Révolutionnez la gestion de vos actifs numériques grâce à une solution DAM !

Lorsqu’une entreprise produit beaucoup de contenu marketing ou de communication, et/ou qu’elle collabore fréquemment avec des personnes externes, le traitement de ses médias peut vite se révéler un véritable casse-tête.

Comment les stocker, les organiser et les partager simplement ? De quelle manière maintenir une image de marque forte alors même que les supports qui la représentent se multiplient et se complexifient ?

En utilisant une solution DAM pardi !

Ce type d’outil est devenu incontournable pour les organisations confrontées à de forts enjeux en matière de gestion de leurs actifs numériques. Et si vous êtes sur cet article, on parie que vous souhaitez en apprendre davantage sur le sujet 😉.

Qu'est-ce qu'un logiciel de Digital Asset Management et quelles fonctionnalités intègre-t-il ? Quels avantages retirer de son utilisation ? Comment choisir votre solution DAM ?

Suivez le guide 👉.

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C'est quoi un DAM ?

L’acronyme DAM, signification de Digital Asset Management (ou gestion des actifs numériques dans la langue de Molière) définit une catégorie de logiciels servant à :

• stocker ;
• gérer ;
• partager ;
• diffuser l’ensemble des ressources digitales d’une entreprise.

On dénombre divers types d’actifs pris en charge par les solutions DAM, dont :

• les images, qu’il s’agisse de photos, d’illustrations, de logos, etc. ;
• les vidéos ;
• les fichiers audio ;
• les prints/PDF ;
• les bannières publicitaires ;
• les modèles et gabarits ;
• les fichiers 3D, etc.

💡 À savoir : on retrouve parfois le DAM sous d’autres appellations, comme logiciel photothèque ou media center.

Ces outils, à la base de simples espaces de stockage, se sont développés et enrichis en réponse aux enjeux liés à la multiplication des contenus numériques au sein des entreprises. Aujourd'hui, ils incluent des fonctions plus avancées, telles que le traitement des médias (recadrage par exemple) ou l’intégration avec d’autres solutions métiers, à l’instar du PIM.

À qui s’adresse une solution DAM ?

La solution DAM s’adresse en priorité aux services marketing et de communication, d’ordinaire amenés à manipuler des actifs numériques dans le cadre de leurs campagnes.

Mais la rentabilité de l’outil induit la production d’une grande quantité de contenu, ou encore une collaboration régulière avec des externes ou entre les diverses entités d’un même groupe.

💡 À savoir : le logiciel de Digital Asset Management se révèle particulièrement utile aux organisations opérant à l’international, tant il facilite le travail entre les équipes dispersées géographiquement. De plus, il intègre souvent des fonctions soutenant le marketing local, c’est-à-dire la mise en place d’actions adaptées aux particularismes de chaque pays.

À quoi sert un logiciel DAM face aux enjeux métiers ?

Les DAM servent les services marketing et de communication confrontés aux multiples défis résultant des nouvelles réalités du marché :

• l’augmentation du volume d’information et du nombre canaux de diffusion : le DAM centralise tous les actifs numériques au sein d’un même emplacement ;
• le besoin de personnalisation accru des campagnes : le DAM fournit un accès organisé à des contenus adaptés à différentes audiences, facilitant par là même la création de messages ciblés ;
• la nécessité de travailler et de valoriser son image de marque : le DAM maintient la cohérence et la qualité des supports de branding ;
• l’optimisation des temps de travail en vue d’augmenter la productivité : le DAM évite la perte de temps due à la recherche du contenu ou encore au partage de l’information ;
• les impératifs liés à la sécurité ainsi qu’à la gestion des droits : le DAM assure la protection des fichiers sensibles et contrôle les accès aux données.

😀 En somme, une solution de Digital Asset Management permet de travailler plus efficacement, que ce soit en termes de productivité ou de pertinence des actions marketing enclenchées.

5 avantages d’une solution DAM passés à la loupe

#1 Une meilleure gestion des assets digitaux

Mieux gérer ses assets… il s’agit sans conteste du principal atout de la solution DAM !

On vient de voir que la quantité d’information à traiter, mais aussi les canaux par lesquels elles transitent, se sont multipliés ces dernières années : réseaux sociaux, presse écrite ou en ligne, site web, affichage, emailing…. Bref, il faut désormais des outils capables de la traiter et de l’organiser efficacement, tout en évitant la perte ou la dégradation de fichiers.

En parallèle, avec le DAM, fini le temps perdu à chercher pendant des heures des médias précis, puisqu’il permet :

• de les ranger selon votre propre logique, en les catégorisant à l’aide de mots-clés par exemple ;
• de trouver rapidement les assets nécessaires via des outils de recherche avancés, prenant en compte différents critères renseignés au préalable.

