Urssaf et note de frais : comment éviter le redressement ?

Urssaf et note de frais… en voilà une question qui inquiète les entreprises. Et pour cause un redressement peut vite arriver, souvent à cause d’une simple erreur et non d’une vraie volonté de tricher.

Organisme public veillant au bon respect de la réglementation, l’Urssaf compte parmi ses missions la lutte contre la fraude et les avantages en nature dissimulés… et ceci passe par le contrôle des notes de frais.

Que vous soyez une entreprise, un travailleur indépendant ou encore une association, vous devez donc faire preuve de la plus grande rigueur.

Quelles sont les bonnes pratiques à observer pour éviter les écueils en cas de contrôle ? On vous dit tout dans cet article co-rédigé avec Charlène Serayet, gérante de la société Dasmind spécialisée dans la gestion administrative des entreprises.

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Quels sont les frais professionnels ?

Il existe de nombreux frais professionnels. Découvrons ceux couramment associés à l’élaboration de notes de frais :

Les frais de déplacement

Il ne s’agit pas des frais liés au trajet quotidien pour se rendre sur son lieu de travail, mais bien des déplacements professionnels (rendez-vous client, participation à des congrès ou à des séminaires, visite fournisseur, etc.).

Dans ce cadre, le salarié supporte un certain nombre de dépenses, notamment d’hébergement et de transport. Toutefois, les frais de déplacement professionnel ne se justifient que si la distance entre le domicile et le lieu de la mission :

• est égale ou supérieure à 50 km,
• nécessite plus de 1 h 30 en transports en commun (pour un aller).

Par ailleurs, si l’employé utilise son véhicule personnel, des indemnités sont appliquées selon un barème kilométrique défini par l’Urssaf.

Enfin, la location d’une voiture par le salarié, ainsi que les frais d’essence et de péage doivent aussi être pris en charge par l’entreprise.

Comment traiter ces frais ? Rendez-vous cet article dédié au remboursement des frais de déplacement. 

Les frais de repas

Toujours dans le cadre de déplacements professionnels, les repas personnels des collaborateurs peuvent être indemnisés sous certaines conditions.

Mais les frais de repas interviennent également dans le cadre de déjeuners d’affaires, avec un client ou un prospect par exemple.

Les autres frais professionnels

Notez enfin qu’il existe d’autres frais professionnels, comme ceux liés au télétravail ou encore à l’achat de matériel nécessaire au bon accomplissement de la mission.

Comment rembourser les frais professionnels ?

Plusieurs modalités de remboursement des frais professionnels peuvent être appliquées :

Le remboursement des frais réels

Il s'appuie sur des justificatifs et permet de rembourser la somme exacte dépensée par le salarié. La contrainte : ce dernier avance l’argent avant de se faire défrayer par l’entreprise.

Le remboursement au forfait

il implique que l’employé soit toujours indemnisé de la même somme en fonction de barèmes établis et actualisés par l’Urssaf. Ce type de remboursement concerne :

• le logement,
• les repas,
• l’utilisation d’un véhicule personnel dans le cadre professionnel,
• la mobilité professionnelle à l’intérieur du territoire.
  Dans ce cas, le salarié n’a pas à fournir de justificatifs, mais précise tout de même les motifs des dépenses engagées.

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Contrôle de l’Urssaf et note de frais : 6 bonnes pratiques à observer en 2024

⚠️ L’Urssaf reste particulièrement vigilante sur la question des frais professionnels, car des entreprises ne jouent pas le jeu. Et ce pour diverses raisons :

• les frais professionnels sont exemptés de cotisations sociales ;
• la TVA est déductible de certaines dépenses, par exemple :
  • les péages,
  • les frais de gazole (mais pas d’essence),
  • les frais de repas,
  • les petits-déjeuners ou boissons pour un hébergement à l’hôtel, etc. ;
• le remboursement des frais professionnels n’est pas comptabilisé dans le calcul de l’impôt sur le revenu.

Pour augmenter leur bénéfice, ou encore pour offrir des avantages à leurs salariés, certaines organisations sont donc tentées de frauder.

Conseil : soyez particulièrement rigoureux dans la gestion de vos notes de frais !

Conseil n°1 : conservez les justificatifs

L’absence de justificatif dans le cadre de notes de frais au réel constitue le premier motif de redressement par l’Urssaf, qui considère alors les dépenses concernées comme des avantages en nature.

C’est pourquoi vous devez toujours avoir en votre possession des justificatifs recevables.

Factures, notes… veillez à ce que ces différents documents comportent toutes les mentions obligatoires :

• la raison sociale de l’établissement concerné (hôtel, restaurant, etc.),
• son adresse,
• la date de la transaction,
• le montant.

Enfin, puisqu’il est possible dans certains cas de bénéficier d’une déduction de la TVA, assurez-vous que tout justificatif soit établi au nom de votre entreprise.

