Maintenez l’équilibre de votre trésorerie en maîtrisant l’art de la refacturation
Dans le vaste univers de la facturation, focus aujourd’hui sur un sujet qui donne parfois du fil à retordre aux entrepreneurs : la refacturation.
La refacturation… késako ?
Il s’agit tout simplement du transfert des frais avancés par une entreprise pour le compte d’un client, par l’émission d’une facture distincte en vue d’un remboursement.
Si on apprécie cette démarche pour sa promesse de préservation de la trésorerie, elle n’en demeure pas moins un tantinet technique, notamment en matière de gestion de la TVA. De plus, gare à ne pas la confondre avec les frais de débours !
Alors, comment fonctionne la refacturation ? Existe-t-il un moyen de simplifier le processus ? On vous dit tout.
Définition de la refacturation
Que signifie le terme refacturation ?
La refacturation consiste à facturer à un tiers des coûts engagés au préalable. Elle intervient la plupart du temps lorsqu’une entreprise avance des frais pour le compte d’un client.
L’objectif ? Récupérer ces dépenses de façon transparente et éviter les frais injustifiés, afin de ne pas compromettre sa trésorerie.
On retrouve alors ce processus de refacturation dans de nombreux secteurs d’activité, tels que le BTP, le conseil ou encore l’organisation d’événements.
💡À savoir : dans certains cas, la refacturation inclut des frais annexes, comme une commission ou une marge. Il faut, bien sûr, en avoir informé le client au préalable.
La différence avec les frais de débours
⚠️ Attention à ne pas confondre la refacturation et les frais de débours !
En effet, si les deux processus relèvent d’une logique de remboursement, ils diffèrent dans leur nature ainsi que dans leur traitement fiscal.
Les frais de débours correspondent à des dépenses engagées par une entreprise au nom et pour le compte direct d’un client. Dans ce cas, elle agit comme intermédiaire et les charges en question ne figurent pas dans son chiffre d’affaires (elle n’en tire aucun bénéfice).
Par conséquent, il ne s’agit pas de frais imposables.
À l’inverse, les sommes concernées par la refacturation intègrent le chiffre d’affaires et sont soumises à la TVA.
La différence avec la refacturation entre sociétés
Lorsque l’on s’intéresse au sujet de la refacturation, il est rapidement question de la refacturation entre sociétés.
Ce procédé diverge de notre thématique du jour, puisqu’il se produit lorsqu’une entreprise facture à une autre entité du même groupe des frais ou services partagés.
Contrairement à une refacturation classique, elle vise surtout à répartir équitablement les charges au sein de l’organisation.
Comment faire une refacturation ?
Commencez par choisir la forme
Avant toute chose, commencez par choisir la forme que prendra votre refacturation.
Vous avez deux options :
- réaliser une nouvelle facture ;
- insérer le montant des frais professionnels à la facture finale.
Les deux méthodes impliquent le strict suivi des règles de facturation, et notamment le renseignement de toutes les mentions légales.
💡 Vous pouvez d’ailleurs les retrouver sur notre article dédié Quelles sont les mentions obligatoires à apposer sur votre facture ? [+ modèle conforme].
On vous recommande également de joindre les justificatifs des dépenses engagées, par exemple des factures ou reçus. Ces documents légitimement les frais et garantissent la conformité fiscale de la refacturation. En effet, sans preuve, vous risquez de vous retrouver à supporter les contestations de votre client ou de l’administration.
Calculez le montant et la TVA
💡À savoir : il est tout à fait possible d’appliquer une marge lors de votre refacturation. Mais si la manœuvre reste admise… gare aux retombées commerciales négatives !
Ceci étant dit, comment fonctionne concrètement la refacturation de frais et la TVA ?
La refacturation est soumise à la Taxe sur la Valeur Ajoutée, au taux normal. Elle est aussi concernée par l’Impôt sur les Sociétés ou par l’Impôt sur les Revenus, puisque les frais en question constituent un élément du chiffre d’affaires.
Lorsque la refacturation concerne la somme exacte, sans la marge évoquée plus haut, les montants sont calculés comme suit :
- le total des dépenses engagées sur la base du montant HT si vous récupérez la TVA (TVA déductible) ;
- le total des dépenses engagées sur la base du montant TTC si vous ne récupérez pas la TVA.
👉 Exemple :
Imaginons que vous ayez engagé 150 € pour un repas d'affaires et 300 € pour un billet d'avion dans le cadre de votre activité, pour un total de 450 € TTC :
- Le montant HT du repas s’élève à 135 €, avec une TVA récupérable de 15 €. Vous refacturez donc uniquement les 135 € HT à votre client.
- En revanche, la TVA sur le billet d'avion n'étant pas récupérable, vous refacturez le montant total, soit 300 € TTC.
La facture adressée à votre client affiche in fine un montant de 435 €. Il vous faut effectuer les démarches pour récupérer les 15 € de TVA déductible sur le repas.
💡À savoir : les remboursements de débours, eux, ne sont pas imposables. Par ailleurs, les autoentrepreneurs et associations, généralement non assujettis à la TVA, refacturent les montants hors taxe.
Comment comptabiliser une refacturation ?
