Tout savoir sur la modélisation des processus métier

La modélisation des processus métier est une méthode qui permet de représenter l’activité de votre personnel dans l’optique de répondre plus rapidement à la demande du client et aux objectifs de la société. Le meilleur moyen pour y parvenir est encore de vous munir d’un logiciel BPM qui pourra vous aider à avoir un management de qualité.

Les utilisateurs peuvent être parfois déroutés par ces nouvelles méthodes pour gagner en performance, c’est pourquoi il est important de comprendre l’intérêt de la démarche de modélisation dans le développement de votre business.

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Qu’est-ce que la modélisation des processus ?

Le processus métier est un ensemble d’activités qui a pour but de réaliser les objectifs fixés par l’entreprise. Votre personnel effectue en effet une série de tâches, dont certaines sont répétitives et peuvent être rationalisées.

Il s’agit d’une gestion organisationnelle qui systématise ces tâches quotidiennes, souvent administratives et rébarbatives, pour améliorer votre business process et gagner en efficacité.

Vous pouvez mettre en place l’utilisation d’un outil de modélisation des processus, ou BPM (pour Business Process Management). C’est le moyen le plus pertinent d’accélérer la transformation numérique de votre société, mais aussi de donner une nouvelle dynamique à votre performance process.

Quelle différence avec la cartographie ?

La cartographie des processus permet de représenter par des graphiques et des diagrammes le fonctionnement global d’une entreprise via des processus liés les uns aux autres. Il s’agit de vous fournir un cadre global, sans pour autant vous accompagner dans la lecture de ces informations.

Une solution BPM le peut également, mais son utilisation permet de se concentrer d’abord sur les processus à forte valeur ajoutée, utiles au quotidien. L’outil BPM va plus loin en offrant la possibilité de donner vie aux processus dessinés et de les utiliser au quotidien. Il recherche des techniques de fonctionnement pour rationaliser votre management processus et l’architecture de l’entreprise.

En somme, si vous n’êtes pas formé au workflow, il vaut mieux utiliser un logiciel de modélisation que la cartographie des processus. Il vous donnera directement une direction à prendre, plutôt que de passer par le processus de cartographie. De plus, le logiciel organisationnel vous offre plusieurs échelles de lecture pour vous faciliter le management de vos équipes, d’une vision macro très simplifiée avec une représentation claire, à une vision micro qui entre dans les détails concrets au plus proche du travail des collaborateurs.

Pourquoi automatiser ces processus ?

L’importance de rationaliser le SI

Il n’est pas rare de constater dans les grandes firmes comme dans les PME que le manager n’a pas les bons outils informatiques pour capturer les besoins métiers. Il multiplie alors les discussions, les allers-retours et les réunions chronophages qui peuvent dégrader les relations entre les collègues.

En suivant la démarche de modélisation des processus via un logiciel gratuit ou payant, vous déduisez facilement les besoins métier et les optimisations possibles. Rationaliser votre système informatique vous assure une cohérence et le BPM priorise les points qui donneront une valeur ajoutée aux services que vous proposez.

Optez pour une norme commune

Pour garantir la satisfaction de vos clients, la norme ISO 9001 2015 vous permet de fournir un cadre fiable qui aide le DSI à maîtriser les processus et l’intégration des nouvelles méthodes d’organisation. La norme BPMN 2.0 permet une standardisation indispensable à ses utilisateurs, qui peuvent ainsi dessiner des processus avec une palette d’outils précis. Ils répondent aux objectifs stratégiques de la structure sans plonger la société dans la non-conformité.

Intérêts et objectifs d’un langage standard commun

L’outil de modélisation des processus métier agit sur trois domaines :

1. La communication
2. L’organisation
3. Le suivi et le pilotage

Non seulement elle fluidifie les échanges au sein de l’entreprise, mais elle en rationalise le fonctionnement, permettant une communication transversale entre les différents niveaux de l’entreprise. Vous favorisez la collaboration entre les équipes, tout en limitant erreurs et incompréhensions.

Le BPM vous apporte une vision globale de l’organisation des processus métier. Les collaborateurs ont une meilleure idée de leur rôle au sein de la société et vous sécurisez le déroulement des activités. Vous bénéficiez également d’indicateurs de performance, et d’un outil décisionnel de centralisation des données. L’atteinte d’un nouvel objectif est facile à suivre, et vous pouvez mettre en évidence les dysfonctionnements. Cette modélisation des processus est une solution d’une grande aide, puisqu’elle permet au responsable une meilleure réactivité dans ses prises de décision.

Exemples

Voici deux exemples types de processus que vous pourriez être amené à modéliser. Évidemment, ils ne correspondent pas forcément au fonctionnement de votre entreprise, car c’est à vous de dessiner et de représenter votre fonctionnement réel. 

La réclamation d’un client

La gestion d’une commande

Vous pouvez retrouver ces deux exemples et bien plus encore en téléchargeant le livre blanc d’Iterop :

Comment modéliser ces processus et de quelle manière les outils de BPM peuvent-ils y contribuer ?

Méthode et mise en œuvre

Avant de choisir quelle solution adopter, faites un reporting unifié de vos attentes, procédure essentielle avant de pratiquer l’art de la modélisation des processus. Dressez une étude de cas de la répartition des tâches et de l’architecture des métiers, pour une meilleure conduite de changement. Pourquoi les collaborateurs ont-ils cette méthode de travail ? Mieux connaître le fonctionnement interne de l’entreprise va vous permettre d’opter pour les solutions les plus ajustées.

