ETI, PME, TPE : comment vous conformer au calendrier de la réforme de la facturation électronique ?

Entre juillet 2024 et janvier 2026, la loi de finances prévoit que toutes les sociétés en France s’équipent d’une solution de dématérialisation afin de recourir à la facturation électronique.

Les entreprises vont donc devoir émettre, transmettre et archiver électroniquement l’ensemble de leurs factures (e-invoicing) et fournir un certain nombre d’indicateurs sur l’évolution du statut de ces factures (e-reporting).

Pour les entreprises de moins de 5000 salariés ou avec un chiffre d’affaires n’excédant pas 1,5 milliard d’euros, le calendrier de la réforme de la facturation électronique met en avant trois dates clés :

• 1er juillet 2024 : réception obligatoire des factures électroniques pour toutes les sociétés
• 1er janvier 2025 : émission obligatoire des factures électroniques pour les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire)
• 1er janvier 2026 : émission obligatoire des factures électroniques pour les PME et TPE (Petites et moyennes Entreprises et Très Petites Entreprises).

Comment aborder cette réforme et ce passage à la facture électronique obligatoire quand on est une entreprise de petite taille ou de taille intermédiaire ?

Nous avons interrogé Vanina CHEVALLIER, Responsable de marché ETI, PME, TPE chez SY by Cegedim.

1. Vers qui les entreprises de taille intermédiaire peuvent-elles se tourner pour digitaliser leurs factures ?

Le Portail Public de Facturation (PPF) : pas si simple pour les petites entreprises

La première solution proposée par l’État pour se conformer à la réforme « e-invoicing e-reporting », consiste à déposer ses factures directement sur le Portail Public de Facturation (PPF) qui sera mis à disposition par l’État. Cette solution est gratuite, en mettant de côté les ressources humaines et techniques déployées par l’entreprise à ce sujet.

Ce fonctionnement ne me paraît pas si facilement adaptable aux entreprises de taille intermédiaire et aux petites et moyennes entreprises pour plusieurs raisons.

Utilisation du Portail et Maintenance IT :

• Ce portail n’est pas encore créé, il n’est donc pas possible d’anticiper le passage à la facturation électronique obligatoire correctement, ainsi qu’une liaison éventuelle entre son ERP et ce futur portail.
  
  
• Ce portail, comme tout projet informatique, va être amené à évoluer au cours des mois et années qui vont suivre sa mise en service. Il faut donc, selon moi, disposer en interne d’un service IT structuré et en capacité de gérer cet investissement de maintenance élevé pour passer par une dépose des factures en direct sur le PPF.

Format de Facture complexe :

• L’État impose d’utiliser exclusivement certains formats, « typés EDI », pour déposer ses factures directement sur le PPF. Or, ces formats sont complexes à générer et à administrer pour une ETI, une PME ou une TPE qui a toujours utilisé jusqu’à présent un format plus classique comme le papier ou le PDF.

Connexion quotidienne au PPF :

• La réforme va ordonner aux entreprises de produire de nombreux indicateurs et statuts sur les factures émises et reçues pour se conformer aux exigences de reporting de l’État. Les entreprises devront ainsi se connecter tous les jours pour aller renseigner ces informations.
  
  
• Il faudra également administrer les erreurs et rejets lorsqu’une facture ne sera pas jugée conforme par l’État. Là encore, les entreprises devront aller vérifier régulièrement que les factures déposées ont bien été acceptées.

Pour toutes ces raisons, les ETI, PME et TPE devraient dès à présent envisager de se tourner vers la deuxième solution et s’appuyer sur un partenaire qui va simplifier et prendre en main le processus de facturation électronique.

Les plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP) : la solution à privilégier

La seconde solution pour se conformer à la réforme de la facturation électronique consiste à passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) qui va fluidifier les échanges. C’est LA solution à privilégier quand on est une entreprise de taille intermédiaire (ou inférieur). Les avantages à passer par cette solution, certes payante, sont nombreux :

Utilisation d’un outil passerelle simple fourni par la PDP :

• La PDP, nommée parmi un nombre restreint de partenaires certifiés par l’État, est en liaison permanente avec les exigences de cette réforme et son évolution. Elle se charge de maintenir ses outils de dématérialisation des factures en toute transparence pour l’entreprise qui ne s’occupe plus de maintenir ses connexions avec le portail et d’anticiper les corrections et évolutions de ce dernier.
  
