6 conseils pour digitaliser et améliorer votre processus de facturation

La gestion de la trésorerie d’une entreprise peut prendre des airs de casse-tête pour quiconque n’y est pas familier. Pourtant, elle repose sur des principes plutôt simples, entre encaissements et décaissements.

Pour faire entrer de l’argent, il convient de vendre des produits ou des services (jusqu’ici, vous suivez ? 😁). Après la validation d’un devis auprès d’un client, une facture lui est envoyée. Il s’agit donc ni plus ni moins que d’une demande de paiement.

Néanmoins, ce processus de facturation est soumis à une réglementation précise. Pour être certain d’être aux normes et assurer une gestion saine de la trésorerie, passer à la facturation dématérialisée est vivement recommandée. On vous explique pourquoi et comment dans cet article coécrit avec Charlène Serayet, gérante de Dasmind et experte en gestion administrative.👇.

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Qu’est-ce que le processus de facturation ?

Le processus de facturation correspond à toutes les étapes qui englobent l’envoi d’une demande de règlement de la part d’un créancier à un débiteur jusqu’à la réception du paiement.

Pour rappel, une facture fait figure de preuve juridique d’une vente ou d’une prestation. De la même manière, il s’agit d’un justificatif comptable indispensable à la bonne tenue de la trésorerie. En cas de contrôle de la part des autorités fiscales, le processus de facturation de l’entreprise est passé au crible.

Parmi les éléments qui doivent impérativement figurer sur une facture, on peut relever :

• l’identité du prestataire et celle du client,
• la dénomination du produit ou de la prestation,
• la date d’émission de la facture,
• la date de vente associée à la prestation ou au produit,
• le montant total de la transaction.

💡 Pour être certain d’être au point sur le sujet, n’hésitez pas à vous rafraîchir la mémoire en consultant notre article sur les mentions obligatoires en matière de facturation 👈.

En bref, chaque entreprise doit suivre un processus de facturation strict et encadré.

Processus de facturation : les 3 erreurs à éviter

#1 Un stockage désordonné

S’il y a bien une règle à respecter au niveau du processus de facturation, c’est la classification !

Toute entreprise est censée pouvoir retrouver et envoyer une facture archivée en quelques minutes. Cette bonne organisation s’avère précieuse en cas de contrôle ou plus largement lors du bilan comptable 👍.

#2 Opter pour le mauvais taux de TVA

Il s’agit d’une erreur récurrente à laquelle doivent faire face de nombreuses entreprises.

Cela est d’autant plus fréquent pour les sociétés qui réalisent des opérations commerciales avec des clients ou des fournisseurs étrangers 🌎.

# 3 Supprimer une facture en cas d’erreur

Une coquille sur une facture est vite arrivée. Quand la situation se présente, inutile de paniquer.

Or, un mauvais réflexe consiste à supprimer la facture erronée. Pourquoi ne faut-il surtout pas agir de la sorte ? Tout simplement parce que les factures sont liées par une numérotation bien précise et qu’un trou dans celles-ci peut vous jouer de vilains tours en cas de contrôle 😬.

En cas d’erreur, privilégiez une facture rectificative ou tout simplement une facture d’avoir 👌.

Comment améliorer le processus de facturation ?

Conseil n° 1 : Passez à la digitalisation du processus de facturation

Pendant très longtemps, le processus de facturation est passé par le support papier. Si ce dernier tient encore la corde chez quelques irréductibles, le format numérique gagne toujours plus de terrain. Et c’est bien normal quand on sait que ce format dématérialisé sera obligatoire pour toutes les entreprises à compter de 2026 🕑.

Parmi les avantages non négligeables associés à la digitalisation du processus de facturation, on peut mentionner :

• un gain de temps important grâce à l’automatisation des tâches les plus chronophages,
• un suivi simplifié de la facturation,
• un gain d’espace de stockage (eh oui, le papier prend de la place ! 😊).

💡 Qui dit digitalisation dit utilisation d’outils spécifiques.

• Compleo Hybrid par exemple, est un logiciel de dématérialisation documentaire tout-en-un et évolutif. Grâce à son module spécialement dédié à la facturation électronique, il vous permet de mettre en place des circuits électroniques de validation et de signature via workflows prédéfinis et entièrement paramétrables en quelques clics. Vos factures sont automatiquement converties au format que vous souhaitez (FacturX, UBL, CII…) et vous vous assurez un processus de facturation digitalisé conforme et automatisé.
  
  
• La plateforme Regate. Conçue comme un véritable cockpit financier, la plateforme s’intègre nativement à votre logiciel de comptabilité et fluidifie l’ensemble de vos traitements et imputations comptables. Regate vous permet d’émettre vos devis et factures clients (au format Factur-X, conforme pour la facturation électronique), de les retrouver facilement, de suivre les règlements et de relancer les impayés grâce à différents scénarios. Vous pouvez donc vous faire payer plus rapidement, d’autant que Regate vous permet d’envoyer un lien de paiement à vos clients. Et comme la plateforme est intégrée à votre logiciel de production comptable, toutes vos ventes remontent automatiquement dans votre comptabilité.
  
