Fini la paperasse ! Optez pour un logiciel de note de frais [Sélection 2025]

Quel est le meilleur logiciel de note de frais ? Comment mieux gérer vos dépenses professionnelles à l’ère de la dématérialisation des processus RH et comptables ?

Qu’il s’agisse de la gestion des notes de frais en comptabilité ou en paie, cette tâche fastidieuse et chronophage nécessite une attention particulière.

En effet, elle demande au personnel administratif ainsi qu’aux managers des efforts dans la validation et le traitement des remboursements, mais aussi aux collaborateurs dans la saisie et la communication de leurs dépenses.

Une bonne gestion nécessite donc une application note de frais adaptée, capable de vous faire gagner du temps tout en contribuant à la bonne santé financière de votre entreprise.

Découvrez sans plus tarder 10 incontournables du marché.

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Tableau récapitulatif des meilleurs logiciels de note de frais en 2025

Cleemy

Cleemy est une solution destinée aux DAF, dont le but est de prioriser la santé financière de l’entreprise, tout en valorisant l’exploitation et l’analyse des données résultant de la dématérialisation.

Mise à disposition par l’éditeur Lucca, il s’agit de l’une des briques proposées dans sa suite d’outils SIRH. Ces derniers s’interconnectent entre eux, afin de fluidifier l’ensemble des processus associés aux ressources humaines.

🔧 Fonctionnalités clés

• la technologie OCR pour prendre en photo les justificatifs ou tickets de caisse puis remplir automatiquement la note de frais avec les montants, libellés et dates ;
• l’archivage à valeur probante (valeur légale) ;
• la validation et la déclaration des frais en quelques clics ;
• la mise en place d’une politique de notes de frais avec des processus personnalisés ;
• l’intégration automatique des écritures en comptabilité, via un export CSV dans le logiciel comptable.

💪 Points forts

• l’affichage de la politique de notes de frais directement dans l'écran de saisie pour que les salariés soient bien informés des conditions de remboursement ;
• une utilisation intuitive facilitant l’adoption de l’outil ;
• la visibilité sur l'état d'avancement du traitement et l’envoi d’une notification à chaque étape du processus.

💰 Prix

Prix sur demande, dégressif selon le nombre d’utilisateurs.

Lucca

94 avis

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Logiciel RH pour simplifier vos processus RH et financiers

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iZyfrais

iZyFrais simplifie la gestion des notes de frais pour les professionnels et les entreprises de toutes tailles. Que vous soyez un salarié en déplacement, un comptable ou un manager, cette solution intuitive saura trouver grâce à vos yeux.

Le fonctionnement de l’outil est très simple : un simple scan depuis l’application mobile suffit pour enregistrer les dépenses professionnelles. Chaque justificatif est décrypté, classé et exporté en comptabilité. Plus besoin de courir après les validations, vous gardez une visibilité totale sur vos finances et gagnez un temps précieux.

🔧 Fonctionnalités clés

• le scan des justificatifs via l'application iZyScan sur smartphone ou tablette ;
• l’envoi des reçus par courrier postal pour les adeptes du papier ;
• le décodage automatique des notes de frais avec synchronisation sur votre espace personnel ;
• la validation des informations avant export vers votre logiciel comptable ;
• l’archivage et l’analyse des dépenses avec rapports et tableaux de bord.

💪 Points forts

• un logiciel adapté à toutes les tailles d'entreprise, de l'indépendant à la grande société ;
• une tarification claire (9  € par mois, utilisateur pour 12 à 15 justificatifs scannés) ;
• une flexibilité dans l'envoi des reçus, que ce soit numérique ou papier.

💰 Prix

9 €/mois/utilisateurs pour 12 à 15 justificatifs scannés

N2F

Complète, simple d’utilisation et 100 % française, la solution de note de frais et cartes de paiement N2F est une des leadeuses du marché pour les structures de taille moyenne. Elle profite à la fois aux salariés, aux responsables d’équipes et aux comptables.

Avec N2F, la gestion administrative et la comptabilité sont grandement optimisées, et l’utilisation sur le terrain très pratique, en ligne comme hors ligne.

