La facture transport pour une entreprise qui roule
La vente de marchandises suppose une dimension logistique parfois complexe. Le transport des marchandises est assuré par des transporteurs internes ou externes, et afin d’éviter tout litige et assurer la réception des marchandises, chaque frais doit être recensé. La facture transport constitue la preuve des échanges entre le transporteur et votre entreprise, et peut être demandée par des institutions légales. D’où le fait que la facture transport doit être correctement remplie et n’oublier aucun détail !
Dans cet article, on vous donne les outils pour faciliter la facturation de vos transports avec un modèle gratuit à télécharger. 👇
Qu’est-ce qu’une facture transport ?
Définition
La facture transport est un document qui atteste une vente établie entre le transporteur et l’entreprise. Sur la facture figurent plusieurs informations nécessaires à sa bonne conformité comme :
- le type de marchandise,
- les quantités achetées,
- la somme totale due,
- les délais de livraison.
Les modes de transport et les offres s’étant considérablement multipliés depuis plusieurs années, les entreprises doivent faire un choix pour concilier un service de qualité et des tarifs adaptés à leur budget. Pour ce faire, il vaut mieux mener l’enquête et comparer tous les différents moyens de transport. On l’a fait pour vous, et nous avons trouvé deux méthodes de calcul principalement utilisées par les transporteurs que vous devez connaître ! 😁👇
La taxe au poids
La taxe au poids est la 1ʳᵉ méthode de calcul qui doit attirer votre attention. Il s’agit de calculer un poids fictif par rapport au poids réel (mesuré en tonne) et au volume (mesuré en mètre cube) utilisé par les marchandises pour obtenir le poids taxable déterminant le tarif du transport. En fonction du mode de transport, le tarif varie comme suit.
🚛 Le transport routier
Le tarif est fixé en fonction du poids, du type de marchandise et de la distance parcourue. Les tarifs sont raisonnables par rapport aux autres méthodes de transport, mais plus sujets aux accidents et aux délais. La taxe au poids peut-être calculée avec un rapport d’⅓.
🚢 Le transport maritime
Le transport maritime permet d’acheminer des marchandises très lourdes et à longue distance, mais le voyage peut parfois être long. Le tarif est fixé de cette façon : « 1 tonne de marchandises par mètre cube utilisé »
🚅 Le transport ferroviaire
Le transport ferroviaire est rapide et plutôt sûr, mais il faut tenir compte des dessertes parfois limitées. Prenez garde aux taxes douanières qui peuvent alourdir la note finale.
✈️ Le transport aérien
Le transport aérien est le plus rapide, mais le plus onéreux. Pratique pour le transport de marchandises périssables ou légères, il n’est en revanche pas recommandé pour les marchandises trop encombrantes. Il faut calculer le rapport d’⅙ entre le poids et le volume des marchandises.
La taxe forfaitaire
La taxe forfaitaire est surtout utilisée pour le transport de conteneurs, c’est-à-dire les marchandises déjà conditionnées. Pour cette méthode de calcul, c’est très simple, le prix est fixé par conteneur, et il faut le multiplier par le nombre de conteneurs transportés.
Comment faire une facture transport ?
Bonnes pratiques facturation transport
Pour réussir votre facturation transport, 3 types de documents sont nécessaires :
1️⃣ Le devis
Le devis est le premier document qui détaille des travaux à exécuter avec l’estimation des prix. Il convient notamment d’évoquer :
- la description détaillée des marchandises à transporter,
- le prix de la prestation,
- les conditions du service,
- etc.
2️⃣ Le bon de livraison
Le bon de livraison est un document qui détaille le contenu d’une livraison et qui permet de transférer la possession de marchandises. Il peut prendre la forme d’un document papier ou dématérialisé. Ce document est primordial pour prouver qu’une livraison a bien été effectuée, et il vous sera demandé par des institutions légales en cas de litige. Conservez-le bien précieusement ! 🔒
Les prix de la prestation de service ne sont pas forcément indiqués sur le bon de livraison, pas de panique si vous ne les voyez pas ! En revanche, il est fortement recommandé d’imprimer plusieurs exemplaires du bon de livraison, notamment pour :
- le vendeur,
- l’acheteur,
- et un exemple signé par l’acheteur, conservé par le vendeur.
