Télétravail : quelle prise en charge des frais professionnels par l’employeur ?

L’employeur doit-il participer à la prise en charge des frais professionnels en télétravail ? Une question épineuse qui fait débat depuis la crise sanitaire de la Covid et l’adoption massive du télétravail.

Mais que dit la loi sur les obligations de l’employeur ? Quels types de frais professionnels peuvent être pris en charge ? Comment calculer les indemnités ? On fait le tour du sujet dans cet article.

Et en bonus, on vous propose un livre blanc avec plein de conseils pratiques sur comment mieux gérer les dépenses de ses salarié·e·s à distance. C’est parti !

Voir tous les logiciels Notes de frais

L’employeur doit-il prendre en charge des frais professionnels en télétravail ?

Oui, l’employeur doit verser des indemnités aux salarié·e·s pour couvrir les frais professionnels engendrés.

Le jugement de la Cour de cassation n° 8-43.156 du 25 mars 2010 met en avant l’obligation de l’employeur de prendre en charge tous les frais engagés par un salarié pour son travail, ce qui concerne également le télétravail.

L’accord national interprofessionnel (ANI) du 26 novembre 2020, vient le rappeler :

« les frais engagés par un salarié dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail doivent être supportés par l’employeur s’applique à l’ensemble des situations de travail. À ce titre, il appartient ainsi à l’entreprise de prendre en charge les dépenses qui sont engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise. »

Mais, un récent jugement de la Cour de cassation n° 10-13.583 du 17 février 2021 précise que dans le cas où le télétravail est à l’initiative du salarié sans accord de l’employeur, et non cadré par un accord collectif ou une charte, l’employeur n’est pas tenu de lui rembourser ses frais professionnels.

☝ Aussi, selon l’article L.2253-3 du Code du travail, il est possible que des accords d’entreprise (ou de groupe) prévoient des dispositions moins favorables pour les salariés que celles de l’ANI, concernant la prise en charge des frais professionnels de télétravail.

Les frais professionnels de télétravail pris en charge

Quels sont les frais professionnels engendrés au titre du télétravail à prendre en charge ?

On distingue 3 catégories de dépenses :

• les frais d’adaptation du lieu de travail,
• les frais fixes et variables de mise à disposition d’un local privé pour usage professionnel,
• les frais de matériel informatique, de connexion et de fournitures diverses.

À noter que ces frais sont exonérés de charges et cotisations sociales.

Qu’en est-il des indemnités de repas en télétravail ?

Il existe un principe d’égalité de traitement entre collaborateurs·trices en présentiel et en télétravail. L’URSSAF et le ministère du Travail sont d’ailleurs unanimes sur la question des indemnités repas : un·e salarié·e en télétravail a le droit aux titres-restaurants si ses collègues en présentiel y ont le droit, et si elle·il a une pause repas prévue dans son contrat.

💡 À savoir : en mars 2021, le tribunal judiciaire de Nanterre et celui de Paris ont rendu des jugements opposés sur des affaires similaires. Le Tribunal de Nanterre a considéré qu’être en télétravail n’entraîne pas de surcoût de restauration (et donc la nécessité de tickets restaurants), tandis que celui de Paris a jugé qu’aucune différence de traitement n’était justifiée.

Qu’en est-il des indemnités de transport ?

Au même titre que les indemnités repas et le principe d’égalité de traitement, si les collaborateurs·trices en présentiel y ont le droit, alors les salarié·e·s en télétravail également.

Comment calculer les indemnités télétravail ?

Les frais professionnels dépensés par la·le salarié·e en télétravail sont exonérés de charges sociales, et peuvent être pris en charge par l’entreprise de deux manières :

• soit une déduction des frais au réel, c’est-à-dire au regard des dépenses réellement engagées et sur présentation de justificatifs associés,
• soit une déduction au forfait, sur la base d’une allocation par jour télétravaillé.

Voyons plus en détail comment gérer le calcul de ces indemnités.

Le barème URSSAF des frais professionnels 2021

© URSSAF

L’allocation forfaitaire

➡️  Dans le privé

Le remboursement des frais professionnels en télétravail peut également se faire par le biais d’une allocation forfaitaire :

• automatiquement réputée utilisée conformément à son objet, c’est-à-dire à usage professionnel en télétravail,
• versée sans justificatif,
• dans la limite de 10 euros/mois par journée de télétravail par semaine,
• et exonérée de charges et cotisations sociales dans la limite de ce montant.

Par exemple :

• la·le salarié·e est en télétravail tous les lundis, elle·il pourra donc recevoir une allocation forfaitaire de 10 euros par mois,
• la·le salarié·e est en télétravail tous les lundi et les jeudis, elle·il pourra donc recevoir une allocation de 20 euros par mois.

Aussi, il est admis que des conventions collectives, accords professionnels ou de branche, puissent prévoir un montant maximum différent pour l’allocation forfaitaire. Le BOSS (bulletin officiel de la Sécurité sociale) indique cependant qu’il ne faut pas dépasser les seuils suivants :

• 13 euros/mois pour une journée de télétravail par semaine,
• ou 3,25 euros/jour de télétravail,
• dans la limite de 71,50 euros/mois.

L’exonération des charges est également possible au-delà des seuils prévus, sur présentation de justificatifs valables en cas de contrôle.

➡️  Remboursement des frais de télétravail dans la fonction publique

La prise en charge des frais professionnels de télétravail dans la fonction publique concerne :

• les agents publics de la Fonction publique d’État et hospitalière,
• les magistrats de l’ordre judiciaire,
• les agents publics territoriaux,
• les contrats d’apprentissage avec une personne morale de droit public.

L’indemnité forfaitaire est de 2,5 euros par journée de télétravail, dans la limite de 220 euros dans l’année, et est versée trimestriellement.

[Livre blanc] Comment gérer les dépenses de ses salariés en télétravail ?

Vous l’aurez remarqué, il n’est pas toujours évident de gérer à distance les dépenses et autres notes de frais des salariés.

Expensya, solution experte et complète de gestion des dépenses en entreprise, vous propose un dossier très concret sur le sujet de la gestion des frais professionnels en télétravail.

Dans ce guide d'une gestion des dépenses maîtrisée à l'ère du télétravail, vous trouverez notamment :

• comment adapter votre politique de dépenses,
• comment digitaliser et automatiser la gestion des dépenses,
• les différents moyens de paiement dématérialisés pour vous faciliter la tâche.

Voir tous les logiciels Notes de frais

Prévoir en amont la prise en charge des frais en télétravail

Pour résumer, la participation de l’employeur aux frais professionnels est quasiment systématique.

Pour ce qui est des modalités, l’idéal est de s’accorder sur celles-ci en amont dans une charte ou un accord d’employeur si aucune convention ne les mentionne, pour éviter tout problème en cas de désaccord.