Entre bonnes pratiques et outils, comment améliorer la gestion de voyage d’affaires ?
Il est bien loin le temps où le business se déroulait majoritairement dans un périmètre géographique restreint. À l’heure de la mondialisation, les entreprises s’ouvrent de plus en plus. Les collaborateurs, en particulier les commerciaux, sont amenés à se déplacer, parfois à l’étranger, pour échanger avec des clients, des partenaires potentiels, etc.
Si la pandémie de la Covid a rebattu les cartes, en généralisant la pratique du rendez-vous en visioconférence, les déplacements professionnels sont loin d’avoir disparu. En revanche, l’essor de la transformation digitale conduit les organisations à s’interroger sur l’amélioration de leur gestion de voyage d’affaires. Il importe aujourd’hui de gagner du temps et de l’argent sur ces processus, sans compromettre le bien-être ainsi que la sécurité des salariés.
C’est pourquoi il est intéressant de recourir à une plateforme spécialisée, qu’elle prenne en charge le voyage professionnel partiellement ou dans sa globalité.
Comment gérer efficacement vos voyages d’affaires, et au moyen de quels outils ? Sur quels critères vous appuyer pour choisir la solution la plus adaptée ?
Attachez votre ceinture, c’est parti ✈️.
Définition du voyage d’affaires et de la gestion de voyage d’affaires
Pour commencer, voici un petit point définition pour saisir de quoi il sera précisément question dans cet article : qu'entend-on par voyage d'affaires (synonyme de voyage professionnel) et par gestion de voyage d’affaires ?
Qu’est-ce qu’un voyage d’affaires ?
Un voyage d'affaires désigne un déplacement effectué par un employé ou un entrepreneur dans le cadre de ses missions. Il peut s'agir :
- de réunions ;
- de conférences ;
- de négociations ;
- ou encore de visites à des clients ou partenaires.
☝️ Toutefois, il est d’usage de différencier le déplacement professionnel du voyage professionnel, ce dernier impliquant généralement une mobilité plus longue et à une plus grande distance, engendrant des réflexions supplémentaires (à propos de l’hébergement par exemple).
Et la gestion de voyage d'affaires ?
La gestion de voyage d'affaires définit alors le processus consistant à organiser, planifier et superviser ces séjours. Il couvre différentes tâches, comme :
- la comparaison des diverses offres ;
- la réservation de vols, d'hôtels et de transports ;
- le traitement des dépenses ;
- l'application des politiques de voyage internes.
Éclairage légal sur les voyages professionnels
💡 À savoir : le voyage d'affaires est encadré par le Code du travail. N’hésitez pas à consulter les textes officiels pour vous assurer de rester dans les clous.
Vous pouvez également jeter un œil à notre article résumant les règles à respecter en matière de déplacement professionnel.
Comment organiser un voyage d’affaires efficacement en 5 étapes ?
1- Instaurez une politique de voyage professionnel
Pour commencer, établissez une politique de voyage détaillée, spécifiant toutes les lignes directrices, de la sélection des fournisseurs aux limites de dépenses, en passant par les procédures d'approbation.
Pour ce faire, posez-vous les bonnes questions, comme :
- Quels critères utiliser pour sélectionner les compagnies aériennes et les hôtels ? Devez-vous prioriser certains fournisseurs avec lesquels vous avez des accords d’entreprise ?
- Quel est le budget maximum autorisé pour l’hébergement, le transport et les repas dans différentes destinations ?
- Qui doit approuver les voyages et quels types de déplacement nécessitent des autorisations spéciales ?
- Quelles mesures de sécurité prendre lorsque pour les destinations considérées à risque ? Comment surveiller la sécurité des employés en temps réel ?
- Quels délais et documents sont nécessaires pour la soumission et l’approbation des notes de frais ?
☝️ Bien entendu, communiquez cette politique à tous les collaborateurs et faites en sorte qu’elle reste facilement accessible.
2- Statuez sur qui planifie les voyages d’affaires
En d’autres termes, disposez-vous de quelqu’un en interne pour ces missions ou bien préférez-vous les déléguer à des prestataires externes ?
