[Étude de cas] Comment gérer et diffuser ses contenus médias avec un outil unique et adaptable ?

L’image et la vidéo numérique ont révolutionné le fonctionnement des métiers de la communication et du marketing. Le commerce, les marques, les services ou la culture ont basculé progressivement leurs communications vers le digital. Les volumes ne cessent d’augmenter et les usages se multiplient. Les circuits de conception, le partage entre les services ou encore la diffusion multi-canal deviennent longs, complexes et inefficaces.

Pour y remédier, un logiciel de Digital Asset Management, comme la solution Ephoto Dam, est essentiel. La gestion de vos actifs numériques sera facilitée, grâce à une plateforme adaptable et commune à toute l’organisation.

L’Établissement Public du Musée d’Orsay et de l’Orangerie a fait le choix de se munir d’Ephoto Dam pour gérer son fonds numérique d’œuvres d’art ainsi que ses images de la vie du Musée.

Découvrez Ephoto Dam à travers l’aventure de l’EPMOO et leur success-story.

Un exemple d’intégration réussi avec l’EPMOO

L’EPMOO, l’Établissement Public du Musée d’Orsay et de l’Orangerie, est un établissement multisite comprenant :

• le Musée d’Orsay, situé dans le bâtiment de l’ancienne gare d’Orsay,
• le Musée de l’Orangerie, situé de l’autre côté de la Seine, dans le Jardin des Tuileries.

Accueillant plus de 3 millions de visiteurs par an, le Musée d’Orsay est enregistré comme le troisième plus grand musée de France et est mondialement connu. Ces musées exposent de multiples œuvres d’art occidental du 19^e au 20^e siècle, dans toutes ses formes : architecture, sculpture, photographie, peintures.

Le nombre colossal de médias numériques accumulés depuis des années (plusieurs centaines de milliers de photos) et la refonte du site internet des deux musées ont imposé de mettre en place un outil de gestion centralisé pour les médias produits, diffusés et utilisés par l’établissement.

La demande du Musée d’Orsay et de l’Orangerie

L’EPMOO avait de multiples besoins et souhaité une solution globale de gestion des actifs numériques permettant de :

• gérer les médias destinés à être recherchés en interne et en externe ;
• permettre la diffusion et le partage des médias ;
• maîtriser les dépôts en centralisant les accès aux médias ;
• gérer les droits d’exploitation et de représentation des médias ;
• alimenter les futurs sites internet de l’établissement ;
• s’interfacer avec les solutions applicatives tierces ;
• être compatible avec tous types de médias et un maximum de formats possibles ;
• être accessible à plus de 150 utilisateurs en simultané.

Pour résumer, le Musée d’Orsay et de l’Orangerie souhaitait se munir d’une plateforme de gestion de ses actifs numériques avec une gestion fine des droits d’accès et un puissant outil de workflows. À la clé du projet étaient attendus un gain de temps et une amélioration de l’efficacité des équipes.

Le DAM : la solution pour la gestion des actifs numériques

Utilisant un logiciel libre ne répondant pas à leur attente et plus utilisé, l’acquisition d’un logiciel de Digital Asset Management était une évidence pour répondre à toutes les attentes énoncées.

Le choix de la solution Ephoto Dam

L’EPMOO a sélectionné Ephoto Dam, spécialiste du DAM depuis plus de 15 ans, pour son adaptabilité à la demande du client.

« Ephoto Dam a su s’adapter à nos besoins et s’interfacer à nos applications tierces », explique Nicolas Andry, Chef de Projet au Musée d’Orsay et de l’Orangerie.

Le choix s’est tourné vers cette solution, car toutes les fonctionnalités attendues étaient présentes :

✅  Les plugins Drupal et Wordpress permettent d’alimenter facilement les nouveaux sites web des musées.

✅  Une API complète permettant d’interfacer le système interne de gestion d’œuvres et Ephoto Dam pour automatiser l’indexation des œuvres.

✅  Une infrastructure SaaS hébergée en France et répartie sur 3 datacenters. Entièrement autonome dans la gestion des serveurs, l’éditeur Einden garantit un accès 24/7, un SLA de 99,9 % et des mises à jour évolutives.

✅  Une gestion des droits d’accès, de téléchargement et de modifications permettant de définir un rôle et un niveau de permissions à chaque utilisateur.

✅  Des algorithmes puissants permettant la reconnaissance d’images, des formes et la détection des doublons.

De nouveaux challenges pour Ephoto Dam

Ce grand projet a demandé à Ephoto Dam le développement de fonctionnalités pour répondre aux besoins spécifiques du Musée d’Orsay et de l’Orangerie. De nouveaux challenges étaient donc à relever :

• Personnaliser l’algorithme de dédoublonnage pour les œuvres,
• Personnalisation du Plugin Drupal,
• Recadrage de chaque œuvre pour les intégrer dans le site web,
• Synchroniser la solution avec le système interne de gestion d’œuvres,
• Développement d’un module d’agencement pour organiser l’ordre des photos d’œuvres,
• Développement d’un référentiel auteur pour les œuvres d’art.

Un travail d’équipe

Après un travail préparatoire d’une dizaine d’ateliers avec les utilisateurs finaux, nos iconographes ont travaillé avec l’EPMOO pour la reprise d’indexation de plus de 110 000 médias afin d’exploiter sereinement les fonds possédés ainsi que la mise en place d’un thésaurus commun pour faciliter la recherche des utilisateurs. Aussi, des formations sur mesure ont été mises en place pour former tous les utilisateurs au logiciel.

Ephoto Dam x Le Musée d’Orsay et de l’Orangerie : les bénéfices

Pour l’EPMOO, l’utilisation d’Ephoto Dam permet un gain de temps considérable. Grâce à cet outil collaboratif, il est plus facile pour eux de rechercher, partager et diffuser les médias. Ainsi, la communication entre les différents services est plus efficace.

Nous avons recueilli le témoignage de Nicolas Andry, Chef de Projet du Musée d’Orsay, où il décrit ses objectifs pour la gestion des actifs numériques du musée, sa collaboration avec l’équipe d’Einden et son retour d’expérience sur la solution.

Désormais, l’ensemble des images du site web du Musée d’Orsay sont validées et diffusées via l’intermédiaire d’Ephoto Dam avec une garantie de haute disponibilité.

Une histoire qui ne fait que commencer

Ce projet avec l’EPMOO a permis à Ephoto Dam de se développer davantage et de mettre en place de nouvelles fonctionnalités. Aujourd’hui, le Musée d’Orsay et de l’Orangerie et Ephoto Dam travaillent toujours ensemble pour déployer de nouvelles fonctions au sein du logiciel comme le support du IIIF, important pour les chercheurs en Histoire de l’art ou encore l’amélioration du système d’agencement.