Auto entrepreneurs : il n’y a pas que la note de frais pour se faire rembourser ses dépenses pros

Frais de déplacement, achat de matières premières pour un client : quand on est auto entrepreneur, on a parfois de nombreuses dépenses professionnelles pour mener à bien son activité. De ce fait, il faut se faire rembourser… comment ? En faisant une note de frais ?

Une alternative (légale, inutile de le préciser) existe pour vous permettre de déduire certains frais de votre chiffre d’affaires : les frais de débours. C’est peut-être la première fois que vous entendez ce mot, mais une chose est sûre, vous allez vite les aimer quand vous comprendrez les avantages qu’ils vont vous apporter.

Découvrez tout ce qu'il y a à savoir sur le sujet dans cet article coécrit avec Charlène Serayet, gérante de Dasmind et experte en gestion administrative. 

En bref : qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document qui formalise une demande de remboursement de frais professionnels qu’une personne a engagés pour mener à bien l’exercice de son travail.

La note de frais peut être réalisée sur support physique ou dématérialisé afin d’être transmise au service comptable et administratif de l’entreprise, qui définit au préalable la formalisation de la note de frais pour plus d’uniformisation.

Généralement, elle est validée en amont par la·le manager, qui vérifie que le plafond a bien été respecté et que le type de dépense est éligible à remboursement.

On a le droit de faire une note de frais quand on est auto entrepreneur ?

NON (pardon, c’est vrai que c’est un peu frontal). Pourquoi ? La réponse se trouve presque dans la question, mais on va quand même vous donner un indice : c’est la faute à votre régime fiscal. Ne criez pas au scandale, c’est vous qui l’avez choisi !

Il est temps de réviser les fondamentaux du régime fiscal auto entrepreneur

Si le régime de la micro entreprise présente de nombreux avantages comme la facilité de création du statut ou la comptabilité allégée, il a cependant quelques limites. Nobody’s perfect !

En effet, tous les types d’entreprises peuvent déduire les charges de leur chiffre d’affaires… sauf la micro entreprise (pas de chance). En effet, en tant qu’auto entrepreneur :

• vous êtes imposé sur votre chiffre d’affaires,
• alors que les autres entreprises sont imposées sur les bénéfices, autrement dit sur leur chiffre d’affaires après déduction des charges (mais ont une comptabilité beaucoup plus contraignante que vous).

La comptabilité ultra simplifiée dont vous bénéficiez, petits veinards, est rendue possible par l’application d’un abattement forfaitaire pour justement faciliter la prise en compte des frais professionnels. Vous n’êtes donc pas imposé sur 100 % de votre chiffre d’affaires.

Cet abattement forfaitaire varie selon la nature de votre activité :

• achat revente de biens et de marchandises : 71 %
• régime BIC (bénéfices industriels et commerciaux) : 50 %
• régime BNC (bénéfices non commerciaux) : 34 %

Vous ne pouvez donc pas déduire vos charges au réel, c’est-à-dire retirer de votre chiffre d’affaires les frais professionnels réellement engagés.

Bon du coup ça semble mal parti pour faire passer vos frais professionnels en note de frais. Mais bonne nouvelle, il vous reste une alternative pour vous faire rembourser vos frais professionnels dans les règles : les frais de débours.

La technique pour se faire rembourser les frais pros : les frais de débours

Les frais de débours : qu’est-ce c’est ?

En tant qu’auto-entrepreneur, il se peut que vous ayez des frais à avancer pour être en capacité d’effectuer une prestation ou de réaliser une vente. Il s’agit généralement de matériel ou de matières premières.

Voici quelques exemples de frais de débours :

• du carrelage pour les travaux d’un appartement,
• de l’huile pour réaliser une vidange,
• un abonnement à une banque d’images, etc.

Vous pouvez déduire ce type de frais de votre chiffre d’affaires, pour la simple et bonne raison qu’ils sont exclus de votre base d’imposition au regard de l’article 267 du Code Général des Impôts.

Mais que l’on s’entende bien : les frais de débours ne sont pas une opportunité pour faire du bénéfice (on vous a vu venir). Le montant des frais de débours doit être strictement égal au montant des frais engagés.

❌ Voici quelques exemples de frais qui ne peuvent être considérés comme des frais de débours :

• les frais d’envoi,
• les frais kilométriques,
• les frais de déplacement,
• les frais de restauration, etc.

💡 Bon à savoir : vous pouvez vous faire rembourser des frais de déplacement si les factures sont réalisées pour le compte de votre client. De manière générale, c’est possible avec la plupart des frais dans la mesure où ils sont nécessaires pour réaliser la prestation pour votre client.

