Tout savoir sur les règles à respecter en matière de déplacement professionnel

Le déplacement professionnel est un outil de croissance contribuant à développer et à humaniser les entreprises.

Alors, si nous évoluons certes dans un monde de plus en plus dématérialisé, et là où communiquer virtuellement est un jeu d’enfant, le contact humain et l’intervention sur place sont parfois indispensables. ☝️

Un jour, pourrons-nous peut-être nous téléporter avec une bonne connexion wifi... En attendant, nous vous proposons un guide du déplacement professionnel, avec les réglementations à connaître et les méthodes pour optimiser la gestion… numérique.

Bon voyage ! 🚗

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Revenons sur les bases du déplacement professionnel

Qu'est-ce qu'un déplacement dit professionnel ?

Aussi appelé voyage d’affaires, le déplacement professionnel implique que l’activité professionnelle soit exercée, de façon individuelle ou en groupe, hors du lieu habituel de travail ou du domicile.

La durée d’un déplacement professionnel est variable. Il peut être effectué sur une journée de travail, mais s’il s’étend sur plus de 24 heures, on parle souvent de voyage d’affaires.

💡 À savoir : le déplacement professionnel à l’étranger est limité à :

• moins de 90 jours consécutifs ;
• moins de 180 jours par an.

Dans le cas contraire, il ne s’agit plus de mission à l’étranger, mais d’expatriation ou de détachement.

Quel moyen de transport choisir pour le déplacement professionnel ?

👉 C’est l’employeur qui détermine le moyen de transport utilisé pour le déplacement professionnel. Toutefois, il doit rester compatible avec l’état de santé du salarié.

Par exemple, si ce dernier n’est pas en capacité physique de prendre l’avion, il est alors tenu de fournir un certificat médical.

💡 Par ailleurs, l’entreprise n’a pas le droit d’imposer au collaborateur l’utilisation de son véhicule personnel. Dans tous les cas, l'entreprise est garante de la sécurité de l'employé et doit s'en assurer, peu importe le mode de transport choisi.

Peut-on refuser un déplacement professionnel ?

Dans les cas généraux

Certaines activités sous-entendent la nécessité de se déplacer plus ou moins régulièrement. Le salarié ne peut donc pas refuser un déplacement sous prétexte que rien n’est stipulé dans le contrat de travail.

Par contre, s’il y a bien une clause de déplacement, précisant de fait la zone géographique concernée, et que la demande de l’employeur se situe en dehors de cette zone, l’employé est dans le droit de refuser.

De la même manière, si la clause ne précise pas de zone géographique, elle n’est pas licite.

Dans le cas d'une activité sédentaire

Pour les activités professionnelles sédentaires, une demande de déplacement exceptionnelle ne fait pas l’objet d’une modification du contrat de travail. Elle peut être refusée pour des raisons personnelles (personne dépendante à charge), mais le refus doit être justifié.

Dans le cas contraire, ce dernier est considéré comme un acte d’insubordination passible d’une sanction disciplinaire, si l’entreprise ne trouve pas de solutions alternatives et subit des préjudices.

☝️ Une longue durée de déplacement ne peut pas être un motif de refus, si les missions confiées s’inscrivent dans le cadre habituel de l’exercice de sa fonction.

Le trajet entre le domicile et le lieu de travail est-il considéré comme un déplacement professionnel ?

Le temps de trajet est-il du temps de travail ? Selon l’article L3121-1 du Code du travail, « La durée du travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles ».

👉 Ainsi, le temps de trajet du domicile au lieu de travail habituel, quelle que soit la distance, n’est pas du temps de travail effectif.

De la même manière, un déplacement professionnel du domicile à un lieu de travail inhabituel ne donne droit à aucune contrepartie s’il ne dépasse pas le temps normal de trajet entre le domicile et le travail.

🎬 Retrouvez tout ce qu'il y a à savoir dans cette vidéo !

La question des modalités de déplacement dans le contrat de travail

Beaucoup connaissent cette mention prudente : « le salarié pourra être amené à effectuer des déplacements professionnels dans le cadre de sa fonction ».

Mais les modalités de déplacement ne sont pas obligatoirement stipulées dans le contrat de travail. La loi considère que sans clause spécifique, l’accord du salarié de se déplacer est tacite en cas de besoin de l’entreprise.

Néanmoins, pour les deux parties, si des déplacements réguliers sont à prévoir, il est préférable de délimiter un périmètre de déplacement géographique et des conditions (durée, fréquence), via une clause de mobilité professionnelle. 🧳

En complément, les consignes en matière de déplacement professionnel doivent être compilées sur un support accessible aux employés, dans un souci de transparence et de bonne communication interne, et rappeler :

• les modes de transport à privilégier ;
• la personne en charge du pilotage des déplacements ;
• les bases et les délais de remboursement ;
• les justificatifs à produire ;
• les circuits administratifs à respecter, etc.

