Vous n’avez pas besoin de caisse pour votre commerce !

Quand on pense à un commerce, peu importe quel qu’il soit, nous imaginons tout de suite la fameuse caisse du commerçant pour vendre ses produits. En réalité, la caisse est un accessoire dont vous pouvez vous passer. Dans ce cas, que pouvez-vous utiliser à la place ?

Un logiciel de gestion de boutique vous apporte une organisation plus efficace, du chiffre d'affaires additionnel, des équipiers plus polyvalents sans effort supplémentaire. En bref, vous pouvez dire au revoir à toute forme de paperasse grâce à une gestion sans stress et des données utilisables et accessibles ! 👍

Quelle place pour les métiers de l’artisanat dans le monde digital ?

Raphaël Saclé, cofondateur et CEO de Hangers technologies, évoque l’importance du digital dans les entreprises, et la nécessité de choisir les bons outils selon les besoins.

Les métiers de l’artisanat et métiers de bouche sont des espaces de tradition. Si les valeurs et saveurs sont bonnes, ils risquent, dans ce monde des nouvelles technologies, d’y perpétuer des usages obsolètes et de subir des changements de l'environnement commercial toujours plus complexe, plutôt que de profiter d’innovation susceptible de servir leur croissance.

Raphaël Saclé

D’après le baromètre de France numérique, en 2021, après la crise du covid, 79 % des dirigeants interrogés considéraient que le numérique facilitait la communication avec les clients (soit 7 points de plus qu’avant la crise).

Pourtant, le meilleur moyen de préserver le format traditionnel est de maximiser sa création de valeur, donc passer le moins de temps possible sur les tâches administratives et de gestion. Ces tâches occupent aujourd’hui 142 jours par an du gérant d’une PME. Et c’est là que se trouve le paradoxe. Ces métiers font souvent le choix de minimiser les coûts et l’attention qu’ils portent au digital. Pourtant, c'est la clé qui a permis à des leaders de faire croître leurs affaires et de concentrer les richesses. De la même façon, le digital doit leur permettre de se concentrer sur leur art et de grandir.

La digitalisation est un sujet prioritaire, qui se diffuse dans toute la société. Il dépasse ce cadre de la caisse enregistreuse pour les commerçants, et est vu comme une boîte à outil qui va simplifier leur gestion et leur apporter de nombreuses autres fonctionnalités.

À quoi sert une caisse enregistreuse ?

Le rôle de base de la caisse enregistreuse est de faciliter le calcul du total pour le client et avoir une trace des ventes produites. Le compte est bon pour votre client, votre gestion (et c’est aussi vrai pour l’état).

C’est un outil quasi obligatoire, et très encadré par la réglementation (loi de Finance 2018 - avec l'article 286-I-3° bis du Code Général des Impôts, CGI).

Elle impose des conditions de sécurisation, de conservation, d'inaliénabilité, et d'archivage des données, en vue du contrôle de l'administration fiscale.

Mais selon votre métier, pour chaque commande, vous devez avoir un plan de table, ou ces commandes doivent aboutir à un plan de production, un semainier…

Et la caisse enregistreuse classique risque de se transformer en simple calculette à double saisie, qui risque de faire ralentir votre activité, plutôt que de la soutenir.

En réalité…

La technologie a fait évoluer le commerce à vitesse grand V. Les attentes et habitudes des clients ont changé. Selon l’INSEE, 1 français sur 4 préfèrent désormais faire leur achat en ligne, et 75,35 % (sur la tranche 15 à 74 ans) ont effectué un achat sur internet au cours de l’année 2021. Les commandes passées via mail ou Whatsapp se sont démocratisées et sont devenues l’un des nouveaux canaux de vente pour les clients, dont vous êtes le fournisseur. Au point que certaines entreprises choisissent de ne vendre que sur internet et de ne pas avoir de boutique physique.

Les commerces qui n’ont pas pris le train à temps se retrouvent en difficulté et défavorisés par rapport à leur concurrent. Dans un monde très concurrentiel, l’invention de la première caisse de Ricky en 1879, avec sa fonction de simple calculatrice, est obsolète de nos jours. La caisse doit être un moyen d’optimiser les ventes et de faire du commercial réfléchi.