  
• On peut également citer la plateforme Neotouch. Grâce à cette solution de dématérialisation de la facturation client, vous gagnez en temps et en fiabilité dans l’ensemble de vos opérations. En parallèle, elle optimise votre processus de relance afin de réduire vos délais de paiement, et vous permet de vous conformer facilement aux obligations légales (authenticité et origine de la facture, intégrité du contenu, lisibilité, etc.).

Le mot de l'experte

Il est important de noter que le processus de facturation peut être automatisé grâce à des logiciels de facturation.

Voici quelques avantages de l'automatisation de la facturation :

• Gain de temps : la création et l'envoi des factures sont automatisés.
• Réduction des erreurs : les erreurs de saisie sont moins fréquentes, des avertissements concernant la TVA à appliquer sont présents.
• Amélioration du suivi des factures : vous pouvez suivre en temps réel l'état de vos factures, et une nomenclature est présente par défaut ce qui facilite la recherche et le classement. 
• Meilleure image de marque : vous donnez une image professionnelle à vos clients avec des factures conformes, éditées correctement, et envoyées au bon moment. 

Charlène Serayet, Fondatrice et gérante de Dasmind

Conseil n° 2 : Envoyez des devis personnalisés pour favoriser les relations commerciales

Cela peut sembler un peu tiré par les cheveux, mais pourtant !

La plupart des logiciels de facturation proposent l’envoi de devis personnalisés. En envoyant un devis détaillé de vos prestations à un client, vous gagnez plus facilement sa confiance.

Qui plus est, celui-ci a une idée détaillée des tarifs que vous proposez et peut y ajuster son offre commerciale.

Par ailleurs, transformer un devis en facture est très facilement réalisable à l’aide de ce type de logiciel.

Conseil n° 3 : Gérez plus finement votre clientèle

Grâce à un logiciel, vous pouvez développer un carnet d’adresses bien rempli. Chaque transaction effectuée est enregistrée dans votre base de données clients. Il est alors très simple de suivre l’évolution des commandes d’un client et de lui proposer des offres commerciales adaptées à ses habitudes et ses besoins.

De la même manière, vous avez la possibilité d’automatiser vos factures récurrentes. Une option des plus pratiques, notamment si votre entreprise repose sur l’économie de l’abonnement.

Conseil n° 4 : Simplifiez le paiement en ligne

Parmi les options qui se démocratisent de plus en plus au sein des logiciels de facturation, le paiement par carte bancaire fait figure d’incontournable. Directement intégrée au sein du logiciel — et par extension au sein de la facture via un lien PDF — cette option de paiement a l’avantage d’être rapide, pratique et sécurisée ✅.

Ce modèle de paiement est surtout adapté aux règlements ponctuels. Face à un système d’abonnement basé sur un paiement régulier, le règlement SEPA — également proposé par les logiciels de facturation — reste la norme.

Conseil n° 5 : Favorisez le processus de recouvrement

Les retards de paiement — quand ce ne sont pas des impayés — sont une véritable épée de Damoclès au-dessus des têtes de l’équipe comptable. Du point de vue de la gestion de la trésorerie, devoir composer avec des paiements en attente peut même s’avérer très dangereux pour la santé économique de votre entreprise ⚠.

Pour éviter d’en arriver là, les logiciels proposent des solutions adaptées. Elles proposent notamment un système de relance automatique. En cas de retard de paiement, l’envoi d’un email ou d’un SMS est déclenché. En fonction de l’évolution du retard, l’espacement des rappels se resserre. Vous avez par ailleurs la possibilité de personnaliser la nature du message en fonction de la situation (simple relance, avertissement, etc.).

Conseil n° 6 : Fluidifiez la trésorerie et tirez profit de la data

L’une des grandes forces des logiciels réside dans la possibilité de lier processus de facturation et compatibilité. Autrement dit, procéder à des rapprochements bancaires automatiques. Le travail est alors grandement simplifié pour vos équipes comptables qui bénéficient d’un meilleur suivi de la trésorerie 🔍.

En outre, les logiciels de facturation sont réputés pour l’analyse des KPIs qui découlent de la récolte des données clients. De nombreuses solutions proposent la création de tableaux de bord personnalisables. Selon vos objectifs, vous pouvez entamer des analyses poussées et en faire profiter vos équipes commerciales et marketing.

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Simplifier son processus de facturation en bref

Le processus de facturation est une étape qui ne doit être négligée en aucun cas.

Pour éviter les erreurs, utiliser un logiciel de facturation et/ou de dématérialisation des factures est chaudement recommandé. En plus de faire gagner un temps précieux, ils offrent de nombreux avantages à vos équipes comptables et contribuent à fluidifier la gestion de votre trésorerie.

Qui plus est, l’obligation de dématérialisation de la facturation approchant à grands pas, il est plus que temps de vous y plonger, si ce n’est pas déjà le cas.