Notes de frais : Gagnez à tous les coûts

Sara Jaillet, Data Analyst pour Philéas Gestion, passe en revue les étapes et les coûts relatifs au traitement des notes de frais, et vous indique comment faire des économies, de temps et d’argent, en optimisant la gestion de vos notes de frais.

Sara Jaillet :

Notre relation à l’argent est émotionnelle.

Quand j’ai débuté dans le monde du travail, un de mes collègues, voulant m’apprendre les bons coups, m’affirma avec fierté : « Moi, je ne vais jamais à la cantine. Comme j’habite à côté, je mange chez moi. Du coup, je ne dépense rien ! ». Sa logique me parut implacable.

Mais en le voyant partir en voiture (coût de transport) en direction du supermarché (coût d’achat), je réalisais qu’il allait cuisiner ses aliments (coût de production) et nettoyer ses assiettes (coûts de maintenance). Sa logique se fissura à mes yeux.

Ce qui touche à notre argent touche à notre émotionnel et nous renvoie à nos propres conceptions de la vie. Pourquoi apprécions-nous de payer des restaurants entre amis, et dans le même temps nous étranglons-nous pour quelques centimes d’augmentation de l’essence ? Ôtons le poids émotionnel de la chose et abordons le sujet sous un aspect purement financier. Sortir une fois par mois à raison d’une trentaine d’euros la soirée revient à 360 € par an. Cinq centimes supplémentaires par litre de carburant pour parcourir 12 000 km à 5 l/100 représentent un surplus de 30 €.

Réinjectons l’émotion dans l’équation et nous trouverons immédiatement de multiples raisons, parfaitement compréhensibles, pour défendre notre capacité à débourser 360 € dans un loisir et notre impossibilité de rajouter 30 € par an pour la voiture. Pourtant, la suppression d’une seule sortie par an équilibrerait le budget.

La neuroscience montre que nous achetons émotionnellement et que nous justifions nos dépenses par la raison¹. Or, une entreprise bien gérée s’appuie sur des faits concrets et mesurés et non sur des ressentis².

Je ne dépense rien pour les notes de frais.

Aussi étonnant que cela puisse paraître, le domaine des notes de frais n’échappe pas à un premier jugement basé sur l’intuition plutôt que sur les faits. De manière spontanée, la plupart des acteurs estiment le coût de traitement des notes de frais négligeable. Certains responsables RH m’ont annoncé un coût de gestion aux alentours de 1 € par note. D’autres m’ont assuré que cela leur revenait à zéro euro, car ils utilisaient Excel ou avaient développé un outil interne. Les plus concernés, conscients du temps passé par la comptabilité ou les RH, imaginent au mieux un chiffre de quelques euros.

Pourtant, les spécialistes affirment que chaque note de frais coûte à l’entreprise entre 32 € et 56 €, soit environ 80 k€ annuel pour 150 notes par mois.

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La gestion des frais aussi opaque que les Panama Papers ?

Le processus complet de gestion des notes de frais implique plusieurs acteurs qui interagissent les uns avec les autres et qui réalisent de nombreuses tâches. S’il est intuitivement complexe d’en deviner le coût total, il est toutefois possible de décomposer puis de mesurer chaque intervention au niveau le plus fin, en s’appuyant sur un organigramme de tâches de projet (OTP). Nous aborderons dans cette étude un découpage en 4 axes principaux.

1. La saisie ou la chasse aux infos

Le principe même de la gestion des notes de frais consiste pour une entreprise à rembourser ses collaborateurs des dépenses engagées à titre professionnel. Pour cela, un opérateur sera chargé de la saisie. Chaque formulaire réclame le remplissage d’informations obligatoires comme la date, la nature des frais, les montants TTC et TVA.

