Le e-procurement : la nouvelle tendance pour des achats en ligne faciles et efficaces
En tant que marketeur ou e-commerçant, vous connaissez probablement l'importance de l'optimisation de votre chaîne d'approvisionnement pour votre entreprise. Cela peut être un défi de taille, surtout lorsque vous devez gérer de nombreux fournisseurs, de multiples commandes et des délais serrés.
Heureusement, il existe une solution : l'e-procurement. On vous explique les enjeux et les avantages générés par l’e-procurement, tout en vous détaillant des outils adaptés pour profiter d’un e-procurement de qualité.
Qu’est ce que le e-procurement ?
E-procurement : définition
L’e-procurement repose sur la dématérialisation des transactions commerciales opérées entre les entreprises et leurs fournisseurs au moyen de solutions digitales. L’objectif principal étant d’améliorer la gestion et d’optimiser les processus d’achat. Il représente un réel atout au service de la performance d'une entreprise, car les achats représentent une fonction clé au service de la compétitivité de l'entreprise.
L’e-procurement est un anglicisme qui se traduit par l'approvisionnement en ligne ou encore l'approvisionnement électronique. Il s’agit d’un outil de gestion des achats qui permet d'automatiser l'ensemble du processus, de la demande d'achat à la facturation en passant par la réception des produits.
📦Cette solution permet également de gérer l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement en temps réel, ce qui permet une meilleure visibilité sur :
- les stocks,
- les commandes,
- et les livraisons.
💡À savoir : L’e-procurement est dédié spécifiquement au secteur Business to Business (B2B). Son champ d’application exclut donc le secteur Business to Customer (B2C).
À qui s’adresse le e-procurement ?
L'e-procurement s'adresse à toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d'activité ou leur taille. Que vous soyez une start-up, une grande entreprise, une PME ou une PMI, l'e-procurement peut vous aider à simplifier votre chaîne d'approvisionnement et à réduire vos coûts.
Plus précisément, l’approvisionnement en ligne s’adresse spécifiquement aux quatre services suivants d’une entreprise :
- le service des achats qui élabore et cherche à optimiser des stratégies ;
- les utilisateurs finaux qui passent commande pour répondre à un besoin ;
- l’approbateur qui valide les commandes ;
- le service comptabilité qui procède au règlement des factures eu égard aux commandes passées.
Qu’est-ce que le e-sourcing ?
Le e-sourcing est une fonctionnalité de l'e-procurement qui permet de gérer les appels d'offres en ligne. Il consiste à dématérialiser l’identification et la sélection des fournisseurs.
☝️Cette solution permet aux entreprises :
- de trouver des fournisseurs,
- de comparer leurs offres,
- de négocier les contrats en ligne,
- et de gérer l'ensemble du processus d'appel d'offres de manière transparente et efficace.
Quels sont les avantages du e-procurement ?
Réduction des coûts de la chaîne d’approvisionnement
L'e-procurement permet de réduire les coûts liés à la gestion des approvisionnements et des fournisseurs en automatisant les processus d'achat, tout en profitant d’une diminution des coûts de main-d’œuvre.
💡Cette solution permet également de trouver les meilleurs prix et les meilleures offres grâce à la fonctionnalité du e-sourcing.
Optimisation des processus achat
L'e-procurement permet d'optimiser les processus d'achat en automatisant l'ensemble du processus, de la demande d'achat à la facturation. En optimisant ses processus d’approvisionnement, l'entreprise raccourcit les délais de traitement et gagne ainsi en productivité : fini le temps perdu à réaliser les relances, à gérer et à classer des documents administratifs.
💡Cette solution permet également de gérer l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement en temps réel, ce qui offre une meilleure visibilité sur les stocks, les commandes et les livraisons.
Une meilleure maîtrise des dépenses
L'e-procurement permet une meilleure maîtrise des dépenses puisqu’il fournit une vue d'ensemble des achats de l'entreprise via des fonctionnalités de reporting.
💡En utilisant cette solution, les entreprises suivent et contrôlent facilement leurs dépenses, ce qui leur permet de mieux gérer leur budget, mais aussi d’ajuster leur stratégie en repérant des axes d’amélioration.
Une gestion administrative simplifiée
L'e-procurement simplifie la gestion administrative en automatisant de nombreux processus d'achat. Cette solution permet aussi de stocker et de gérer tous les documents liés aux achats en ligne (bons de commande, factures, etc.).
💡Ainsi, les entreprises réduisent considérablement le temps passé à réaliser ces diverses tâches administratives.
Des appels d’offres en temps réel
L'e-procurement permet également de gérer les appels d'offres en temps réel, ce qui offre aux entreprises la possibilité de :
- trouver rapidement des fournisseurs,
- comparer leurs offres,
- et de négocier les contrats en ligne.
💡En utilisant cette solution, les entreprises réduisent les délais d'achat et répondent ainsi plus rapidement aux demandes des clients.
Comment fonctionne le e-procurement ?
