Pros du BTP : faire une facture de situation pour vos chantiers est plus simple que vous pensez !

Vous êtes une entreprise du bâtiment et vous devez émettre des factures de situation à vos clients ? Que vous doutiez sur la forme d’une situation de chantier, cherchiez à automatiser le processus de facturation, ou vous demandiez comment faire une facture, vous êtes au bon endroit.

Mentions obligatoires, suivi de l’avancement du chantier, différence avec une facture d’acompte ou présentation d’une situation globale ou situation détaillée… Cet article fait le point et vous présente plusieurs outils pour gagner du temps, de l’exemple de situation Excel au logiciel dédié pour vous accompagner sur vos chantiers.

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Qu’est-ce qu’une facture de situation ? Définition

Une facture de situation, aussi appelée situation de chantier ou situation de travaux, est une facture intermédiaire. Elle sert aux entreprises du secteur du bâtiment à facturer leurs clients avant la livraison du projet et, ainsi, à étaler les règlements.

Pour ce faire, il faut indiquer le pourcentage d’avancement de la situation globale ou de la situation détaillée. Que les prestations soient réalisées par un ou par plusieurs prestataires, la facture de situation reprend :

• le degré d’avancement,
• le montant hors taxe (HT),
• et le montant toutes taxes comprises (TTC)

💡 Bon à savoir : d’un point de vue légal, la situation de travaux n’est pas considérée comme une véritable facture, mais plutôt comme un acompte.

Particularités du BTP : la facturation en lots ou marchés

Dans le BTP plus que dans d’autres secteurs d’activité, les travaux se réalisent sur une période relativement longue, d’où l’utilité d’une facture de situation faisant l’état d’avancement du chantier en pourcentage (10 %, 25 %, 75 %, etc.).

Or, vous avez deux manières de mesurer l’avancement du chantier et donc de le facturer.

• Soit en indiquant le pourcentage d’avancement global du chantier :
  • on a alors une situation globale,
  • avec un pourcentage d’avancement et un montant pour tous les marchés réalisés.

• Soit en indiquant le pourcentage d’avancement par prestation spécifique, appelée lot ou chantier
  • on a alors une situation détaillée,
  • avec un pourcentage d’avancement et un montant pour chaque marché réalisé,
  • par exemple, on mettra une ligne avec l’avancement en % pour la pose du carrelage, une autre pour l’isolation des combles, et une dernière pour la peinture.

☝️ À noter : le mode de facturation, global ou détaillé, doit être le même tout au long du chantier.

Pourquoi faire une situation de travaux ?

• Pour échelonner les paiements pour l’entreprise ou l’entrepreneur du BTP ;

• Pour alimenter la trésorerie sans attendre la fin d’un chantier, qui peut prendre plusieurs semaines, mois, voire plusieurs années, et ainsi ne pas mettre en péril la santé financière de l’entreprise ;

• Pour financer les matières premières et le matériel nécessaires à la réalisation des travaux et pour payer la main-d’œuvre qui réalise le chantier ;
  
  
• Pour gagner en visibilité sur l’avancement du chantier et avoir une meilleure gestion du budget d’un projet de travaux.

Différences entre facture d’avancement, d’acompte ou de situation 

Facture d’avancement est un autre terme utilisé pour désigner la facture de situation. Il s’agit donc du même document.

En revanche, une facture d’acompte concerne le règlement d’une partie du montant total, mais elle est émise avant la réalisation de la prestation. Elle est suivie d’une facture de solde à la fin du projet.

La facture d’avancement ou de situation est émise après la réalisation de la prestation.

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Comment faire une facture de situation de travaux ?

Pour comptabiliser une facture de situation, suivez ces quelques conseils :

1. Renseigner les mentions obligatoires

La facture de situation étant avant tout une facture, elle doit répondre aux obligations qui encadrent son utilisation, à commencer par les mentions obligatoires à y faire figurer :

• date et numéro de la facture,
• raison sociale et informations concernant l’entreprise,
• montant à régler et TVA,
• informations concernant le client, etc.

💡 Voir la liste complète des mentions obligatoires à faire figurer sur une facture.

ℹ️ Les factures émises par les entreprises du bâtiment doivent comporter des mentions particulières :

• l’adresse du chantier, si elle diffère de l’adresse de facturation,
• l’assurance souscrite au titre de l’activité par l’artisan ou entrepreneur du bâtiment (loi Pinel), avec les coordonnées de l’assureur ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie,
• les « montants hors taxe » sur les factures d’autoliquidation (Article 293 B du CGI).

Les factures de situation doivent, en plus, faire figurer :

• la numérotation spécifique : « facture n° X - situation n° X sur devis n° X »,
• le degré d’avancement et l’état des travaux par marché avec :
  • la désignation du marché,
  • le degré d’avancement à la dernière échéance (ou dernière situation),
  • le degré d’avancement pour cette situation,
  • les montants HT et TTC pour chaque marché,
• les montants HT et TTC totaux de la situation.

2. Suivre un modèle de situation de travaux

Vous avez peur d’oublier une mention obligatoire, de vous tromper dans le calcul d’un montant ? Téléchargez gratuitement notre exemple de facture de situation de travaux Excel :

Vous n’avez « plus qu’à » créer des copies du modèle pour chaque document et le mettre à jour avec les informations du chantier en cours.

3. Réaliser la facture de clôture

À la fin du projet, une dernière facture est produite et transmise au client : la facture de clôture, ou facture finale. Cette dernière reprend toutes les factures de situation émises depuis le début du projet.

Comme son nom l’indique bien, elle permet de clore le contrat et la relation entre le prestataire et son client.

💡 Elle doit comporter les mentions obligatoires d’une facture classique, et doit récapituler l’ensemble des factures intermédiaires précédentes (factures d’acompte, factures de situation, 

4. S’appuyer sur un logiciel de facturation pour BTP

Et si on vous disait qu’il est possible de créer des factures de situation en quelques clics ? Oubliez les factures manuelles, les erreurs qui vont avec et les modèles de factures mal dupliqués qui prennent un temps fou à remplir.

Il existe aujourd’hui des logiciels spécialisés, parfaitement adaptés aux besoins des entreprises du bâtiment. Par exemple : 

• Graneet est une plateforme de gestion administrative et financière adressée aux PME du BTP. Elle compte donc la facturation parmi ses nombreuses fonctionnalités. Avec Graneet, vous gagnez du temps et réduisez le risque d’erreurs, puisque le logiciel intègre tous les paramètres (auto-liquidation, retenue de garantie, etc.) afin de générer automatiquement vos factures de situation. Il ne vous reste plus qu’à remplir vos pourcentages d’avancement de travaux !
  
  
• INFast est une solution de facturation pour les TPE. Grâce à cet outil, vous transformez un devis émis en situation détaillée ou globale en quelques clics, et émettez rapidement des factures de clôture à la fin du chantier. INFast prend également en charge le suivi des chantiers et des paiements, afin d’optimiser votre gestion commerciale. 

Adoptez le bon logiciel, et vous passerez enfin plus de temps sur vos chantiers que dans les papiers !