Révolutionnez la gestion de vos déplacements avec une plateforme de voyage professionnel !
La gestion des séjours professionnels en France ou à l’étranger s’avère souvent un vrai casse-tête pour les entreprises.
Bien qu’une agence de voyage puisse vous aider dans la réservation des hôtels et des vols, cette solution ne couvre pas tous les aspects d’un voyage d’affaires.
Heureusement, il est désormais possible de tout gérer depuis Internet. Le recours à une plateforme de voyage professionnel simplifie amplement tout le processus, permettant aux équipes RH et financières de gagner en temps et en efficacité dans la gestion des déplacements des collaborateurs.
Découvrez le meilleur de ces logiciels dans notre article comparatif ✈️!
Qu'est-ce qu'une plateforme de voyage professionnel ?
Une plateforme de voyage professionnel est un outil numérique qui permet la gestion complète des déplacements professionnels (rendez-vous client, conférence, formation, etc.).
Cette solution logicielle propose une variété de fonctionnalités pour aider les équipes RH, administratives et financières dans la planification et la gestion des voyages d’affaires des collaborateurs.
Ces dernières l’utilisent pour :
- effectuer des réservations de transports ou d’hôtels ;
- suivre les budgets et centraliser l’ensemble des notes de frais ;
- assurer un contrôle rigoureux des coûts de chaque voyageur.
😀 Les entreprises peuvent ainsi mieux piloter leurs ressources tout en fournissant un service optimal à leurs employés en déplacement.
4 avantages clés à utiliser une plateforme de voyage professionnel
#1 Planification et réservation simplifiées
Un logiciel de gestion de voyage professionnel facilite l’organisation des informations liées à la planification (emails de validation, billets…).
Lors des réservations, vous pouvez examiner et choisir aisément les différentes options d’hébergements, de transports (train, avion, voiture, etc.) et autres aspects des déplacements professionnels.
En quelques clics, les équipes dédiées comparent les offres, les prix, et sélectionnent les options correspondant aux besoins du voyageur tout en respectant le budget fixé par l'entreprise.
#2 Conformité et contrôle
L’utilisation d’une plateforme de voyage professionnel donne la possibilité de définir les règles et conditions à respecter pour un contrôle optimal des voyages d’affaires.
Cela garantit que toutes les réservations sont conformes à la politique de voyage de l’entreprise, tout en respectant les limites budgétaires prédéfinies. De plus, les gestionnaires peuvent s’assurer que chaque voyageur respecte les conditions définies par la direction.
#3 Visibilité accrue
Avec un outil de voyage professionnel, les gestionnaires bénéficient d’une vue d’ensemble des déplacements et des dépenses.
Grâce à l’analyse des données, il devient plus facile :
- d’identifier les tendances ;
- d’ajuster la politique de voyage ;
- d’optimiser l’organisation des prochains voyages d’affaires.
Cela permet d’avoir une meilleure maîtrise des coûts et d’adapter les solutions proposées en fonction des besoins.
#4 Assistance continue
Les collaborateurs bénéficient d’une assistance précieuse tout au long de leur déplacement : comparer les offres disponibles, obtenir des réponses et des recommandations…
En effet, ces plateformes intègrent des technologies de pointe comme les chatbots et les systèmes d’IA, garantissant ainsi un service de qualité avant, pendant et après le voyage.
Ces fonctionnalités assurent une meilleure expérience pour chaque voyageur.
Les 9 meilleures plateformes de gestion de voyages professionnels
Airbnb For Work
Présentation
Airbnb For Work est une plateforme de réservation d’hébergement lors des voyages d’affaires. L’application propose tout un éventail de lieux de séjour spécialement adaptés aux professionnels, allant des chambres d’hôtes aux grands hôtels.
Lancée en 2014, Airbnb For Work est aujourd’hui plébiscitée par plus de 700 000 entreprises.
