Devenez le maître de votre budget : comment faire un suivi budgétaire efficace en 4 étapes
Le suivi budgétaire est un processus important de la vie d’une structure. Il consiste à comparer, à une date donnée, les prévisions et le réalisé, afin de savoir précisément où vous en êtes de vos dépenses et recettes💰.
Il permet de piloter les activités en maîtrisant son budget, et est utile pour le prévisionnel et l’optimisation des ressources📈. Dans cet article, on vous dit tout ce qu’il faut savoir sur le suivi budgétaire et sur la manière de le mettre en place dans votre structure via des étapes simples et des conseils clés.
Suivi budgétaire : explications
Qu’est-ce que le suivi budgétaire ?
Le suivi budgétaire, aussi appelé suivi d’exécution budgétaire, consiste à comparer régulièrement le budget prévisionnel et les dépenses et recettes réalisées. Le suivi est toujours élaboré à un instant T et doit être mis à jour régulièrement pour être efficace.
Le suivi budgétaire est utile pour :
- contrôler l’utilisation des fonds pour optimiser les dépenses en entreprise (consommation des crédits) ;
- vérifier que les recettes sont bien encaissées ;
- constater des écarts entre prévision et réalisation afin d’ajuster le budget sur l’exercice suivant (ou en cours d’exercice) ;
- piloter la gestion des services pour identifier les problèmes et les corriger.
☝️Il peut être organisé par services ou directions, mais aussi par projet. Par exemple, si vous avez un projet d’investissement immobilier pour un nouveau siège social, vous pourrez avoir un suivi budgétaire de cette opération en particulier pour savoir si le budget est respecté ou s’il risque d’être dépassé.
Qui est chargé du suivi budgétaire ?
Le suivi budgétaire est généralement du ressort des services comptables ou financiers, mais peut aussi être confié au contrôle de gestion. Grâce aux outils informatiques, le suivi de l’exécution budgétaire peut aussi être décentralisé au niveau des directions, voire des services.
👉Ainsi, en quelques clics, les responsables peuvent avoir un aperçu de la situation budgétaire de leur service sans avoir besoin d’interroger la direction financière. Un gain de temps appréciable pour une efficacité accrue !
Comment le suivi budgétaire est-il réalisé ?
Pour réaliser un suivi budgétaire, on utilise plusieurs outils et tableaux de bord permettant de calculer des ratios :
- dépenses réalisées par rapport aux dépenses prévues ;
- recettes réalisées par rapport aux dépenses prévues ;
- évolution du chiffre d’affaires ;
- trésorerie disponible et évolution…
Ces calculs sont facilités lorsqu’on utilise un outil de suivi budgétaire. Ce dernier propose en effet des tableaux de bord préformatés qui se mettent à jour en temps réel lorsque l’on entre des données en dépenses ou en recettes. Ainsi, on sait automatiquement où on en est !
Quand le suivi budgétaire doit-il être réalisé ?
Le suivi budgétaire peut être effectué à différents intervalles : l’essentiel est qu’il soit régulier.
La fréquence d’actualisation dépend de la taille de la structure, mais aussi des flux de trésorerie : si vous avez des entrées et sorties d’argent importantes de manière quotidienne, faites votre suivi chaque jour ou tous les deux jours.
💡L’importance des flux entre aussi en ligne de compte : plus les sommes sont élevées et plus le suivi budgétaire devra être fréquent.
Dans tous les cas, le suivi budgétaire est impératif à certains moments de l’année 🗓️, par exemple :
- avant le vote du budget prévisionnel,
- ou à la clôture de l’exercice comptable.
Comment établir et suivre le budget d’une entreprise ?
Avant de suivre le budget de votre structure, il est nécessaire que celui-ci soit bien construit afin de faciliter son exécution.
1 - Identifier et classer les postes budgétaires à suivre
La première chose à faire est d’identifier les différents postes budgétaires à suivre :
- charges de personnel,
- dépenses d’équipement ou de matières premières,
- investissements, etc.
Chaque dépense et chaque recette doit être identifiée, mais aussi regroupée pour créer des ensembles cohérents. Vous pouvez suivre le plan comptable, mais aussi répartir les dépenses et recettes en fonction des projets.
👉Ainsi, vous pourrez suivre l’évolution budgétaire non pas en termes de nature de dépense ou recette, mais au regard de son utilisation.
2 - Établir de bons systèmes de suivi budgétaire des projets
Dans un deuxième temps, vous devez mettre en place un système de suivi des coûts en définissant la fréquence de contrôle. Vous pouvez aussi définir des modèles pour permettre aux responsables de valider facilement chaque opération en obligeant chaque collaborateur à justifier l’objet de la dépense, par exemple.
