Que choisir entre ERP et applications spécialisées ?
Votre société grandit d’années en années et vous accumulez les logiciels qui ne se parlent pas entre eux ? Vous avez peut-être un besoin soudain et combiné en relation client, gestion de projet, ressources humaines, et autres ? La question se pose alors de mutualiser vos solutions logicielles pour gagner en productivité. Retrouvez tous nos conseils sur l'utilisation des ERP.
C’est un noeud critique dans l’évolution de votre société qui vous rendra plus performant ou, au contraire, ralentira votre développement. Il y a encore 5 ans la question ne se posait pas : la solution idéale était l’ERP. Le choix est maintenant moins évident avec la multiplication des SaaS (Software as a Service) qui couvrent tous vos besoins et communiquent entre eux de manière native… Presque comme une application ERP pour ainsi dire.
Parle-t-on toujours d’ERP en 2016 ?
Oui… Mais les choses ont beaucoup évolué. Pour comprendre il faut se replonger dans les fondamentaux qui constituent l’ERP ou PGI (pour Progiciel de Gestion Intégré). Un ERP est un ensemble de modules spécialisés (RH, finance, gestion commerciale, etc.). Ils fonctionnent sur une base de données unique qui garanti le partage, le rafraîchissement et la traçabilité des données dans tous les modules du système. L’application ERP couvre la majorité des besoins métiers de l’entreprise voire il constitue l’intégralité de son système d’information. L’intérêt fondamental de l’ERP est de pouvoir suivre l’ensemble des opérations des devis jusqu’aux reporting financiers.
Ces ERP dont on parle sont édités par Oracle, SAP et d’autres acteurs historiques. Ceux-ci sont aujourd’hui remis en question du fait de leurs coûts élevés (plusieurs centaines de milliers d’euros sans les frais de maintenance), de l’absence de collaboration et de la non prise en compte des besoins en mobilité.
L’ERP, en 2016, prend une forme plus légère. On parle d’ailleurs parfois de logiciel de gestion d’entreprise. Même si les fondements restent les mêmes, de nouvelles solutions comme IOvision, ou Fitnet Manager bénéficient des avantages du SaaS : des licences faibles et mensualisées, peu de frais d’installation, la possibilité de partager du savoir au delà des processus métiers, et une accessibilité depuis n’importe quel appareil, n’importe quand, de manière hautement sécurisée.
Pourquoi se poser la question des logiciels spécialisés ?
Les applications en ligne ou logiciels en mode SaaS ont atteint aujourd’hui un niveau de maturité qui leur permettent de rentrer dans les PME et les grands groupes. Ces solutions, accessibles via un navigateur Web, sont ouvertes. Elles offrent quasiment toutes des API (Application Programming Interface) qui vous permettent de les faire communiquer entre elles. Il est donc possible de choisir son CRM, son logiciel de devis et de facturation, son logiciel de gestion de projet, et de faire communiquer l’ensemble. Vous ferez ainsi des devis sur la base des clients de votre CRM, puis vous exécuterez les projets dès lors qu’ils seront facturés.
Ca, c’est pour le principe.
En réalité, il n’est pas encore facile de trouver à ce jour la suite d’applications en ligne qui corresponde à vos usages et qui, de surcroît, s’intègrent nativement et parfaitement entre elles. L’avenir des SaaS spécialisés va toutefois dans ce sens et il est souvent possible de négocier le développement d’une passerelle avec les éditeurs ou de le faire en interne.
Le meilleur des deux mondes
Pris de manières indépendantes, les logiciels spécialisés ont souvent la simplicité d’utilisation et l’agilité de leur côté. Beaucoup de SaaS se “branchent” sur des applications transversales comme les suites de productivité (ou suites bureautiques). L’exemple qui fait ses preuves est Salesforce, Zoho CRM, Sellsy et d’autres CRM en ligne se connectent à Google Apps pour intégrer les conversations par emails et les rendez-vous à la gestion de compte dans le CRM. Voici quelques un des bénéfices de ce choix :
- L’expertise du métier : les CRMs, tout comme les logiciels de facturation, devis, comptabilité, gestion documentaire, etc. sont conçus et améliorés par des éditeurs spécialisés qui recueillent tous les jours des avis de leurs clients. Ils font également face à une concurrence importante qui élève constamment le niveau d’exigence. Ce sont les clients qui en profitent.