Fonctionnalités clés
Outre la réservation en ligne d’hébergement, Airbnb For Work dispose de fonctionnalités comme :
- l’enregistrement et l’impression des reçus au format PDF ;
- la génération et l’export de notes de frais ;
- la facturation centralisée ;
- le suivi des dépenses depuis un tableau de bord ;
- l’ajout de méthodes de paiement.
Booking.com
Présentation
Depuis sa création en 1996, le site Booking.com est devenu une référence mondiale dans le secteur des voyages.
Disponible dans 43 langues, cette plateforme de réservation propose diverses options d’hébergements et de transports partout dans le monde.
Fonctionnalités clés
Les principales fonctionnalités de Booking.com se concentrent sur :
- la gestion des réservations ;
- la génération de cartes de crédit virtuelles ;
- un comparateur en ligne ;
- le plafonnement des budgets hébergement.
Expensya
Présentation
Expensya est une solution de gestion des notes de frais appartenant à l’éditeur de logiciel Medius.
Cette plateforme de voyage professionnel s’adresse aux entreprises de toute taille, allant des TPE aux grands comptes. Lancée en 2014, elle compte aujourd’hui plus de 600 000 utilisateurs dans le monde.
Fonctionnalités clés
Expensya inclut des fonctionnalités intelligentes comme :
- la numérisation des justificatifs via la technologie OCR ;
- la validation automatique ou manuelle des dépenses ;
- l’allocation de cartes de paiement virtuelles et physiques ;
- la conversion des devises ;
- l’intégration à un ERP, un logiciel comptable ou de gestion de paie.
Expensya
Bolt Business
Présentation
Bolt Business est une plateforme complète dédiée à la gestion des déplacements professionnels. Ce service permet aux entreprises de gérer les voyages d'affaires de leurs employés en toute simplicité, tout en respectant les budgets et la politique de voyage.
En plus de fournir des solutions de réservation pour les trajets en voiture, Bolt Business propose également des fonctionnalités avancées pour suivre les dépenses et optimiser les coûts.
Fonctionnalités clés
- la réservation instantanée du véhicule ;
- la facturation simplifiée et centralisée ;
- le contrôle des coûts avec des rapports détaillés ;
- une couverture mondiale pour les déplacements professionnels ;
- la flexibilité des options de transport.
Bolt Business
Rocketrip
Présentation
Lancée en 2013, Rocketrip est une plateforme spécialement conçue pour maîtriser les frais de voyages.
Elle a la particularité de proposer des options économiques en vue de réduire les dépenses des collaborateurs.
Fonctionnalités clés
Rocketrip inclut des fonctionnalités intelligentes comme :
- la prévision des coûts des voyages ;
- l’intégration de la politique d’entreprise ;
- un système de récompenses pour les collaborateurs ;
- des rapports en temps réel sur les dépenses.
Rydoo
Présentation
Rydoo est une solution de gestion instantanée des frais professionnels en mode SaaS.
Basé sur l’intelligence artificielle, ce logiciel offre un meilleur contrôle des dépenses des employés. L’outil est accessible depuis 130 pays et compte actuellement plus de 10 000 utilisateurs.
Fonctionnalités clés
Rydoo rassemble des fonctionnalités intelligentes comme :
- la capture automatique des frais via l’application mobile ;
- l’approbation automatique des dépenses selon la politique de l’entreprise ;
- l'extraction des données sous divers formats ;
- l’intégration avec plus de 35 logiciels et ERP ;
- la synchronisation avec les systèmes de paiement.
Rydoo
Swile
Présentation
Swile est une agence de voyage d’affaires en ligne qui permet à la fois de réserver des hôtels et des transports, et de gérer les dépenses.
Idéale pour les PME et les multinationales, cette solution est actuellement utilisée par plus de 40 000 entreprises.
