Gardez le contrôle de vos finances grâce au budget de trésorerie

Fonds de roulement, business plan ou encore taux de marge… voilà des sujets qui peuvent rapidement donner le tournis aux entrepreneurs de tous bords, tant ils cristallisent bien des enjeux.

Pourtant, il importe de s’y frotter pour assurer la stabilité financière de votre entreprise. Et c'est aussi l'avis de notre expert Eric Desquatrevaux qui nous partage ses bons conseils dans cet article !

Au programme du jour : le budget de trésorerie. De quoi s’agit-il ? Et comment l’élaborer en toute simplicité ?

Cette notion clé de la gestion de la trésorerie n’aura bientôt plus de secret pour vous. 💡

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Budget de trésorerie : définition

Qu’est-ce que le budget de trésorerie ?

Le budget de trésorerie désigne un tableau au sein duquel figure l’ensemble des encaissements et des décaissements prévisionnels d’une entreprise sur une période définie, généralement de douze mois.

L’objectif de ce document ? Tenir compte de l’équilibre financier d’une société.

👉 On retrouve dans le tableau du budget de trésorerie trois grandes parties distinctes :

• les encaissements, à savoir la trésorerie entrante (bénéfices, emprunts, etc.) ;
• les décaissements, c’est-à-dire la trésorerie sortante (frais, salaires, etc.) ;
• le solde de trésorerie nette, en l’occurrence la différence entre la trésorerie entrante et sortante.

Quelle est la différence entre budget de trésorerie et plan de trésorerie ?

Le budget de trésorerie et le plan de trésorerie sont complémentaires, mais distincts.

On vient de voir que le budget de trésorerie sert à anticiper les flux financiers d'une entreprise sur une période donnée. Il détaille les encaissements et les décaissements, dans le but de prévoir les excédents ou les tensions au niveau de votre cash.

Le plan de trésorerie, quant à lui, va plus loin. Il fournit une vision chronologique précise des mouvements financiers mois par mois, voire semaine par semaine. Ce document aide à identifier le besoin en fonds de roulement, et donc à ajuster vos actions en conséquence.

En somme, le budget s’apparente à une estimation globale, tandis que le plan implique une gestion plus fine et détaillée.

Pourquoi élaborer un budget de trésorerie ?

Vous aurez compris le rôle crucial du budget de trésorerie dans le pilotage des finances de votre entreprise. Mais en détail, pourquoi se révèle-t-il si indispensable ?

• L’intérêt principal réside dans la bonne gestion de vos finances. Il convient de mettre en place ce budget de trésorerie si vous souhaitez vous développer, puisqu’il permet tout simplement de vérifier si vos différents projets sont viables. Par ailleurs, en anticipant les flux financiers, vous préparez mieux vos investissements et disposez de toutes les données nécessaires pour négocier vos conditions avec les banques ou les fournisseurs.
  
  
• Si vous êtes un jeune entrepreneur, la réalisation d’un budget de trésorerie vous servira à identifier le chiffre d’affaires à atteindre pour dégager un solde positif et devenir rentable. Évidemment, les flux de trésorerie sont variables par nature (remboursement d’un prêt, embauche de nouveaux employés, etc.). Il est donc impératif de surveiller votre trésorerie avec sérieux et régularité.
  
  
• Mais ça n’est pas tout ! Le budget de trésorerie vous aidera à repérer les périodes creuses et à anticiper d’éventuels besoins de financement temporaire. Il s’agit d’un levier efficace pour prendre des décisions éclairées : repousser une dépense non urgente, rechercher des financements externes, accélérer certaines actions commerciales, etc.

👉 En bref, faire un budget de trésorerie permet :

• de définir avec précision les objectifs à atteindre ;
• d’anticiper les mouvements de trésorerie, les dépenses et les recettes à venir ;
• de s’assurer de la viabilité de son projet ;
• de piloter son activité avec sérénité.

Ne quittez jamais votre trésorerie des yeux

Emprunter de l’argent, louer des locaux, respecter toutes les obligations de l’entreprise, investir, survivre à une crise... Tout cela peut se faire grâce à la trésorerie. Même s’il s’agit du B.A.-BA aux yeux de certains, je ne peux qu’insister sur l’importance vitale de suivre sa trésorerie et d’avoir régulièrement le nez dedans, que l’on soit une entreprise du CAC 40, une PME ou une jeune startup.

Eric Desquatrevaux, Directeur associé et fondateur du cabinet Avizo

Comment calculer le budget de trésorerie ? Les 7 étapes à suivre

Comme dit précédemment, le budget de trésorerie prend la forme d’un tableau.