En résulte une accélération de la production de vos campagnes marketing, ou encore de vos fiches produits, au bénéfice de votre rentabilité.

#2 Une collaboration plus fluide

Grâce à une solution DAM, les opérations de partage de fichiers (même de taille volumineuse) gagnent en simplicité, puisque tout est centralisé au sein d’un seul et même espace.

👉 Il s’agit d’ailleurs d’un argument de taille si vous faites appel à des prestataires externes, avec qui il importe de fluidifier au maximum les échanges d’information, sans pour autant compromettre la sécurité de vos données.

De plus, le DAM permet de mettre en place des workflows automatisés afin de ne pas perdre de temps sur les circuits de révision et de validation des documents.

#3 Une sécurité et une conformité renforcées

Ne pas utiliser un logiciel adapté, c’est aussi prendre le risque de voir les contenus de l’entreprise stockés de manière non sécurisée. Et ça, c’est un vrai problème face à la recrudescence des risques de cyberattaques 🏴‍☠️!

Heureusement, vous pouvez compter sur les logiciels DAM, qui ne lésinent pas sur les protocoles de sécurité et hébergent vos données dans des infrastructures protégées. De plus, ils intègrent traditionnellement des fonctionnalités :

• de gestion des droits et des accès, bien pratiques pour s’assurer qu’un individu donné consulte et/ou modifie uniquement les documents autorisés, pas plus, pas moins ;
• de traçabilité, pour savoir qui a modifié quoi et quand, et revenir à des versions antérieures si besoin.

Enfin, les plateformes de Digital Asset Management permettent d’associer à un fichier des conditions d’utilisation spécifiques. Ce dispositif a pour but de garantir la conformité avec les obligations liées à la propriété intellectuelle (droits à l’image, droits d’auteur, etc.).

#4 Une marque forte et cohérente

Que votre entreprise soit de taille importante ou plus modeste, qu’elle possède plusieurs marques ou filiales, il faut souvent vous interroger quant à la manière de faire un marketing toujours cohérent.

Il est possible, à partir d’une solution DAM, de créer un référentiel de données unique. De cette manière, vous fournissez le même niveau d’information auprès de toutes les parties prenantes, et veillez ainsi à l’alignement des assets sur les directives de l’entreprise.

En définitive, un logiciel de Digital Asset Management contribue positivement à votre image de marque, en vous donnant les moyens de développer une identité visuelle à la fois forte et constante.

#5 Une prise en compte des spécificités locales et individuelles

Pour autant, la cohérence de marque ne signifie pas l’absence de prise en compte des attentes plus accrues des consommateurs en matière de personnalisation.

En effet, avec l’accélération et l’amélioration des processus créatifs résultant de l’utilisation d’un outil de Digital Asset Management, les équipes disposent de plus de bande-passante et de moyens techniques pour créer des contenus davantage ciblés.

En outre, le DAM simplifie la gestion des spécificités locales dans votre stratégie marketing :

• vous obtenez une meilleure visibilité sur les questions de conformité associées à chaque pays ;
• vous profitez de fonctions dédiées au traitement des versions localisées d’actifs, considérant les spécificités culturelles ou encore linguistiques.

Les principales fonctionnalités d’un DAM informatique

Les fonctionnalités qu’on retrouve dans un DAM varient évidemment d’une solution à l’autre. Voici néanmoins les plus communes 👉 :

• la centralisation des actifs numériques au sein d’une même interface, même en grand nombre ;
• la gestion des métadonnées, consistant à ajouter et à organiser des informations descriptives aux actifs numériques ;
• la recherche avancée et multi-critères ;
• le contrôle des accès et des permissions des utilisateurs ;
• le versioning et l’historique des modifications, afin de garantir une meilleure traçabilité des actions ;
• la mise en place de flux de travail automatisés, pour accélérer, entre autres, les processus d’approbation ;
• la conversion de formats de fichiers ;
• l’intégration du DAM avec vos autres solutions métiers, telles que votre PIM ou votre logiciel e-commerce ;
• des outils de traitement des médias (rognage, redimensionnement, modification, etc.) ;
• des options de collaboration, comme la possibilité d’ajouter des annotations ou des commentaires ;
• le reporting et l’analytique ;
• la gestion des droits et licences associés à chaque média ;
• le partage sécurisé de fichiers, même volumineux ;
• la sauvegarde et la restauration des données ;
• la disponibilité d’une version mobile de votre solution DAM.

Quel est le prix d’une solution DAM ?