Comment compter les heures de travail en déplacement ? Les règles imposées aux entreprises

Les cas de prise en charge et de remboursement

Nous l'avons vu précédemment, les trajets entre le domicile et le lieu de travail ne comptent pas comme un déplacement pro.

☝️ Cependant, il faut alors noter que :

• pour les salariés itinérants, la Cour de justice de l’Union européenne (CJUE) considère que les temps de déplacement entre leur domicile et le premier client, et entre le dernier client et leur domicile, doivent être comptabilisés comme du temps de travail, dans le seul but de calculer le temps de repos minimal entre deux journées de travail ;
• le temps de trajet pour se rendre d’un lieu de travail à un autre lieu de travail, entre deux clients par exemple, est assimilé à du temps de travail effectif ;
• lors d’un voyage d’affaires, le temps passé dans les transports (avions, trains, covoiturage, etc.), escales et attentes d’embarquement comprises, est assimilé à du temps de travail effectif. En pratique, le salaire est simplement maintenu et ne peut être revu à la baisse ;
• pour le déplacement effectué en dehors des heures normales de travail, où le salarié doit passer la nuit à l’hôtel, ce temps de travail est parfois appelé temps de travail effectif non productif. Les frais sont non seulement pris en charge, mais le salarié peut aussi être dédommagé, par exemple, avec une somme forfaitaire par jour ou du repos compensatoire. Pour le savoir, il est important de consulter les accords d’entreprises et les conventions collectives ;
• pour le personnel d’astreinte, notamment dans le BTP, le temps de déplacement, à partir du domicile, accompli lors d’interventions exceptionnelles doit être comptabilisé et rémunéré comme du temps de travail effectif ;
• en ce qui concerne le temps de trajet quotidien entre l’entreprise et le chantier, il s’agit bien de temps de travail effectif si le salarié est tenu de se rendre dans l’entreprise avant de se rendre sur le lieu d’intervention.

L'indemniser les déplacements professionnels

De manière générale…

Il est obligatoire pour l’employeur de rembourser les frais de déplacement professionnels, dans la limite des dépenses strictement nécessaires, expliquées en amont au salarié, telles que :

• les frais de transport ;
• les frais d’hébergement ;
• les frais de repas.

L’employeur indique au salarié, si ce dernier est responsable de la réservation de son propre déplacement, s’il y a des limites quelconques. Par exemple, la prise en charge limitée à la 2de classe pour le train (libre au salarié d’opter pour la 1ʳᵉ classe et de payer la différence), un forfait panier-repas prédéfini, etc.

Mais en aucun cas, il ne peut y avoir de différence de traitement entre les salariés.

Le salarié a aussi des devoirs : il doit pouvoir justifier de ses frais et en ce sens, il doit garder toutes les pièces qui lui permettront de se faire rembourser.

☝️ Selon la convention collective, le déplacement professionnel en dehors des jours et des heures de travail habituels, le dimanche ou un jour férié, ouvre droit à une compensation majorée.

Et quid de l’indemnité grand déplacement ?

D’après l’URSSAF, le grand déplacement est « caractérisé par l’impossibilité pour un salarié de regagner chaque jour sa résidence du fait de ses conditions de travail ».

Une indemnité de grand déplacement peut alors être versée pour compenser les dépenses supplémentaires de repas et de logement (montants 2022) :

• 19,40 € par repas ;
• 69,50 € par jour pour le logement et le petit-déjeuner à Paris et proches alentours ;
• 51,60 € par jour pour le logement et le petit-déjeuner en province.

☝️ Les allocations forfaitaires pour frais professionnels sont exonérées de cotisations sociales dans la limite des défraiements exposés ci-dessus.

Le calcul les indemnités kilométriques

Il y a plusieurs modes de remboursement et de prise en charge :

• au forfait ;
• au réel (selon le barème kilométrique de l’URSSAF).

💡 Pour simplifier le pilotage des déplacements professionnels et éviter l’accumulation des notes de frais, il est possible de recourir à des cartes de paiement. Par exemple, pour les frais d’essence, il existe des cartes carburant.

Bien gérer les déplacements professionnels

Qui organise la gestion des déplacements professionnels ?

Aussi appelée business travel management, la gestion des déplacements professionnels revient au travel manager, qui gère l’ensemble des voyages et déplacements d’une entreprise, dans 23 % des entreprises en 2018.

💡 Pour les autres, c’est le service Finance dans 28 % des cas, le service Achats (24 %), RH (15 %) ou autre (10 %).

