Dites « stop » aux dépassements de budget et gardez le contrôle des coûts de votre entreprise

Réduire au maximum les dépenses tout en maintenant son cap vers la croissance, voici le rêve de toutes les entreprises !

Mais pour y parvenir, impossible d’avancer au hasard. Elles doivent suivre à la loupe leurs charges, s’assurer de ne pas dépasser leur budget pour atteindre la rentabilité. En somme, il leur faut contrôler fermement leurs coûts, qu’ils soient globaux ou à l’échelle d’un ou de plusieurs projets.

Toutefois, cette opération comporte certaines subtilités… d’où la nécessité de lire cet article 😉.

À quoi sert le contrôle des coûts et comment mener à bien cette tâche ? Existe-t-il des logiciels pour vous aider ?

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Contrôle des coûts : définition

Le contrôle des coûts consiste à surveiller et à maîtriser les dépenses, avec pour but ultime de les diminuer.

Composante de la gestion des coûts (incluant notamment les processus de budgétisation), il vise à accroître les bénéfices et la rentabilité de l’entreprise.

Mais le contrôle des coûts s’opère aussi de manière plus segmentée, par service, mais aussi et surtout par projet. C’est pourquoi cette opération fait partie intégrante de la gestion de projet, pour laquelle on rencontre parfois le métier de contrôleur de coûts.

Si on résume, contrôler les coûts, c’est donc les surveiller, mesurer les écarts avec le budget initialement établi, puis mettre en place des actions afin de réduire les dépenses tout en maintenant les performances.

Pourquoi faut-il contrôler les coûts ?

Respecter votre budget

Le but premier du contrôle des coûts ? Respecter le budget alloué aux projets de l’entreprise, pour l’année en cours par exemple.

De cette manière, vous évitez les débordements qui nuisent à l’atteinte de vos objectifs, voire vous mettent carrément dans le rouge !

En somme, une maîtrise constante de vos dépenses promet une gestion saine de vos finances. La pérennité de votre entreprise en dépend !

Réduire vos dépenses

Même si vous parvenez à respecter votre budget (bravo 👏), n’oubliez pas que le contrôle des coûts sert avant tout à diminuer les dépenses, pour générer encore plus de profit !

Il permet, entre autres, d’identifier les postes plus onéreux et qui engendrent peu de retour sur investissement.

Quant aux fonds économisés, autant les réinvestir dans les projets à forte valeur ajoutée… et créer un avantage concurrentiel !

Anticiper votre trésorerie

Entrer dans un processus de gestion des coûts, c’est aussi apprendre à anticiper (notamment lorsqu’il s’agit d’établir les budgets prévisionnels).

Grâce à cette capacité à vous projeter dans l’avenir, vous pilotez votre entreprise ou votre service à vue. Vous prévoyez certains éléments clés de la gestion de votre trésorerie, en particulier le montant des frais à venir ou encore l’endettement qu’il sera possible de supporter.

Rassurer les investisseurs potentiels

Enfin, toute société peut nécessiter des fonds supplémentaires pour se développer correctement.

En prouvant la bonne maîtrise de ses coûts et l’intelligente allocation de ses fonds, elle rassure les investisseurs ou encore les organismes de crédit, davantage enclins à mettre la main au portefeuille.

Comment contrôler les coûts ? Les 4 étapes essentielles

1— Établissez votre budget

Que vous exerciez à l’échelle de l’entreprise ou d’un projet, il convient en premier lieu d’élaborer précisément le budget à déployer pour mener à bien vos activités et disposer des ressources nécessaires.

Ce budget s’établit généralement sur une période d’un an.

💡 Pour ce faire, on vous recommande de vous appuyer sur des références, qu’il s’agisse de vos concurrents (si vous démarrez votre activité) ou encore de vos résultats passés.

Prenez en compte tous les frais à subir pour garantir votre production et votre bon fonctionnement au global :

• matières premières,
• coûts indirects de fabrication,
• ressources humaines,
• marketing et développement des ventes,
• charges administratives,
• dépenses financières,
• locaux, matériel et logiciels, etc.

Pensez aussi à prévoir une marge de sécurité : grâce à elle, vous encaisserez mieux les éventuels imprévus et évolutions à venir (embauche de nouveaux salariés par exemple).

👉 Vous souhaitez en apprendre plus sur la manière de procéder ? Lisez notre article dédié au budget d’entreprise.

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2 — Surveillez en temps réel vos dépenses

Pour éviter que ça déborde, gardez un œil permanent sur les dépenses en cours et à venir, au moyen d’un suivi régulier.