  
• Les futures PDP, comme SY by Cegedim, mettront à disposition de leurs clients un portail simple qui fera la liaison entre les services comptables et financiers de l’entreprise et l’État.

Format de Facture simple :

• L’entreprise va pouvoir conserver les formats de factures qu’elle a l’habitude d’utiliser aujourd’hui. C’est la PDP qui va ensuite se charger de gérer les bonnes informations et de transposer la facture sur un format accepté par l’État.

Gain de temps pour l’entreprise :

• La PDP va également effectuer un contrôle des données présentes sur les factures pour s’assurer que celle-ci va être acceptée par l’État. Cela va ainsi grandement limiter les aller-retour, très chronophages et sans valeur ajoutée, qui seraient liés à des rejets de certaines factures non conformes aux exigences de l’État.
  
  
• La PDP centralise aussi les flux ! Nul besoin de se connecter tous les jours pour aller contrôler si les factures doivent être rejouées et chercher où et pourquoi elles sont bloquées. La PDP gère l’ensemble de manière automatique et l’entreprise est notifiée uniquement lorsque son intervention est nécessaire.
  
  
• Certaines PDP, comme SY by Cegedim, intègrent un système de messagerie qui permet à l’entreprise de dialoguer sur chaque document produit directement avec ses fournisseurs et clients. Ainsi, la gestion des litiges est simplifiée et l’historique de l’évolution de la facture imposé par l’État accessible (les informations ne sont pas perdues sur un email ou une conversation orale).

Je conseille donc vivement aux ETI, PME et TPE de se rapprocher des futures Plateformes de Dématérialisation Partenaire pour se conformer à cette réforme. Elles vont ainsi économiser un temps précieux (et de l’argent !) sur leurs ressources techniques, comptables et financières engagées sur ce projet.

2. Quelles sont les étapes pour mettre en place la facturation électronique ?

[Étape 1] Sélectionner une PDP : étude de faisabilité et de coûts

L’entreprise doit identifier dans un premier temps les acteurs de la dématérialisation qui vont être certifiés PDP et prendre contact avec un commercial. Ce dernier va lui fournir une étude de faisabilité et une proposition claire et chiffrée des étapes nécessaires pour mener à bien le projet de dématérialisation.

Point d’attention : choisissez bien votre partenaire pour dématérialiser vos factures !

L’État prévoit un nombre limité de Plateformes de Dématérialisation Partenaires qui pourront opérer les flux de facturation électronique pour le compte de leurs clients. La liste n’est pas encore connue… mais les contraintes techniques pour y parvenir, oui. Peu d’entreprises pourront avoir toutes les certifications.

À ce jour, SY by Cegedim est le premier contributeur Chorus Pro (plateforme destinée à recevoir les factures électroniques pour les flux BtoG). Autrement dit, nous envoyons aujourd’hui à l’État le plus gros volume de factures à destination des établissements publics déposé sur ce portail ; ce qui nous classe parmi les acteurs les mieux positionnés pour la nomination des futures PDP.

Nous avons également une équipe d’experts en relation quotidienne avec la DGFIP qui participe à la définition du périmètre de la réforme de la facturation électronique. Ceci renforce encore la position de SY by Cegedim en tant que future PDP.

Pour sélectionner le bon partenaire, tournez-vous vers une entreprise déjà reconnue sur le marché de la dématérialisation aujourd’hui.

Enfin, lors de cette première étape, n’oubliez pas que le coût de traitement de la dématérialisation des factures qui vous sera présenté est à mettre en regard de vos coûts actuels de gestion de la facturation

[Étape 2] Sélection d’une offre et contractualisation

Une fois vos propositions commerciales en main, vous devez sélectionner une offre et contractualiser avec une future PDP !