On vous donne les axes les plus recherchés lors de l’achat de caisse :

Échanges d’informations simplifiés

Les artisans manquent de temps, et ont des priorités qui les empêchent de rester derrière un clavier. Ils réclament un outil ergonomique , rapide et simple. Simple pour eux et surtout pour leur employé, qu’ils sauront expliquer à ces derniers, et qui va vite. Le mieux serait une caisse qui leur permettra une saisie et un échange des infos sans perte de temps.

Les échanges d’informations à simplifier sont ceux allant :

• de la caisse au centre de production,
• de la direction aux différentes boutiques,
• entre boutique pour les clients de la marque,
• du dirigeant au gérant,
• de la caisse à la facturation et/ou à la comptabilité,
• lien avec le stock.

💡 Des transmissions d’information peuvent se faire via des rapports automatiquement conçus, que l’on peut transmettre par des envois de documents simplifiés (envoi de rapports de production et de vente accessibles en ligne ou par mail, envoi de facture automatique, ticket de caisse par mail puisqu'à partir de janvier 2023, les reçus imprimés seront supprimés…)

Une caisse enregistreuse dotée d'un bon système de rapports vous aidera à mieux gérer votre entreprise en vous permettant d'extraire toutes les données de transaction ou les informations dont vous avez besoin. Grâce au système de rapports, vous devriez être en mesure d'exécuter les rapports les plus courants, tels que les rapports financiers quotidiens, les rapports sur les tiroirs-caisses, les rapports sur la main-d'œuvre, les articles les plus vendus, etc.

Solution de qualité

Votre caisse devra être certifiée, afin d’être en total accord avec les restrictions imposées par la loi des Finances, décrites plus tôt. La certification NF525 est gage de qualité et vous serez confrontés à moins de contrôles fiscaux.

Attention, certains systèmes présument en être doté, mais le seul moyen d’en être certain est le site de l’InfoCert.

Votre caisse enregistreuse sera très probablement manipulée par plus d'une personne, et fréquemment. Vous aurez besoin d'une caisse capable de résister à un usage quotidien, afin qu'elle ne tombe pas en panne facilement.

Sécurité

La fonction “mot de passe par employé” est importante pour garantir la sécurité des informations de paiement sensibles des clients. Elle permet également de connaître les statistiques par employé, et prévenir des problèmes d’enregistrement des commandes et d’erreur. Favoriser également un espace en ligne, pour retrouver vos données depuis n’importe quel endroit, même si vous vous faites voler votre caisse.

Un autre vol que vous souhaitez empêcher est celui de vos employés. Ils sont précieux, s’ils partent, ils s’en vont avec les compétences acquises chez vous, mais aussi avec leurs connaissances de l’entreprise. Il vous faudra du temps pour former quelqu’un à nouveau. Pour empêcher cela, leur formation et outil de travail doivent être des plus agréables.

Pourquoi n’avez-vous pas besoin de caisse ?

Tous les critères de la caisse sont retranscrits, en plus performants, dans les nouveaux logiciels de gestion de boutique.

Les artisans craignent de devoir modifier leurs habitudes. Et la technologie est synonyme de changement radical. Le logiciel est vu par les artisans comme une contrainte à l’approche traditionnelle, et une perte de temps à l’apprentissage de l’outil. Mais surtout : ils ne voient pas la plus value que peut leur apporter une caisse. Il leur faut un outil qui évolue en douceur, une solution qui soit en phase avec leur métier. Si la caisse est complexe et trop déconnectée de leur métier, ils ne verront que le travail supplémentaire liée à la compréhension de celle-ci. Il ne sert à rien d’avoir un outil ultra performant si votre tableau de bord ressemble à celui d'un avion de chasse. Le bon outil, c’est celui dont l’utilisation sera optimisée. On en a déjà eu l’exemple avec l’ordinateur qui a été remplacé par le téléphone : plus petit mais simple, peu de touches sur un même écran, ludique et fluide.

