BI, BPM : comment combiner Business Intelligence et Management de la Performance ?
Une confusion généralisée persiste sur la différence entre la gestion de la performance commerciale (BPM en anglais pour Business Performance Management) et Business Intelligence (BI). Nous allons voir dans cet article la différence entre les notions de BPM et de BI ainsi que la manière dont ces deux technologies fonctionnent ensemble.
Business Intelligence et management de la performance : différences et points communs
La différence peut être décrite de cette façon : si la BPM est l'objectif, la BI est le moyen d'atteindre ce but. Combinées, elles mesurent la performance de l'entreprise ce qui permet aux organisations d’aligner les stratégies en suivant et en analysant les indicateurs clés de performance (KPI pour Key Performance Indicator).
Définition de la gestion de la performance ou Business Performance Management (BPM)
La BPM signifie Business Performance Management et peut être traduit en français par "gestion de la performance" ou "management de la performance". Il fait référence au tableau de bord de l'entreprise conçu dans le but d'aider les décideurs en fournissant des informations précises, détaillées et en temps réel de la situation de l'entreprise. L’informatique décisionnelle (BI) permet de mesurer la gestion de la performance commerciale.
Définition de Business Intelligence (BI)
La BI fait référence à l'ensemble des techniques, méthodes et outils permettant de transformer les données en informations actionnables. La BI se positionne en amont du BPM : elle transforme les données en informations et la BPM utilise ces informations pour permettre la prise de décisions adéquates. Les technologies et les analyses de la BI ont permis à la gestion de la performance d’évoluer de manière significative ces dernières années. Par conséquent, les organisations utilisent actuellement des composants de la gestion de performance tels que la consolidation financière et les rapports de gestion, la planification, la budgétisation, les tableaux de bord et les tableaux pour définir leurs stratégies.
La gestion financière au coeur de la BI et du BPM
Les systèmes de gestion financière font partie intégrante de toute stratégie de gestion de la performance. Selon certains rapports d'analystes, entre 60 et 70 % des indicateurs de performance sont basés sur des mesures financières. En raison de cette forte demande, une nouvelle zone d'application se développe : la gestion de la performance financière. La gestion de la performance financière intègre des données provenant de secteurs financiers divers, tels que les ressources humaines, la budgétisation et les systèmes de prévision, pour effectuer des analyses et élaborer des rapports.
L'intégration d'outils de BI à l'échelle de l'entreprise avec la gestion financière devient de plus en plus importante pour produire des rapports budgétaires et financiers précis, ce qui est crucial pour les top managers, comme les PDG et les directeurs financiers. La BI se concentre sur la nature et les tendances des entreprises et des transactions commerciales, plutôt que sur les transactions commerciales ou les process. Par exemple, la BI se concentre également sur les finances, plutôt que sur les transactions commerciales, de la même manière qu'elle fonctionne dans les secteurs des services financiers tels que les banques, les titres et la finance internationale. Ainsi, l'intégration entre la BI et la gestion financière est importante pour une meilleure gestion de la performance. Les principaux fournisseurs de logiciels comme Cognos, Hyperion et Systems Union se sont développés dans cette nouvelle arène de gestion de la performance financière.
Systems Union offre une solution tout-en-un
Systems Union Inc. est une entreprise européenne de dimension internationale, basée à Hampshire, en Angleterre, avec un portefeuille de gestion financière, de gestion de la performance et de BI. La société dispose de deux divisions opérationnelles : la gestion financière et la BI. La division de la gestion financière comprend les filiales Pegasus Software, RED Technology et Sun Systems. En 2003, la société a lancé son opération de BI en acquérant MIS, dont le siège social est situé en Allemagne. Elle a élargi sa division BI en 2004 en acquérant la société Lasata, basée en Australie. Actuellement Systems Union a des bureaux dans 19 pays et opère avec 500 revendeurs de 73 pays.
Grâce à ses acquisitions récentes, elle a développé une approche globale pour acquérir davantage de moyennes entreprises et vend sa gamme complète de produits aux clients, indépendamment du fait qu'ils utilisent actuellement les solutions Pegasus ou Sun Systems. Elle poursuit une stratégie agressive de manière tactique et pratique, pour établir une plate-forme de solutions « globale » de bout en bout pour toutes les facettes des transactions financières d'entreprise. Plutôt que de créer une marque unique et monolithique, elle semble absorber totalement les entreprises, en adoptant une approche intégrative pour consolider un ensemble des meilleures solutions ponctuelles. Pour maximiser les opportunités de sa gamme de solutions intégrées, l’orientation organisationnelle d’Union Systems se concentre sur les régions géographiques plutôt que sur les familles de produits ou la structure juridique.