Aujourd’hui, certaines organisations confient la gestion de leurs voyages d’affaires à une agence spécialisée. Elle prend alors en charge l’ensemble du processus organisationnel (comparaison des différents prestataires, réservations, etc.), mais aussi toute la partie facturation. Tel est le cas d’Egencia, TravelPerk ou encore Selectour Affaires.
Cette façon de procéder reste cependant plutôt l’apanage des ETI et grosses sociétés, essentiellement pour des raisons budgétaires. Dans les entreprises plus modestes, ces tâches sont assignées à un collaborateur spécifique, qu’il s’agisse
- d’un assistant de direction,
- d’un office manager,
- voire d’un travel manager si elles ont les moyens de se doter de ce type de poste.
3- Utilisez les outils technologiques appropriés
Mais pour les salariés dont la gestion de voyage d’affaires n’est pas la mission principale, comme les managers, gare à la bande-passante à y consacrer !
C’est pour cette raison qu’un nouveau type de solutions technologiques s’est développé depuis quelques années, 100 % dédié à la gestion du voyage professionnel.
Ces plateformes répondent parfaitement aux besoins matériels et d’accompagnement des entreprises sur ces questions, leur faisant ainsi gagner un temps précieux. Elles permettent notamment :
- d’automatiser les processus tels que la réservation de vols et d'hôtels ;
- de maîtriser les dépenses en temps réel ;
- de contrôler la gestion des itinéraires.
Nous reviendrons sur ces outils un peu plus tard dans l’article ⤵️.
4- Organisez le voyage d’affaires en lui-même
Avec ou sans plateforme, l’organisation d’un voyage d’affaires nécessite de mener différentes tâches :
- définir les objectifs du voyage afin de déterminer vos priorités ;
- établir le budget, conformément à la politique interne ;
- choisir les moyens de transports et l’hébergement, en comparant les différentes offres proposées ;
- organiser l’emploi du temps du collaborateur, en prenant en compte ses contraintes horaires telles que ses rendez-vous ;
- préparer les documents nécessaires, en particulier les billets, vouchers, passeports et visas ;
- prévoir des solutions en cas d'annulation de transport ou de changement de programme.
☝️ N’oubliez pas de consacrer une attention toute particulière à la sécurité des voyageurs, votre priorité absolue. Établissez par exemple des protocoles de sécurité qui garantissent une réponse rapide en cas d'urgence, et renseignez-vous sur la situation géopolitique du pays dans lequel se rend le salarié, ainsi que sur ses us et coutumes.
5- Surveillez et ajustez
Enfin, on vous recommande d’effectuer régulièrement des audits, afin d’identifier les écarts et les opportunités d’amélioration dans la gestion de vos ressources.
Revoir périodiquement la politique de voyages permet aussi d’évaluer son efficacité et d’apporter les ajustements nécessaires en fonction de l'évolution des besoins de votre entreprise ou de l'environnement externe.
Quels sont les 3 avantages des plateformes de voyage professionnel ?
On vient de l’évoquer, au regard de tous les éléments à prendre en compte quand on assure la gestion de voyage d’affaires, il semble opportun de s’appuyer sur un logiciel dédié.
- L’avantage principal réside surtout dans le gain de temps. Et pour cause, avec ses nombreuses automatisations, l’outil effectue une partie du travail à votre place, conformément à votre budget ainsi qu’à votre politique de voyage interne. On pense par exemple aux tâches de validation ou encore de traitement des notes de frais.
- Par ailleurs, grâce aux relations fournisseurs entretenues par les éditeurs, vous bénéficiez de tarifs négociés, sans toutefois que l’efficacité des déplacements professionnels ne soit compromise. Ces plateformes vous aident également à éviter les dépassements de budget. Bref, de quoi réaliser de sérieuses économies !
- Enfin (et ça, c'est un gros plus !), des équipes sont là pour vous assister, généralement 24h/24 et 7j/7, en cas de problème urgent à résoudre. Vol retardé ou annulé, couac dans la réservation d’un hôtel… le collaborateur a la possibilité de contacter en tout lieu et à tout moment un service dédié à la gestion de ces imprévus.
Comment choisir sa solution de gestion de voyage d’affaires ?