3️⃣ La facture
La facture est le dernier élément pour finaliser le processus. Elle atteste de l’achat ou de la vente de biens ou services, et contrairement au bon de commande, la facture a une valeur légale. De plus, la facture est le document de base à partir duquel sont faites les déclarations auprès de l’administration fiscale.
Les mentions indispensables
Bien que la facture transport soit similaire à une facture standard, vous devez faire figurer quelques mentions bien spécifiques au secteur afin qu’elle réponde aux normes légales.
Voici une liste des éléments à mentionner :
- le titre de la facture sur l’en tête du document,
- le numéro de facture pour l’identifier facilement,
- la date d’émission et la date à laquelle la facture a été faite,
- les coordonnées du client avec le nom ou raison sociale, l’adresse, le numéro de TVA au besoin,
- les coordonnées du prestataire avec votre nom ou votre raison sociale, votre adresse, votre numéro de TVA au besoin,
- la description détaillée de la marchandise vendue (plus il y a de détails, mieux c’est),
- les TVA si vous êtes concernés,
- les frais supplémentaires comme les frais d’emballage et de transport,
- le montant total en HT (hors taxes) et TTC (toutes taxes comprises).
💡 Si vous vous destinez à transporter vos marchandises uniquement sur le territoire français, le taux à 20 % sera appliqué.
Modèle à télécharger
Si vous n’avez pas le temps de créer votre propre facture transport, vous pouvez utiliser notre modèle gratuit !
Modèle facture transport
À télécharger gratuitementUtiliser un logiciel spécialisé
La facture demande un certain temps et il se peut que des erreurs s’en mêlent… 👀 Comme beaucoup d’autres entreprises de transport, utiliser un logiciel spécialisé s’est imposé comme une solution miracle. Plus besoin de rédiger vous-même les facteurs, le logiciel se charge des factures électroniques pour vous !
Le logiciel de transport et le logiciel de facturation sont les solutions informatiques qui automatisent la gestion des devis, des factures et le suivi des paiements pour des opérations simples de gestion commerciale. Certains permettent de suivre en temps réel le niveau de trésorerie de l’entreprise et de permettre des paiements en ligne. En bref, l’assistant comptable idéal pour les petites et moyennes entreprises !
Avantages
- la conformité légale (pour rappel, créer des factures avec Excel est illégal depuis la mise en œuvre de la nouvelle loi de finances),
- l’automatisation des tâches comme la création des documents pour vos clients, l’archivage de leurs données, la facturation récurrente et les relances,
- le pilotage de la trésorerie de votre entreprise,
- la réalisation d’une mise en page parfaite,
- la déclaration de la TVA automatique qui vous permet de gagner du temps,
- l’archivage des données de toutes vos marchandises pour les retrouver facilement en un clic.
Exemple d’outil
Dashdoc est un logiciel en ligne spécialisé dans le secteur de transport routier de marchandises. Il permet de gagner du temps d’exploitation et d’organiser la gestion globale de votre entreprise.
Pilotez les transports, du planning à la facturation en quelques clics et archivez les informations nécessaires et les documents utilisés pour vos prestations en temps réel sur un logiciel sécurisé. L’interface fluide et ergonomique vous permet de prendre facilement en main l’outil. Et pour encore plus de rapidité, le logiciel propose une fonctionnalité de dématérialisation des documents et une application chauffeur.
En résumé
La facture transport est un document essentiel pour les entreprises du secteur de transport de marchandises. Elle atteste de la vente de vos marchandises et doit répondre à une certaine conformité légale. En cas de litige, les factures transports peuvent vous être demandées. Depuis la nouvelle loi de finances, les factures sont la cible de règles strictes. Faites bien attention d’y faire figurer tous les éléments énoncés plus haut. Et si vous n’avez ni le temps ni l’envie de vous embêter avec la paperasse, il existe d’autres solutions comme l’utilisation d’un logiciel spécialisé ! 😌