La solution Systems Union s'intègre aux finances et à d'autres applications existantes telles que le progiciel de gestion intégré (PGI), la gestion de la relation client (GRC), la gestion de la chaîne logistique (GCL), BI, etc. De plus, ses ensembles consolidés offrent une gamme complète d'outils de BI à l'échelle mondiale. Elle dispose d'une plate-forme de solutions pour de nombreux types de solutions financières intégrées aux entreprises. MIS de Systems Union, par exemple, intègre des solutions financières complètes et couvre des solutions de consolidation juridique et de gestion, la gestion des risques, le tableau de bord prospectif, la planification stratégique et la gestion des filiales.
Importance de l'intégration et de la rationalisation des applications
À mesure que la technologie se développe, les systèmes doivent s'intégrer pour créer de meilleures performances. Depuis peu, certains fournisseurs se tournent vers la consolidation de leurs systèmes pour mieux répondre aux besoins des utilisateurs grâce à un travail collaboratif commun. L'importance de l'intégration des applications commerciales devient évidente en répondant à des questions telles que :
- Votre comptable rentre-t-il dans votre système de gestion les mêmes informations concernant les RH que celles que votre service commercial a en sa possession ?
- Votre personnel financier doit-il saisir à nouveau les informations à partir des feuilles de calcul imprimées ?
- Existe-t-il des disparités dans les données financières émanant de services différents ?
Malheureusement, si ces situations se produisent dans une organisation, ses applications ne sont pas intégrées dans un système cohérent. Étant donné que la base de toutes les fonctionnalités commerciales est la finance, la gestion financière est au cœur de la stratégie de gestion de la performance et il est important d’établir un bilan financier précis pour avoir une vision globale et consolidée de la performance financière.
Néanmoins, des systèmes et des technologies différents se sont développés avec le temps, et il existe maintenant de nombreux outils sur le marché (qui est devenu encore plus compliqué en raison de la récente prolifération des fusions et acquisitions, de la stratégie d’expansion à l’échelle mondiale et du développement de l'e-business). Par conséquent, en raison du manque de normes concernant la BI, il est difficile de combiner et de centraliser les informations en temps réel provenant de diverses sources dans toute l'entreprise. De telles disparités aggravent encore plus les incohérences des données et des analyses. Étant donné les graves conséquences de l'inexactitude des rapports financiers, comme le montrent les récents scandales dans le secteur, le gouvernement intervient pour imposer aux rapports financiers une réglementation et un devoir de conformité. Par exemple, la loi américaine dite de Sarbanes-Oxley (SOX) exerce une pression plus forte que jamais sur les entreprises afin de garantir la justesse des informations financières.
La partie la plus importante de la loi SOX pour la BI et la BPM sont les sections 302, 404 et 409, qui traitent des procédures de reporting et du contrôle interne. De nombreuses entreprises appliquent la loi SOX en utilisant des tableurs, une solution temporaire qui fonctionne ; mais la conformité est un processus continu auquel les entreprises doivent faire face chaque année, et les tableurs ne sont pas très sophistiqués quant au partage de données et à la production de rapports, par exemple.
Certains fournisseurs de BI (mais pas tous, néanmoins) automatisent leurs process pour être conforme à la loi SOX, puis, grâce à l’automatisation et à l’intégration de la plupart des informations financières, les audits qu’ils mènent leur permettent de réduire les coûts et de respecter les termes de la loi de façon encore plus précise. Cependant, tout le monde n’accepte pas la standardisation et la consolidation de la BI. Les petits vendeurs en particulier sont réticents parce que la normalisation implique qu’ils délaissent de nombreux outils pour n’en avoir plus qu’un, ou au moins quelques-uns mais qui dépendraient tous d’une unique plate-forme. Avec sa présence internationale, Systems Union tente de résoudre le problème de la réglementation et de la conformité en divisant le monde en groupes régionaux. Cependant, les grands fournisseurs de BI comme Business Objects, Hyperion et Cognos sont en concurrence pour devenir un fournisseur standard de BI, ce qui poussera les fournisseurs plus petits et bien ancrés comme Systems Union à faire face à de véritables défis.