La réponse à cette question paraît complexe, tant les tarifs varient considérablement selon les fonctionnalités proposées et vos besoins réels.

À titre d’indication, les solutions DAM pour les petites entreprises peuvent proposer des formules à partir de 50 € par mois environ, tandis que les logiciels plus robustes, à destination des grandes organisations, coûtent parfois plusieurs milliers d’euros par an.

On vous conseille alors de contacter directement les fournisseurs de ces plateformes afin d’obtenir des devis personnalisés. Il ne vous restera plus qu’à effectuer vos calculs pour identifier le logiciel promettant le meilleur retour sur investissement.

💡 À savoir : si, dans le but de réaliser des économies, l’envie vous prend de lorgner du côté des DAM open source (dont les licences sont souvent accessibles gratuitement !), gare aux autres frais éventuels associés à son déploiement, à sa maintenance ou encore au support technique.

Comment choisir votre logiciel de Digital Asset Management ?

Pour choisir votre logiciel DAM, commencez par vous pencher sur la question des fonctionnalités. Comme on l’a vu précédemment, on en dénombre pas mal. Concentrez-vous alors sur celles qui vous paraissent essentielles au regard des besoins de votre organisation, mais aussi de sa taille.

Il vous faut ensuite observer d’autres critères, en particulier :

• le mode d’hébergement 👉 votre cœur balancera entre :
  • un DAM SaaS, qui compte parmi ses atouts la prise en charge des mises à jour par l’éditeur ;
  • un hébergement on-premise sur vos serveurs, garantie d’un contrôle total, mais nécessitant des ressources pour la maintenance ;
• la scalabilité du logiciel, c’est-à-dire sa capacité à grandir avec votre entreprise et à traiter un volume croissant d'actifs ;
• la possibilité de personnaliser le système selon vos spécificités ;
• la simplicité de la solution 👉 observez l’intuitivité de l’interface et vérifiez la disponibilité de ressources de formation pour les utilisateurs ;
• la protection des données 👉 privilégiez un système qui héberge vos data sur un serveur localisé en Europe, avec de hauts standards de sécurité ;
• la qualité du support client 👉 il doit se montrer disponible et réactif en cas de problème.
  Mais surtout, il est préférable de bénéficier d’un vrai accompagnement tout au long de votre projet (souvent complexe !) de mise en place du DAM, que ce soit pour la formalisation de vos besoins, le déploiement de la solution ou encore l’adoption du logiciel par les utilisateurs.

🛠️ Exemple de solution DAM :

Présente sur le marché depuis plus de 18 ans, Ephoto Dam est une plateforme robuste à destination des PME, ETI et grands comptes. Très complète, elle centralise toutes les fonctionnalités clés d’un bon DAM : hébergement et recherche des contenus numériques, partage des assets, workflows, gestion des droits, etc. Le tout via une interface dynamique et personnalisable, qui s’adapte à vos besoins. De plus, ses nombreux plugins intégrés (Microsoft Office, Adobe Creative Cloud, etc.) en font un outil ergonomique pour gagner en efficacité dans la gestion de vos actifs numériques.

👉 Découvrez ici notre sélection des meilleurs logiciels de gestion des actifs numériques.

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Pour finir, comment réussir votre projet DAM ?

Convaincu par les atouts d’une solution de Digital Asset Management et disposé à franchir le pas ?

Pour terminer cet article en beauté 🎉, voici 6 conseils à suivre pour mener à bien votre projet DAM, c’est-à-dire pour vous assurer à la fois de choisir le bon logiciel et de réussir son implémentation dans votre entreprise 👉.

1. Avant de vous lancer, identifiez précisément, avec les équipes concernées, ce que vous souhaitez accomplir avec votre solution DAM pour orienter vos choix.
   
   
2. Impliquez toutes les parties prenantes, en particulier les utilisateurs finaux, dès le début. C’est en comprenant leurs besoins que vous garantirez une adoption réussie.
   
   
3. Comparez minutieusement les options possibles, sans hésiter à solliciter des démonstrations produit ou à tester des versions d'essai gratuites.
   
   
4. Planifiez soigneusement l'implémentation, au moyen d’un calendrier détaillé avec des jalons et des ressources allouées.
   
   
5. Organisez des sessions de formation pour les utilisateurs, étape obligatoire à l’exploitation du DAM à ses pleines capacités.
   
   
6. Évaluez les résultats de votre projet, plus précisément l’impact de la solution sur les performances de l'entreprise.

Fort de ces recommandations, vous êtes prêt à faire passer vos médias au niveau supérieur, à ne plus les considérer comme de simples ressources, mais comme des piliers forts de vos stratégies marketing et de communication 💪!