[Interview] Comment générer un ROI grâce au staffing ?

Difficultés de recrutement, importance de l’engagement et du bien-être des collaborateurs, suivi des prévisionnels de charge… Plus que jamais, le staffing est le processus clé des entreprises de services.

L’impact du staffing est plus large qu’on peut parfois l’imaginer. Au-delà des aspects RH, c’est aussi le moteur de la rentabilité et de la croissance de l’activité.

S’il est certain qu’il faut se pencher sur ce processus, comment les sociétés de conseils, les ESN et les agences peuvent-elles s’assurer que le processus est rémunérateur et leur permet de générer un ROI ?

Interview de Pierre Arbeille, co-fondateur et CEO de Stafiz.

Pourquoi faut-il se préoccuper du staffing ?

Tout simplement parce qu’aucune activité de services ne peut croître efficacement sans avoir placé le staffing au cœur de son réacteur.

Ce n’est pas un hasard si des sociétés comme McKinsey, Cap Gemini ou Accenture ont toujours investi dans la gestion du staffing de leurs collaborateurs. Le staffing a des répercussions à chaque étage de l’entreprise.

D’abord, la satisfaction et la rétention des collaborateurs en dépendent, ce qui, dans le contexte actuel de guerre des talents, est à lui seul une raison de se dépêcher de s’en occuper.

Ensuite, une bonne gestion du staffing permet d’améliorer la rentabilité de l’entreprise et sa croissance.

Enfin, c’est un processus qui permet de se démarquer de ses concurrents et de dégager un avantage concurrentiel lorsqu’il est bien mené.

Malheureusement, la gestion du staffing est souvent mise de côté au profit des urgences, et reste trop souvent gérée sur Excel, ou avec des logiciels inadaptés, ce qui ne permet pas à l’entreprise d’en tirer tous les avantages.

La mise en place d’un logiciel de staffing permet de dégager un ROI énorme !

Quand vous dites que le ROI d’un logiciel de staffing est énorme, quels sont les avantages financiers auxquels vous faites référence ?

En fait, si vous regardez de près les coûts qu’engendrent une mauvaise gestion du staffing, vous allez vite vous rendre compte de l’importance des chiffres.

Les logiciels de staffing permettent de mieux prendre en compte :

• la charge de travail,
• les préférences,
• la progression de carrière des collaborateurs.

Les entreprises qui utilisent un logiciel dédié ont un turnover inférieur de 25 % par rapport à celles qui n’en ont pas. Donc l’économie sur les coûts de recrutement, de formation et d’onboarding sont majeurs, sans compter la qualité du travail et la relation avec les clients qui s’en voient aussi améliorés.

Ensuite un logiciel de staffing vous permet d’identifier à l’avance les intercontrats et vous met en avant les options pour positionner vos collaborateurs. Le taux d’intercontrat est beaucoup plus faible lorsque le staffing est bien géré, ce qui permet d’améliorer la rentabilité de l’activité.

Enfin, un bon logiciel de staffing vous apporte plus d’options quand vous recherchez des profils pour vendre un projet. Potentiellement, parmi une base de freelances avec qui vous avez déjà travaillé, ou avec une base de candidats dont les compétences correspondent à votre besoin. Cela vous favorise vis-à-vis de la concurrence et vous permet de faire croître votre chiffre d’affaires plus rapidement.

Mais plus précisément, comment les logiciels de staffing peuvent-ils permettre d’améliorer les finances ?

Si on prend du recul, le logiciel de staffing va vous apporter de la performance financière sur 3 axes.

• 1️⃣ Premièrement, en vous permettant de mieux optimiser les ressources comme je l’expliquais sur le sujet de l’intercontrat.
  Les salaires fixes que vous payez vont davantage être couverts par du chiffre d’affaires généré par les collaborateurs, voire permettre de dégager une marge.
  
  
• 2️⃣ Deuxièmement, en vous donnant une visibilité à moyen terme : un logiciel de staffing vous indique quelles sont les personnes ou les équipes dont les TACE (Taux de Charge Congés Exclus) sont inférieurs aux objectifs, et sur lesquels il faut prioriser le travail de staffing. Si vous ne voyez pas à l’avance ces problématiques, vous n’aurez pas l’opportunité de mener les bonnes actions correctrices.
  