Une seule solution BI ou des solutions BI consolidées
En fait, il est impossible de gérer ce qu’on ne voit pas ou ce qu’on ne peut pas mesurer. Comme beaucoup de grandes organisations utilisent plus d'une application de BI, le management ne perçoit pas une image panoramique unique des activités de la société. Vu sous cet angle, une solution de BI unique est meilleure que les solutions de BI fragmentées ou consolidées. Certains disent qu'une solution de BI consolidée appartenant à un seul propriétaire est meilleure, car elle contribue à éviter les répétitions et les chevauchements (c’est l'approche adoptée par Systems Union). Cependant, chaque système a ses avantages et ses inconvénients. La BI fragmentée est moins chère à court terme mais est coûteuse sur le long terme, alors que la BI consolidée est moins chère sur le long terme. Toutefois, les solutions BI fragmentées propres à chaque service donnent des visions dissociées de la structure de l’entreprise et ont des coûts de maintenance et de formation moindres, car elles sont déjà implantées et opérationnelles. Bien que les solutions BI consolidées donnent une vision unique, elles sont coûteuses, au début surtout. Elles permettent néanmoins de faire des économies sur le long terme, notamment sur le personnel et sa formation. Une solution consolidée nécessite également une licence collective pour le logiciel, ce qui revient moins cher que d'avoir plusieurs licences pour différentes solutions.
De toute façon, aucun système n'est parfait, et il n’y a pas de fournisseur qui dispose de toutes les fonctionnalités qu’attend le client pour répondre à tous ses besoins. Si vous mélangez et combinez différents outils ou modules de différents fournisseurs, le système pourrait faire un travail de meilleure qualité. Mais dans la réalité on ne peut pas obliger un fournisseur à créer un système unique mais qui soit modulable pour apporter différentes solutions. Systems Union essaie de tirer parti des avantages de différents outils de différents fournisseurs, tout en apportant la cohérence qui vient d'un seul fournisseur de services. Elle a consolidé des paquets de solutions de BI sous une même autorité, en laissant à l’identique l'entité de la marque et ses fonctionnalités. Elle n’est la pas seule à avoir cette stratégie puisqu des entreprises comme Hyperion Software, Business Objects et Cognos tentent d'offrir des solutions consolidées. Hyperion a acquis Brio et plusieurs autres petites entreprises privées telles que Appsource, Business Objects a acquis Crystal Decisions, et Cognos a absorbé Adaytum, entre autres exemples. Encore une fois, ces grands acteurs représenteront également des défis pour Systems Union, tant qu’ils offriront un environnement plus compétitif, en présentant aux utilisateurs plus d'options.
BI & BPM : les recommandations des utilisateurs
Les clients d'une entreprise qui a été absorbée font face à l'incertitude. Cependant, comme Systems Union est en train de créer un groupe consolidé de fournisseurs de services, les clients ne seront pas obligés de passer à un nouveau système. Les clients auront leurs solutions sous licence étendues et intégrées à un plus grand ensemble de fonctionnalités. Malgré la concurrence de grands fournisseurs à laquelle elle fait face, la société System Union semble être « une valeur sûre » pour les clients qui recherchent des solutions. Fondée sur une croissance continue et solide, elle sera probablement présente pendant une longue période sur le marché, ce qui est bon signe si vous organisez vos process commerciaux autour d'une plate-forme logicielle. Le marché le plus important de Systems Union se trouve en Amérique du Nord, mais sa présence en Europe et en Asie est très forte et en pleine croissance. Il semble également que de nouveaux clients seront en mesure de réunir une série de solutions ponctuelles que l’on peut facilement intégrer, avec une architecture ouverte couvrant les marchés nationaux et internationaux.
La société Systems Union est idéale pour les petites et moyennes entreprises. Elle convient également aux grandes organisations, bien que l'entreprise semble perdre des parts de marché au profit de concurrents dans ce domaine, comme Hyperion, Cognos et Microstrategy. Les utilisateurs peuvent combiner et coupler les outils de l’ensemble des produits de Systems Union selon les besoins de l'entreprise. Pour de nombreuses entreprises, la budgétisation prend du temps et l'objectif principal de la gestion de la performance est d'améliorer la budgétisation. Le système de budgétisation de Systems Union est entièrement intégré à la gestion de la performance, ce qui permet de fournir une capacité de planification et de prévision en un temps plus court. Bien qu'elle soit raisonnablement flexible et personnalisable pour le reporting pour un certain nombre d'industries, l'offre de Systems Union est particulièrement adaptée aux secteurs de l'assurance et de l'hôtellerie. Par exemple, Systems Union offre la solution de gestion des performances en hôtellerie (GPH) de Sun System. Sun Systems est une filiale de Systems Union et fournit une solution d'analyse intégrée, front et back-office pour le secteur. En adoptant l'approche d'intégration des composants de Systems Union, les organisations peuvent tirer parti de leurs investissements actuels en infrastructure informatique et obtenir les réponses aux questions « comment ? » et « pourquoi ? » avec une solution robuste et évolutive, sans dépenses financières extravagantes ni conséquences néfastes liées à une mise en œuvre intrusive ou perturbatrice.