🔧 Fonctionnalités clés

• la technologie OCR pour photographier un reçu et créer une note de frais en l'espace de quelques secondes, ainsi que l’archivage à valeur probante ;
• un tableau de bord informant en temps réel les salariés des remboursements en cours et de leur consommation ;
• le calcul automatique des indemnités kilométriques selon le barème fiscal ou un barème personnalisé, et de la TVA récupérable ;
• la validation des notes de frais conformément aux processus définis en amont (responsables et étapes de vérification, approbation, paiement) ;
• la génération du fichier d’écritures pour votre logiciel de comptabilité.

💪 Points forts

• son caractère convivial et un support client efficace, réactif et à l’écoute ;
• l’adaptation des paramètres et des workflows à la politique de gestion des frais de l'entreprise ;
• le module de reporting pour suivre le budget de déplacements professionnels.

💰 Prix

N2F propose 3 plans différents :

• Business, à 4,8 €/mois ;
• Enterprise, à 6,6 €/mois ;
• Advanced, sur devis.

N2F

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La note de frais se digitalise (innovation 100% française)

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Navan

Plateforme tout-en-un de pilotage des voyages d’affaires et des notes de frais, Navan a été développée pour transformer votre gestion des déplacements professionnels. Riche en fonctionnalités, cet outil fluidifie l’ensemble du processus, de l’organisation du déplacement à la réconciliation des dépenses en comptabilité, en passant par le paiement des prestations. De quoi booster votre productivité et réaliser des économies !

Catégorisation, reporting, remboursements, analyses… nombre d’opérations sont automatisées : dites « adieu » aux tracas administratifs !

🔧 Fonctionnalités clés

• une gestion automatisée des notes de frais, à partir d’une simple photographie du reçu ;
• la possibilité d’utiliser des cartes corporates Visa, Mastercard ou American Express ;
• une visibilité en temps réel sur toutes les dépenses de vos collaborateurs ;
• l’intégration de votre politique de dépense, afin de vous assurer que les salariés ne dépassent pas les seuils imposés ;
• de puissantes analyses basées sur l'IA pour identifier les opportunités d'économies en un clin d'œil.

💪 Points forts

• un haut degré d’automatisation, notamment au niveau de la réconciliation, afin de gagner en performance et réduire les erreurs ;
• une conformité garantie avec votre politique de voyage interne ;
• des tableaux de bord de grande qualité, avec un accès aux données en temps réel.

💰 Prix

Prix sur demande.

Navan

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La gestion complète des voyages d’affaires et notes de frais

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ONexpense

ONexpense transforme le processus de traitement des notes de frais en un jeu d’enfant. Ce logiciel en ligne automatise chaque étape, de la capture des justificatifs à l’export comptable.

Pour ce faire, une simple photographie suffit, car sa technologie OCR intelligente est capable d’extraire toutes les données. Les dépenses professionnelles sont alors validées et centralisées en quelques clics. Un vrai gain de temps pour tous, collaborateurs, managers comme service financier de l’entreprise.

🔧 Fonctionnalités clés

• la capture photo des justificatifs avec extraction automatique des données via OCR ;
• la création simplifiée des notes de frais pour les repas et les déplacements ;
• la soumission via mobile des notes pour validation avec suivi du statut ;
• l’export direct vers les principaux logiciels comptables (SAGE, Quadratus, etc.) ;
• la compatibilité multi-plateformes, c’est-à-dire applications mobiles iOS et Android, accès web sur Windows, Mac et Linux.

💪 Points forts

• une conformité fiscale garantie, avec un archivage sécurisé des justificatifs numériques ;
• une personnalisation avancée, afin que la plateforme s’aligne avec les règles de remboursement de chaque entreprise ;
• un mode hors ligne, bien pratique en cas d’absence de connexion lors des déplacements professionnels.

💰 Prix

ONexpense propose 3 plans différents :

• ONexpense Entreprise, à 3,4 €/mois ;
• Archivage Probant, à 4,9 €/mois ;
• Offre personnalisée, sur devis.