Fonctionnalités clés
Swile intègre toute une panoplie de fonctionnalités, dont :
- la réservation de transports et de logements ;
- la création de carte corporate et de titres-resto ;
- un système de validation automatique des dépenses ;
- la facturation ;
- une intégration avec des outils de comptabilité.
Swile
Spendesk
Présentation
Spendesk est une plateforme de gestion des dépenses professionnelles, spécialement conçue pour les équipes financières.
Créée en 2016, cette solution s’adresse à la fois aux TPE/PME et aux grandes structures.
Fonctionnalités clés
Spendesk intègre des fonctionnalités comme :
- la création de cartes de paiement virtuelles et physiques ;
- la collecte automatique des reçus ;
- le suivi en temps réel des budgets depuis un tableau de bord ;
- la gestion des factures fournisseurs ;
- l’automatisation des tâches pré-comptables ;
- l’export des données vers un logiciel comptable.
Spendesk
TravelPerk
Présentation
TravelPerk est une plateforme de voyage professionnel tout-en-un.
Cette solution permet de réserver facilement des logements et des moyens de transport tout en gardant un œil sur les dépenses. Plus de 5 000 entreprises y ont recours.
Fonctionnalités clés
TravelPerk propose de nombreuses fonctionnalités, dont :
- la réservation d’hébergements, d’avions et de véhicules ;
- la centralisation et le suivi de toutes les données de voyage ;
- la validation automatique des dépenses ;
- le recouvrement de TVA ;
- un traqueur de voyage.
TravelPerk
Comment choisir son logiciel de gestion de voyages d'affaires ?
Le choix d’un logiciel de gestion de voyages d’affaires dépend des besoins des utilisateurs. En ce sens, il convient de mener un sondage auprès des équipes concernées.
De même, il est fondamental d’opter pour un outil adapté à la taille de l’entreprise, car les besoins d’une PME diffèrent de ceux d’une grande structure.
Puis, il est aussi essentiel de considérer les fonctionnalités proposées par la solution. Celle-ci doit couvrir tous les aspects des déplacements professionnels qui sont prioritaires pour vous (réservation des billets d’avion, gestion des dépenses de voyage, etc.).
Comment gérer correctement les voyages professionnels et les notes de frais ?
La mise en place d’une politique de voyage est la clé d’une bonne gestion des déplacements professionnels. Celle-ci établit les directives relatives aux réservations, aux dépenses autorisées, ainsi qu’aux remboursements des notes de frais.
Il est aussi capital de définir un budget dès le début de chaque année et de le respecter.
😀 Dans ce cas, l’adoption d’un outil de gestion de notes de frais s’avère utile pour éviter de dépasser le budget préétabli !
Que retenir de la plateforme de voyage professionnel ?
L’utilisation d’une plateforme de voyage professionnel est stratégique pour minimiser les coûts liés aux déplacements professionnels tout en boostant l’efficacité des services RH et DAF.
Pour autant, il est fondamental de bien choisir son logiciel afin de bénéficier des avantages qu’il apporte. Il importe donc d’étudier profondément les différentes offres disponibles sur le marché pour trouver la solution la mieux adaptée aux besoins de votre entreprise et de vos voyageurs d'affaires.
Maëlys De Santis, Growth Managing Editor, a débuté chez Appvizer en 2017 en tant que Copywriter & Content Manager. Sa carrière chez Appvizer se distingue par son expertise approfondie en stratégie et marketing de contenu, ainsi qu'en optimisation SEO. Titulaire d'un Master en Communication Interculturelle et Traduction de l'ISIT, Maëlys a également étudié les langues et l'anglais à l'University of Surrey. Maëlys a partagé son expertise dans des publications telles que Le Point et Digital CMO. Elle contribue à l'organisation de l'événement SaaS mondial, B2B Rocks, où elle a participé à la keynote d'ouverture en 2023.
Une anecdote sur Maëlys ? Elle a une passion (pas si) secrète pour les chaussettes fantaisie, Noël, la pâtisserie et son chat Gary. 🐈⬛