Rapprochement facture et bon de livraison : si l’automatisation était la clé ?
Vous êtes chef d’entreprise et vous avez parfaitement conscience que le bon fonctionnement et la pérennité de votre organisation reposent sur la régularité et la conformité des processus comptables.
Parmi les différentes opérations de comptabilité incontournables, on compte le rapprochement de la facture et du bon de livraison. Suivant le même principe que le rapprochement bancaire, cette tâche, souvent complexe et chronophage pour vos collaborateurs, se révèle très importante à plus d’un titre.
En quoi consiste-t-elle ? Comment procéder au rapprochement de la facture et du bon de livraison ? Quelle solution pour automatiser cette procédure essentielle ? Réponses dans cet article.
Qu’est-ce que le rapprochement d’une facture avec le bon de livraison ?
En quoi consiste le rapprochement de la facture et du bon de livraison ?
Le rapprochement de facture avec le bon de livraison désigne une opération réalisée régulièrement par le service comptable d’une entreprise. Elle consiste à s’assurer que ce qui a été facturé par un fournisseur correspond en tout point à ce qui a été livré.
Ce n’est qu’après la vérification de la conformité des différentes pièces que le règlement de la facture d'achat peut intervenir, dans les conditions négociées (à réception de facture, 30 jours à compter de la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation, etc.).
Un processus essentiel
Le rapprochement d’une facture avec le bon de livraison constitue un processus clé pour l’entreprise, puisqu’il sert à garantir la conformité des opérations par rapport au bon de commande initial, et donc à déclencher le règlement des sommes dues.
Dans le détail, grâce à ce rapprochement, vous vous assurez :
- de la correspondance d’informations capitales telles que la date de livraison, le détail des articles commandés et leur quantité, le prix unitaire et le montant total ;
- du respect des termes de la livraison ;
- de la validité du justificatif de paiement ou du rejet de facture en cas d’écarts ;
- de l’application des conditions commerciales négociées ;
- de la conformité de la transaction.
☝️ Le processus de rapprochement de facture avec le bon de livraison se révèle aussi indispensable pour :
- garantir la transparence de la gestion financière de l’entreprise ;
- optimiser sa trésorerie en fonction des montants et des délais de paiement ;
- éviter les éventuels litiges avec les fournisseurs.
Les acteurs du rapprochement de la facture et du bon de livraison
Pour rappel, un bon de livraison (BL) définit un document commercial remis par le fournisseur au moment où le destinataire réceptionne les marchandises. Ce document liste l’ensemble des produits livrés (dénomination, référence), la quantité de chaque référence ainsi que le conditionnement. Le bon de livraison mentionne également les coordonnées du fournisseur et du destinataire.
La facture désigne, quant à elle, un document commercial, comptable et fiscal. Elle constitue une preuve juridique, et est émise par le vendeur après la livraison d’une commande.
De la même manière que le BL, la facture reprend le détail des produits livrés ou des services réalisés ainsi que le montant de chaque référence, pour établir le montant total hors taxes, la TVA si elle a lieu et le montant TTC.
Enfin, passons au bon de commande (BC). Celui-ci n’est pas obligatoire, mais recommandé. Il peut s’agir d’un document à part entière, généré à partir du devis accepté, ou du devis lui-même, signé et comportant la mention « bon pour accord ».
💡 Pour résumer, le bon de commande doit correspondre au bon de livraison, qui lui-même doit correspondre à la facture. Il convient d’archiver et de conserver pendant 6 ans, sous forme dématérialisée, ces pièces justificatives comptables.
Comment rapprocher une facture avec un bon de livraison ? Les 6 étapes
La procédure pour rapprocher une facture d’achat avec le bon de livraison correspondant nécessite 6 étapes.
Passons-les en revue. 👉
- La collecte. Réunissez les BL d’un côté et les factures de l’autre, en les classant selon votre organisation et le volume de pièces par fournisseur.
- Le contrôle. Vérifiez la présence des informations essentielles sur les documents, telles que :
- le nom et les coordonnées du fournisseur et du destinataire ;
- le numéro de commande ;
- la date et le lieu de livraison ;
- le détail des marchandises livrées et leur quantité ;
- la signature du destinataire sur le BL, validant la bonne réception ;
- le prix unitaire et le montant total.
- La comparaison/rapprochement. Comparez avec attention les correspondances entre les factures et les BL.
- Les notifications. Notez les écarts de rapprochement (quantité, référence, etc.) et les éventuelles anomalies.
- Les actions correctives. En cas d’écart, contactez les services internes destinataires de la livraison et le fournisseur afin d’obtenir les explications nécessaires, et d’éventuels ajustements.
- La validation. Si les pièces correspondent parfaitement, le rapprochement est validé et la facture est acceptée pour paiement. Dans le cas contraire, cette dernière est rejetée et retournée au fournisseur, alors tenu d’en produire une nouvelle conforme aux engagements pris.