En complément de la déclaration, des justificatifs doivent être joints. Ceux-ci sont parfois imprimés, agrafés à un document récapitulatif, transmis par courrier interne, voire déposés directement sur le bureau des RH. Tout ceci représente un temps qui doit être mesuré précisément. Quel collaborateur n’a pas passé dix minutes à chercher désespérément ce maudit ticket qui était pourtant empilé avec les papiers importants ? Et qui ne s’est pas déplacé spécialement pour réclamer des explications à son manager pour des indemnités kilométriques refusées ? Qui n’a pas interminablement fouillé son agenda, ses emails et son téléphone pour retrouver la liste des invités à écrire au dos de la facture du restaurant ?

Qui finalement n’a pas renoncé au remboursement d’une dépense pour s’épargner un processus trop complexe ou non adapté ? Si cette situation existe, c’est parce que la collecte est un traitement long qui représente de 50 à 60 % du temps passé dans le processus global.

2. La validation ou l’aiguille dans la botte de foin

Le sujet des notes de frais est encadré légalement, c’est pourquoi l’employeur ne peut se permettre d’accepter les yeux fermés chaque demande de remboursement. En effet, ces montants ne sont pas soumis à cotisations. Ainsi, l’entreprise qui ne peut justifier le remboursement d’une dépense risque de se voir condamnée à un redressement fiscal pour tentative de dissimulation de salaire ou d’avantages en nature. Le dernier rapport de l’ACOSS mentionne que près de 40 % des régularisations opérées concernaient des rémunérations non soumises à cotisations.

D’ailleurs, quel collaborateur n’a pas cherché à arrondir ses fins de mois en majorant ses indemnités kilométriques  ? Ou qui n’a pas profité de la complaisance d’un restaurateur pour arroser le repas d’une bonne bouteille ? Or un employeur qui rembourse une fausse note de frais se trouve juridiquement responsable dans un contexte où certaines études estiment qu’un salarié sur trois tricherait sur ses déclarations pour 730 € par an³.

De plus, parce qu’ils sont très occupés, 8 managers sur 10 arbitrent les demandes sans réellement y prêter attention. Cette sensation trompeuse de gain de temps masque en réalité un coût important, car les anomalies non détectées feront subir une double peine à l’entreprise avec un redressement sur ces montants.

Le poste de vérification s’avère donc crucial et ses tâches ne peuvent être bâclées. Conscients de cette problématique, certains valideurs tombent dans l’excès inverse et scrutent minutieusement chacune des dépenses. Or, toutes ne se valent pas : le remboursement d’un ticket de métro sans TVA récupérable ne porte pas le même risque qu’une invitation au restaurant pour 10 personnes. Ainsi, le temps passé sur une vérification perdra tout le bénéfice de la découverte d’une fraude.

Les tâches de validation représentent de 10 à 20 % du coût du traitement complet.

3. L’administration ou les douze travaux d’Astérix

Le traitement administratif doit certifier la bonne application de la politique d’entreprise concernant les notes de frais et respecter les obligations légales.

Parmi toutes les opérations à effectuer, nous trouvons la vérification des saisies, des justificatifs, des TVA, des indemnités kilométriques et autres calculs spécifiques, la gestion des tickets restaurant, des véhicules, des cartes grises, des missions et des affectations, des avances sur frais, des cartes affaires. Les explications à fournir aux valideurs et aux collaborateurs, la production de documents déclaratifs, l’export en comptabilité et en DSN, l’extraction de données pour la finance doivent être également pris en compte. La liste de toutes les tâches à accomplir est longue et doit être mesurée avec précision.

Quant aux justificatifs, ils constituent une part non négligeable, car ils doivent être réceptionnés, triés, vérifiés, enregistrés et finalement stockés pendant 6 ans. Sur cette durée, à raison de 150 notes par mois, votre entreprise devra archiver l’équivalent de 216 ramettes de papier.

Le coût administratif représente de 25 à 40 % du traitement complet.

4. L’informatique ou 2001 l’Odyssée de l’Espace

Tout traitement informatique de processus, quel qu’il soit, représente une charge financière pour l’entreprise. Même une solution interne, sur un vieux serveur déjà amorti, s’expose à des risques d’obsolescence du matériel, d’arrêt de maintenance et d’évolutivité du programme, de pertes des données… Ces coûts sont rarement mesurés, mais potentiellement élevés.

