Pourquoi s’équiper d’une solution BPM en 2024 ?

Les logiciels de Business Process Management (BPM) permettent de dessiner, automatiser et superviser des processus métiers. Ce type de logiciel modélise non seulement un flux d’activité, mais automatise aussi les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée !

Le but ? Que l’entreprise se concentre sur des activités à plus forte valeur ajoutée et génératrice d’innovation ! 🤩

Le nombre d’entreprises ayant fait le choix de s’équiper de solutions numériques pour leur entreprise est en progression depuis 2021, selon le baromètre France Num 2022. Quelles sont les raisons qui poussent les entreprises à investir dans le numérique en 2024, et plus particulièrement dans des logiciels de gestion de processus / workflows ?

4 raisons d’investir dans le numérique en 2024

Raison n° 1 : centraliser vos informations sur un seul logiciel

Le BPM est une réponse aux entreprises qui cherchent à automatiser les tâches répétitives du quotidien en évitant les ressaisis de données entre logiciels grâce à des flux de données automatisés.

En 2024, nous ne pouvons plus nous permettre d'avoir des collaborateurs qui partagent des informations d’un logiciel à l’autre, ou encore, qui rédigent de façon répétitive des mails pour informer des clients.

Le BPM permet de déclencher des alertes par mail ou des notifications automatiques à toute étape du processus ainsi que des circuits de validation. De cette manière, le processus et le logiciel deviennent un support au travail quotidien et non l’inverse. 🤓

En libérant les collaborateurs de leurs tâches répétitives afin qu’ils se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, l’objectif est de générer un ROI important grâce au temps gagné et un gain en compétitivité.

Raison n° 2 : travailler sur des données à jour et obtenir une meilleure réactivité face à vos clients

Grâce à ce processus, vous collectez des informations et les centralisez de manière sécurisée. Le BPM collecte les données renseignées dans la plateforme par les collaborateurs, mais aussi les données issues des autres logiciels. Il est aussi capable de capter des données issues des machines de production ou des capteurs IoT (objets connectés). Pratique pour gagner en efficacité !

En cela, il permet de créer du lien entre les différents services en mettant à disposition des salariés les données dont ils ont besoin de façon automatisée sur des écrans de suivi et de pilotage. Ainsi, les entreprises bénéficient d’une meilleure traçabilité et d’une vision claire de leurs processus et des temps passés en fabrication afin de prendre les meilleures décisions de pilotage.

☝️ Nous constatons une amélioration de la qualité de leur service client grâce à une donnée plus accessible et plus lisible.

Raison n° 3 : être capable de répondre à des besoins métier rapidement

Les besoins en termes de digitalisation de nos entreprises évoluent constamment.

Pour répondre efficacement aux nouveaux enjeux qui se présentent à nous :

• certification,
• traçabilité,
• suivi,
• pilotage,

Les solutions de gestion doivent être capables d’évoluer avec l’entreprise et ce, rapidement.

Malheureusement, les développements spécifiques et coûteux des ERP, ou encore, les solutions qui ne sont pas capables d’évoluer facilement, ne sont plus adaptés.

Ce que propose le BPM par l’approche processus est d’initier un projet de digitalisation par un processus simple au départ comme le suivi des commandes ou bien le suivi des demandes d’intervention puis d’élargir le périmètre au fur et à mesure.

👉 Avoir une approche itérative et agile permet aussi d’expérimenter rapidement le processus digital, pour le confronter aux besoins métiers.

Le BPM donne ainsi la possibilité aux entreprises de répondre à leurs nouveaux besoins au fur et à mesure qu’elles se développent et d’éviter les gros chantiers en procédant processus par processus, itération après itération.

Raison n° 4 : gagner en autonomie dans la digitalisation de vos processus

Le BPM combiné à l’approche low code est très puissante.

L’objectif du low code est de mettre à la portée des interlocuteurs métiers comme les responsables production ou encore les responsables qualité, la création d’outils qui servent vraiment leur productivité sans connaissances poussées en informatique.

Dans le cas d’une solution low code, l’objectif est bien de faire monter les utilisateurs pilotes en compétences. Après une formation et la création du premier processus en co-construction, cela leur permet de s'emparer des méthodes pour continuer et créer les suivants en autonomie sur la plateforme.

C’est aussi la possibilité de créer des fonctionnalités 100 % personnalisées !

En laissant la porte ouverte au développement classique, le low code permet d'intégrer également des fonctionnalités complexes répondant à des besoins spécifiques et donc l'assurance de voir leurs besoins complétement couverts.

💡 Chez Agilium, on applique la loi de pareto et ses 20/80. 80 % des fonctionnalités demandées par nos clients sont intégrables facilement, c'est-à-dire sans coder en utilisant l'interface graphique. Des modèles présents dans notre catalogue d’applications sont à utiliser comme guide pour créer vos applications.

Quels sont les cas d’usages d’une solution BPM ?

Les utilisations des logiciels BPM, aussi appelés logiciels de workflows ou logiciels de gestion de workflow, sont multiples, mais nous pouvons citer quelques exemples récurrents de processus adressés par Agilium.

Agilium est un outil de gestion des processus BPM surtout présent dans l’industrie et l’agroalimentaire dans lequel nous mettons en œuvre des solutions personnalisées pour faire gagner en productivité les entreprises.

La plateforme permet de créer des applications métier en autonomie par l’intermédiaire d’une interface graphique et de formulaire en low code. Elle permet la modélisation et l’automatisation de processus. Quand le processus est opérationnel, on met en place les écrans de pilotage et les tableaux de bord pour le suivi. Au bout du compte, les utilisateurs sont capables de créer des écrans pour améliorer la communication entre les services et réduire des délais de réponse à leurs clients.

La solution Agilium est un outil cloud, disponible en abonnement SaaS avec un prix variant en fonction du nombre d’utilisateurs et d’applications déployées, idéal pour démarrer sereinement son projet de digitalisation. L’ensemble de nos effectifs, y compris l’équipe d’assistance technique ou support, sont situés en France, en région Rhône-Alpes.

Voici les exemples de processus que vous pouvez adopter grâce à notre solution :

• suivi des affaires : workflow pour suivre et lancer des affaires et leurs informations (budget, temps passé, liste des produits finis, avancement, achat, NC) ;
• réception : workflow pour permettre au gestionnaire des stocks de réceptionner les commandes et d’enregistrer les éléments de traçabilité ;
• avancement de production : workflow pour permettre aux chefs d’atelier de déclarer les temps de production et aux administratifs de contrôler la saisie ;
• planning de production : workflow pour générer un planning visuel des commandes automatiquement depuis les informations récupérées dans votre ERP ;
• GED : application pour garantir la traçabilité des documents liés à une affaire ;
• non-conformités : workflow pour suivre et créer des non-conformités et renseigner les éléments relatifs (produit, criticité, processus, date, origine, etc.)
• demandes d’intervention : workflow pour générer et suivre des demandes faites en interne (demandes de manutention, d’achat, d’intervention, etc.) ;
• suivi temps chantier : workflow pour saisir les temps passés sur le terrain en intervention chez le client / sur chantier ;
• factures fournisseurs : workflow pour caractériser les factures fournisseurs et bénéficier d’un circuit de validation.

En conclusion

Les logiciels BPM sont un outil indispensable pour toutes les entreprises souhaitant gagner en efficacité en automatisant leurs processus. Beaucoup d’entreprises à succès les ont adoptés pour améliorer la collaboration entre leurs salariés et ainsi atteindre leurs objectifs de performance. N’hésitez plus ! 🤓