👉De cette manière, tous les flux suivent les mêmes règles et le processus de gestion est centralisé au même endroit, limitant les risques d’erreurs ou d’oublis.
3 - Budgétiser pour faciliter le suivi
Le suivi budgétaire ne consiste pas qu’à pointer les dépenses. Il faut également connaître et suivre les ressources à disposition :
- moyens matériels,
- financiers,
- mais aussi humains.
Le temps, c’est de l’argent ⏱️! En fonction de la progression du travail accompli, vous saurez si le projet en question est rentable ou s’il vous coûte trop cher. Ainsi, le suivi budgétaire permet de réajuster si nécessaire.
4 - Suivre son budget pour l’ajuster en temps réel
L’analyse des données du suivi budgétaire ne sert pas à grand-chose s’il ne s’agit que de constater des écarts ou une absence d’écart. Son premier objectif est de pouvoir réviser le budget tout au long du projet ou de l’exercice comptable.
C’est une des raisons pour lesquelles il faut adapter la fréquence de contrôle afin d’avoir une marge de manœuvre suffisante pour ajuster le budget si nécessaire.
💡Par ailleurs, les données ne veulent rien dire en elles-mêmes : il faut les comparer à d’autres et notamment aux budgets passés ou à l’ensemble du budget de la structure.
Un outil pour faciliter votre suivi budgétaire
Le suivi budgétaire d’une petite structure peut facilement être effectué sur un simple tableur Excel. Mais lorsqu’on observe des flux importants ou fréquents (ou les deux), choisir un logiciel de suivi budgétaire devient incontournable. Cet outil apporte en effet une aide précieuse pour définir les moyens et suivre leur utilisation.
L’intérêt d’un logiciel de suivi budgétaire et de reporting
Élaborer un budget est une tâche complexe qui demande de la rigueur et une bonne connaissance de la structure. Le logiciel de suivi budgétaire permet d’automatiser un certain nombre d’opérations pour gagner en efficacité.
Les utilisateurs peuvent ainsi se concentrer sur l’analyse des données au lieu de passer leur temps à les saisir. Le logiciel de suivi budgétaire permet aussi de :
- limiter les risques d’erreurs❌, notamment grâce à l’extraction automatique des données,
- décentraliser l’accès aux données de suivi budgétaire directement dans les directions ou les services, afin de responsabiliser chaque collaborateur sur l’utilisation des ressources qui lui sont attribuées.
Les critères pour choisir son logiciel de suivi budgétaire
Les logiciels de gestion budgétaire offrent généralement un module de suivi des dépenses et recettes. Comme pour tous les outils informatiques, inutile de choisir une usine à gaz 🏭si votre usage est basique !
Commencez par identifier vos besoins, le nombre d’utilisateurs, ainsi que votre souhait de fonctionnement. Par exemple, si vous ne comptez pas décentraliser le suivi dans les services, vous n’avez pas forcément besoin d’un logiciel offrant des accès multiples hyper sécurisés.
Néanmoins, votre logiciel de gestion budgétaire doit posséder quelques fonctionnalités fondamentales :
- budgétisation des moyens humains et matériels, des charges et des recettes ;
- prévision budgétaire avec la réalisation de différents scénarios pour aider à la décision ;
- pilotage de la structure selon différentes temporalités (annuelle, semestrielle…) et différents niveaux (global, par site, par projet, par direction…) ;
- contrôle budgétaire.
Le logiciel doit également répondre à des contraintes fonctionnelles :
- souplesse pour pouvoir s’adapter à votre structure et votre fonctionnement ;
- simplicité d’utilisation pour une prise en main facile et intuitive, surtout si vous décentralisez les accès ;
- sécurisation des données comptables, financières et personnelles (RGPD).
La plupart des fournisseurs vous proposent des démonstrations ou des périodes d’essai gratuites pour tester les logiciels et vous faire une idée.
Suivi budgétaire : on résume
Le suivi budgétaire est un processus essentiel pour comparer régulièrement le budget prévisionnel avec les dépenses et recettes réelles. Il vise à détecter les écarts et ajuster le budget si nécessaire. Réalisé par les services comptables, financiers ou le contrôle de gestion, il peut être organisé par services, directions ou projets.
Des outils informatiques facilitent le suivi budgétaire en proposant des tableaux de bord préformatés. La fréquence de suivi dépend de la taille de la structure et des flux de trésorerie. Avant de suivre le budget, il est important de bien le construire en identifiant et classant les postes budgétaires à suivre et en mettant en place des systèmes de suivi adaptés.