1. Sélectionner les produits
La première étape consiste à sélectionner les produits ou services dont l'entreprise a besoin. Pour cela, cette dernière peut consulter des :
- catalogues en ligne,
- des bases de données fournisseurs,
- ou encore des plateformes d'achat en ligne (B2B).
Elle accède ainsi à l’offre du fournisseur, intégrant les conditions contractuelles de ce dernier (remises, produits sélectionnés, etc.).
En un seul clic, l’entreprise envoie sa demande d’achat après avoir choisi les produits dont elle a besoin. La demande est ensuite intégrée dans le système d'achat pour suivre le processus de validation prédéfini en amont.
2. Envoyer la commande
Une fois les produits sélectionnés, l'entreprise peut passer commande en ligne. La demande d’achat est ensuite envoyée directement au fournisseur via un document électronique ou une marketplace. Ce dernier en prend connaissance immédiatement, il peut ainsi préparer les produits pour la livraison.
L’entreprise peut également utiliser des outils de gestion des approvisionnements pour suivre l'avancement de la commande et s'assurer que les délais sont respectés.
3. Réceptionner la facture
Enfin, lorsque la commande est livrée, l'entreprise reçoit la facture correspondante, qui est également traitée de manière dématérialisée (fichier PDF ou document électronique). Cela permet d'automatiser la gestion des factures et de déclencher le paiement tout en réduisant les risques d'erreurs.
Des outils adaptés pour un e-procurement de qualité
L'e-procurement repose sur une méthode d'achat de matières premières, de marchandises ou de produits finis utilisant un système d'information connecté à Internet. Ce dernier met en relation les acheteurs et les vendeurs. Les transactions sont ainsi simplifiées entre ces deux acteurs.
Afin de mettre en place un e-procurement de qualité, les entreprises ont besoin de logiciels performants et adaptés à leurs besoins, généralement intégrés directement à leur ERP.
Voici quelques exemples d'outils pouvant vous aider à optimiser votre chaîne d'approvisionnement :
Les solutions de marketplace
Ce sont des outils parfaitement adaptés au e-procurement, car ils permettent aux entreprises de créer leur propre place de marché pour vendre et acheter des produits et services en ligne ; ce qui simplifie leur processus d'approvisionnement en centralisant leurs achats et leurs ventes sur une seule et même plateforme.
Ils offrent une plus grande visibilité et transparence sur les fournisseurs et les produits disponibles sur le marché. Les entreprises peuvent :
- facilement consulter les offres de différents fournisseurs,
- comparer les prix et les conditions de vente,
- choisir les produits qui correspondent le mieux à leurs besoins,
- suivre les performances des fournisseurs en les évaluant en fonction de critères tels que la qualité, les délais de livraison et les coûts, etc.
A titre d’exemple, citons Medialeads, un logiciel de référence dans le domaine de la création et gestion de marketplaces. Forte d’une expertise de plus de 10 ans dans le développement de marketplaces sur-mesure B2B et B2C, Medialeads vous permet de déployer une plateforme sur-mesure en y intégrant l’ensemble des modules que vous jugez utiles : gestion des devis, gestion des commandes en temps réel, gestion des transports et transporteurs, référencement naturel, outil statistique e-commerce et reporting, etc. Le tout, dans un délai de livraison optimal, rendant l'utilisation de la plateforme simple et efficace.
Les solutions d’e-sourcing
Ils permettent de consulter les offres de différents fournisseurs et de comparer leurs prix et leurs conditions de vente.
Les systèmes de gestion des achats
Ils permettent de suivre l'ensemble du processus d'achat, depuis la sélection des produits jusqu'à la réception des factures. Une solution de gestion des achats intègre l’approvisionnement, la gestion des contrats, les achats et la comptabilité fournisseurs ;
Les solutions de gestion des fournisseurs ou Supplier Relationship Management (SRM)
Ils permettent de mieux connaître et de mieux gérer les fournisseurs de l'entreprise, en suivant par exemple leur performance ou leur niveau de conformité. Une stratégie SRM analyse les fournisseurs et les classifie par importance.
Son objectif repose sur la construction d’une relation pérenne avec les fournisseurs dans le but d’atteindre les principaux indicateurs de performance (KPIs) que l’entreprise s’est fixée (réduire les coûts, minimiser les risques et profiter d’un avantage concurrentiel) ;
Les outils d'analyse des dépenses
Ils détaillent les coûts des différents processus d'achat et identifient les pistes d'optimisation. Avec une visibilité totale sur les dépenses et les relations fournisseurs, le processus Source-to-Pay octroie à votre entreprise une valeur organisationnelle considérable.
E-procurement : on résume
Vous l’aurez compris, le e-procurement est un levier d'optimisation important pour les entreprises qui cherchent à maîtriser leurs coûts et à simplifier leur gestion administrative. En utilisant des outils adaptés, ces dernières peuvent gagner en efficacité et en productivité, tout en bénéficiant de prix plus compétitifs et de processus d'achat plus fiables.
En tant que e-commerçant ou marketeur, il est temps de passer au e-procurement de qualité pour maximiser votre potentiel commercial et réduire vos coûts ! Appvizer vous aide à choisir les outils qui répondent le mieux à vos besoins et vos attentes.