[Interview] Suivez vos impayés avec un logiciel de recouvrement et dites adieu à Excel !

Le constat dressé par la DGCCRF concernant le nombre d’amendes administratives émises durant le 1er semestre 2022 pour non-respect des délais de paiement interentreprises est édifiant : le nombre d’infractions augmente.

« Ces chiffres ne font que refléter une tendance générale des paiements interentreprise. Les retards de paiement deviennent une habitude et il est vital de savoir les gérer. »

Le recouvrement est l’arme principale des entreprises pour récupérer les sommes dues par leurs clients. Son efficacité a un impact direct sur l’activité d’une société, mais pas seulement. C’est aussi la relation avec le client et la valorisation du travail des équipes qui est en jeu !

Le recouvrement peut-il vraiment être géré en interne ? Quels outils peuvent soutenir le travail quotidien des équipes ? Comment optimiser les actions pour être efficace ? Ce sont les sujets que nous avons abordés lors d’une interview avec Socrate Tellier, CEO et co-fondateur de LeanPay.

Pourquoi le suivi manuel des impayés est-il obsolète ?

Aujourd’hui encore, la gestion des impayés n’est pas considérée comme un poste de dépense prioritaire. C’est pourquoi de nombreuses entreprises traitent leurs impayés à la main, à partir des données extraites de leurs outils comptables.

Les habitudes ont aussi la vie dure, des méthodes de travail profondément ancrées dans un service auront du mal à être changées, même s’il est évident qu’elles ne sont pas optimales.

Le fameux fichier Excel. Sa présence est profondément associée aux métiers comptables et financiers. C’est d’ailleurs l’outil qui est majoritairement utilisé pour suivre les impayés. Bien que très fonctionnel, son usage au quotidien peut causer plusieurs dysfonctionnements qui risquent de rendre le recouvrement plus difficile qu’il ne l’est déjà.

Dans un contexte où le recouvrement occupe une place si cruciale pour la survie économique des entreprises, ce suivi des impayés à l’aide d’un tableur devient inefficace et contre-productif.

Malheureusement, encore trop de services comptables effectuent leurs relances clients à la main, ce qui constitue un réel problème en sachant ce que coûtent chaque année ces impayés aux entreprises.

Comment un logiciel de recouvrement peut remplacer le suivi manuel sur Excel ?

S’équiper en interne d’un outil qui facilite et automatise le recouvrement est un atout indéniable pour la trésorerie d’une entreprise.

Voici les 4 avantages qui font d’un logiciel de recouvrement le meilleur allié des équipes comptables :

Le gain de temps

Exporter une balance âgée de l’outil comptable ou mettre à jour au quotidien un fichier Excel qui rassemble les données de chaque facture client est un travail qui n’est pas directement mis au service du recouvrement des impayés.

C’est uniquement après avoir réalisé cette tâche de traitement qu’il devient possible d’exploiter ce fichier pour se lancer concrètement dans le recouvrement.

Et ce n’est pas aussi simple ! Chaque relance doit être effectuée manuellement, que ce soit par mail, courrier ou téléphone et ce, pour chaque impayé constaté. Une situation qui devient très vite ingérable, surtout si les retards de paiement commencent à s’accumuler.

Tout ceci est souvent la mission d’une personne, un collaborateur comptable de l’entreprise ou alors un chargé de recouvrement dans le cas où les impayés constituent déjà un sujet à plein temps. La nécessité d’adopter un outil qui facilite tout ce travail devient alors assez évidente.

Les solutions de recouvrement prennent en compte toutes ces problématiques pour automatiser ce processus et faire gagner un temps précieux aux équipes grâce à :

• la synchronisation automatique avec les données comptables pour accéder à des informations à jour en temps réel ;
• la possibilité d’envoi automatique des relances aux clients avec la programmation de plans de relances personnalisés.

On remarque qu’une fois qu’un logiciel de recouvrement est correctement implanté dans une entreprise, le temps consacré à la gestion des impayés est divisé par 4.

Le traitement systématique des impayés

Le temps nécessaire à la gestion manuelle des impayés force les équipes en charge du recouvrement à prioriser les clients à relancer. Par exemple : se focaliser sur une facture d’un montant élevé au détriment des nombreuses autres factures de faibles montants.

À court terme cette méthode peut paraître efficace. Grâce aux efforts fournis sur ces impayés, de grosses sommes ont pu finalement être encaissées. Mais au fil du temps, ce sont tous les petits impayés laissés de côté qui pèsent le plus lourd dans la trésorerie, jusqu’à un moment critique.

Le logiciel de recouvrement, grâce à l’automatisation de l’envoi des relances, a pour avantage de traiter TOUS les impayés.

De cette manière, plus aucune facture ne demeure sans relance et il reste toujours possible de distinguer les grands comptes des autres clients en leur assignant des tags.

La valorisation de la profession

La faible valeur ajoutée de la gestion manuelle des impayés peut avoir de lourdes conséquences sur une entreprise et ses équipes :

• perte de motivation des employés,
• turn-over,
• peu de temps consacré à l’analyse et à la prise de décision,
• perte de contact direct avec les clients…

En accaparant le temps des collaborateurs sur ces tâches, c’est également la stabilité et l’efficacité de l’équipe comptable qui est menacée.