Dans celui-ci, il vous faut remplir l’ensemble des entrées, puis des sorties d’argent réalisées au cours du mois ou de la période fixée. À l’arrivée, le solde obtenu vous indique si vous êtes en excédent ou en déficit budgétaire.

Étape 1 - Définissez la période d’analyse

Commençons avec l’identification de la période d’analyse, un prérequis clé pour la construction d’un budget de trésorerie efficace. Vous devez donc d’abord choisir une durée correspondant aux besoins stratégiques de votre entreprise.

On préconise souvent une prévision annuelle, de façon à obtenir une vue d’ensemble. Mais il convient de la détailler par mois pour repérer les variations saisonnières !

Les activités plus sensibles aux fluctuations de marché peuvent nécessiter une prévision trimestrielle.

En revanche, si votre société fait face à une trésorerie tendue, une analyse hebdomadaire s’impose pour anticiper les problèmes à court terme.

☝️ L’essentiel : toujours adapter cette période en fonction de la fréquence de vos encaissements et de vos charges fixes.

Étape 2 - Identifiez les encaissements prévus

Cette étape consiste à lister avec précision l’ensemble des entrées de fonds attendues.

Commencez par évaluer le chiffre d’affaires prévisionnel, en prenant en compte les ventes à crédit ainsi que les paiements comptants. Prenez soin de prévoir les dates précises de paiement pour chaque client.

Ajoutez également :

• les subventions éventuelles ;
• les prêts bancaires déjà accordés ou en cours de négociation ;
• les apports financiers des associés ;
• les remboursements de TVA (ils constituent souvent une entrée de trésorerie non négligeable !).

☝️ Gardez toujours une approche réaliste, car la surestimation des encaissements conduirait à une analyse faussée de votre trésorerie !

Étape 3 - Évaluez les décaissements prévisibles

Passez ensuite à l’identification des sorties de fonds. Pour ce faire, analysez minutieusement chaque poste de dépense :

• Les achats de marchandises ou de matières premières, qui composent généralement la part la plus importante des décaissements.
  
  
• Les charges fixes :
• salaires et cotisations sociales ;
• loyers ;
• assurances ;
• abonnements à des services professionnels ;
• impôts et taxes ;
• remboursements de prêts bancaires, etc.
  💡 Prenez en compte leur fréquence (mensuelle, trimestrielle, annuelle), de sorte à prévoir les décaissements au bon moment.
  
  
• Les charges variables :
• les frais de déplacement professionnel ;
• les commissions ;
• les contrats de sous-traitance ;
• les frais de transport de marchandise, etc.

Étape 4 - Déterminez les délais de paiement

Une bonne gestion des délais de paiement est indispensable pour préserver l’équilibre financier de votre entreprise.

Du côté des clients, identifiez chaque créance et la date prévue de paiement. En parallèle, mettez en place un système de relances systématiques afin de prévenir les impayés, et ainsi préserver la bonne santé de votre trésorerie.

Concernant vos fournisseurs, négociez des délais de règlement compatibles avec vos besoins de cash. Évitez toutefois de retarder excessivement les paiements au risque de nuire à la bonne relation commerciale.

Enfin, prêtez une attention particulière aux charges sociales et fiscales, qui doivent impérativement être acquittées aux dates imposées, sous peine de pénalités.

Étape 5 - Calculez votre solde de trésorerie

Après avoir recensé vos encaissements et décaissements, passez au calcul du solde net de trésorerie. C’est en lui que réside tout l’intérêt de la création de ce fameux tableau.

La formule de base est simple :

Étape 6 - Analysez le résultat de votre budget de trésorerie

Analyser le résultat du budget de trésorerie implique d'interpréter les soldes, qu’ils soient négatifs, positifs ou neutres :

👉 Si un solde négatif n’a rien de dramatique en soi (notamment lors du lancement de votre activité), il appelle néanmoins à la prudence. Grâce à votre budget de trésorerie, vous êtes capable d’identifier les éléments qui posent problème dans votre équilibre financier et d’y apporter une réponse efficace.

👉 Un solde positif est, quant à lui, davantage significatif de stabilité et de bonne santé financière. Toutefois, il n’est pas question de vous reposer sur vos lauriers. Face à une situation d’excédent de trésorerie, il importe de garder la tête froide et de réinjecter correctement votre argent.

👉 Enfin, un solde neutre signifie que les recettes couvrent les dépenses sans excédent ni déficit. Si c’est stable, c’est bon signe. Mais attention, en période de crise ou de projets d’expansion, un solde neutre s’avère parfois risqué. Une petite marge de sécurité est toujours préférable.

