Comment récupérer la TVA sur les notes de frais ?

En tant qu’entreprise, vous engagez des dépenses nécessaires au bon fonctionnement de vos activités, et notamment des frais professionnels, qui engendrent des notes de frais.

Pour certaines de ces dépenses, la loi vous autorise, en suivant certaines règles et sous certaines conditions, à récupérer la TVA sur les notes de frais.

Quel est le cadre juridique et quels sont les frais éligibles ? Comment simplifier le processus de récupération de la TVA ? Le point dans cet article !

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Note de frais et récupération de TVA : que dit la loi ?

Les modalités de récupération de la TVA

Selon l’article 208 de l’annexe II du Code général des impôts, la déduction de la TVA s’effectue sur les déclarations que les entreprises déposent pour le versement de la taxe.

En règle générale, les dépenses professionnelles sont éligibles à la récupération de la TVA par l’entreprise, sauf pour les cas exceptionnels que nous aborderons plus bas.

Les conditions de récupération de la TVA sur une note de frais

Dans le cadre de la gestion et du remboursement des frais professionnels à ses salariés, une entreprise peut récupérer certains montants de TVA, selon des dispositions spécifiques :

• la TVA peut faire l’objet d’une déduction lorsqu’elle s’applique à une activité professionnelle imposable, autrement dit la société ou l’organisation doit être soumise à la TVA en vendant son bien ou son service ;
   
• les dépenses doivent intervenir dans le cadre de l’exploitation et dans l’intérêt de l’entreprise — les dépenses à utilisation privée sont formellement exclues ;
  
  
• toutes les factures et tous les justificatifs doivent être conservés et porter des mentions obligatoires.

Quels justificatifs sont acceptés ?

Les justificatifs doivent être la preuve que la dépense entre dans le cadre d’un besoin inhérent à la vie d’entreprise et à ses activités.

Il s’agit la plupart du temps d’un ticket de caisse, d’une note, ou d’un reçu, et souvent, d’une facture indiquant en détail le montant de la TVA.

☝  Attention : on ne peut pas baser ses calculs de déduction de la TVA sur le prix TTC, ni utiliser les tickets de carte bleue.

Les factures : conservation et mentions obligatoires

Toutes les factures émises par les fournisseurs doivent être conservées par l’entreprise.

Les documents servent de preuve en cas de contrôle par l’administration fiscale et doivent obligatoirement faire figurer les mentions suivantes (liste non exhaustive) :

• le nom de la prestation ou du bien vendu(e),
• le taux de TVA applicable,
• le montant de la TVA facturé,
• le nom de l’entreprise à laquelle elle est adressée (et non pas celui d’un de ses salariés).

Dans le cas des frais professionnels, les conditions ne sont pas toujours les mêmes : toutes les dépenses ne sont pas soumises à la TVA. Examinons cela plus en détail.

Les types de notes de frais éligibles et les conditions

Les frais de repas

🍽  Les frais de repas sont associés à des frais de mission ; et dans ce cadre précis, la TVA applicable est récupérable dans les cas suivants :

• repas d’un collaborateur seul en déplacement,
• repas d’un collaborateur avec des collègues dans le cadre d’une réunion,
• repas d’affaires, que ce soit avec un client, un prospect ou un partenaire.

☝  À noter : au-delà d’un montant de 150 € HT, une facture au nom de l’entreprise est à fournir. En dessous de ce montant, un simple reçu suffit, à condition qu’il indique le taux et le montant de la TVA, le montant HT et le montant TTC.

Les frais d’hôtel ou d'hébergement

🏨  Les dépenses d’hébergement sont soumises à des règles précises.

Dans le cas des frais d’hôtel, la TVA n’est pas déductible. Si l’entreprise paie des prestations hôtelières à ses salariés ou à ses dirigeants en déplacement professionnel, elle ne pourra pas déduire la part de TVA versée à l’État. 
En revanche, il existe des exceptions. La TVA est récupérable dans les cas suivants :

• une nuitée payée pour le compte d’un tiers,
• un petit-déjeuner ou un autre repas pris à l’hôtel, par exemple.

Les frais de déplacement

🚀  Ils regroupent différentes dépenses, telles que le paiement du carburant, du parking, ou encore des péages. La TVA n’est pas toujours récupérable, même si la TVA figure sur la facture.

En voici le détail ci-dessous.

La TVA se récupère sur :

• les frais de péage d’autoroute,
• les frais de carburant pour le gazole et l'essence (récupérable en partie à 80 % pour les véhicules de tourisme et à 100 % pour les utilitaires), 
• les locations et l’entretien de véhicules utilitaires exclusivement.

☝  Bon à savoir : concernant le carburant, il peut s’agir tout aussi bien d’un véhicule personnel ou possédé au titre de l’entreprise. Pour le premier cas, il faut justifier que les déplacements ont bien eu lieu dans l’intérêt de l’entreprise.

La TVA n’est pas récupérable sur 

• les trajets en avion, en train, en taxi, en bus, en bateau,
• l’achat ou la location d’une place de stationnement. 

Les notes de frais kilométriques, quant à elles, ne sont pas soumises à la TVA.