Le mot de l'experte

En d'autres termes, les frais de débours sont en réalité des factures au nom de votre client, payées par vous même, et que le client vous remboursera directement. Ce fonctionnement a tout de même un aspect à prendre en compte : certes vous allez pouvoir déduire des frais professionnels de votre montant d'imposition, ce qui n'est normalement pas le cas pour votre régime. Néanmoins, vous ne pourrez pas appliquer de marge sur ces achats. 

Si vous oeuvrez dans le bâtiment, le carrelage que vous achetez 5 € sera payé 5 € par le client, vous ne pourrez pas lui refacturer 15 € dans l'espoir d'y gagner une marge. 

Charlène Serayet, Fondatrice et gérante de Dasmind

Avantage des frais de débours vs la refacturation

Dans le duel qui oppose la déduction des frais de débours à la refacturation des frais engagés, les frais de débours sont clairement gagnants. Voici pourquoi :

• Ils sont exclus de votre chiffre d’affaires global, vous ne serez donc pas imposés dessus. En revanche, refacturer des frais à vos clients vient augmenter votre chiffre d’affaires, et donc avec, le montant de vos cotisations sociales. Vous risquez même de dépasser les plafonds de chiffre d’affaires avec lesquels vous pouvez exercer sous ce statut.
  
  
• Ils excluent votre responsabilité vis-à-vis des achats engagés. Si par exemple, du carrelage que vous avez acheté pour effectuer des travaux s’avère défectueux, votre client devra se retourner vers le fournisseur, et non vers vous.

Passons au concret : comment se faire rembourser les frais pro en auto-entreprise ?

1. Obtenir l’accord préalable écrit du client

Pour commencer, il faudra obtenir l’accord de votre client par écrit. On appelle ce document un mandat de débours.

Au-delà de servir de preuve en cas de contestation ultérieure de sa part, cet accord formalise pour chaque achat :

• sa nature,
• et le budget maximum prévu.

Ce n’est qu’une fois cet accord écrit obtenu que vous pouvez effectuer votre achat.

2. Régler les frais avec votre compte professionnel

Afin que le processus de remboursement des frais de débours puisse continuer, n’oubliez pas de régler votre achat uniquement avec votre compte bancaire professionnel.

3. Demandez une facture au nom de votre client

Lorsque vous effectuerez l’achat en question, vous devrez demander à ce que la facture soit faite au nom du client, et non le vôtre.

Comme toute facture, elle devra comporter un certain nombre de mentions :

• nom du client,
• adresse,
• numéro SIRET,
• numéro de TVA intracommunautaire, etc.

4. Conservez les justificatifs

Il est indispensable de conserver toutes les preuves liées à l’achat en question. Votre client ne pourra vous rembourser les frais de débours que sur présentation de la facture et/ou du ticket de caisse.

Gardez en tête également que vous pourrez être potentiellement contrôlé dans le futur par l’administration fiscale.

5. Éditez la facture au client après la prestation

Une fois la prestation effectuée, vous devrez faire apparaître les frais de débours de manière distincte lorsque vous facturez votre client. Vous devrez y joindre une copie du justificatif.

Le montant du remboursement des frais de débours devra être strictement égal au montant que vous avez déboursé pour avancer les frais. Comme nous l’avons évoqué tout à l’heure, il n’est pas possible de faire bénéfice sur les frais de débours.

Voici un exemple de note de débours :

© Openclassrooms

© Openclassrooms

Les outils qui facilitent le remboursement de vos notes de frais

Il existe des logiciels qui facilitent considérablement la gestion et le remboursement de vos notes de frais. Ils sont très nombreux sur le marché et peuvent plusieurs formes :

• Logiciels de ressources humaines (RH),
• Logiciels de Devis et de Facturation,
• Logiciels comptables,
• Logiciels de note de frais.

Ils présentent tous les fonctionnalités de base de la gestion de note de frais :

• La saisie des notes de frais
• La gestion des justificatifs
• La demande de remboursement
• La validation de remboursement
• La gestion des paiements
• L’archivage des frais.

Mais il existe des logiciels qui proposent des fonctionnalités encore plus avancées et sur-mesure.

On résume la note de frais entrepreneur

• En tant qu’auto entrepreneur, vous ne pouvez pas faire de note de frais pour les déduire de votre chiffre d’affaires, car vous bénéficiez déjà d’un abattement forfaitaire.

• Une solution existe pour vous faire rembourser certains frais professionnels : les frais de débours.

• Il y a quelques étapes à suivre pour les comptabiliser :

  • obtenir l’accord écrit du client,
  • avancer la somme avec votre compte professionnel,
  • demander une facture au nom du client,
  • conserver les justificatifs,
  • faire apparaître les frais de débours sur la facture finale
• Ils sont très avantageux, car ils permettent d’obtenir le remboursement des frais engagés pour votre client sans gonfler votre chiffre d’affaires. Vous paierez donc moins de charges que si vous aviez dû les facturer de manière classique.