Le guide ultime pour élaborer une politique de voyage efficace sans turbulences

Synonymes d’opportunités business, les voyages d’affaires sont autant d’occasions pour les salariés de joindre l’utile à l’agréable. Mais cette bonne expérience peut vite se transformer en catastrophe, pour l’employé comme pour l’entreprise, si les événements ne se déroulent pas comme prévu. Le premier se retrouve parfois à subir des conditions de séjour pas top, et dans le pire des cas, voit sa sécurité compromise, tandis que la seconde peut avoir à supporter une explosion de ses dépenses opérationnelles.

La meilleure manière de réguler tout ça ? Construire et déployer une politique de voyage qui impose un cadre clair, grâce auquel tout le monde sera gagnant.

Il faut que ce document intègre pas mal d’éléments, et vous êtes tenu de connaître un certain nombre de bonnes pratiques, si vous souhaitez garantir la compréhension et la pleine adoption de vos nouvelles directives.

C’est là que notre article va vous être utile, ainsi que notre modèle de politique voyage PDF à retrouver plus bas.

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Qu’est-ce que la politique de voyage ?

Généralement mise en place par le travel manager (gestionnaire de voyage), ou la direction et les RH pour les organisations plus modestes, la politique de voyage (PVE) définit les règles et processus mis en place pour cadrer les déplacements professionnels des collaborateurs.

Elle fixe différents aspects :

• les modes de transport autorisés ;
• le choix des hébergements (types et catégories) ;
• le processus de réservation et de validation ;
• les plafonds budgétaires par type de dépense ;
• les conditions de remboursement des frais ;
• les règles de sécurité pour les déplacements ;
• l’utilisation des outils de réservation ;
• le comportement attendu des voyageurs.

💡 La politique de voyage permet aussi la mise en place de contrats-cadres négociés, afin d’obtenir les meilleures conditions et des réductions auprès de prestataires comme des hôtels ou des compagnies aériennes. Ce type d’accord participe à l’optimisation des coûts tout en standardisant les réservations.

Pourquoi est-ce important de définir une politique de voyage d’entreprise ?

L’objectif premier d’une politique de voyage ? Fixer des règles claires concernant tous les aspects du déplacement, qu’il s’agisse des réservations de transport, du choix des hébergements ou encore de la gestion des frais associés. De cette manière, tout le monde dispose du même degré d’information, connaît la procédure à adopter, pour bénéficier de l’expérience la plus fluide possible. Résultat : beaucoup moins de temps consacré à l’organisation, pour les travel managers tout comme pour les collaborateurs. ✅

Évidemment, l’aspect budgétaire entre aussi dans l’équation. Grâce à une bonne politique de frais de déplacement et de voyage, vous vous assurez une meilleure main mise sur les dépenses associées. Vous réduisez les frais excessifs, et en plus, vous connaissez à peu près à l’avance l’enveloppe annuelle consacrée aux déplacements professionnels.

Enfin, en faisant preuve de transparence et d’équité par l’imposition d’un cadre commun à tous, vous œuvrez à la bonne relation avec les salariés. Vous évitez notamment les conflits du type « Pourquoi untel a eu droit à un meilleur hébergement que moi ? ». En outre, les politiques de voyages comprennent généralement tout un pan consacré à la sécurité des voyageurs (assurance, remboursement des frais médicaux, mesures de prévention, etc.).

Que contient la politique de voyage d’une entreprise ?

Chaque entreprise mettra en place sa propre politique de voyage, en fonction de ses besoins. Toutefois, le contenu reste sensiblement le même d’une organisation à l’autre.

👉 Voici les éléments qu’on retrouve traditionnellement :

Le budget annuel et les plafonds des dépenses

• transport (billets d’avion, train, voiture de location, etc.) ;
• hébergement (hôtels ou locations) ;
• repas, c’est-à-dire frais de restauration ;
• autres dépenses (frais divers, taxis, stationnement, etc.).

💡 Des plafonds de dépenses sont souvent établis pour chaque catégorie afin d’éviter les excès. Ils incluent :

• les montants maximums pour les billets d’avion ou les hôtels ;
• les limites pour les repas journaliers.