Rydoo

Rydoo est un outil permettant de gérer vos frais professionnels sur tous supports, convenant parfaitement aux besoins des PME, ETI et grands groupes.

Spécialisé dans les réservations de voyages d'affaires et les dépenses en déplacements pro, son interopérabilité avec des outils tels que les ERP et les plateformes collaboratives le rend très pratique pour les sociétés aux équipes mobiles, même à l’international.

🔧 Fonctionnalités clés

• la technologie OCR pour scanner, lire les reçus et les intégrer dans l’interface directement ;
• la dématérialisation à valeur probante ;
• la gestion des frais kilométriques avec la prise en compte des barèmes, l’estimation des frais et le calcul du meilleur itinéraire ;
• l’automatisation des circuits de validation et la rationalisation de la gestion des frais professionnels, grâce à l’intégration de votre politique de dépenses et voyages ;
• en plus de Rydoo Expense, la réservation des voyages d’affaires avec Rydoo Travel.

💪 Points forts

• un support jugé très agile et efficace et le développement de nouveaux outils en permanence afin de répondre aux demandes clients ;
• le suivi de la trésorerie et l’analyse des dépenses ;
• des API pour intégrer facilement le logiciel à votre ERP, à vos outils Slack, Dropbox, et à vos acteurs de mobilité préférés (Uber, Lyft, etc.).

💰 Prix

Rydoo propose 4 plans différents :

• Essentials, à 8 €/mois ;
• Pro, à 10 €/mois ;
• Business et Enterprise, sur devis.

Rydoo

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Notes de frais et voyages à partir de 50 utilisateurs

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Silae Expense

Adaptée aussi bien aux grandes structures qu’aux indépendants, TPE/PME ou encore experts-comptables, Silae Expense est une solution en mode SaaS couplée à une application mobile. ​​

Sa technologie de reconnaissance optique des caractères, développée en interne, alimentée par l’intelligence artificielle et éprouvée par ses clients, est une des meilleures du marché.

🔧 Fonctionnalités clés

• l’import ou le transfert par email des e-factures en format PDF ;
• la gestion multi-devises et le taux de change automatique ;
• la gestion des indemnités kilométriques, avec l’intégration de Google Maps et des barèmes de l’Urssaf ;
• l’archivage à valeur probante au sein du coffre-fort numérique Silae ;
• l’intégration avec Silae Paie afin de fluidifier le traitement des salaires.

💪 Points forts

• sa technologie dite de Deep learning IA, permettant de numériser, extraire, transmettre et analyser les données en quelques secondes ;
• son offre gratuite pour les autoentrepreneurs et les consultants, qui a aussi contribué au développement de son intelligence artificielle à grande échelle ;
• l’option coffre-fort afin d’accéder aux preuves numériques en un clic en cas de contrôle de l’Urssaf.

💰 Prix

Prix sur demande.

Silae Expense

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Digitalisez la gestion des frais professionnels

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Pleo

Pleo révolutionne la gestion des dépenses professionnelles en proposant une solution intuitive et automatisée. Fini les piles de notes de frais et les remboursements interminables. Avec Pleo, chaque employé dispose de cartes d’entreprise physiques et virtuelles, facilitant chaque achat tout en assurant un suivi en temps réel des frais.

Avec ce logiciel, vous gardez une maîtrise totale des finances de votre organisation, au moyen de tableaux de bord personnalisés et d’une intégration fluide avec vos logiciels comptables.

🔧 Fonctionnalités clés

• des cartes d'entreprise physiques et virtuelles pour chaque collaborateur ;
• un suivi en temps réel des dépenses avec des tableaux de bord personnalisables ;
• une intégration fluide avec les principaux logiciels de comptabilité ;
• le scan automatisé des reçus via une application mobile dédiée ;
• le paramétrage des limites de dépenses et approbations en plusieurs étapes.

💪 Points forts

• un haut degré d’automatisation des processus, qui garantit la réduction des tâches manuelles fastidieuses ;
• une visibilité totale sur les dépenses permettant d’améliorer votre contrôle budgétaire ;
• une interface intuitive, gage de satisfaction élevée pour utilisateurs.