Cette offre de dématérialisation peut (et idéalement, doit pouvoir !) couvrir vos flux entrants et vos flux sortants de facturation. En effet, le calendrier de la réforme est en deux temps pour les ETI, PME et TPE : réception obligatoire des factures au format électronique puis émission obligatoire des factures au format électronique. Mais à terme, vous devrez donc bien dématérialiser à la fois vos factures fournisseur (flux entrant) et vos factures client (flux sortant). Or, certaines solutions de dématérialisation proposent des offres qui ne couvrent qu’une partie des flux… Un point de vigilance à ne pas négliger même si vous décidez de mener le projet de dématérialisation en deux temps !

SY by cegedim est en mesure de digitaliser l’ensemble de vos processus contract to pay : depuis la signature des contrats, jusqu’à l’émission de vos factures clients, en passant par la dématérialisation de vos factures fournisseurs.

Autre point de vigilance : sélectionnez une PDP qui présente une offre adaptée aux ETI/PME/TPE !

[Étape 3] Mise en œuvre du projet au sein de l’ETI, de la PME ou de la TPE

On entre dans le cœur du sujet. L’équipe projet de votre nouveau partenaire prend le relais pour paramétrer votre solution, activer les fonctionnalités nécessaires et établir la connexion avec votre ERP afin que toutes les données redescendent automatiquement dans l’outil de dématérialisation.

Si vous avez sélectionné le bon partenaire : c’est facile ! La PDP se chargera de quasiment tout.

Il ne vous reste alors qu’une seule chose à penser : préparer votre base fournisseur et client pour passer à l’étape suivante !

[Étape 4] Déploiement pour intégrer les fournisseurs et clients de l’ETI, de la PME ou de la TPE à la plateforme de dématérialisation dès aujourd’hui

Une fois votre solution paramétrée, il faut intégrer vos fournisseurs et vos clients à la solution que vous avez sélectionnée afin qu’ils y déposent/récupèrent leurs factures.

Chez SY by Cegedim, c’est l’équipe Affiliation qui va s’en occuper et leur créer des identifiants. L’accès à notre plateforme sera gratuit pour vos fournisseurs/clients invités. Pour simplifier cette étape, vous pouvez alors identifier vos 5 à 10 plus gros fournisseurs d’une part, et vos 5 à 10 plus gros clients d’autre part, en termes de volumes de factures échangés. Cela va permettre d’identifier le format de facture électronique à privilégier lors de leur affiliation. Un format structuré (type EDI) sera privilégié pour les plus gros volumes de factures, un format PDF pour les volumes intermédiaires et une dépose directe sur le portail pour les volumes les plus faibles.

Petite spécificité : SY by Cegedim dispose également d’un outil d’affiliation des clients/fournisseurs vous donnant accès à un taux de dématérialisation initial. Nous chargeons l’export de votre base clients/fournisseurs (raisons sociales et N° TVA Intracommunautaire) dans notre outil puis nous vous indiquons combien d’entre eux utilisent déjà SY aujourd’hui, pour quels types de factures (entrantes et/ou sortantes) et quel média est utilisé (EDI, PDF, etc.). Cela accélère l’affiliation de vos partenaires commerciaux !

[Étape 5] Recette et mise en production

Nous arrivons sur la dernière étape : la PDP vérifie que tout fonctionne correctement et l’ensemble de la solution est déployée.

Vous pouvez alors commencer à dématérialiser vos factures, accélérer vos échanges comptables et financiers avec vos partenaires commerciaux et à profiter des gains sur le traitement de chaque échange, dès aujourd’hui.

3. Selon vous, à quels points clés les ETI, PME et TPE doivent-elles porter attention pour mener à bien ce projet de dématérialisation des factures ?

[Conseil 1] N’attendez pas le dernier moment pour passer à la facturation électronique !