Les modes de transport autorisés (conformément à des critères précis, comme la durée et la destination du voyage)

• transports publics ;
• voiture de location, pour des trajets courts ou lorsque les transports en commun ne sont pas disponibles ;
• avion, en fonction de la distance et de la durée du voyage (vol en classe économique pour les trajets courts, classe affaire pour les longs trajets, etc.) ;
• autres options, telles que le covoiturage, le taxi, le VTC, etc.

Les règles relatives à l’hébergement et aux repas

• types d'hébergement (hôtels, appartements ou autres types de logements) ;
• plafond par nuit pour chaque catégorie d'hôtel ;
• repas, avec montants maximums, en fonction des destinations (repas en restaurant, repas d'affaires, etc.).

💡 La politique peut aussi définir si les repas doivent être pris avec un client ou un collègue ou s'ils sont personnels.

La sécurité des voyageurs

• assurances voyage (quelle couverture en cas d'accident, maladie ou annulation de voyage) ;
• protocoles d'urgence, c’est-à-dire actions à entreprendre en cas de situation imprévue (grèves, accidents, catastrophes naturelles, etc.) ;
• sécurité sanitaire, conseils sur les vaccinations, équipements de protection, etc. ;
• numéros d'urgence et contacts à avoir en cas de besoin.

Les procédures de réservation et de remboursement

• outils de réservation (plateforme, agence dédiée, etc.) ;
• procédure de remboursement ;
• documents justificatifs (factures, reçus, etc.).

La durabilité et les responsabilités écologiques

• voyages écoresponsables : préférence pour le train plutôt que l'avion, utilisation de transports en commun, etc. ;
• sélection d'hôtels écoresponsables.

Des exemples de cas particuliers

On vous conseille, pour votre politique de voyage, de prévoir des scénarios particuliers qui ne rentrent pas forcément dans les catégories standards.

Par exemple :

• Que faire si un collaborateur prolonge son séjour pour des raisons personnelles ?
• Que faire si un voyage est annulé à la dernière minute ?
• Quels sont les critères pour choisir un hôtel en fonction de l'emplacement ?
• Que faire si un collaborateur souhaite être hébergé chez un proche sur place ?

Comment établir votre politique de voyage ?

1 - Définissez les objectifs de votre politique de voyage

Comme pour tout projet, l’élaboration d’une politique de voyage débute par la définition d’objectifs clairs.

S’agit-il, de réduire le budget consacré aux déplacements professionnels ?

Ou encore de diminuer le temps consacré à l’organisation des séjours ? ⏱️

Prenez le temps de bien identifier vos objectifs afin d’orienter vos décisions. Par exemple, si vous priorisez la maîtrise des coûts opérationnels, alors vous vous concentrerez sur la négociation de tarifs préférentiels auprès des fournisseurs.

2 - Analysez les besoins de l'entreprise

Il importe, en parallèle, de parfaitement cerner les besoins réels de l'entreprise en matière de déplacements professionnels.

Commencez par repérer les destinations fréquemment visitées, qu’elles soient locales ou internationales, ainsi que les types de voyages les plus courants (réunions, séminaires, visites commerciales, etc.).

Évaluez également les coûts actuels associés à ces déplacements, en scrutant les dépenses de transport, d’hébergement ainsi que les frais annexes.

Vous déterminerez ainsi les domaines où des économies sont les plus susceptibles d’être réalisées.

3 - Établissez le budget

Le budget du voyage constitue l’une des pièces maîtresses de toute politique. Il importe de l’établir de manière réaliste, en fonction des besoins de l’entreprise, mais aussi des objectifs fixés précédemment.

Tout d’abord, calculez combien vous pouvez allouer chaque année aux déplacements professionnels, en prenant en compte tous les postes de dépense. Bien sûr, l’estimation globale peut être affinée selon les types de séjours, car certains déplacements nécessitent plus de ressources que d'autres (voyages internationaux, conférences, etc.).

Le contrôle des coûts passe aussi par l’établissement de plafonds de dépenses pour chaque catégorie. Par exemple, quel est le budget maximum par nuit pour un hôtel ? Quelle somme est acceptable pour un billet d’avion ?

☝️ Toutes les limites doivent être fixées en tenant compte des standards du marché !

