Tout ce qu’il faut savoir sur le remboursement des frais kilométriques en 2024

Si travailler dans votre société implique une mobilité forte ou ponctuelle, alors le remboursement des frais kilométriques vous concerne très probablement.

Vous exercez dans le service administratif ou RH de votre entreprise ? Ou alors vous êtes un collaborateur en déplacement ? Vous trouverez ici tout ce qu’il faut savoir sur le sujet.

Comment fonctionnent les indemnités kilométriques ? Quels sont les barèmes kilométriques 2024 ? Comment gérer efficacement les notes de frais ? On fait le point 👉

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Qu’est-ce que le remboursement des frais kilométriques ?

Les frais kilométriques, également appelés indemnités kilométriques, entrent dans le cadre des frais professionnels, c’est-à-dire des dépenses effectuées par le salarié pour la bonne exécution de ses missions.

Le remboursement des frais kilométriques par l’entreprise s’applique alors lorsque le collaborateur utilise son véhicule personnel dans l’exercice de ses missions.

Il concerne les dépenses relatives :

• aux frais d’essence,
• aux réparations éventuelles,
• à l’assurance,
• ou encore à l’usure de la voiture.

En revanche, les indemnités kilométriques ne prennent pas en compte le péage ou le stationnement, soumis à d’autres barèmes.

Qui est concerné par le remboursement des frais kilométriques ?

Les frais kilométriques sont effectifs dans le cadre de trajets professionnels obligatoires à la réalisation des missions du salarié, pour des rendez-vous client ou pour se rendre à un salon par exemple.

Par ailleurs, tous les statuts sont concernés par le remboursement des frais de déplacement, qu’importe le salaire :

• les employés non-cadres,
• les cadres,
• les dirigeants,
• les bénévoles.

Enfin, pour bénéficier des indemnités kilométriques, le collaborateur est soumis à certaines conditions :

• utiliser sa voiture personnelle, et non un véhicule immatriculé au nom de la société ;
• justifier les kilomètres effectués, en consignant notamment les dates, les destinations, les raisons des déplacements et les distances parcourues.

☝️ Les frais engagés par les bénévoles dans le cadre de leur activité associative, s’ils sont non remboursés par l’association, peuvent ouvrir droit, sous certaines conditions, à une réduction d’impôt sur le revenu.

Quid des indemnités kilométriques pour le trajet domicile-travail ?

Qu’en est-il des déplacements domicile-travail ?

Ces derniers ne sont pas concernés par les indemnités kilométriques versées par l’entreprise, sauf conditions particulières. Par exemple :

• si l’employé est contraint de se déplacer à un autre endroit que son lieu habituel ;
• si ses horaires ne lui permettent pas d’utiliser les transports en commun, etc.

💡 Toutefois, il est possible de déduire les dépenses liées au trajet domicile-travail de son impôt sur le revenu. Pour ce faire, il suffit de renseigner dans sa déclaration fiscale les kilomètres parcourus. L’administration utilisera alors le même barème que pour les frais professionnels.

Comment se passe le remboursement des frais kilométriques ?

Pour rembourser les frais kilométriques des salariés, deux options s’offrent aux entreprises :

• au réel,
• au forfait.

Remboursement des frais kilométriques au réel

Le remboursement des frais kilométriques au réel se base sur les dépenses vraiment engagées par le collaborateur lors de ses déplacements professionnels.

Dans ce cas, ce dernier est tenu de conserver tous les justificatifs des achats liés à l’utilisation de son véhicule (essence, entretien, assurance, etc.) et de produire des notes de frais.

L’entreprise rembourse ensuite le salarié à hauteur des sommes indiquées sur les pièces justificatives fournies.

💡 Ce mode opératoire implique un lourd travail administratif pour l’employé comme pour l’employeur. Mais grâce à l’utilisation d’une carte carburant, finies les notes de frais. Découvrez comme fonctionne ce dispositif et quelles sont les meilleures cartes carburant du marché dans ce Livre Blanc :

Remboursement des frais kilométriques au forfait

Le remboursement au forfait consiste en une somme fixe versée par l’entreprise au salarié pour chaque kilomètre parcouru.

Le taux appliqué se base sur le barème kilométrique publié chaque année par l’administration fiscale, qui prend en compte le type de véhicule, sa puissance fiscale ainsi que les distances effectuées.

Ce système ne nécessite donc pas de conserver les justificatifs des dépenses, tels que les reçus des stations-service.

Quel est le barème de remboursement des frais kilométriques 2024 ?

Si l’entreprise opte pour le remboursement des frais kilométriques au forfait, voici les barèmes applicables en 2024 :

• pour les voitures,
• pour les scooters et motos.

Barème kilométrique 2024 pour les voitures

Barème kilométrique 2024 pour les motos et scooters

Quels sont les modes et les délais de remboursement des frais kilométriques ?

Dans le cadre du remboursement des frais kilométriques au forfait, si la conservation de justificatifs n’est pas nécessaire, il convient toutefois au salarié d’établir une note de frais kilométrique dans laquelle il stipule :

• la date, le motif et le lieu de son déplacement professionnel,
• le nombre de kilomètres parcourus,
• la puissance fiscale de son véhicule.

L’entreprise indemnise ensuite le collaborateur, généralement le mois qui suit l’émission de la note de frais.

💡 Notez que le barème fiscal est applicable dans les cas suivants :

• le salarié est propriétaire du véhicule ;
• le conjoint du salarié est propriétaire du véhicule ;
• une personne de son foyer fiscal est propriétaire du véhicule ;
• le véhicule est loué ou prêté.

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Comment gérer efficacement ses notes de frais ?

Comme de nombreux documents administratifs et comptables, la note de frais se dématérialise.

Votre entreprise modernise ses procédures, vos collaborateurs sont plus réactifs, et personne ne perd plus de temps que nécessaire sur cette tâche fastidieuse.

Les demandes de remboursement illisibles, incomplètes, mal calculées, ou perdues dans les tiroirs, c’est du passé !

Des outils intuitifs et collaboratifs existent pour faciliter la saisie, le traitement et le suivi des notes de frais, le calcul des indemnités kilométriques et la visualisation des dépenses de la société. La plupart intègrent le barème kilométrique URSSAF et tiennent compte des évolutions législatives.

En voici une sélection :

• Cleemy est simple et tout en transparence, notamment avec le partage de la politique de remboursement de la direction. Elle est dédiée aux start-up, TPE, PME.
  
  
• Expensya est le logiciel qui facilite la vie : une simple photo du reçu et toutes les informations qu’il contient sont extraites automatiquement. Il est adapté à toute taille d’entreprise.
  
  
• Izika, dédié aux start-up, TPE, PME est parti du concept malin de connecter votre agenda Google ou Outlook pour calculer les indemnités kilométriques.
  
  
• Kizeo Forms propose la standardisation et l’uniformisation de votre documentation dématérialisée, dont les notes de frais. Il est adapté à toute entreprise et tout secteur.
  
  
• N2F est une solution à la fois complète et tournée vers les usages des salariés, des managers, des comptables et également des dirigeants. Elle est adaptée à toute entreprise.
  
  
• Philéas Gestion est convivial, rapide et efficace à tous les niveaux de l’entreprise, avec un prix très attractif pour les structures de taille moyenne. Pour tout type d’entreprise.
  
  
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