Comment gérer vos notes de frais avec efficacité ?

Les frais professionnels, toutes les entreprises en ont. Et que vous ayez des centaines de commerciaux itinérants sur les routes de France, des grands déplacements d’affaires à l’international, des rencontres avec des clients et des fournisseurs, ou des événements promotionnels comme des salons, conférences et colloques, il y a fort à parier que vous passez beaucoup de temps à les gérer.

Il faut dire que c’est un poste qui coûte cher. Pas uniquement pour le coût réel des remboursements, mais également pour les coûts cachés induits : les salariés passent du temps à organiser un déplacement, les managers doivent valider les déplacements et contrôler les dépenses, la comptabilité s’astreint à vérifier la conformité des notes de frais et doit procéder au remboursement, alors que les archives stockent ces kilos de papiers de manière sécurisée. 

Pourtant, avec les bons outils et les bonnes méthodes, il est possible de faire de la gestion des notes de frais un levier de croissance et d’efficience. Comment ? En optimisant votre temps, et donc, votre argent, grâce à la puissance des nouveaux outils numériques.

Notes de frais : un enjeu stratégique pour toutes les organisations

La gestion des notes de frais constitue souvent un bon indicateur pour mesurer l’avancement d’une organisation en termes de digitalisation et d’efficience structurelle. Les notes de frais, il est impossible de les éviter. Il est donc important de pouvoir les gérer avec un maximum d’efficacité et un minimum de temps. Pour y parvenir, il existe plusieurs leviers sur lesquels travailler.

Construire une politique interne solide

C’est le document qui encadre et définit tous les processus liés aux dépenses professionnelles. Il faut le voir comme le règlement intérieur du déplacement professionnel. La politique précise comment voyager, par quel moyen, qui doit valider, comment demander son remboursement, et quelles sont les limites et les cadres imposés. Il s’agit souvent de la première étape.

Aligner et contrôler les processus internes

De la réservation au remboursement en passant par les étapes de validation intermédiaires et la mesure de la conformité des requêtes, il est important de faire un contrôle qualité sur votre chaîne de valeur. Le but est d’identifier les points de friction, les étapes qui prennent du temps, les frustrations personnelles, etc. 

Cela peut aller, par exemple, d’un temps de remboursement trop long à des validations trop laxistes ou trop strictes. C’est un bon moyen d’optimiser ses flux de communication internes et de ne pas être prit en porte-à-faux par l’administration fiscale en cas de contrôle.

Digitaliser la gestion des notes de frais 

Le but est d’utiliser les outils technologiques afin de faciliter le traitement opérationnel des frais professionnels. L’usage le plus évident est souvent celui de la création des notes de frais, ce qui évite les fastidieux formulaires papier, Excel ou PDF, pour les remplacer par une application accessible depuis n’importe quel terminal.

Mais on peut aussi faciliter la réservation des voyages en amont, dans le cadre de la politique de voyage, ainsi que la gestion du remboursement et post-comptable avec des tableaux de bord, des analyses et des KPI utiles pour piloter plus finement sa gestion des notes de frais.

Devenir le pro du bleisure

Contraction des mots leisure et business, le bleisure est un néologisme qui désigne le fait de profiter d’un déplacement professionnel à des fins personnelles. Le meilleur exemple est celui du collaborateur en déplacement le jeudi et le vendredi, et qui reste sur place le week-end pour profiter de la destination.

Pour les employeurs, le bleisure soulève plusieurs problématiques : l’assurance qui couvre les salariés sur leur temps personnel, la dualité de la gestion des frais pour séparer les dépenses professionnelles et personnelles, et la mise à jour de la politique de l’entreprise pour clarifier son approche sur ce sujet qui est aussi un enjeu de marque employeur et de fidélisation des talents internes. C’est pourquoi des outils dédiés sont capables d’intégrer cette problématique pour une gestion opérationnelle plus souple.

Maîtriser la gestion de la TVA

La tendance mondiale actuelle en matière de digitalisation ouvre de nouvelles perspectives en matière de récupération de TVA. D’un processus papier souvent fastidieux et chronophage à la gestion automatisée proposée par les solutions spécialisées, les avantages sont multiples : simplification de la collecte des informations pour les utilisateurs, traçabilité et disponibilité immédiate des images des reçus pour la validation comptable, conservation digitalisée des justificatifs papiers.