Le pilotage des déplacements comprend notamment l’organisation, la réservation et le règlement du voyage dont :

• la définition d’une politique de voyage d’entreprise (PVE) ;
• la direction administrative et comptable (collecte, traitement, contrôle des notes de frais et justificatifs, remboursement) ;
• la gestion du parc automobile le cas échéant ;
• la tenue de feuilles de route ;
• la comparaison des offres de prestations de services (transport, bagages acceptés, hébergement) ;
• la gestion des risques liés aux déplacements ;
• la souscription à des formalités type visas, assurances, etc.

6 logiciels pour gérer facilement les notes de frais

Les forces et les avantages des logiciels de notes de frais

Difficile de s’y retrouver face à la complexité de la réglementation en vigueur, aux spécificités par secteur d’activité, mais aussi aux zones de flou juridique. Entre tolérance, jurisprudence et exceptions, nous vous recommandons de vous rapprocher d’un expert en droit du travail, tant pour la rédaction des contrats que pour répondre aux questions ponctuelles en termes de déplacement professionnel.

Nous vous conseillons également de vous équiper d’un outil de gestion de notes de frais, l'idée étant de gagner du temps, mais aussi d’être le plus conforme possible aux dispositions légales.

☁️ Dans le cloud, en mode SaaS, ils ont l’avantage d’être à jour des dernières dispositions réglementaires et de pouvoir intégrer les spécificités des conventions collectives et de la politique de voyage de l’entreprise, s’il y en a une. Ils sont surtout accessibles partout et donc très pratiques en situation de mobilité.

Quel logiciel choisir ?

Voici 6 logiciels à tester :

• ⚒️ Expensya ▷ Digitalisez et automatisez tout le processus des frais professionnels. Évitez ainsi la saisie manuelle génératrice d’erreurs en remplaçant le papier par l’archivage numérique à valeur probante, et intégrez vos données avec vos logiciels comptables, de paie ou ERP.
• ⚒️ Kizeo Forms ▷ Les plus ? La récolte d’informations est non seulement dématérialisée, mais aussi totalement paramétrable dès la création du formulaire, avec la sélection des champs obligatoires à remplir.
• ⚒️ Rydoo ▷ Également doté de la technologie Optical Character Recognition, l’éditeur propose la gestion des notes de frais classique avec Rydoo Expense, mais aussi la gestion des voyages d’affaires avec Rydoo Travel.
• ⚒️ Silae Expense ▷ Ses forces ? Une intelligence artificielle apprenante qui optimise l’outil, un coffre fort numérique à valeur probante en cas de contrôle et un écosystème de connecteurs vers une solution type ERP.
• ⚒️ Skipr ▷ Gérez toutes vos mobilités professionnelles avec simplicité et flexibilité, de la planification au paiement. Cette solution innovante et éco responsable réduit votre charge administrative et devient l’alliée de vos collaborateurs.
• ⚒️ Soldo ▷ Véritable solution clé en main de gestion des frais de déplacements. Avec sa plateforme SaaS, son application mobile et son offre de cartes physiques ou virtuelles ou de carburant, elle est idéale pour les PME et ETI qui souhaitent gagner en efficacité dans le traitement de leurs dépenses et suivre toutes leurs transactions en temps réel.

3 logiciels pour préparer vos voyages d’affaires et anticiper vos dépenses

• ⚒️ Bolt Business ▷ Prévoyez les trajets professionnels de vos équipes et maîtrisez-les grâce aux limites de dépenses personnalisées. Suivez les trajets en temps réel, et bénéficiez de la facturation mensuelle simplifiée. Plus besoin de gérer des notes de frais après la course ! Tout est simplifié, respecte votre budget et intégré à votre comptabilité.
• ⚒️ Mooncard ▷ Mooncard va plus loin en proposant une interface logicielle pour piloter la gestion financière, comptable et réaliser des analyses, mais aussi (et surtout !) une carte de paiement ainsi qu’une carte carburant configurables. Ainsi, plus besoin de gérer des notes de frais. Les équipes financières gagnent du temps et maîtrisent leur trésorerie.
• ⚒️ Navan ▷ une solution à essayer pour toute entreprise cherchant à optimiser la gestion de ses voyages d'affaires, grâce à : la simplification des réservations, la gestion automatisée des dépenses et une vue d'ensemble des déplacements professionnels.

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Que faut-il retenir sur les déplacements professionnels ?

Vous l'aurez compris, les lois encadrant les déplacements professionnels sont assez claires en ce qui concerne les obligations. Il est nécessaire de prendre connaissance de ce qu'il en est pour prévoir aux mieux les différentes compensations et méthodes de remboursement, sans quoi vous ne pourrez assurer la conformité légale.

En ce sens, l'utilisation d'un logiciel adapté peut vous aider à organiser et à gérer au mieux ce processus. C'est la clé de la conformité !

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