Quant aux modules de notes de frais intégrés dans un SIRH, ils resteront par définition généralistes et non spécialistes dans le domaine. Or, seule une prise en charge de la totalité de la chaîne de traitement permettra à l’employeur de réaliser de véritables économies, car toute action qui impacte la durée aura une incidence significative sur le coût global de gestion des notes de frais.

En ce qui concerne les éditeurs de solutions expertes, leurs tarifs doivent être inclus dans le résultat final.

L’informatique peut représenter jusqu’à 15 % du coût total.

Besoin d’une calculette quantique ?

Dans un souci de simplification, nous estimerons que votre entreprise rembourse 150 notes de frais par mois, et que chaque note contient une dizaine de frais avec justificatifs. De plus, nous prendrons en compte une rémunération nette moyenne de 1 800 €, soit un salaire horaire chargé de 23,27 €. Ainsi chaque minute passée par un acteur du processus vous coûtera 1/60 heure x 23,27 € = 0,387 9 €.

Côté collaborateurs

Si la durée moyenne de saisie d’un frais avec traitement du justificatif est mesuré chez vous à 3 minutes et 30 secondes, votre coût vaudra 0,387 9 x 3,5 x 10 x 150 x 12 = 24 437,70 €/an.

À cela devront être rajoutés les temps de suivis, de relances, de ressaisie (environ 20 % des notes sont rejetées et doivent être ressaisies), de demandes d’explications, de calculs spécifiques et autres cas particuliers qui peuvent doubler le coût de la saisie seule.

Des économies sont-elles réalisables ?

Un outil expert saura vous faire gagner jusqu’à 50 % de temps à l’aide de dispositifs d’aide à la saisie tels que la photographie des justificatifs depuis l’application mobile, la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour présaisir les formulaires, le calcul des plafonds, des indemnités kilométriques, etc.

Côté valideurs

Si vos managers vérifient chacun des frais pendant 1 minute en moyenne, le coût pour votre entreprise sera de 0,387 9 x 1 x 10 x 150 x 12 = 6 982,20 €/an.

Nous l’avons vu plus haut, la particularité du processus de validation est qu’il ne se mesure pas uniquement au temps passé, mais à la qualité de la prise de décision.

Des améliorations sont-elles envisageables ?

Des tableaux de bord et de suivi peuvent apporter une aide partielle à l’arbitrage, mais certaines solutions expertes utilisent des technologies de pointe pour accompagner les managers en levant des alertes. Celles-ci contrôlent la totalité des frais et mettent en avant ceux qui justifient une vérification humaine plus approfondie. Elles augmentent significativement la qualité de la validation en plus de faire gagner du temps à l’entreprise.

Côté gestionnaires

Le calcul du temps passé par la comptabilité et les RH ne peut se mesurer avec précision qu’en listant exhaustivement et en chronométrant chacune des nombreuses tâches. Ceci dit, d’après nos calculs, 150 notes mensuelles coûtent environ 25 k€ annuels.

Des optimisations sont-elles possibles ?

Une société cherchera un outil expert qui saura automatiser ce qui peut l’être, respecter la politique d’entreprise, produire du reporting et s’interfacer avec son SIRH (import des collaborateurs, export comptable…). Les justificatifs numérisés seront archivés dans un coffre-fort à Valeur Probante qui applique les conditions exigées par l’article A 102 B2 des procédures fiscales.

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Conclusion

Une solution experte de gestion des frais pourra faire gagner à votre entreprise une dizaine d’euros par note soit une centaine de jours de travail par an. En d’autres termes, ne pas mettre en place de solution experte, c’est gaspiller 1 410,75 € par mois. Alors, qu’attendez-vous ?

Sources :
¹ : https://creg.ac-versailles.fr/l-emotion-et-le-comportement-du-consommateur
² : http://www.norme-iso-9001.com/lapproche-factuelle-pour-la-prise-de-decision/
³ : https://www.lci.fr/emploi/notes-de-frais-pourquoi-autant-de-fraudes-2123350.html

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.