💰 Prix

Pleo propose 4 plans différents :

• Starter, gratuit ;
• Essential, à 39 €/mois ;
• Advanced, à 89 €/mois ;
• Beyond, à 179 €/mois.

Pleo

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Transformez vos dépenses en succès commercial

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Spendesk

Plateforme de gestion des dépenses tout-en-un (cartes de paiement, traitement des notes de frais, suivi des budgets, procurement, etc.), Spendesk fait figure de référence dans son domaine.

Avec ses cartes bancaires professionnelles, la solution évite aux employés d’avancer de l’argent, pour ensuite demander un remboursement via une note de frais. Il est notamment possible de plafonner les dépenses des salariés, tout en les laissant un minimum autonomes, pour décharger les équipes administratives.

🔧 Fonctionnalités clés

• une carte de paiement virtuelle et sécurisée pour les dépenses en ligne, et une carte de paiement physique et plafonnée (Mastercard) pour les frais sur le terrain ;
• la définition et l’automatisation de circuits de validation par le manager, avec intégration de la politique de gestion des dépenses ;
• l’automatisation de la réconciliation bancaire et de la saisie des comptes de TVA et des comptes de charge ;
• le suivi des dépenses en temps réel, afin d’ajuster les budgets en fonction, et définir plus finement votre stratégie financière ;
• la centralisation de tous les abonnements de vos employés pour garder le contrôle.

💪 Points forts

• les paiements en ligne et en physique tracés en temps réel (maîtrise des budgets et export comptable automatique) ;
• des montants contrôlés individuellement sur chaque carte ;
• tous les besoins de l’entreprise couverts, de la demande d’achat jusqu’à l’export des données comptables.

💰 Prix

Prix sur demande.

Spendesk

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La plateforme 7-en-1 pour gérer toutes les dépenses des PME

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Wallester

Gérer les dépenses professionnelles sans contrainte, c’est possible grâce à Wallester. S’il ne s’agit pas d’un logiciel de gestion des notes de frais à proprement parler, il vous permet néanmoins d’obtenir un contrôle total sur les transactions de vos collaborateurs, avec agilité.

Besoin d’une carte virtuelle en urgence ? Créez-la en quelques secondes. Un employé part en mission ? Fixez un plafond de dépenses et suivez chaque transaction en temps réel.

Par ailleurs, la tokenisation assure une sécurité maximale, et l’intégration avec Apple Pay et Google Pay facilite la vie de tous.

🔧 Fonctionnalités clés

• des cartes de paiement virtuelles et physiques à usage unique ou récurrent ;
• une API REST intuitive permettant une intégration transparente des services financiers dans vos systèmes existants (logiciels de comptabilité, de gestion de trésorerie, etc.) ;
• le suivi en temps réel des transactions, avec notifications instantanées ;
• la possibilité de mettre en place des plafonds personnalisés et des restrictions de paiement selon les besoins ;
• la sécurisation avancée de la plateforme, avec conformité PCI DSS et compatibilité avec les portefeuilles numériques.

💪 Points forts

• un logiciel ultra-flexible, capable de s’adapter aux besoins des entreprises de toutes tailles ;
• une sécurité maximale, limitant les risques de fraude et de mauvaise gestion ;
• une expérience utilisateur fluide, même pour les non-experts en finance.

💰 Prix

Prix sur demande.

Wallester

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Rationalisez les paiements et le contrôle des dépenses

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Pourquoi utiliser un logiciel de note de frais ?

Gérer les notes de frais à la main, c’est long, fastidieux et source d’erreurs.

Alors qu’un logiciel de gestion des notes de frais simplifie cette tâche et optimise la gestion financière de l’entreprise.

Voyons plus en détail les bénéfices à retirer. 👉

Un gain de temps considérable

Fini les piles de reçus égarés !

Avec un outil dédié, les employés scannent leurs justificatifs en un clic. Les informations associées sont alors extraites automatiquement et intégrées à la comptabilité.

Résultat ? Moins de saisies manuelles et plus de temps à consacrer à des tâches à forte valeur ajoutée.