Étape 7 - Mettez régulièrement à jour votre budget de trésorerie

Le budget de trésorerie n’est pas un document figé. Il doit être actualisé si vous souhaitez qu’il reflète vraiment la réalité du terrain.

💡 On vous recommande une révision mensuelle, mais dans certaines situations tendues, un suivi hebdomadaire s’impose.

Quelle est la marche à suivre ?

Commencez par comparer les prévisions aux réalisations pour chaque poste. Analysez les écarts : pourquoi les encaissements sont-ils inférieurs à ce qui était envisagé ? Les dépenses ont-elles augmenté de manière imprévue ? Grâce à cette analyse critique, vous ajusterez vos hypothèses.

Ensuite, en fonction des résultats, vous pourrez prendre des décisions proactives pour maintenir une trésorerie saine, comme le report de certains investissements ou la négociation de nouvelles conditions de paiement avec vos partenaires.

Exemple d’un budget de trésorerie

Pour vous aider à mieux visualiser et comprendre comment se présente un budget de trésorerie, vous pouvez vous baser sur l’exemple simplifié suivant :

☝️ Ici, n’oubliez surtout pas de vous baser sur le solde de trésorerie du mois précédent afin de calculer celui du mois suivant !

Simplifier l’élaboration de son budget de trésorerie : modèle à télécharger et exemple de logiciel

Pour vous accompagner dans votre démarche, on met à votre disposition un budget de trésorerie au format Excel à télécharger gratuitement. Il ne vous reste plus qu’à le compléter avec vos propres informations !

Toutefois, par manque d’automatisation, Excel montre vite ses limites. C’est pourquoi de nombreuses entreprises optent pour l’utilisation de logiciels spécialisés, plus précisément des solutions de gestion de trésorerie.

🛠️ Exemples de logiciels :

• Sellsy Gestion de trésorerie se synchronise directement à vos comptes bancaires ainsi qu’à vos données de facturation pour obtenir des informations mises à jour en temps réel. Vous élaborez ainsi des prévisions de trésorerie au plus juste. Et grâce à la fonctionnalité « multi-scénarios », vous simulez différentes hypothèses pour déterminer votre budget de trésorerie, et prendre des décisions éclairées.
  
  
• Même si vous n’avez aucune connaissance en comptabilité et gestion, Zenfirst Tréso saura parfaitement vous accompagner dans l’élaboration de votre budget de trésorerie. Connecté à vos banques, il vous permet de générer des projections précises et fiables, sur les semaines ou mois à venir. Et grâce au suivi des factures engagées, anticipez plus facilement vos encaissements et décaissements.

Comment utiliser son budget de trésorerie ?

L’intérêt de gérer correctement son budget de trésorerie se situe essentiellement dans l’anticipation d’éventuelles difficultés financières. En fonction des estimations que vous avez prévues pour chaque mois, vous êtes capable de déterminer avec plus ou moins de précision les périodes qui risquent d’être difficiles, ou à l’inverse, plus confortables.

Un budget de trésorerie bien utilisé est donc un budget bien réinvesti lorsque vous faites face à une situation d’excédent budgétaire régulier. Il peut se traduire par :

• l’embauche d’un nouvel employé ;
• l’achat de matériel (pourquoi pas un logiciel de facturation ou de comptabilité pour vous aider davantage ? 😉) ;
• le remboursement anticipé d’un prêt à la banque, etc.

À l’inverse, face à un solde négatif, il convient d’identifier les facteurs susceptibles d’être améliorés afin d’anticiper les difficultés :

• Les ventes réalisées sont-elles suffisantes ?
• Faut-il réajuster les délais de paiement ?
• Est-il possible de trouver un fournisseur plus intéressant financièrement ?
• Quels sont les frais pouvant être facilement revus à la baisse ?
• Comment mettre en place une stratégie de recouvrement efficace face aux retards de paiement ? Etc.

En bref, le budget de trésorerie offre un regard complet sur la situation financière de l’entreprise et la manière dont l’argent peut-être fructifié.

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Budget de trésorerie : on récapitule

Le budget de trésorerie définit un exercice essentiel dans tout lancement d’entreprise et tout au long de sa vie. Indicateur de la fiabilité du projet, il doit être réalisé avec sérieux et régularité pour contribuer activement au bon développement d’une société.

Facile à mettre en place (dans les faits, un simple tableur suffit), il demande néanmoins méticulosité dans l’estimation des encaissements et des décaissements. L’objectif ? Tendre vers le solde de trésorerie le plus fiable possible.

Pour vous aider à aborder plus sereinement la question de la trésorerie, de nombreux logiciels sont disponibles sur le marché. Basés sur des technologies faisant la part belle à l’automatisation, ces outils vous feront gagner en tranquillité au quotidien.