De la préparation au déploiement : 10 étapes pour réussir la mise en place d’un ERP

Les ERP constituent une ressource précieuse pour les organisations. Capables de gérer tous leurs processus, ils centralisent et unifient l’ensemble des données dans un objectif de gain d’efficacité.

Un outil puissant donc… et qui requiert par conséquent une grande rigueur lors de son déploiement au sein de l’entreprise.

Pourtant, faute d’une préparation suffisante, la mise en place d’un ERP échoue souvent. En cause : des coûts trop élevés, la résistance des collaborateurs face au changement, une solution inadaptée à l’environnement de travail, etc.

Évitez ces écueils et faites de votre logiciel un vrai vecteur de valeur grâce à cet article qui présente un exemple de projet ERP en 10 étapes clés.

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Revenons sur les bases de l'EPR

Qu'est-ce qu'un ERP dans une entreprise ?

Avant toute chose, il vous faut revoir les fondamentaux : zoom sur ce qu'est un ERP ! 🔍

Concrètement, un ERP, ou Enterprise Resource Planning, est un système d'information centralisé destiné à optimiser et à coordonner l'ensemble des processus opérationnels d'une entreprise.

👉 Son objectif principal est de faciliter la gestion des ressources en unifiant les données et en améliorant la communication entre les différents départements.

Par ailleurs, contrairement aux logiciels isolés utilisés dans les différentes divisions d'une entreprise, un ERP permet de rassembler les données et de les rendre accessibles en temps réel à toutes les parties prenantes.

Cette centralisation des informations améliore non seulement l'efficacité, mais aussi la prise de décision stratégique.

Les avantages de la mise en place d'un ERP

L'implantation d'un ERP apporte des bénéfices considérables à une entreprise, principalement grâce à la centralisation des informations, ce qui améliore non seulement l'efficacité opérationnelle, mais aussi la prise de décision stratégique.

☝️ Premièrement, en centralisant les informations et en automatisant les processus, les entreprises peuvent réduire les erreurs, diminuer les délais et optimiser l'utilisation des ressources. Cela conduit à une amélioration significative de l'efficacité, en garantissant que chaque opération est réalisée de manière plus fluide et plus rapide.

✌️ Deuxièmement, l'accès en temps réel aux données permet une meilleure analyse et un suivi précis des performances. Cette meilleure visibilité des activités de l'entreprise permet aux gestionnaires d'identifier rapidement les problèmes potentiels et d'ajuster les stratégies en conséquence.

En outre, les dirigeants bénéficient d'outils analytiques puissants, ce qui leur permet de prendre des décisions stratégiques basées sur des données fiables. Cette capacité à utiliser des informations précises et actuelles pour orienter les décisions est cruciale pour maintenir une position concurrentielle forte sur le marché.

✋ Enfin, les ERP offrent des fonctionnalités avancées pour garantir la conformité réglementaire et la sécurité des données. Ces systèmes intègrent des contrôles rigoureux qui assurent que les pratiques de l'entreprise respectent les normes légales et protègent les informations sensibles contre les menaces potentielles.

Qui met en place un ERP ?

Comme vous le comprendrez en lisant notre guide, la mise en place d'un ERP est une tâche complexe qui nécessite l'implication de plusieurs acteurs aux compétences diverses. Ce processus implique des ressources internes à l'entreprise et des intervenants externes spécialisés.

Acteurs Internes

• La direction générale définit les objectifs stratégiques et mobilise les ressources nécessaires.
• Le Département des Systèmes d'Information (DSI) est responsable de l'infrastructure technique et de l'intégration du logiciel.
• Les utilisateurs finaux, à savoir les employés des différents départements (comptabilité, RH, production) impliqués dans la définition des besoins et la formation.

Acteurs Externes

• Consultants ERP, c'est-à-dire des assistants spécialisés qui aident à choisir le logiciel, planifier le projet, et offrir un support technique.
• Les éditeurs de logiciels sont les fournisseurs d'ERP, assurant sa maintenance et proposant des mises à jour.
• Les intégrateurs ERP sont chargés de la mise en œuvre technique, de la configuration, et de l'intégration du logiciel avec les systèmes existants.

Comment mettre en place un ERP ? 

Étape 1 : Formalisez vos objectifs

Pourquoi mettre en place un ERP dans une entreprise ?

À l’origine de chaque projet se trouvent un ou plusieurs besoins à combler. Pour réussir la mise en place de votre outil, il vous faut donc commencer par identifier ce qui ne fonctionne pas correctement dans votre environnement de travail actuel, ce qu’il convient d’optimiser.

Ces axes d’amélioration constituent autant d’objectifs auxquels devra répondre votre futur ERP.

👉 Par exemple :

• gagner en productivité et en efficacité dans la gestion des missions quotidiennes ;
• baisser les coûts informatiques en réduisant le nombre d’applications ;
• consolider les données pour faciliter l’analyse et la prise de décision ;
• améliorer la visibilité sur les opérations de l’entreprise à tous les niveaux hiérarchiques ;
• faciliter la mise en conformité avec les différentes normes et réglementations ;
• renforcer la collaboration ainsi que la communication entre les services ;
• soutenir la croissance de l’entreprise, etc.

