Notes de frais : les pratiques de gestion de 650 PME et ETI passées au crible

Le traitement des notes de frais est une corvée pour les salariés autant que pour les comptables.

Chaque mois, c’est le même rituel : des dizaines de reçus à exhumer pour les salariés, des montagnes de notes de frais à valider pour les managers et des centaines de lignes de dépenses à contrôler pour les comptables. Si ce scénario ressemble au vôtre, il est temps de revoir votre processus de gestion et d'adopter de bonnes pratiques en notes de frais.

De mars 2017 à mars 2018, les dépenses de plus de 650 PME et ETI, soit 115 millions d’euros de notes de frais, ont été décortiquées et traduites sous forme de conseils pratiques. Ce travail d’analyse a été synthétisé sous la forme d’un livre blanc (téléchargeable gratuitement en fin d'article) dans lequel vous trouverez des pistes d’économie à explorer, des méthodes pour passer moins de temps sur le contrôle et des axes d’amélioration pour calibrer efficacement votre politique de frais.

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Analyser ses dépenses pour calibrer sa politique de frais

Une analyse des dépenses de l’entreprise est un préalable à la mise en place d’une politique de notes de frais. Elle permet d’identifier les postes de dépenses les plus importants, mais aussi les collaborateurs abusifs. C’est sur la base de ces deux informations que vous pourrez adapter vos plafonds, ajuster vos règles d’engagement ou décider des montants au-delà desquels une validation hiérarchique s’impose.

Illustration avec le cas des frais de repas. L’étude a révélé que pour les repas pris seuls, les salariés ne dépensaient en moyenne que 15,95 euros, soit 15 % de moins que le forfait Urssaf. Plafonner les repas à 22 euros est un bon compromis pour ne pas frustrer les salariés raisonnables tout en éradiquant les comportements abusifs.

Le panier moyen d’un déjeuner d’affaires s’élève quant à lui à 26,20 euros par convive. Il est donc recommandé d’instaurer des plafonds différents selon les types de repas et les populations concernées.

Réaliser des économies en respectant les règles fiscales et sociales

Les entreprises abandonnent au Fisc plus de 40 % de la TVA récupérable relative aux notes de frais. Elles se contentent bien souvent de récupérer la TVA uniquement sur leurs repas d’affaires alors qu’elles peuvent aussi le faire sur les repas en mission.

La première explication tient à l’ignorance des règles fiscales en vigueur. La seconde est liée à la pénibilité de la tâche. Dépiler des montagnes de facturettes pour quelques euros n’est effectivement pas rentable si l’opération est manuelle.

En matière de règles sociales, il est interdit à un employeur de financer deux fois le même repas. L’Urssaf impose donc aux entreprises soit de retirer un titre restaurant aux salariés qui déclarent un déjeuner en note de frais, soit de retenir la part patronale des titres reçus en trop sur le bulletin de salaire.

Se débarrasser du papier une fois pour toutes

Depuis mars 2017, la loi permet de numériser les justificatifs de notes de frais à condition de respecter les règles de l’archivage à valeur probante. Cette évolution réglementaire s’inscrit dans un processus de simplification entamé il y a quelques années avec les technologies de dématérialisation et encouragé par l’État.

Désormais, il suffit au salarié de prendre son reçu en photo. Le système extrait les informations du justificatif et crée la dépense. Le justificatif papier peut alors être jeté.

Si la capture du justificatif se fait sans problème, les étapes d’archivage sont plus complexes à mettre en place. Il est en effet nécessaire d’apposer une signature électronique pour garantir l’intégrité du justificatif. Heureusement, toutes les solutions d’automatisation des notes de frais intègrent aujourd’hui ce type de fonctionnalité.

Fluidifier et accélérer le traitement des notes de frais

Le traitement des notes de frais est pénible, raison pour laquelle tout le monde attend la dernière minute pour s’en occuper. D’autant que beaucoup d’entreprises imposent des échéances fixes pour déclarer, valider et rembourser les collaborateurs. Résultat : saisie en masse des notes de frais, validation expresse par les managers (un coup d’œil sur le nom du projet et le montant suffira) et goulot d’étranglement pour le service comptable qui doit déjà gérer la facturation fournisseurs, clients et éditer des rapports. Passer une journée entière à contrôler des notes de frais est extrêmement fastidieux et source de nombreuses étourderies.

Pour le service comptable, il est tentant de vouloir faire approuver les notes de frais par plusieurs niveaux hiérarchiques. Or un processus de validation trop long est une perte de temps. Si le manager confirme que la dépense est cohérente avec la mission du collaborateur et que le comptable constate que la politique est respectée, il n’y a pas de raison d’imposer un niveau de validation supplémentaire.

Traiter les notes de frais au fur et à mesure des dépenses permet évidemment de réduire le risque d’erreurs et de fluidifier ce processus. Cependant, cela reste difficilement réalisable sans automatisation.

Contrôler les notes de frais par échantillonnage

Rares sont les comptables qui avouent ne pas avoir le temps de tout passer au peigne fin. Pourtant, l’enquête montre que 38 % des notes de frais sont remboursés sans contrôle poussé. L’échantillonnage permet de gagner du temps tout en augmentant la qualité du contrôle.

Voici quatre types de notes de frais sur lesquels se pencher en priorité : les notes de frais hors cadre, celles qui sont les plus élevées, les frais supérieurs à la moyenne et enfin les dépenses des jeunes recrues.

Les notes de frais qui ne suivent pas les règles de la politique de frais

Facilement identifiables, il s’agit principalement des dépenses effectuées le week-end, les doublons, les invitations entre salariés, etc.

Les notes de frais de vos salariés les plus prodigues

En moyenne, 73 % des dépenses sont engagées par 20 % des collaborateurs. Une rapide analyse des frais de cette catégorie de salariés permet d’isoler ceux dont les habitudes s’écartent clairement de la norme. Mieux vaut passer du temps à rappeler à l’ordre les plus dépensiers que de traquer quelques euros sur des carnets de métro.

Les notes de frais excessives

Statistiquement, les notes de frais supérieures à la moyenne représentent moins de 30 % des notes de frais. S’il y a des excès à corriger, c’est là qu’ils seront les plus importants.

Les notes de frais des collaborateurs fraîchement arrivés

Enfin, les dépenses des nouvelles recrues sont à surveiller de près. C’est l’opportunité de les former sur les règles de l’entreprise et de les sensibiliser à l’importance d’établir des notes de frais propres.

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Conclusion

Les notes de frais sont un poste de coût important qu’il est indispensable de maîtriser. Cela passe nécessairement par la définition d’une politique de frais intégrant des plafonds adaptés aux différentes populations, le respect de la réglementation et la mise en place de process simples.

Faire respecter les règles d’engagement de l’entreprise, gagner du temps sur le contrôle des notes de frais ou récupérer la TVA, tout en soulageant les équipes opérationnelles de cette tâche administrative ne se fait pas facilement sans outil. Heureusement, nous sommes au
XXIème siècle, le marché regorge de solutions qui permettent d’automatiser une bonne partie de ces tâches.

Pour aller plus loin, voici 10 conseils pratiques pour vous aider à optimiser votre processus de gestion des notes de frais. Analysez-les, testez-les, appliquez-les.

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leurs sont personnels.