Plus de fiabilité

Une virgule mal placée, un calcul approximatif… et c’est l’erreur de trop. Un logiciel de gestion des dépenses professionnelles applique les règles comptables et les politiques internes propres à votre entreprise en temps réel.

Il détecte également les anomalies et prévient les fraudes. De quoi vous prémunir des mauvaises surprises lors des contrôles fiscaux !

Un remboursement plus rapide des employés

Sans surprise, les salariés apprécient d’être remboursés rapidement.

Un outil de gestion des notes de frais digitalise et automatise les workflows de validation. Chaque étape s’en trouve fluidifiée, du dépôt du justificatif à l’approbation par le manager. Et ça, ça contribue grandement au bien-être des collaborateurs.

Un suivi précis des dépenses

La plupart des logiciels présentés dans ce comparatif intègrent des tableaux de bord ainsi que des statistiques en temps réel, afin de vous fournir une vision globale sur les coûts liés aux frais professionnels.

Ainsi, vous pouvez analyser, ajuster et anticiper ces dépenses… bref, opérer une gestion plus fine de votre budget.

6 critères à prendre en compte pour choisir votre logiciel de gestion de note de frais

#1 La facilité d’utilisation

Un bon logiciel de gestion de note de frais rime avec simplicité d’utilisation et de prise en main. Surtout si vous souhaitez qu’il soit rapidement adopté par vos collaborateurs. Plus précisément, il doit proposer :

• une interface claire ;
• des fonctionnalités accessibles ;
• un processus de soumission des frais rapide.

#2 L’automatisation et la reconnaissance des justificatifs

L’incontournable de toute application de note de frais digne de ce nom ? Sa capacité à scanner un ticket de caisse, puis à en extraire automatiquement les informations.

Autrement dit, un logiciel performant intègre forcément la reconnaissance optique de caractères (OCR), bien pratique pour éviter les saisies manuelles et limiter les erreurs.

#3 La personnalisation des règles de remboursement

Chaque entreprise compose avec ses propres politiques de dépenses.

Il importe alors d’opter pour une solution permettant d’appliquer ces règles : plafonds, catégories, validation par niveau, etc. On vous donc recommande d’être particulièrement vigilant quant au degré de personnalisation de l’outil.

#4 L’intégration avec la comptabilité

Pour éviter les doubles saisies, mieux vaut une solution de note de frais qui se connecte avec votre logiciel de comptabilité, mais aussi avec les moyens de paiement utilisés dans votre organisation (cartes corporate, virements, etc.).

Vous profitez ainsi d’une synchronisation fluide de vos données et processus, pour un traitement sans friction des frais professionnels.

#5 La sécurité et la conformité

Les données financières sont sensibles. Le logiciel choisi doit donc garantir une protection optimale et respecter les normes fiscales et légales en vigueur (archivage, TVA, RGPD, etc.).

Certains outils incluent aussi des fonctionnalités de contrôle automatique des dépenses, afin d’éviter fraudes et irrégularités. Plutôt pratique !

#6 Le support et l’évolutivité

Enfin, un logiciel de note de frais performant doit évoluer avec les besoins de votre entreprise. L’éditeur propose-t-il des mises à jour régulières ? L’outil peut-il s’adapter à votre croissance et aux nouvelles exigences du marché ?

Autre point clé d’attention : la réactivité du service client. En cas de bug ou de question, il faut pouvoir compter sur une équipe disponible et efficace.

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Le logiciel de gestion de note de frais en bref

Adopter un logiciel de note de frais, c’est gagner en temps, en précision et en sérénité. Plus besoin de jongler avec des reçus et autres tableaux Excel fastidieux : une bonne solution automatise l’ensemble du processus, pour le plus grand plaisir des collaborateurs, des managers et du service comptable.

Mais l’optimisation de la gestion des dépenses s’inscrit dans une démarche beaucoup plus large : la digitalisation et la dématérialisation de l’ensemble des processus financiers. Un virage à prendre pour les entreprises si elles espèrent une maîtrise plus fine et moderne de leur trésorerie.