☝️ À l’occasion d’un déjeuner d’affaires, le document doit également préciser :

• le motif du repas,
• ainsi que le nom, le poste et le contact des invités.

Le mot de l'experte

Les notes de frais sont présentes dans quasi toutes les entreprises, et permettent de rembourser les frais engendrés par les salariés, pour l’entreprise. Néanmoins, même si ce système est très pratique, il n’en est pas moins réglementé.

Une note de frais doit faire figurer des éléments obligatoires comme cités plus haut.

Si les notes de frais ne sont pas conformes, ou si elles sont manquantes, l'entreprise s’expose à une requalification des frais pouvant entraîner des cotisations sociales supplémentaires.

Pour éviter cela, veillez à être vigilant quant à la conformité et à la présence de justificatifs des frais. Vous pouvez utiliser un logiciel ou simplement créer un formulaire de dépôt en mentionnant les champs obligatoires (moins coûteux pour les petites équipes).

Charlène Serayet, Fondatrice et gérante de Dasmind

Conseil n°2 : respectez le seuil d’exonération des charges fiscales

Vous optez pour le remboursement forfaitaire ? Alors, ne dépassez pas les plafonds prédéfinis par l’Urssaf. Dans le cas contraire, l’entreprise doit soumettre les montants supplémentaires aux cotisations sociales.

💡 Pour éviter les désagréments, nous vous recommandons de définir une politique de dépenses afin de communiquer clairement aux salariés quelles sont les limites à ne pas franchir.

Conseil n°3 : choisissez le bon mode de remboursement

Attention à toujours choisir le mode de remboursement approprié.

Par exemple, si vous ne disposez pas de justificatif, préférez le forfait.

D’autre part, sachez que vous ne pouvez pas passer des frais kilométriques au réel.

Enfin, notez que le remboursement au forfait ne concerne pas les chefs d’entreprise. Ces derniers doivent obligatoirement opter pour le remboursement sur frais réels (hors indemnités kilométriques), avec justificatifs à l’appui.

Conseil n°4 : restez vigilant sur les fraudes aux notes de frais

Sans être de mauvaise foi, une entreprise peut manquer d’attention quant aux notes de frais fournies par les salariés, et s’exposer de ce fait à des risques. Restez donc vigilant et contrôlez les justificatifs de vos employés… avant que l’Urssaf ne le fasse pour vous !

Par ailleurs, la fraude volontaire aux notes de frais existe. Se faire inviter au restaurant mais récupérer la facture pour toucher un remboursement, demander au chauffeur de taxi de gonfler la note… autant de tricheries pratiquées par certains salariés. La solution ? Appliquez une vraie politique de gestion et de contrôle des frais.

Conseil n°5 : évitez les dépenses trop importantes ou incohérentes

L’Urssaf est parfaitement en mesure de juger si des dépenses s’avèrent trop importantes ou incohérentes au regard des motifs avancés. Dans ce cas, l’organisme les considère comme des avantages en nature (dissimulés), et donc soumis à cotisations sociales.

Par exemple, les déjeuners au restaurant avec un client sont admis. Mais si votre famille se joint au repas, cela paraîtra douteux.

Par conséquent, assurez-vous que les notes de frais relèvent d’une dépense utile et raisonnable, dans l’intérêt de l’entreprise et de ses activités.

☝️ Sachez qu’au-delà de 5 repas d’affaires par mois pour un même salarié, l’Urssaf peut également déduire qu’il s’agit d’un avantage en nature. C’est pourquoi vous devez être en mesure de justifier la nécessité de tous ces déjeuners pour le bon fonctionnement de l’entreprise.

Conseil n°6 : prévenez les erreurs en vous faisant accompagner

Éviter les erreurs… ce conseil paraît évident, mais pourtant de nombreuses entreprises ont subi des redressements suite à des failles qui n’étaient pas le fruit d’un comportement malhonnête, mais juste de simples maladresses. Par exemple, la gestion manuelle d’un nombre important de notes de frais conduit parfois à déclarer deux fois une dépense, pratique considérée comme frauduleuse !

D’où l’intérêt d’accorder la plus grande attention à ces opérations, et de vous faire accompagner au besoin :

• par un logiciel. Des logiciels existent pour faciliter la gestion de vos notes de frais. Eurécia Notes de frais, module du logiciel RH Eurécia, permet au collaborateur en déplacement d’enregistrer ses dépenses professionnelles et de transférer ses justificatifs depuis son mobile. Le tout est transmis automatiquement au responsable hiérarchique pour validation puis traitement. Les modalités de remboursement et règles de validation sont définies en amont. Ainsi, les risques d’erreurs et surtout de perte de documents sont évités.
  
  
• par un professionnel. À titre d’illustration, sachez que l’Urssaf met à votre disposition des conseillers pour vous assister dans vos démarches. Vous pouvez même solliciter volontairement un contrôle, afin de vous assurer du bon traitement de vos notes de frais.