☝️ Obtenir cette visibilité en temps réel implique souvent le recours à des logiciels spécialisés, tels que les solutions de gestion de trésorerie.

Ce suivi doit prendre en compte tous les types de coûts qui concernent votre organisation :

• Les coûts variables et les coûts fixes : les coûts fixes restent les mêmes d’un mois à l’autre et prévisibles (loyer, abonnements aux logiciels, etc.), tandis que les coûts variables fluctuent, comme c’est souvent le cas pour les matières premières par exemple.
  
  
• Les coûts directs et les coûts indirects : les premiers sont directement liés à la production du bien ou du service que vous vendez. Les seconds englobent les autres éléments nécessaires à la bonne marche de l’activité (marketing, logiciels, etc.).

3 — Mesurez les écarts

Une fois que vous connaissez vos coûts réels, mesurez les écarts avec le budget prévisionnel. Êtes-vous dans le négatif ?

Bien sûr, il importe de comprendre ces écarts, de les analyser, de sorte à mettre le doigt sur des axes d’amélioration. Vos fournisseurs sont-ils trop gourmands ? Avez-vous mal anticipé vos derniers recrutements ? Vos coûts d’exploitation sont-ils mal maîtrisés ?

4 — Déployez des actions concrètes

Si vous êtes dans le négatif par rapport à vos prévisions, constituez un plan d’action pour corriger tout ça. Et bonne nouvelle, vous avez l’embarras du choix.

💡 Quelques exemples :

• Investissez dans des logiciels permettant d’automatiser vos processus et de travailler plus intelligemment. Le temps, c’est de l’argent !
  
  
• Limitez en priorité les coûts fixes, plus faciles à prévoir.
  
  
• Soyez clair avec les différents managers sur les objectifs à atteindre en matière de maîtrise des dépenses. Et pourquoi ne pas offrir des récompenses aux collaborateurs qui œuvrent activement à réduire les frais ?
  
  
• Entretenez de bonnes relations avec vos fournisseurs de sorte à négocier des délais de paiement plus longs ou encore à obtenir des tarifs avantageux.
  
  
• Évitez les intermédiaires dès lors que vous souhaitez acheter un produit ou un service.
  
  
• Avant tout achat, prenez le temps de comparer les offres afin de dénicher celle qui vous procurera le meilleur rapport qualité-prix.
  
  
• Faites régulièrement le tri dans vos services souscrits et cessez de continuer à payer des choses que vous n’utilisez plus.
  
  
• Trouvez le bon équilibre en matière de coût de la masse salariale, en faisant appel si possible à des freelances, des alternants ou encore des stagiaires.

👉 Découvrez plus de conseils dans notre article comment optimiser la gestion des dépenses de votre entreprise.

5 — Utilisez les bons logiciels

On a évoqué plusieurs fois la question des logiciels dans cet article.

Il faut dire qu’ils constituent un soutien précieux lorsqu’il s’agit de centraliser la donnée et d’automatiser vos processus. Le contrôle des coûts ne déroge pas à la règle.

On pense bien sûr aux outils de gestion de trésorerie. Grâce à eux, vous obtenez en temps réel de la visibilité sur vos flux financiers (connexion avec vos comptes bancaires), sur vos dépenses et vos recettes. Ils permettent même de réaliser votre trésorerie prévisionnelle à l’aide de puissants algorithmes. Pratique pour contrôler vos coûts !

☝️Mentionnons également les logiciels de gestion de projet, utiles lorsque le contrôle des coûts s’effectue à l’échelle des projets. Parmi les possibilités qu’ils offrent, on note :

• la comparaison des prévisions VS le réel par tâche ou par étape,
• le suivi du budget en temps réel, `
• un système d’alerte en cas de risque de dérive, etc.

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Contrôle des coûts : on retient quoi ?

Impossible de faire l’impasse sur le contrôle des coûts, partie intégrante de la gestion des coûts d’un projet ou de l’entreprise.

En effet, il contribue à la bonne santé financière de l’organisation, gage de sa pérennité. Par conséquent, cette activité touche différents postes : la gestion de trésorerie, la comptabilité, la gestion de projet, etc.

Cependant, la maîtrise ainsi que la réduction des dépenses nécessitent une grande rigueur. C’est pourquoi une aide technologique est bienvenue.

Pour finir, retenez que la prospérité de votre entreprise repose sur un état d’esprit économe, et donc l’instauration de mesures associées… en bonne intelligence bien entendu : réaliser des économies, oui, mais pas au prix de la qualité de vos services, de vos produits et du bien-être de vos salariés !