Les principales fonctionnalités
La première chose à observer lorsque vous vous apprêtez à souscrire à une solution de gestion de voyages d’affaires, c’est bien entendu sa couverture fonctionnelle. Autrement dit, demandez-vous ce dont vous avez réellement besoin.
👉 En règle générale, les fonctions attendues sont les suivantes :
- la centralisation des réservations. Notez cependant qu’il existe des plateformes génériques, prenant en charge tous les aspects du voyage, tandis que d’autres se consacrent à une composante spécifique (le transport en voiture par exemple) ;
- la centralisation des données, pratique pour éviter de ressaisir les informations à chaque réservation (numéro de passeport par exemple) ;
- l’intégration de votre politique de voyage d’affaires interne ;
- des tableaux de bord et autres reportings afin d’analyser les données ;
- la gestion automatisée des notes de frais ;
- le suivi et le contrôle des dépenses ;
- la gestion des autorisations, au moyen de workflows de validation ;
- le suivi des voyageurs en temps réel, grâce à un système de tracking localisant les employés en déplacement pour assurer, entre autres, leur sécurité ;
- l’intégration avec d’autres outils, comme des logiciels de comptabilité, de gestion des ressources humaines, etc.
💡 À savoir : on vous recommande de mener ce projet de concert avec les différentes parties prenantes :
- les salariés qui voyagent ;
- les équipes financières souhaitant garder un œil sur le budget ;
- les collaborateurs en charge de réserver et de valider.
De cette façon, vous êtes en capacité de saisir les attentes précises de chacun ainsi que les points bloquants.
Les autres critères à prendre en compte
La qualité du service client
Il s’agit sans doute du critère numéro 1, pour la simple et bonne raison que les voyages d’affaires comportent leur lot d’imprévus et de situations urgentes à gérer à la dernière minute. Il importe alors de pouvoir compter sur un service client disponible (24h/24 et 7j/7) et réactif.
💡 À savoir : optez également pour un prestataire disposant d’une vraie expertise dans votre secteur, que ce soit pour comprendre vos exigences et contraintes, mais aussi pour maîtriser les destinations dans lesquelles vous vous rendez.
La simplicité d’utilisation
La facilité d’utilisation, c’est toujours un des principaux critères à observer lorsqu’on choisit un logiciel. En même temps, comment peut-il en être autrement si on veut garantir sa pleine et rapide adoption par les utilisateurs, et donc profiter de ses promesses de gain de temps ?
En outre, une solution simple minimise le risque que les employés commettent des erreurs lors des réservations ou du suivi des dépenses.
L’exhaustivité du catalogue
De la même manière qu’un particulier effectuant ses réservations sur des sites tels qu’Expedia ou Booking, le professionnel veut avoir le choix, que ça soit au niveau du type d’hébergement ou du transport.
Un logiciel disposant d’un vaste catalogue permet alors aux employés de choisir des options adaptées à leurs besoins spécifiques (horaires de vol, préférences d’hôtels, moyens de transport, etc.). Cette flexibilité est plus que bienvenue !
Par ailleurs, un catalogue diversifié promet des avantages en matière de tarifs ! Il inclut des fournisseurs disponibles à différents niveaux de prix (souvent négociés !), afin que vous puissiez vous tourner vers les solutions les plus économiques, tout en respectant votre politique de voyage.
Le prix
En parlant de prix, on vous recommande également d’observer le tarif de la solution en elle-même, avec une attention toute particulière portée aux potentiels coûts cachés.
L’objectif ? Sélectionner le logiciel qui garantit le meilleur retour sur investissement possible.
💡 N’hésitez pas à demander des devis aux différents éditeurs !
La personnalisation
Chaque organisation compose avec ses propres spécificités. En ce sens, la plateforme choisie doit être en mesure de s’adapter à toutes vos exigences et singularités, de vous accompagner efficacement dans l’atteinte de vos objectifs en matière de gestion de voyages d’affaires.
Il faut d’ailleurs que le logiciel intègre des options de paramétrage afin d’y associer votre politique interne de voyages professionnels.
La diminution du risque voyageur
La diminution du risque, telle est votre priorité absolue !