💡 Conseil : prévoyez une marge de sécurité pour les imprévus. Vous serez ainsi en mesure de faire face à des hausses de prix ou à des situations exceptionnelles, sans trop de dégâts.

4 - Déterminez ce que doit contenir la politique de voyage

Place à la conception de la politique de voyage en elle-même !

Elle se compose de tous les éléments listés plus haut, dans la partie précédente, sans laisser aucune place à l’interprétation.

Soyez le plus clair possible sur chaque aspect qui compose cette politique, des modes de transport autorisés aux catégories d’hébergement, en passant par les plafonds de dépenses.

5 - Négociez avec les prestataires

Une fois les règles en place, il est temps de négocier des contrats-cadres auprès des différents prestataires, qu’il s’agisse de compagnies aériennes, d’hôtels ou encore d’agences de location de véhicules.

Pourquoi ? Parce qu’avec ces accords, vous obtenez des tarifs préférentiels (en échange de volumes garantis) et autres conditions avantageuses pour l’entreprise.

💡 Conseil : favorisez des sociétés offrant des conditions flexibles pour les annulations ou modifications de dernière minute, car un imprévu peut toujours arriver !

6 - Diffusez la politique de voyage

Après son élaboration, il est temps de la diffuser, votre politique de voyage, et de communiquer sur les règles mises en place.

Pour ce faire, organisez des sessions de présentation, des webinaires ou encore des réunions d'information, selon la taille et les besoins de votre entreprise. L’idéal est d’opter pour un document centralisé en ligne, que les collaborateurs peuvent consulter à tout moment.

7 - Mettez régulièrement à jour le document

Une bonne politique de voyage évolue dans le temps, selon les retours des collaborateurs et les changements du marché.

La mise à jour du document implique l’analyse au préalable de ce qui fonctionne, mais aussi l’identification des points bloquants. Par exemple, si des salariés ne suivent pas les directives établies (dépassement du prix pour un hébergement notamment), il vous faut comprendre :

• si c’est parce que le cadre imposé n’est pas en accord avec la réalité des besoins et du marché ;
• si c’est par « goût du luxe ».

☝️ Une politique de voyage dynamique est une politique de voyage qui continue à répondre aux besoins changeants de l’entreprise.

Comment réussir sa politique de déplacements professionnels ? 5 bonnes pratiques à connaître

1 - Rendez les choses le plus clair et facile possible

Souvent, l’écueil premier dans lequel tombent les travel managers et autres gestionnaires des déplacements professionnels, c’est de rendre leur politique de voyage bien trop complexe à comprendre. 😬

Or, le but, c’est quand même que les salariés puissent s’y référer sans difficulté. Il leur faut saisir en un coup d’œil :

• toutes les informations relatives aux hébergements, aux repas, aux déplacements, etc. ;
• les processus d’approbation, ou de réclame, en cas de problème
• la manière de gérer les imprévus, etc.

Bien sûr, œuvrez à maintenir une communication optimale en toute circonstance. Si, par exemple, un collaborateur rencontre des difficultés sur un point, il doit pouvoir compter sur un interlocuteur disponible pour lever le voile. Et en cas de besoin, n’hésitez pas à organiser des sessions de formations (à l’utilisation des plateformes de réservation par exemple).

2 - Personnalisez la politique de voyage en sollicitant les collaborateurs

Une politique de voyage efficace est une politique de voyage personnalisée conformément à la situation réelle de votre entreprise.

Et les mieux placés pour savoir comment se déroule un voyage d’affaires chez vous restent indubitablement les collaborateurs eux-mêmes. Par conséquent, il importe de les solliciter lors de l’établissement de la PVE, et ce, dès le début du processus, en particulier lors de la phase d’analyse des besoins.

Cette façon de faire engendre un autre bénéfice : en impliquant les salariés dans l’opération, vous facilitez l’adhésion au changement, surtout si votre nouvelle politique de voyage fait pas mal bouger les lignes (vous démontrez que leur avis compte !).

💡 Conseil : ne recueillez pas le feedback des employés uniquement au moment de la construction de la politique de voyage. Tout au long, restez à leur écoute, afin d’améliorer en permanence le document et les directives.

