Découvrez le secret des entreprises performantes : le logiciel PGI et ses modules décortiqués
Le logiciel PGI, ou Progiciel de Gestion Intégrée, également appelé ERP, accompagne les entreprises dans le pilotage complet de leurs activités.
Comptabilité, ressources humaines, gestion commerciale ou encore gestion documentaire… tout est centralisé au sein d’un seul et même outil. Vous automatisez vos activités opérationnelles tout en simplifiant les processus de votre organisation.
Intéressant non ?
Focus sur la définition de l’ERP, ses avantages, ses modules, et quelques exemples de logiciels. 👉
Qu’est-ce qu’un PGI ?
Avant d’aller plus loin, revenons sur la définition de l’ERP (Enterprise Ressource Planning) 🔎.
Un PGI, ou Progiciel de Gestion Intégrée, se caractérise comme un logiciel qui gère toutes les activités et opérations soutenant le fonctionnement d’une entreprise.
L’ensemble des fonctions y sont alors regroupées :
- la gestion des ressources humaines,
- la gestion des stocks,
- la relation client,
- la gestion comptable et financière,
- le commerce électronique,
- les approvisionnements et la distribution, etc.
Un PGI apporte donc une réponse unifiée à nombre de problématiques et enjeux que rencontrent les organisations.
Structurée sous forme de modules indépendants, la base d’un ERP permet de consolider les diverses applications informatiques. Cet outil garantit la cohérence des informations au sein de l’entreprise, en centralisant et en unifiant les données de tous les départements au sein d’un seul système. Et grâce à l’automatisation de certaines tâches, le Progiciel de Gestion Intégrée améliore l’efficacité des processus instaurés.
Quel est le fonctionnement du logiciel PGI/ERP ?
Quelles sont les caractéristiques d’un ERP ?
Comme on vient de le voir, le PGI est un système d’information qui concentre les opérations d’une entreprise. Il intègre donc différents modules, composés de fonctionnalités, et correspondant chacun à un domaine d’activité spécifique (gestion des ventes, comptabilité, production, ressources humaines, approvisionnement, etc.).
Ces modules partagent une base de données commune, ce qui promet une communication fluide ainsi qu’une mise à jour en temps réel des informations.
Par exemple, lorsqu’une transaction est effectuée, les renseignements nécessaires sont saisis une seule fois dans le module des ventes. Ensuite, le logiciel met automatiquement à jour les données associées dans d’autres modules, comme la comptabilité et la gestion des stocks, garantissant ainsi leur exactitude et leur harmonisation à travers toute l’entreprise.
En bref, l’ERP fonctionne comme le système nerveux d’une organisation, collectant, traitant et distribuant des informations actualisées à tous les services, pour une gestion globale unifiée.
Quel est l’intérêt d’un PGI ? Les avantages
Un PGI apporte plusieurs avantages à une entreprise. Voici quelques-uns des plus importants :
- L’optimisation de l’efficacité opérationnelle. En automatisant les processus de l’entreprise et en éliminant la saisie de données en double, un PGI réduit les coûts opérationnels et améliore l’efficacité ainsi que la productivité des équipes.
- La centralisation des informations. Le logiciel centralise toutes les données de l’entreprise en un seul endroit, facilitant ainsi l’accès aux informations et assurant leur cohérence.
- Un environnement de travail unique. Vous n’utilisez plus qu’un seul logiciel pour gérer tous les aspects de votre entreprise. L’interface unifiée et la prise en main unique vous facilitent la vie.
- Des processus facilités. Un ERP permet de structurer et fluidifier vos processus. Toute l’entreprise bénéficie d’une gestion optimale des activités avec, à la clé, plus de temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Une réponse adaptée. L’aspect modulaire du système vous donne la possibilité de construire le logiciel qui correspond à votre activité et répond à vos problématiques spécifiques.
- Une meilleure prise de décision. Grâce à une vision globale et en temps réel de l’activité, les décideurs sont en capacité de prendre rapidement des décisions éclairées, en accord avec la réalité de l’entreprise et les challenges à venir.
- L’amélioration de la collaboration. Le PGI soutient la communication et la collaboration entre les différents services de l’organisation, puisque tout le monde travaille à partir des mêmes informations.
- La conformité réglementaire. L’ERP contribue à garantir la conformité réglementaire en fournissant des outils de suivi, de reporting et d’audit.
- La flexibilité et l’évolutivité. Un bon PGI s’adapte à la croissance et aux changements qui impactent l’entreprise, offrant ainsi une plateforme durable pour soutenir sa croissance.
- La gestion de la chaîne d’approvisionnement. Les fonctionnalités intégrées de gestion de la chaîne d’approvisionnement aident à optimiser les niveaux d’inventaire, à améliorer la planification de la production et à réduire les délais de livraison.