À suivre parmi les étapes nécessaires, vous devez discuter avec les principaux intéressés. Les employés sont généralement les mieux placés pour pointer du doigt les failles des processus. L’art de la modélisation n’empêche pas leurs conseils d’être encore utiles, au contraire !

Votre démarche est collaborative : plus vous les impliquerez, plus ils seront à même de vous soutenir et modéliser leur propre travail. Sensibiliser vos collègues aux avantages qu’ils pourraient tirer de cette automatisation vous permettra de faire accepter ce nouvel outil, pour un meilleur retour sur investissement de votre business. N’hésitez donc pas à nommer un représentant de la modélisation des processus métier, un véritable ambassadeur qui assurera l’orchestration du développement de logiciel. Il accompagnera et pilotera avec vous la mise en place du projet informatique pour l’ensemble des équipes tout en encourageant l’adhésion et la motivation de tous.

Différences entre ERP et BPM

Un ERP est un progiciel qui vous propose de collecter vos données pour optimiser la production de votre société sur différents domaines : les RH, les finances, la production, etc. Il fait partie des web services qui proposent de déployer une gestion de contenu en mode SaaS, pour une externalisation des métadonnées.

Le BPM, quant à lui, modélise les processus métier et vous donne des pistes d’amélioration pour aboutir au même résultat : avoir une société plus efficiente. 

Vous pouvez également combiner ERP et BPM, deux solutions complémentaires pour un système informatique transverse et une meilleure évolutivité. D’un côté, le BPM rationalise la répartition des activités et le rôle de chacun des acteurs, de l’autre l’ERP vous donne en temps réel des informations sur vos stocks et vos ressources humaines. C’est une façon pragmatique d’orienter votre entreprise vers la transformation digitale et l’amélioration continue : vous avez une plus grande efficience méthodologique, sans en savoir beaucoup sur les langages de modélisation.

Évolution du BPM des années 1980 à aujourd’hui

Au début de leur conception, les logiciels de BPM étaient munis généralement d’un designer de processus, d’un moteur de workflow, d’une gestion de règles de routage, et de quelques outils de suivis analytiques peu complexes. Ces outils informatiques, garants d’un management de qualité, ont connu un franc succès qui les a conduits à être repris à travers le monde. Ils ont progressivement pris en compte les besoins métier en intégrant des outils collaboratifs et analytiques, une meilleure gestion des documents, etc.

Aujourd’hui, les logiciels pour la modélisation des processus tendent à devenir de véritables systèmes de pilotage qui ont une répercussion pour les parties prenantes, sur la culture de l’entreprise et sa structure. Les professionnels cherchent désormais à donner une place forte à l’organisation, et surtout à son agilité, car elle permet une meilleure capacité de gestion des risques et d’adaptabilité au marché.

Choisissez une solution de gestion des processus intuitive et connectée

Le but des solutions de gestion des processus est d’accompagner tous les utilisateurs sur une plateforme intuitive, ergonomique et conviviale.

💡 Exemples d’outils :

• Agilium est un logiciel BPM low-code vous permettant de créer vos applications métiers en quelques jours seulement. L’outil facilite la création de vos automatisations et workflows grâce à son interface simple d’utilisation et une formation comprise dans le pack de démarrage !

• L’ERP-BPM Axelor allie les avantages du low-code et de l’open source. Vous disposez de 30 modules pré-installés, de plus de 1 000 objets métiers prêts à l’emploi ainsi que d’une infinité d’options de personnalisation en seulement quelques clics. L’outil est optimisé pour des usages variés : ressources humaines, gestion commerciale, supply chain, essai clinique, POC, etc.
  
  
• Particulièrement adapté aux opérations industrielles et à la supply chain, Metronome a été développé afin de vous aider à créer vos processus, et ainsi assurer la coordination entre vos équipes. La solution se connecte à toutes vos données (issues de votre ERP, CRM, WMS, etc.), pour disposer d’informations mises à jour en temps réel. Et grâce aux déclencheurs intelligents et à l’attribution automatique des tâches, l’ensemble de vos actions et workflows sont automatisés, sans aucune intervention humaine.

• Iterop est une solution efficace, car elle bénéficie d’une version simplifiée de la norme BPMN 2.0, pour une meilleure expérience client. Elle offre une représentation très précise de vos activités et des interactions entre les équipes, pour une vision claire en temps réel.
  
  Pour en savoir plus, téléchargez gratuitement l’étude de cas d’Iterop et découvrez le processus d’intégration d’un collaborateur orchestré par une solution BPM, pour bien préparer son arrivée et automatiser les bonnes pratiques.

La formalisation, l’une des étapes de la transformation digitale de votre activité

Que votre objectif soit d’accélérer la mise en vente de produits, l’amélioration du traitement des réclamations client, le suivi qualité des produits, le suivi des commandes… l’amélioration des processus métier va vous permettre d’optimiser tous vos processus, notamment ceux à forte valeur ajoutée.

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Conclusion

À l’ère du tout digital, l’art de modéliser les processus métier de votre entreprise passe bien sûr par la transformation numérique de votre organisation. Pour faire de votre société une entreprise agile et réactive, choisissez une démarche de modélisation des processus simple. En passant par un BPM qui aura certainement un effet positif et durable sur vos processus métier, vous vous dégagerez du temps pour vous concentrer sur votre savoir-faire.