Une application qui évolue en douceur selon vos besoins métier est la solution la plus adaptée dans ce cas. Vous devriez savoir commencer avec peu de formation, mais l’outil évoluerait avec vous de sorte à ce que vous restiez à la page.

Les artisans ont la maîtrise de l’art car dans leur métier.

C’est en cela que Hangers se trouve un point commun avec nos chers artisans : pour nous, l’accompagnement en douceur dans la transition digitale est aussi une maîtrise d’art.

Vous ne serez pas jeté à l’eau sans bouée si vous ne savez pas nager. L’apprentissage est optimisé, simple et rapide, pour que l’outil vous facilite la vie, et pas l’inverse.

Dans les métiers artisanaux, la rotation des employés est élevée (3 en moyenne dans l’industrie de la restauration, ce qui signifie que chaque poste est occupé par 3 personnes différentes pendant une année). Il faut donc un outil sur lequel il est possible de les former rapidement, pour qu’ils soient opérationnels le plus tôt possible. Ces derniers étant tous habitués à utiliser leur téléphone quotidiennement, une caisse sur tablette tactile reste le meilleur choix.

Nos conseils d’expert

Notre conseil est de trouver un logiciel qui fasse plus que de la caisse.

Conseil n° 1 

Munissez-vous d’une caisse qui évolue en même temps que votre métier et vos besoins. Par exemple, une application logicielle qui fait des vérifications et des mises à jour fréquentes (et gratuites !). Attention aux arnaques, les caisses certifiées sont uniquement celles présentes sur infocert. 

Votre investissement doit perdurer. L'acquisition d’un logiciel, vu comme un avantage plutôt qu’une contrainte, doit être envisagée sur le long terme.

Bien souvent, on se tourne vers les anciennes entreprises, qui proposent toujours la même chose, et on néglige les nouveaux acteurs du marché, qui sont les vrais acteurs du changement et de l’innovation. Est-ce que votre partenaire fait partie de la French Tech ? Voilà une bonne piste de départ ! 

Conseil n° 2 

Tournez-vous vers une entreprise qui saura adapter sa proposition selon vos besoins.

Selon votre métier, prêter attention aux fonctionnalités métier. Si vous êtes boulanger, prenez une caisse liée à vos recettes et production. Pour un restaurant, la gestion des salles et commandes par table. Pour un pressing ou cordonnerie, des SMS automatiques envoyés à vos clients lorsque leur commande est prête. Pour une boutique de CBD ou épicerie, un état de stock, etc. 

Conseil n° 3

Choisissez une entreprise qui saura vous donner les clés grâce à une documentation libre d’accès et simple. Sinon, vous allez vous retrouver à attendre que quelqu’un  réponde à vos questions, voire pire, qui vous fera payer pour cela. Un autre piège à éviter est la “réparation” à payer, alors qu’un souci logiciel peut être réglé à distance en peu de temps (et une fois de plus, gratuitement). L’important est que vous puissiez être dépendant. 

Conseil n° 4 

Soyez maître de votre rythme d’apprentissage. Un bon signal est une formation initiale flexible qui couvre plusieurs besoins (souvent remboursable avec vos crédits formation). Cela passe par : 

• quelques heures de formation optimisées, 
• de la documentation sur les fonctionnalités de l’outil pour avancer petit à petit, 
• une newsletter sur les nouvelles fonctionnalités du mois pour être tenu informé, 
• un processus de mise en route simple et éclairé,
• une relation de confiance avec votre partenaire de caisse.

En conclusion

Les artisans doivent être vigilants au moment de s’équiper d’une caisse, car ils ont beaucoup à gagner s’ils sont bien équipés. L’objectif est qu’ils l’utilisent non pour l’obligation qu’elle représente, mais pour son utilité. Et l’utilité passe par le savoir-faire et la connaissance produit.

Vous ne devez pas être attiré par les bénéfices supposés, mais bien par la réalité de l’usage. Privilégiez alors l’accompagnement digital rapide et encadré sur un outil simple, à un outil complet, mais complexe et sans aide.

Envisagez l'acquisition de votre nouveau logiciel caisse comme un plaisir d’améliorer votre commerce, d’apporter un soutien commercial à votre savoir-faire et de renforcer vos équipes ! 😎