On peut donc imaginer que la solution de gestion de voyage d’affaires idéale inclut la possibilité de suivre et d’assister facilement et rapidement les collaborateurs, notamment en cas de crise (catastrophes naturelles, troubles politiques, incidents de sécurité, etc.).
En parallèle, il convient d’assurer la parfaite conformité de l’entreprise avec les règlements lors des déplacements. D’ailleurs, certaines plateformes prennent en charge la gestion des visas, des vaccinations ou encore des assurances voyage.
La mobilité
Enfin, de toute évidence, le voyageur doit avoir la possibilité d’utiliser le logiciel en situation de mobilité, pour gérer son voyage ou encore résoudre une urgence alors qu’il est déjà en déplacement.
En outre, une application mobile permet de recevoir des notifications utiles en temps réel, comme des informations relatives à un retard de vol.
Quelle solution de gestion des voyages d’affaires choisir ?
Et bien celle qui répond parfaitement à vos besoins, tout simplement 😉.
Certaines plateformes sont plus généralistes, et prennent en charge l’ensemble des aspects de votre voyage d’affaires, du vol aux hôtels, en passant par la location d’un véhicule avec chauffeur.
D’autres sont davantage spécialisées (et donc très performantes dans leur domaine), à l’image de Bolt Business, destinée à gérer de façon flexible et économique les trajets pros des PME.
Avec Bolt Business, vous :
- pilotez efficacement la réservation ainsi que la coordination des déplacements professionnels au sein d'une plateforme unique ;
- contrôlez les dépenses liées au transport, grâce à une facturation centralisée, des options de paiement flexibles et des rapports détaillés ;
- améliorez l'expérience du voyageur, en profitant d’options de transport rapides et fiables, disponibles dans diverses villes ;
- promouvez la durabilité avec des alternatives de mobilité plus vertes.
Bolt Business
Les nouvelles tendances dans la gestion des déplacements professionnels
Ça bouge du côté du déplacement pro !
Le secteur du voyage d’affaires, à l’instar de n’importe quel autre domaine, doit composer avec les nouvelles préoccupations des consommateurs et des collaborateurs. On pense notamment à tout ce qui concerne l’écoresponsabilité, et la volonté de certaines entreprises à déployer des politiques de durabilité. Désormais, il faut que les plateformes intègrent les paramètres suivants :
- des modes de transport écologiques (trains plutôt que vols courts, covoiturage, etc.) ;
- une sélection d’hôtels et de prestataires plus « green » ;
- des outils de calcul des émissions pour mieux évaluer l'impact des voyages.
En parallèle, les avancées technologiques vont dans le sens de plus d’optimisation et d’automatisation. Comment ne pas évoquer ici l’intelligence artificielle, qu’on imagine parfaitement capable de perfectionner les itinéraires, de trouver les meilleures offres et de gérer les imprévus en temps réel ?
Enfin, à une époque où la rétention des talents devient un enjeu majeur pour nombre d’entreprises, le bien-être et la sécurité des employés doit rester une des principales préoccupations des travel managers. Les collaborateurs méritent la meilleure expérience possible, même s’il vous faut composer avec vos propres contraintes budgétaires et organisationnelles.
Mais bonne nouvelle, la plupart des solutions se sont mises à jour. Elles ont su évoluer au fil des tendances, pour faire du voyage d’affaires un vrai levier d’efficacité !
Actuellement Editorial Manager, Jennifer Montérémal a rejoint la team Appvizer en 2019. Depuis, elle met au service de l’entreprise son expertise en rédaction web, en copywriting ainsi qu’en optimisation SEO, avec en ligne de mire la satisfaction de ses lecteurs 😀 !
Médiéviste de formation, Jennifer a quelque peu délaissé les châteaux forts et autres manuscrits pour se découvrir une passion pour le marketing de contenu. Elle a retiré de ses études les compétences attendues d’une bonne copywriter : compréhension et analyse du sujet, restitution de l’information, avec une vraie maîtrise de la plume (sans systématiquement recourir à une certaine IA 🤫).
Une anecdote sur Jennifer ? Elle s’est distinguée chez Appvizer par ses aptitudes en karaoké et sa connaissance sans limites des nanars musicaux 🎤.