Quelles sont les limites d’un rapprochement manuel ?
Le rapprochement de la facture avec le bon de livraison, réalisé de façon manuelle, induit des risques susceptibles d’engendrer un impact important sur la gestion comptable et financière de l’entreprise.
Parmi les risques courants, on retrouve :
- l’erreur humaine : le collaborateur peut ne pas relever un écart de rapprochement ou commet une erreur sur le numéro de pièce, les quantités, les références, le montant… lors de la saisie des pièces ;
- la fraude : avec un rapprochement manuel, la difficulté à identifier les fraudes internes ou externes s’accroît ;
- le manque de traçabilité dans le processus de rapprochement manuel ;
- une baisse d’efficacité lorsque le volume de factures et de BL à rapprocher est important… et les délais réduits ;
- des retards dans le traitement des opérations, et donc dans les paiements, qui fragilisent l’équilibre de la trésorerie, provoquent une détérioration des relations avec les fournisseurs et dégradent les conditions de travail de l’équipe comptable.
Pourquoi automatiser le rapprochement des factures avec les bons de livraison ?
Au regard des risques que le rapprochement de facture et du bon de livraison manuel fait peser sur le bon fonctionnement de votre entreprise, on vous recommande d’automatiser au maximum cette opération.
Plus concrètement, voici les avantages promis par l’automatisation du rapprochement :
- un gain de temps ainsi qu’une meilleure productivité ;
- une réduction des erreurs ;
- une détection rapide et automatique des anomalies et écarts de rapprochement ;
- une optimisation du processus, avec la dématérialisation des pièces commerciales et comptables tout du long ;
- une relation plus fluide entre vos fournisseurs et les services internes de votre entreprise.
🍒 Cerise sur le gâteau, l’automatisation du rapprochement de la facture avec le bon de livraison, opérée à l’aide d’outils numériques et de l’intelligence artificielle, renforce la sécurité des opérations. En effet, grâce à la traçabilité qui en résulte, vous obtenez une meilleure visibilité, en faveur d’une gestion optimale de votre trésorerie.
Quels outils pour vous accompagner ?
L’automatisation du processus de rapprochement de facture d’achat avec le bon de livraison s’effectue via des logiciels spécifiques, en particulier des solutions de dématérialisation de la facturation.
Ces applications intègrent des fonctionnalités de type auto-match, s’appuyant sur des algorithmes de reconnaissance de caractères (OCR) qui :
- déchiffrent les documents dématérialisés ;
- reconnaissent les informations clés à utiliser pour le rapprochement ;
- comparent l’ensemble des données.
Lorsque les documents matchent, le rapprochement est validé et la facture approuvée pour paiement.
🛠️ Exemple de logiciel :
Compleo Invoice Platform est une solution en ligne de facture électronique développée pour répondre aux besoins des PME, ETI et grands groupes. En automatisant vos opérations de réconciliation des documents, elle vous fait gagner un temps considérable dans votre traitement comptable. Riche en fonctionnalité et parfaitement sécurisé, Compleo Invoice Platform optimise également vos processus de validation (mise en place de workflows personnalisés), et se connecte à tous les ERP et outils de comptabilité, pour plus de fluidité.
Compleo Invoice Platform
Le rapprochement des factures et bons de livraison en bref
La dématérialisation des processus en entreprise et l’intégration de l’intelligence artificielle dans les outils de gestion facilitent et sécurisent l’exécution de tâches laborieuses et souvent répétitives.
Tel est le cas du rapprochement de facture avec le bon de livraison.
Cette procédure complexe, chronophage, et comportant de nombreux risques lorsqu’elle est effectuée manuellement, devient facile, rapide et fiable grâce à l’automatisation.
En utilisant des outils de dernière génération, vos équipes comptables pourront déléguer ces opérations et se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
De plus, grâce à l’automatisation, vous disposez d’une visibilité quasi en temps réel sur l’état de vos factures et de vos paiements, autorisant une meilleure gestion de votre trésorerie et des prises de décision financière plus éclairées.
Maëlys De Santis, Growth Managing Editor, a débuté chez Appvizer en 2017 en tant que Copywriter & Content Manager. Sa carrière chez Appvizer se distingue par son expertise approfondie en stratégie et marketing de contenu, ainsi qu'en optimisation SEO. Titulaire d'un Master en Communication Interculturelle et Traduction de l'ISIT, Maëlys a également étudié les langues et l'anglais à l'University of Surrey. Maëlys a partagé son expertise dans des publications telles que Le Point et Digital CMO. Elle contribue à l'organisation de l'événement SaaS mondial, B2B Rocks, où elle a participé à la keynote d'ouverture en 2023 et 2024.
Une anecdote sur Maëlys ? Elle a une passion (pas si) secrète pour les chaussettes fantaisie, Noël, la pâtisserie et son chat Gary. 🐈⬛