Attention à ne pas refaire l’erreur du passage à la dématérialisation des flux BtoG qui a été douloureux pour beaucoup d’entreprises. En effet, lors de la sortie du portail de facturation des établissements publics Chorus Pro en 2021, les petites et moyennes entreprises ont lancé les projets de dématérialisation quatre ou cinq mois avant la date limite. Les prestataires étaient alors déjà saturés ce qui a été très problématique.

Pour cette nouvelle réforme sur la facturation électronique des flux BtoB, l’enjeu est double, puisque le nombre de PDP sera limité par l’État. Cela va amplifier ce phénomène de saturation des prestataires à quelques mois de la date limite.

Pour résumer, profitez des gains économiques et de productivité de la facturation électronique dès maintenant, et anticipez par ailleurs le basculement obligatoire de demain !

[Conseil 2] Sélectionnez un acteur de la dématérialisation déjà reconnu sur le marché

Deux raisons doivent guider le choix de votre prestataire vers un acteur déjà reconnu depuis longtemps sur le marché de la dématérialisation :

• D’une part, le fait que seules quelques entreprises pourront à terme être certifiées en tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire. Un nouvel acteur, qui arrive sur le marché pour profiter du climat favorable de la réforme pour se lancer, a donc très peu de chance de figurer parmi cette liste.
  
  
• D’autre part, car votre futur prestataire doit avoir l’habitude de travailler avec les formats de données structurées complexes qui vont devenir obligatoires dans le cadre de cette réforme (EDI, XML, UBL, etc.), afin de mettre à votre disposition un outil de qualité, libre de tout problème technique…

SY by Cegedim a plus de 30 ans d’expérience sur le marché de la dématérialisation. Nous sommes également le premier contributeur Chorus Pro avec un réseau déjà constitué et influent d’entreprises connectées. Notre équipe Compliance est par ailleurs intégrée aux groupes de discussion mis en place par la DGFIP afin de consulter les acteurs principaux de la dématérialisation d’aujourd’hui pour construire le périmètre de cette réforme. Cela constitue autant d’arguments qui vous permettent de nous confier la digitalisation de vos flux de facturation en toute confiance.

[Conseil 3] Sélectionner une PDP qui présentera une offre adaptée aux petites entreprises

Il est important de choisir une offre calibrée pour une ETI, PME ou TPE afin de bénéficier d’une solution simple et facile à utiliser.

SY by Cegedim possède des offres « Essentials » et « Mid Market » calibrées pour les petites et moyennes entreprises. Inutile de mettre en place une usine à gaz : notre solution est facile à mettre en place dès maintenant, vous permet de faire des économies immédiatement, et vous avez la garantie d’être accompagné par un prestataire qui sera listé parmi les futures PDP.

[Conseil 4] Préparez vos bases fournisseurs et vos bases clients

Pensez à préparer en amont l’export de vos bases fournisseurs et de vos bases clients qui peut paraître simple, mais qui va nécessairement vous prendre du temps.

Pour commencer le déploiement d’une solution de dématérialisation, il est nécessaire de disposer d’un fichier propre listant la raison sociale, le numéro SIRET/SIREN, l’adresse email et le numéro de TVA intracommunautaire de chacun de vos partenaires commerciaux.

Bonne nouvelle, vous n’avez pas besoin d’attendre d’avoir sélectionné et contractualisé avec un prestataire pour préparer ce fichier, anticipez dès à présent !

[Conseil 5] Identifier les coûts actuels de traitement de vos factures pour connaître les gains de demain

Souvent, les ETI, PME et TPE n’ont pas identifié les dépenses actuelles de traitement de leurs factures : abonnement à des solutions d’archivage, impression, affranchissement, mise sous plis, ressources humaines monopolisées, prestataires prenant en charge une partie de dématérialisation…

La dématérialisation de vos factures va permettre à l’entreprise d’économiser sur le coût de traitement de chaque facture. Cela va également vous permettre de gagner en productivité afin de recentrer vos ressources humaines sur des tâches plus valorisées.

Nos clients réalisent alors qu’il est moins cher de passer par une solution de dématérialisation complète : le calcul n’avait simplement jamais été fait !