Ces fonctionnalités, adossées à une solution internationale disposant d’un écosystème de partenaires récupérateurs de TVA et d’offres complémentaires de service d’audit, rendent la gestion de la TVA simple, fiable et automatisée.

Les bonnes pratiques pour optimiser le traitement et la gestion des notes de frais

Centraliser et gérer les demandes

La gestion des dépenses professionnelles peut parfois devenir très complexe : les informations sont atomisées, perdues entre différents systèmes, et cela peut créer des doublons, des oublis, voire des frais non remboursés. 

C’est pourquoi avoir une visibilité sur toutes les dépenses en cours et à venir grâce à un outil dédié permet de centraliser et de mieux gérer les demandes. Avec des outils mobiles et une solution Cloud, il n’a jamais été aussi facile de gérer ses frais professionnels. 

Automatiser ses notes de frais

Le smartphone accompagne tous les salariés en déplacement et devient une plateforme pour faire ses notes de frais en mobilité. Plus besoin d’attendre la fin du mois : en moins de 30 secondes, il suffit de prendre en photo le justificatif juste après avoir payé. L’OCR de l’application peut lire la photo pour en extraire le contenu et créer une nouvelle ligne de dépense de manière automatique.

Géolocaliser pour mieux protéger

Toutes les entreprises doivent assurer la protection de leurs collaborateurs qu’ils soient en déplacements ou non : c’est ce qu’on appelle le devoir de protection. En effet, lorsqu’un salarié est envoyé en mission à l’étranger ou sur le territoire national, l’employeur est responsable de sa sécurité comme s’il était en son sein.

Avec une application mobile de frais professionnels, il est possible de géolocaliser les salariés qui le souhaitent pour intervenir en cas de problème (attentats, événements climatiques, accidents de voiture, grèves, problèmes de transports, etc.).

Archiver dans le Cloud pour gagner en capacité de stockage et en sérénité

Les pièces justificatives numériques ont désormais la même valeur que celles en version papier. Cela signifie que les entreprises peuvent archiver les reçus de manière digitalisée, selon certains critères, pour répondre à des contraintes de conformité. Lorsqu’un salarié prend en photo son reçu, celle-ci est alors sauvegardée et pourra être facilement retrouvée en cas de contrôle par l’URSSAF.

Détecter les fraudeurs

Les notes de frais en format numérique sont plus faciles à contrôler et cela ralentit considérablement le travail des fraudeurs. On peut effectuer des comparaisons entre plusieurs services, plusieurs collaborateurs d’un même service, selon une échelle de temps ou selon les frais médians. Chaque poste peut ensuite être analysé pour déterminer des écarts susceptibles d’être suspects.

Pour conclure

Gérer ses notes de frais efficacement est un défi important pour des entreprises qui n’ont pas encore totalement effectué leur transition digitale. Mais une fois le bon logiciel choisi, vous constaterez rapidement un gain de temps, de productivité et d’efficience qui bénéficiera à toute votre organisation. 

Nombreux sont les bénéfices offerts par une plateforme de gestion des notes de frais telle que SAP Concur :

• La continuité du flux de données vous offre un niveau inédit de contrôle et de visibilité,
   
• L’intégration de votre politique de dépense, et les fonctionnalités d’audit paramétrables améliorent la conformité et la visibilité,
   
• Les applications web et mobile automatisent, accélèrent et améliorent de bout en bout votre gestion des notes de frais,
   
• Vos employés peuvent photographier leurs justificatifs, puis créer et soumettre leurs notes de frais ; les responsables examinent et approuvent rapidement les notes de frais, tout cela depuis leur smartphone,
   
• Quel que soit le type de carte d’entreprise utilisé, il est possible de gérer et contrôler automatiquement vos notes de frais,
   
• La consolidation des données de déplacements, de frais professionnels et de votre ERP améliore vos rapports et dresse une vue complète du budget et des dépenses de l’entreprise,
   
• Les tableaux de bord et rapports détaillés offrent un panorama clair de ce qui est dépensé, où, quand et comment. C’est une vue complète et fiable pour prendre des décisions éclairées.