☝️ Ces questionnements interviennent également dans le cadre d’un changement d’ERP, qui survient notamment lorsque votre éditeur actuel ne maintient plus le logiciel, ou si ce dernier n’arrive plus à supporter l’évolution de votre entreprise.

Étape 2 : Réalisez un diagnostic de l’existant

Cette étape est généralement menée de concert avec la précédente.

Plus concrètement, il s’agit de comprendre comment fonctionne l’entreprise et autour de quels processus et méthodes elle s’articule.

Ce diagnostic est aussi l’occasion d’appréhender vos flux d’information et de dresser la liste des outils en place. Faudra-t-il les conserver ou au contraire deviendront-ils inutiles ? Doivent-ils s’intégrer à votre futur ERP ?

Tout ce travail d’audit permet de définir le périmètre du projet, tant au niveau technique que fonctionnel.

💡 Notre conseil : commencez à impliquer les salariés à cette étape. Solliciter leur avis permet d’une part d’obtenir des informations pertinentes (ils restent les mieux placés pour comprendre l’opérationnel), d’autre part de mieux les préparer au changement à venir.

En parallèle, n’oubliez pas de collaborer avec la Direction. C’est elle qui détient la vision de l’entreprise sur le long terme. Et son soutien, entre autres en matière de ressources, demeure une condition sine qua non à la réussite du projet.

Étape 3 : Constituez votre équipe projet

Qui met en place un ERP dans une entreprise ?

Comme pour tout projet, l’opération se structure autour d’une équipe aux compétences multiples, orchestrée par un·e chef·fe de projet.

Cette team s’occupe de piloter toute la mise en place du logiciel, de s’assurer qu’il répond parfaitement aux besoins des utilisateurs ainsi qu’aux exigences de l’entreprise.

Les membres qui composent l’équipe varient d’une organisation à l’autre. Mais, outre le·la chef·fe de projet, on retrouve généralement :

• un·e responsable des systèmes d’information/analyste technique, en charge de la partie technique du déploiement de l’outil, y compris son intégration aux systèmes existants ;
• un·e ou plusieurs représentant·es des différents départements, qui agissent comme porte-parole des utilisateurs finaux ;
• un·e représentant·e de la Direction ou sponsor exécutif, pour relayer le soutien des plus hautes sphères (approbation, allocation des ressources, vision stratégique, etc.).

Étape 4 : Communiquez, communiquez et communiquez !

Un des premiers freins que rencontre toute mise en place d’une solution ERP, c’est bien la résistance au changement.

C’est pourquoi il vous faut miser énormément sur la communication, et ce, dès le début du processus.

Commencez par expliquer, en toute transparence :

• pourquoi ce projet ERP a vu le jour ;
• qu’est-ce que tout ça va concrètement changer dans le quotidien des salariés (les points positifs comme les points négatifs) ;
• comment se déroulera le déploiement du nouveau système.

☝️ Pour gagner l’adhésion des collaborateurs, veillez à les impliquer dans le projet, à solliciter leur avis, à recueillir leurs besoins. On ne le rappellera jamais assez, mais ce sont eux qui se confrontent chaque jour à la réalité du quotidien. Par exemple, pourquoi ne pas faire circuler des questionnaires, ou encore demander à chaque manager d’organiser un brainstorming avec ses équipes ?

Étape 5 : Rédigez le cahier des charges de l’ERP

Cette phase dans l’implémentation d’un projet ERP est un prérequis indispensable.

En effet, le cahier des charges, qui formalise les observations précédentes, constitue un support précieux pour choisir le bon ERP et communiquer avec les fournisseurs et autres parties prenantes, etc.

Il doit donc être parfaitement exhaustif et structuré, et contenir a minima les éléments suivants :

• une introduction, avec présentation de l’entreprise ;
• les objectifs et motivations derrière la mise en place de l’ERP ;
• le périmètre fonctionnel, c’est-à-dire la description détaillée des processus métier que la solution couvrira ;
• la liste complète des fonctions requises ;
• les besoins des différents services en matière de personnalisation et de configuration ;
• le mode d’hébergement souhaité (cloud ou on premise ?) ;
• les exigences de l’entreprise en termes de migration des données ;
• le niveau de sécurité espéré ;
• les contraintes techniques (matérielles, logicielles et d’infrastructure) ;
• le budget envisagé et les modalités tarifaires (système d’abonnement, licence, etc.) ;
• les délais prévus pour le déploiement de l’ERP ;
• les critères d’évaluation des fournisseurs (accompagnement proposé, souplesse, proximité géographique, etc.).

Étape 6 : Dressez une short list d’ERP

Il est temps de faire le tour des sites web des fournisseurs d’ERP. L’objectif ? Dresser une liste de logiciels susceptibles de convenir à votre entreprise, tant au niveau fonctionnel que technique, en vous appuyant sur le cahier des charges.