- L’ouverture : pour exister face à la compétition, les SaaS se doivent de prouver qu’ils sauront s’adapter aux évolutions de leurs clients. Il disposent donc quasiment tous d’API connectables à n’importe quel autre SaaS. Certaines applications en ligne offrent des connecteurs natifs à d’autres applications nommées.
- Le collaboratif et la mobilité : les SaaS spécialisés intègrent de plus en plus des chats, du partage de documents ou des notifications. Les éditeurs s’attachent également à offrir une application iPhone, Android, ou à minima une interface dynamique / responsive (accès via votre navigateur Web à une interface adaptée à votre mobile).
- La prise en main : prendre en main une application spécialisée est souvent moins impressionnante qu’un ERP. Le périmètre du service est très délimité et les usages épurés.
L’ERP, pour les raisons détaillées ci-dessous, a quant à lui des avantages indéniables qui lui offre un avenir toujours aussi radieux :
- 1 éditeur, 1 logique : en optant pour une solution tout-en-un vous n’aurez à intégrer qu’une seule logique pour l’automatisation de tous vos processus.
- Les ERP s'adaptent aux PME et même aux TPE : Microsft Dynamics NAV et Sage Gamme 30-100 sont, par exemple, conçus pour les sociétés petites et moyennes.
- Les ERP se spécialisent : c’est une tendance forte. Pour faire face à une concurrence internationale, de nombreux ERP se spécialisent sur une thématique ou une industrie. Il y a donc aujourd’hui beaucoup de choix :
- IOvision, l’ERP développé par la société IOcean, propose un ERP complet et modulaire adapté aux sociétés de services. L’éditeur étant également une SSII, il fait bénéficier à ses client de toute son expertise acquise au fil des projets.
- Fitnet Manager est un autre choix d’ERP s’adressant aux entreprises travaillant en mode projet avec leurs clients. Ce logiciel de gestion d’entreprise intègre même un module de formation pour vos formateurs.
- L’intégrité des données : Comme évoqué précédemment, les connexions “natives” entre SaaS ne sont pas encore assez abondantes. L’application ERP a donc l’avantage de pouvoir irriguer tout le système d’information des mêmes données et donc de pouvoir les tracer au travers des processus métiers. Il n’y aura donc jamais d’import/export, ou pire, de re-saisie entre deux métiers.
- La couverture fonctionnelle : être dans un environnement unifié en terme de modèle de données ouvre des possibilités plus importantes en terme d’usages. Les ERP présentent donc souvent des fonctionnalités plus poussées. Ils sont par ailleurs destinés aux PME ou grands groupes et répondent ainsi à des besoins avancés. Les SaaS spécialisés s’adressent à contrario à tous les publics et doivent donc faire des choix fonctionnels.
De manière générale, les sociétés qui souhaitent mettre un accent tout particulier sur la performance d’une ou plusieurs équipes se porteront sur un ensemble de SaaS spécialisés gravitant souvent autour de la suite bureautique : Google Apps et Office 365 ont atteint un niveau de popularité et d’ouverture tel, que les éditeurs de logiciels en ligne intègrent spontanément la possibilité de récupérer des données de ces services centraux. L’ERP conviendra en revanche aux sociétés qui ont un besoin d’industrialisation de leurs processus métiers. Cette option leur permettra de faire des économies d’échelle massives. L’ERP permet par ailleurs un excellent traçage des informations et une intégrité parfaite des données. Vous avez enfin plus souvent le choix d’héberger la solution chez vous ou dans le Cloud qu’avec des pure SaaS players qui pratiquent le plus souvent des logiques multi-tenant pour tous leurs utilisateurs.