Les cadeaux d’entreprise

🎁  Les cadeaux ouvrent droit à la déduction de la TVA, dans la limite d’un montant de 69 € TTC, par an et par bénéficiaire.

Les cadeaux offerts à des clients peuvent recevoir une exonération fiscale lorsqu’ils interviennent en faveur du bon fonctionnement ou du développement de l’entreprise.

Les cas particuliers : la note de frais sans TVA

La règle qui s’applique est la suivante : la TVA est déductible si et seulement si la mention en est faite clairement sur une facture ; autrement, aucune déductibilité ne peut s’appliquer.

Ainsi, la récupération de la TVA ne peut pas s’envisager sur la base d’un bon de commande, d’un devis ou même d’une facture pro forma (seule vaut l’originale).

Si la facture reçue ne comporte pas de TVA, il est recommandé de s’adresser au fournisseur pour obtenir une facture rectificative.

Dans le cas d’une acquisition de biens auprès de fournisseurs étrangers, qu’ils soient établis dans des pays tiers à l’Union européenne ou au sein de l’UE, des dispositions particulières s’appliquent.

Comment simplifier la récupération de la TVA sur les notes de frais ?

La question était « Comment récupérer la TVA sur les notes de frais ? » Notre réponse : en optant pour un logiciel de gestion de notes de frais qui fait les calculs pour vous. Découvrez sans plus attendre notre sélection.

Cleemy

⚙️  Le fonctionnement de Cleemy est simple : vos collaborateurs déclarent leurs dépenses en deux clics, prennent en photo leur justificatif, puis l’outil extrait les informations utiles grâce à l’OCR et remplit les champs associés automatiquement, TVA incluse.

👍  Il détermine la TVA récupérable, l’impute sur les comptes adéquats et en cas d’incohérence sur la facture, l’outil en régularise le montant pour respecter les règles d’arrondi fiscal.

Expensya

⚙️  Expensya est une solution intelligente de gestion des notes de frais qui permet de définir le taux de récupération de la TVA pour chaque catégorie de dépenses, afin de faciliter le traitement de la TVA.

👍  Elle a d'ailleurs développé un partenariat avec VAT4U, première plateforme européenne de récupération de TVA en ligne, pour simplifier et automatiser ce processus sur les dépenses professionnelles.

Silae Expense

⚙️  Grâce à son intelligence artificielle sophistiquée, Silae Expense détecte les catégories de dépenses sur une facture, puis extrait le montant exact de la TVA et l’enregistre en y attachant le justificatif PDF de la dépense.

👍  Chaque dépense éligible à une TVA déductible est tracée et la somme automatiquement soustraite de votre versement de la TVA à l’État.

KDS Neo

⚙️  KDS Neo est une plateforme qui permet d’optimiser la gestion des déplacements professionnels de vos collaborateurs, en regroupant à la fois la réservation des voyages et la gestion des notes de frais (transferts, hôtel, etc.), dont la TVA.

👍  Elle permet de fluidifier les processus entre tous les acteurs, de mieux contrôler les coûts et ainsi d’optimiser toute la chaîne de gestion des voyages.

Philéas Gestion

⚙️  Philéas Gestion est une solution de gestion des dépenses professionnelles complète. Les responsables gagnent du temps grâce à un système de validation intelligent associé à une technologie d’OCR.

👍  L’analyse automatique des notes de frais et la détection d’éventuelles incohérences facilitent leur travail. L’outil est compatible avec votre logiciel de comptabilité et permet de récupérer la TVA.

Rydoo

⚙️  Rydoo est une solution intuitive qui gère vos notes de frais classiques (Rydoo Expense) et les frais liés à vos voyages d’affaires (Rydoo Travel).

👍  Vos collaborateurs gagnent du temps en prenant en photo leurs justificatifs : la technologie OCR se charge de détecter les éléments à extraire, comme la TVA, facilitant ainsi vos déclarations TVA.

SAP Concur

⚙️  L’application SAP Concur suit en temps réel les frais professionnels lors de voyages d’affaires : achat du voyage, intégration de chaque dépense en temps réel et en cours de route (commande d’un taxi, frais de restaurant, etc.) avec le scan des reçus, paiement automatisé et approbation.

👍  Elle propose aussi une solution d’audit pour analyser au fur et à mesure les demandes de remboursement et les factures, pour détecter les TVA récupérables.

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Ne faites pas les frais d’une gestion peu optimisée...

… et passez à la gestion automatisée de vos notes de frais !

Pour éviter toute mauvaise surprise lors d’un contrôle fiscal, les règles relatives à la récupération de la TVA doivent être connues et maîtrisées par les entreprises.

Mais ce n’est pas tout ! Acquérir un tel logiciel permettra de fluidifier vos processus et de gagner un temps considérable dans le traitement de vos frais.

Tous les montants de TVA associés aux frais professionnels sont intégrés et pris en compte dans vos dépenses comptables.

Ainsi, vous vous assurez de ne manquer aucune TVA déductible : les traces de toutes vos dépenses sont conservées et la somme de TVA due est automatiquement calculée pour ne verser que ce que vous devez à l’État. Vous êtes convaincu·e ?