Qu'est-ce qu'une note de frais ? Définition

Vous recherchez la définition d’une note de frais et un exemple pour uniformiser vos documents en interne ?

Vous êtes au bon endroit ! Et si vous souhaitez aller plus loin et découvrir comment les traiter, vous trouverez quelques liens utiles au fil de votre lecture.

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Qu’est-ce qu’une note de frais ? 

La note de frais : définition

Adressée au service comptable ou administratif de l’entreprise, la note de frais est une fiche, dématérialisée ou non, permettant aux salariés (ou assimilés) de faire la demande de remboursement de leurs frais professionnels. 
Le document est fourni par le service en question, dans un souci de cohérence, d’uniformisation des demandes et de facilité de traitement.

Qui peut en faire la demande ?

Tous les statuts, de tous types de structures (associations, PME, start-up, grands groupes, etc.), sont concernés par le remboursement de frais professionnels :

• les employés non-cadres,
• les cadres,
• les dirigeants,
• les bénévoles.

Le remboursement de note de frais est un droit : il n’est pas obligatoire que le contrat de travail stipule que les frais seront remboursés.
Par contre, lors de la négociation et de la signature du contrat, l’employeur peut proposer soit un remboursement au réel, soit une indemnisation forfaitaire. 

Les différents types de notes de frais

Une note de frais me concerner plusieurs types de frais professionnels ou se concentrer sur un seul d’entre eux, comme avec :

• la note de frais kilométriques,
• la note de frais repas, etc.

Note de frais : modèle

Pour mieux comprendre ce qu’est une note de frais, nous vous en proposons un modèle :

Frais réels ou forfaitaires : dans quel cas s’applique la note de frais

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Si l’entreprise prend en charge les frais réels, elle procède au remboursement exact du montant des frais engagés.

Cela implique l’édition d’une note de frais et la présentation des justificatifs de toutes les dépenses mentionnées.

Si c’est l’option de l’indemnité forfaitaire qui est choisie (dans seulement 5 % des cas selon une étude wity.fr), l’employeur verse une allocation globale forfaitaire qui inclut tous les frais de logement, de repas et de déplacement potentiels. 

C’est une solution plus souple qui ne nécessite ni le remplissage, ni la justification des frais, ni le traitement des notes de frais et des justificatifs afférents.