3 - Faites preuve de flexibilité dans votre politique

Si elle pose le cadre, une politique de voyage ne doit pas pour autant rester trop rigide. Par exemple, vous pouvez enjoindre les salariés à ne pas dépasser un certain budget, sans pour autant imposer le choix de l’établissement (sauf accords spécifiques).

Par ailleurs, il convient, si possible, de laisser une certaine autonomie aux voyageurs. Pourquoi ne pas les laisser eux-mêmes procéder aux réservations, via des plateformes sélectionnées au préalable, et en accord avec vos conditions ?

Ce type d’initiative améliore l’expérience du voyage, et en plus, vous gagnez du temps de gestion administrative.

4 - Alignez politique de voyage et RSE

Aligner la politique de voyage avec les objectifs de la RSE démontre l'engagement de l'entreprise envers des pratiques durables et responsables. En intégrant des critères environnementaux dans la gestion des déplacements, elle réduit son empreinte carbone (privilégier les trajets en train, encourager les voyageurs à utiliser les transports en commun, etc.).

🎯L’objectif, en plus de l’urgence climatique ? Favoriser une image positive de l’entreprise, à la fois en interne auprès des collaborateurs et en externe chez les partenaires et clients.

5 - Utilisez des outils adaptés

Et si le plus simple pour déployer la politique de voyage de votre entreprise, c’était de recourir à un logiciel dédié ?

Ils promettent en effet beaucoup d’avantages aux entreprises :

• La centralisation des informations : l’ensemble des réservations, dépenses et informations sont regroupées en un seul et même endroit, facilitant l'accès et le pilotage des activités.
  
  
• La simplification du processus de réservation : les collaborateurs réservent facilement et rapidement leurs diverses prestations, tout en suivant la politique de voyage instaurée.
  
  
• Le suivi des dépenses : avec votre logiciel, suivez les dépenses en temps réel et garantissez le respect des plafonds prédéfinis.
  
  
• L’amélioration de la conformité : des alertes automatiques rappellent les règles de la politique de voyage et signalent toute exception demandée.
  
  
• La négociation de tarifs préférentiels : en centralisant les réservations, vous pouvez négocier de meilleurs tarifs avec les prestataires (hôtels, compagnies aériennes, etc.).
  
  
• L’amélioration de l’expérience des voyageurs : les collaborateurs bénéficient d’un processus de réservation optimisé, avec un accès facile aux options approuvées par l’entreprise. De quoi profiter d’une expérience de voyage bien plus fluide !

🛠️ Exemple de logiciel :

Navan est une solution de gestion des voyages d’affaires et des notes de frais. Grâce à un inventaire étendu, les utilisateurs accèdent à une multitude d’offres, disponibles à des tarifs négociés, tout en profitant de programmes de fidélités avantageux. Votre politique de voyage peut être directement intégrée à la solution : ainsi, les collaborateurs effectuent les réservations en toute autonomie, et vous, vous n’avez pas besoin de contrôler en permanence les coûts. Toutes les informations sont centralisées et accessibles, pour simplifier la vie du salarié en déplacement. Et en cas de problème ou d’urgence, il peut compter sur une assistance voyageurs disponible 24/7.

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Votre modèle de politique de voyage d'entreprise

Pour vous aider à élaborer votre propre document, voici un exemple de politique de voyage entreprise en PDF, à télécharger gratuitement.

N’hésitez pas à vous en inspirer !

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Que retenir de la politique de voyage ?

Si votre entreprise est amenée à organiser de nombreux déplacements professionnels, il vous importe de construire une politique de voyage claire et complète. Sa valeur ajoutée ? Elle vous fait gagner du temps, sécurise votre budget, sans compter qu’elle contribue au bien-être de l’employé.

Mais l’efficacité de cette politique de voyage dépend de sa bonne élaboration, conformément aux objectifs de l’entreprise ainsi qu’à la réalité du terrain. Là, les collaborateurs se révèlent votre plus gros atout : en partageant leur expérience, ils vous aideront à déployer des directives vraiment pertinentes et viables.

Et une fois qu’elle est construite cette politique, on vous encourage à mettre en place de bonnes pratiques pour qu’elle soit suivie sans difficulté. Ici, la technologie viendra à votre rescousse et vous aidera à faire appliquer le cadre. Vos salariés n’auront plus qu’à faire leur valise et à s’envoler en toute sérénité ! ✈️