  
• 3️⃣ Troisièmement, le logiciel de staffing peut vous donner un avantage compétitif sur le long terme en vous indiquant les directions à prendre d’un point de vue du recrutement.
  Les rapports vous montrent les compétences qui sont le plus demandées, et celles en baisse par exemple. Grâce à cela, vous prenez des décisions de recrutement mieux adaptées et créez un meilleur équilibre entre vos collaborateurs et les experts externes que vous pouvez aller chercher ponctuellement.

Un logiciel de staffing peut aussi permettre de staffer des sous-traitants alors ?

Si le logiciel le permet, oui bien sûr, c’est le cas de Stafiz.

Pouvoir choisir simultanément dans sa base de collaborateurs, de candidats et de sous-traitants est un avantage réel. Les expertises demandées ne cessent de s’élargir, aucune société n’est capable d’offrir tous les profils demandés par les clients.

Positionner des sous-traitants et leur envoyer une notification pour savoir s’ils sont intéressés, leur donner la possibilité d’indiquer leur indisponibilité, de mettre à jour leur CV, de déposer leurs factures… Toutes ces fonctionnalités vous permettent de constituer des équipes hybrides et vous donnent plus de chances de gagner des projets.

Quelles sont les complexités qu’il faut s’attendre à affronter pour mettre en place un logiciel de staffing ?

En fait, la seule complexité à attendre réside dans la mise en accord des parties prenantes.

Nous constatons régulièrement, quand nous déployons Stafiz chez des clients, que c’est l’occasion de remettre à plat le processus pour l’améliorer. Mais forcément, comme différents responsables sont impliqués, il faut s’assurer qu’un leader arbitre en cas d’indécision.

En dehors de ça, les logiciels de staffing permettent d’importer en masse des données et des documents, donc il n’y a pas de crainte à avoir de ce côté-là. Le paramétrage et la mise en place sont facilités.

Et combien de temps cela prend d’installer un logiciel de staffing ?

Honnêtement, cela varie fortement en fonction de la complexité des processus dans lesquels vous souhaitez aller.

Même si vous êtes une société de plusieurs centaines de collaborateurs, cela peut prendre un mois si vos processus sont simples et les compétences de vos profils déjà connues.

Mais si la gestion des compétences, des préférences des collaborateurs, la gestion de demandes de staffing sont très complexes, il faut compter davantage deux à trois mois avant de faire le go-live.

Comment faire son choix parmi les logiciels de staffing ?

Il faut avant tout choisir un logiciel qui s’adapte à votre métier. Un logiciel pour gérer les projets d’un groupe du CAC40 n’est pas le même qu’un logiciel pour une activité de conseil de 100 ou 200 employés par exemple.

Ensuite, il faut confirmer ce que vous attendez de votre logiciel de staffing :

• Souhaitez-vous avant tout effectuer des recherches de profils et suivre le planning, ou préférez-vous un logiciel qui utilise cette donnée pour apporter des projections financières et confirmer la marge sur vos projets ? Voire les deux ? Ceci est le cas de Stafiz.
  
  
• Voulez-vous que le logiciel fonctionne de manière indépendante, ou préférez-vous qu’il soit connecté à votre logiciel comptable ou à un ERP… ?

Une fois que les critères sont clairs, vous trouverez beaucoup plus facilement un logiciel de staffing qui répond parfaitement à votre besoin.

N’hésitez pas aussi à comparer les retours clients qui peuvent montrer la satisfaction des utilisateurs.

En résumé, si les lecteurs ne doivent retenir qu’une chose de cette interview ?

Dépêchez-vous de vous occuper de ce processus, c’est probablement l’investissement qui possède un des ROIs les plus élevés tant il a de répercussions positives !

Venant du monde des professional services, nous avons développé la plateforme Stafiz dédiée à ces métiers, que ce soit pour des missions au forfait ou en régie. Vous pouvez la découvrir sur Appvizer et sur notre site internet.