modèle complété, il ne vous reste plus qu’à l’enregistrer puis à l’imprimer pour l’envoyer au client. Nous vous conseillons de recourir au format PDF, car il garantit la non-modification des informations.

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Faut-il utiliser un logiciel de facturation pour réaliser une facture proforma ?

Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?

Parce que vous pouvez passer d’un devis à un bon de commande, d’une facture pro forma à une facture définitive, en quelques clics.

Les numéros sont générés automatiquement, et vous pouvez suivre votre trésorerie, procéder à des relances, de façon optimale.

Surtout, vous consacrez votre temps à d’autres tâches, à la valeur moins… administrative !

Sélection et comparatif de logiciels

Les références en la matière ne manquent pas. Que vous soyez auto-entrepreneur, TPE, PME, vous trouverez de bons exemples de solutions cloud ci-dessous.

• Axonaut. Comment faire une facture pro forma avec ce logiciel ? Depuis la fiche d’un prospect/client, vous cliquez sur le + dans la partie « Devis, Commandes et Factures en cours » puis sur » Ajouter une commande ». Il suffit alors de créer le document en renseignant les différents champs : Titre du document : Proforma ; Date du document ; Marchandises/Services vendus, etc.
  
  
• ClicFacture. La solution met à disposition toutes sortes de documents comptables et commerciaux : factures, devis, pro forma, avoirs, etc. La facture pro forma peut être transformée automatiquement en facture, dès l’acceptation définitive du client.
  
  
• Debitoor. Après avoir créé ou sélectionné un client existant, sélectionné les produits ou services concernés et choisi le design de la facture, il suffit de cliquer sur « enregistrer » au lieu de « compléter la facture », et le document apparaît dans les brouillons avec l’intitulé « facture proforma ».
  
  
• Pennylane. Outil de gestion financière complet pour TPE et PME, Pennylane se distingue par sa large couverture fonctionnelle (facturation, comptabilité, gestion de trésorerie, etc.). Il permet donc d’éditer simplement des factures proforma, grâce aux données pré-renseignées (fiche client et produit). Convertissez-les ensuite en un clic en factures normales.
  
  
• Quickbooks Facturation. Adressé aux TPE, le logiciel vous permet d’élaborer très simplement et rapidement vos documents (factures, devis, etc.). Par exemple, pour la facture proforma, il vous suffit de construire un modèle. Ensuite, pour générer la facture en elle-même, il ne vous reste plus qu’à créer un devis puis à le personnaliser à l’aide de ce modèle.
  
  
• Sage 50 Compta & Facturation. À destination des TPE et petites PME, l’outil vous accompagne dans la création de toutes vos pièces commerciales, dont la facture proforma. Il vous suffit de sélectionner la nature du document à établir, de renseigner les informations client (par leur nom ou par leur code) et les articles concernés par un simple glisser-déposer.
  
  
• Sellsy. Cette suite CRM française complète, à destination des TPE et PME, comprend un module de facturation & gestion pour gagner du temps dans vos tâches quotidiennes, et donc dans l’édition de vos factures proforma : automatisation des données, saisie ultra-rapide, mentions obligatoires, etc. Bien sûr, vous pouvez ensuite les convertir en factures définitives en quelques clics seulement.

Maintenant que vous connaissez l’intérêt de la facture pro forma, exploitez-la pour développer votre relation client.
Personnalisez le document, et mettez en valeur votre plus-value. Vous avez là un réel outil de communication sur votre produit ou votre service, et les conditions avantageuses que vous pouvez y ajouter.