C’est là que l’on peut trouver l’autre point fort de l’automatisation proposée par les logiciels de recouvrement. La prise en charge de ces tâches et la mise à disposition des collaborateurs de rapports d’analyse intuitifs permettent de valoriser leur expertise. Ces outils deviennent alors des soutiens essentiels au travail quotidien des équipes.

La collaboration facilitée

Travailler à plusieurs sur un unique fichier est très complexe. Comment savoir si le document est bien à jour et que les modifications apportées ne seront pas perdues par la suite ? C’est tout le problème soulevé par la collaboration dans le suivi manuel des impayés.

Les informations, lorsqu’elles ne sont pas échangées, peuvent se perdre et allonger le recouvrement qui doit pourtant être réduit au maximum ! C’est également le risque de contacter le client de manière intempestive, par manque de visibilité sur l’historique des relances effectuées auparavant.

En centralisant toutes les données sur une plateforme accessible à tous, les équipes comptables, les commerciaux et la direction peuvent accéder à une vue centralisée du poste clients. Les commentaires de chacun apparaissent sur la plateforme et le traitement des litiges est accéléré en mettant tout le monde à contribution.

Quels sont vos conseils pour accélérer le recouvrement des impayés ?

Il n’y a pas de recette miracle pour rendre le recouvrement efficace à 100 %. Les résultats dépendent fortement des méthodes adoptées en interne et des outils mis en place pour faciliter la démarche.

Quelle que soit la situation, agir reste le facteur essentiel à la réussite du recouvrement.

Quelques règles peuvent être respectées pour optimiser ce passage à l’action :

Règle n° 1 : Avoir de la visibilité

Sans visibilité sur la situation du poste clients, il est impossible d’agir en conséquence. Rassembler sur un même tableau de bord des indicateurs tels que le délai de paiement moyen, la balance âgée ou le prévisionnel d’encaissement permet d’analyser la situation au quotidien pour agir rapidement.

Afin d’identifier très rapidement quels sont les cas à traiter le plus urgemment, la classification des clients ou des factures selon leur degré de retard ou d’importance est un atout indéniable. Cela aide à prioriser les actions et à gagner du temps sur les sujets les plus « chauds ».

L’efficacité de cette méthode dépend énormément de la façon dont les données sont traitées. Un suivi manuel peut dégrader la qualité de l’analyse qui en découle, un fichier qui n’est pas à jour empêche d’avoir une vision à l’instant T de la situation.

Règle n° 2 : Agir systématiquement

Dans la démarche de relance qu’implique le recouvrement amiable, l’image renvoyée au client relancé a un impact considérable sur l’efficacité du process.

Un client qui remarque qu’il n’est relancé qu’une fois sur deux et à intervalles très espacés ne sera pas du tout enclin à régler sa facture plus rapidement. La crédibilité de l’entreprise en prend un coup également. Elle donne l’impression de ne pas contrôler ses encaissements et de manquer de rigueur dans le traitement de ses impayés.

Agir systématiquement, dès qu’un impayé est observé est sans doute le meilleur moyen de gagner en efficacité. Cela passe par la mise en place d’une stratégie de recouvrement en interne qui facilite la mise en place d’actions qui se déclenchent automatiquement selon différents niveaux d’alertes qui peuvent être préalablement fixés.

Règle n° 3 : Adopter un message graduel et personnalisé

Nous venons d’évoquer l’importance d’agir au bon moment. C’est un point qui perd de son efficacité si le canal et le message des relances ne sont pas adaptés au niveau de retard ou aux habitudes du client.

Ajouter de la gradation dans le ton adopté évite de dégrader les relations avec le client dès la première relance. Il vaut mieux lui laisser le bénéfice du doute lors du premier message. Après tout, il peut s’agir d’un oubli de sa part ou d’un virement qui n’a pas encore été reçu. C’est seulement par la suite que l’on pourra se permettre d’être plus ferme et évoquer l’application de pénalités de retard.

Tout comme le ton, les canaux utilisés lors des relances ont leur importance dans la perception du message par le client. Il est d’usage d’effectuer les premiers envois par mails pour son côté plus cordial et moins officiel que le courrier. La meilleure solution reste de s’adapter au client et aux situations pour correspondre à leurs habitudes.

Règle n° 4 : Agir en amont

Agir avant la date d’échéance permet de prévenir un éventuel retard de paiement. Envoyer une notification de pré-échéance réduit le risque de dépassement du délai de paiement convenu.

Cette notification permet de s’assurer auprès du client que la facture et les éléments associés ont bien été reçus et que rien ne bloquera le paiement au moment de l’échéance.

Pour éviter de perdre du temps à envoyer des notifications à tous les clients dont la facture arrive à échéance, il est préférable d’automatiser systématiquement leur envoi et de convenir d’un délai unique pour le déclencher (par exemple 5 jours avant la date d’échéance).

Réussir à optimiser le recouvrement n’est pas chose aisée. Entre l’adoption de nouvelles méthodes, la restructuration du service comptable ou le choix d’un outil pour digitaliser le processus, de nombreux obstacles viennent compliquer cette tâche. Nous espérons que ces quelques conseils sauront trouver leur intérêt pour que les entreprises qui le souhaitent puissent poser des bases solides pour mieux gérer leurs impayés.