Voici la démarche comptable à suivre pour traiter la refacturation :
- Inscrivez les frais refacturés dans un compte de classe 7, plus particulièrement le compte 708-Produits des activités annexes.
- En contrepartie, enregistrez les frais engagés par l’entreprise avant la refacturation dans le compte de classe 6 approprié, conformément à la nature des dépenses.
☝️ Vous devez obtenir un équilibre entre les deux :
- si l’écart est négatif, il reste probablement des dépenses à refacturer à vos clients ;
- si l’écart est positif, soit vous avez trop refacturé, soit vous appliquez la fameuse marge évoquée précédemment.
💡À savoir : les frais de débours se reportent dans un compte de classe 4, car ils ne sont pas assimilés à du chiffre d’affaires.
Quels outils utiliser pour la refacturation des frais ?
Au regard de ces spécificités en matière de TVA, on saisit tous les enjeux liés à la refacturation des frais.
Mais en procédant a la mano, vous vous confrontez à un risque d’erreur élevé, susceptible de compromettre la précision de votre comptabilité ou encore d’entraîner des répercussions fiscales.
C'est pourquoi on vous recommande de recourir à la technologie, en particulier à un logiciel de facturation/gestion commerciale.
Ces outils automatisent l'ensemble du processus :
- la facture est générée en quelques clics à partir des données préalablement renseignées ;
- le calcul de la TVA s’opère de manière instantanée.
Conséquence : vous gagnez du temps, tout en vous assurant de rester en conformité avec les règles fiscales. De plus, ces logiciels vont souvent plus loin, et se révèlent de vrais assistants pour piloter efficacement votre entreprise !
🛠️ Exemple de logiciel :
Sage 50 est une solution de gestion commerciale à destination des petites et moyennes entreprises. À la fois riche en fonctionnalités et simple d’utilisation, elle automatise de nombreux processus relatifs à la facturation et à la refacturation (traitement et calcul de la TVA, renseignement des mentions légales, etc.). Profitez en parallèle d’autres fonctionnalités intéressantes, comme la gestion des relances clients ou encore les rapports de vente.
Sage 50
FAQ sur la refacturation de frais
Pourquoi refacturer mes clients ?
En refacturant vos clients, vous récupérez les frais engagés pour leur compte.
Cette stratégie vous évite alors de payer ces frais à titre personnel et vous aide à préserver vos marges.
En refacturant, vous vous assurez également que les dépenses liées à une mission ou à une prestation sont couvertes, dans le but de garantir la bonne marche des opérations.
Puis-je ajouter une marge à mes frais refacturés ?
Oui, il est tout à fait possible d’ajouter une marge à la refacturation.
Mais pour des raisons commerciales évidentes, il vous faut la justifier, la somme doit correspondre à la valeur ajoutée que vous apportez. Dans le cas contraire, vous risquez purement et simplement de braquer votre client.
Puis-je refacturer des frais de repas à mon client ?
Oui, vous pouvez refacturer des frais de repas, mais uniquement s’ils sont liés à votre activité professionnelle, dans le cadre d’un déjeuner d’affaires par exemple.
Les taux correspondent alors à la nature des consommations.
Dans tous les cas, il importe de faire preuve de transparence et de justifier la nature professionnelle des frais.
Que faire si mon client refuse de payer les frais refacturés ?
Si votre client refuse de payer les frais refacturés, commencez par vérifier que tout est irréprochable de votre côté. Avez-vous, par exemple, parfaitement justifié les dépenses, avec les éléments de preuve qui vont avec ?
Si vous êtes ok, on vous conseille alors d’envoyer une lettre de relance.
Puis, dans le cas où la situation persiste, un médiateur ou une action légale peut être envisagé, selon l’importance des sommes en question.
La refacturation en bref
Si elle souhaite préserver sa trésorerie, toute entreprise doit un jour ou l’autre s’essayer à l’exercice de la refacturation.
Ce procédé nécessite toutefois une parfaite maîtrise des règles fiscales, notamment celles relatives à la gestion de la TVA. Chaque détail compte : choisir les bons montants, joindre les justificatifs, n’oublier aucune mention légale, etc.
Pour éviter bien des erreurs et tracas, misez sur des outils adaptés, comme des logiciels de facturation, capables d'automatiser les tâches complexes. Vous gagnerez du temps... et en tranquillité !
Actuellement Editorial Manager, Jennifer Montérémal a rejoint la team Appvizer en 2019. Depuis, elle met au service de l’entreprise son expertise en rédaction web, en copywriting ainsi qu’en optimisation SEO, avec en ligne de mire la satisfaction de ses lecteurs 😀 !
Médiéviste de formation, Jennifer a quelque peu délaissé les châteaux forts et autres manuscrits pour se découvrir une passion pour le marketing de contenu. Elle a retiré de ses études les compétences attendues d’une bonne copywriter : compréhension et analyse du sujet, restitution de l’information, avec une vraie maîtrise de la plume (sans systématiquement recourir à une certaine IA 🤫).
Une anecdote sur Jennifer ? Elle s’est distinguée chez Appvizer par ses aptitudes en karaoké et sa connaissance sans limites des nanars musicaux 🎤.