👉 Allez aussi lorgner du côté des comparateurs de logiciels en ligne, tels que le comparateur d’ERP proposé par Appvizer.

Bien entendu, la qualité des services proposés par l’éditeur entre aussi dans l’équation. Par exemple, à outil égal, vous serez tenté de vous tourner davantage vers celui dont l’équipe commerciale s’est montrée plus réactive et à l’écoute. Ou encore de choisir un fournisseur qui sera aussi intégrateur, afin d’éviter de multiplier les prestataires.

💡 Notre conseil : ERP métier ou spécialisé ? Tout dépend de votre fonctionnement. Un ERP métier est conçu pour s’adresser à un secteur d’activité particulier. En revanche, un ERP spécialisé se révèle plus modulaire, et s’adapte donc à diverses industries. Le plus simple reste de comparer attentivement les fonctionnalités proposées par ces différents systèmes, à la lumière des contraintes propres à votre marché.

Étape 7 : Testez les différents logiciels

Hors de question de vous jeter dans les bras du premier ERP venu !

On vous conseille plutôt de solliciter des démos/tests produits auprès des différents éditeurs, qui peuvent être effectués soit en présentiel, soit en distanciel. C’est en mettant réellement « les mains dans le cambouis » que vous serez en mesure de valider ou invalider une solution.

☝️ Ces présentations sont aussi l’occasion d’évaluer l’intuitivité et la convivialité de l’ERP. N’oubliez pas que la complexité d’un logiciel démoralise souvent les collaborateurs et les pousse à le délaisser !

Étape 8 : Déployez l’ERP dans l’environnement de travail

Ça y est, vous avez enfin identifié l’heureux gagnant. Il convient dès lors de mettre en production ce nouvel ERP dans votre environnement de travail.

Concrètement, cette phase comprend les étapes suivantes :

• l’évaluation puis la mise à jour, le cas échéant, de l’infrastructure informatique (il s’agit de s’assurer qu’elle soit suffisamment robuste pour supporter l’ERP) ;
• le paramétrage de l’outil, conformément aux prérequis du cahier des charges ;
• la migration des données depuis les anciens systèmes vers le nouveau logiciel ;
• les tests, pour vérifier la conformité des data ainsi que le respect des conditions établies dans le cahier des charges ;
• le déploiement technique de l’ERP, selon la stratégie choisie par l’entreprise :
  • Big Bang, pour un remplacement total à une date donnée ;
  • stratégie du pilote, si vous composez avec plusieurs sites ou entités ;
  • stratégie du lotissement, pour un déploiement incrémental, etc.

Étape 9 : Formez les collaborateurs au nouveau système

Ça y est, votre nouvel ERP est en place. Pour autant, l’aventure ne s’arrête pas là ! À vrai dire, elle ne fait que commencer.

Et pour cause, au regard de son impact sur la gestion des activités quotidiennes, mieux vaut faire en sorte que les équipes l’adoptent facilement et rapidement. Si vous négligez cette étape, les collaborateurs risquent de ne pas utiliser l’ERP de façon optimale (dommage au regard des objectifs de productivité promis !), voire de se désengager face à cet outil qu’on leur impose et qu’ils ne comprennent pas.

Prévoyez donc un programme de formation, adapté aux usages métiers des différents départements. L’enseignement peut être dispensé de manière collective, individuelle, en ligne ou en présentiel…

Et après ?

👉 Maintenez un support continu, par le biais d’un helpdesk ou de formateurs disponibles pour répondre aux questions des employés.

Étape 10 : Analysez les retombées de la mise en place de l’ERP

La mise en place de l’ERP est-elle réussie ?

Pour le savoir, il n’existe qu’un seul moyen : analyser les retombées de l’implémentation, positives ou négatives, au moyen de KPIs préalablement définis. Ces métriques portent sur différents aspects tels que les gains de temps et de productivité, la satisfaction client ou encore la baisse des coûts.

☝️ Mais mettre en place des indicateurs pour mettre en place des indicateurs ne sert à rien. Derrière, il faut impérativement actionner des leviers d’amélioration, opérer les ajustements nécessaires pour que votre logiciel devienne un vrai vecteur de valeur.

Bref, tout projet ERP s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue !

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Comment mettre en place un ERP ? On résume

Dans un contexte de course effrénée à la performance, les logiciels ERP s’avèrent des ressources précieuses pour les entreprises. Mais pas question de foncer tête baissée dans le projet, puisque la mise en place d’un tel logiciel peut être délicate, tant sur le plan technique qu’humain.

On vous recommande plutôt de suivre une méthodologie précise, pour garantir la réussite de l’opération : définir les objectifs, réaliser un audit de l’existant, rédiger un cahier des charges, etc.

Bien entendu, ne négligez pas le facteur humain. Instaurez, en parallèle, un processus destiné à accompagner au mieux les équipes vers ce changement. Communication, implication, formation… seulement de cette manière, vous assurerez le succès de votre projet ERP sur le long terme.