Remboursement des frais professionnels : délai et modalités

Selon les types de dépenses, l’administration fiscale offre à l’employeur le choix entre 2 modalités de remboursement des frais professionnels :

• le remboursement des frais professionnels au réel, c’est-à-dire des dépenses réellement effectuées,
• le versement d’allocations forfaitaires à ses employés.

Poursuivez la lecture pour connaître les conditions applicables, les frais concernés mais aussi ce que dit la loi sur les obligations et le délai de remboursement des frais professionnels. ⤵️

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Demande de remboursement et délai, que dit la loi ?

Quels frais professionnels sont remboursables ?

Frais de repas, de transport, indemnités kilométriques, les frais professionnels remboursés sont ceux avancés par le salarié dans le cadre de missions qui lui sont confiées par son entreprise.

Comment faire une demande de remboursement de frais professionnels ?

Il n’y a pas de format imposé pour une demande de remboursement (ou note de frais), mais il y a des champs qui doivent impérativement apparaître et des justificatifs à fournir, dans le cas d’une indemnisation au réel.

En cas de perte des justificatifs, et si un duplicata ne peut être obtenu ou un relevé bancaire présenté, une attestation sur l’honneur est nécessaire. Elle doit mentionner :

• l’identité de l’employé·e,
• ses coordonnées,
• un rappel de la situation,
• la nature et le montant des frais avancés,
• la mention « J’ai connaissance des sanctions pénales encourues par l’auteur d’une fausse attestation ».

Aucun délai légal précis n’est défini pour la fourniture des justificatifs, mais l’employeur peut en imposer un par simple communication interne (une note de service par exemple). Passé ce délai, qui ne concerne que les justificatifs, les frais peuvent ne pas être remboursés.

L’obligation de remboursement des frais professionnels

Rembourser les frais professionnels engagés par les salariés est une obligation qui incombe à l’employeur.

Même si une clause du contrat de travail stipule que l’employeur ne rembourse pas les frais professionnels et qu’ils sont à la charge du salarié ; la clause est réputée non écrite et jugée illégale.

En effet selon une jurisprudence de la Cour de cassation (9 janvier 2001, n° 98-44.833) : « Les frais que le salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de son employeur, doivent être remboursés sans qu’ils ne puissent être imputés sur la rémunération qui est due ».

💡 Pour simplifier la gestion des frais professionnels, en particulier ceux liés à l’essence, et éviter l’avance d’argent par le salarié, il est possible de recourir à une carte carburant. Découvrez les meilleures d’entre elles dans ce comparatif : 

Quel délai pour le remboursement des frais professionnels ?

Le remboursement doit se faire dans un délai raisonnable dès réception des documents, mais la loi ne précise pas de délai.

Le remboursement des frais professionnels sur la fiche de paie du mois suivant est plutôt courant, et conseillé pour maintenir la motivation de vos collaborateurs.

☝️  Le salarié peut invoquer la « prescription quinquennale » et réclamer un remboursement jusqu’à 5 ans maximum après la dépense, à condition d’avoir livré ses justificatifs dans les délais, s’il y en a.

Les 2 modalités de remboursement : au réel ou au forfait

L’indemnisation basée sur les frais réels

Dans certains cas, le salarié est remboursé au réel : l’employeur lui rembourse l’exactitude des sommes dépensées.

Conditions d’application de l’indemnisation au réel

• L’employé est tenu de présenter l’intégralité des justificatifs (tickets de caisse, additions, factures de plein d’essence, etc.) et de remplir une note de frais.
• L’entreprise doit conserver tous les justificatifs pendant 10 ans pour les fournir en cas de contrôle Urssaf.
• Le gestionnaire de la paie doit tenir compte de l’exonération totale de cotisations concernant les sommes remboursées.

La liste des frais professionnels indemnisés au réel

• Les dépenses engagées par le salarié en télétravail,
• Les frais liés aux NTIC (logiciel, internet, etc.),
• Les frais de déménagement et de mobilité professionnelle,
• Les charges supportées par le personnel détaché à l’étranger ou muté en France par une société étrangère.

☝️  Note : le remboursement des frais professionnels du dirigeant non-salarié se fait également au réel. Concernant les frais kilométriques, la·le gérant·e, PDG, dirigeant·e peut utiliser sa voiture personnelle à des fins professionnelles et appliquer le barème kilométrique en vigueur.

L’indemnisation sous forme d’allocation forfaitaire

Dans certains cas, l’employeur peut choisir de verser une allocation forfaitaire (prime de transport, prime de repas, etc.), dont le montant maximum est fixé chaque année par l’Urssaf via des barèmes.

Conditions d’application des indemnités forfaitaires

• Cette indemnité versée au salarié pour couvrir ses frais professionnels ne doit pas dépasser les limites définies par la loi pour être exonérée de cotisations sociales.
• L’employeur n’est pas tenu de justifier les dépenses encourues par des factures, mais doit être capable de démontrer la situation de fait.
• Exemple : le salarié doit se déplacer en rendez-vous client à 200 kilomètres du lieu de travail.
• Plusieurs barèmes Urssaf s’appliquent suivant la nature des frais professionnels (repas, déplacement, etc.).

Les barèmes Urssaf applicables

Pour chaque type de frais, découvrez tous les barèmes Urssaf, notamment le barème kilométrique, pour connaître les seuils à ne pas dépasser et que cette indemnisation soit exonérée de cotisations.

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Quid de la déduction forfaitaire spécifique ?

Pour certaines catégories de métiers, l’employeur peut décider d’appliquer la déduction forfaitaire spécifique, pour diminuer l’assiette des cotisations salariales et patronales.

Exemples de métiers concernés : VRP, artistes, ouvriers du bâtiment.

Conditions d’application de la déduction forfaitaire spécifique

• Le métier doit faire partie de la liste des professions éligibles établie par l’administration.
• La somme déduite ne peut excéder 7 600 € par année civile et par employé.
• Les représentants du personnel doivent avoir signifié leur accord.
• La déduction ne peut être cumulable avec l’exonération de cotisations concernant les remboursements de frais professionnels, sauf exceptions.

Si vous vous posez plus de questions sur les conditions et les modalités de remboursement des frais professionnels, n’hésitez pas à consulter les autres articles du dossier.