- La gestion de la relation client. Un PGI fournit une vue complète et à jour de l’historique des interactions client, pour améliorer la relation et le discours commercial.
- Un retour sur investissement. Grâce à l’utilisation de plusieurs modules fonctionnant ensemble, le retour sur investissement de votre projet ERP/PGI se traduit sur le long terme par des économies d’échelle, un gain de temps, de productivité et de réactivité comparé au recours à des outils inadaptés et freinant la collaboration entre vos services.
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Télécharger le Livre BlancQuels sont les modules d’un ERP ?
Module devis et facturation
Le module de devis et facturation est l’épine dorsale des opérations financières de l’entreprise. Il aide à automatiser et à gérer le cycle de vie complet de la facturation client, de la saisie initiale à la catégorisation selon la nature de la transaction.
Ce module simplifie le suivi de l'état des factures, maintient l’exactitude des données et fournit une base solide pour l’analyse financière.
Du côté des ventes, il offre un soutien précieux grâce à des fonctionnalités comme la génération de devis et factures personnalisés, les rappels de retards de paiement, la simulation de l’impact de remises ou adaptation des prix, etc.
Module de comptabilité
Le module de comptabilité offre des fonctions avancées en vue d'éliminer au maximum les tâches manuelles, comme la saisie. De plus, vous disposez une fois de plus de données actualisées.
Par conséquent, avec cette technologie, le risque d’erreur se réduit et vous avez plus de temps à consacrer à des tâches davantage stratégiques.
Module CRM
Le CRM joue un rôle crucial dans la croissance de votre organisation.
En exploitant des technologies avancées ainsi que des algorithmes de scoring, il sait identifier les prospects les plus prometteurs. Il vous accompagne ensuite tout au long de votre processus commercial vers la conversion des leads.
Grâce à une vue complète en temps réel de votre base de clients et des interactions avec eux, vous ciblez et personnalisez davantage vos communications. De quoi les maintenir fidèles !
Module de gestion documentaire
En rassemblant tous les documents de la société, ce module facilite la circulation de l’information pour chaque collaborateur, au bénéfice de la collaboration et de la productivité.
Vous y trouverez des fonctionnalités telles que la gestion des versions, le contrôle des accès, l’indexation et recherche ou encore la gestion des flux de travail.
Module de gestion de gestion des stocks
Pour pouvoir gérer les stocks, l’utilisation des documents fournisseurs est indispensable.
De ce fait, la réalisation de la saisie des stocks sera remplacée par une gestion automatique, ou bien sera réalisée d’une manière simplifiée et guidée.
Le système ERP simplifie également le suivi des mouvements des stocks et de l’entreposage. Avec un PGI, on peut vérifier l’état des stocks en temps réel sans aucune difficulté.
Module de production
Ce module se situe au cœur de la gestion de la chaîne de production.
Il permet entre autres de planifier et suivre les opérations en fonction des commandes clients, mais aussi des capacités de production de votre entreprise, assurant ainsi un équilibre optimal entre la demande et l’offre.
L’ERP vous accompagne aussi dans la prédiction de vos besoins en matières premières, la gestion des temps ou encore l’optimisation des ressources.
Module de gestion des achats
Il s’agit d’un outil clé dans l’acquisition des matières premières, marchandises et autres services essentiels à votre activité.
Plus concrètement, il rationalise et fluidifie le process d’achat, depuis l’étude de marché jusqu’au règlement, en passant par l’émission des commandes à destination des fournisseurs.
Un des grands atouts de ce module réside dans sa capacité à améliorer les relations avec ces fournisseurs, mais aussi à augmenter votre rentabilité. Et grâce à la qualité des données contenues dans le logiciel, vous renforcez votre pouvoir de négociation et identifiez les meilleures stratégies.
Module RH
Le module RH propose une gamme complète de fonctionnalités relatives à la gestion des ressources humaines.
Du recrutement à la gestion des temps, en passant par la paie et la formation, un PGI s’avère un atout de taille quand il s’agit de soutenir les ambitions d’une entreprise, de maintenir sa compétitivité, tout en œuvrant à la satisfaction des collaborateurs.
Module PPM/gestion de projet
De la gestion de projet au PPM (Project Portfolio Management) permettant de piloter de manière stratégique un portefeuille de projets, ce module s’élève parmi les outils informatiques les plus indispensables au travail en équipe.
La gestion des plannings conduit à la planification et à la gestion des tâches ainsi qu’au suivi des projets en temps réel. Amateur de Gantt et de rentabilité, c’est pour vous !
Module gestion des contacts
Un ERP pour une PME/PMI doit être équipé de ce genre de module, car il favorise le travail collaboratif.
Les agendas peuvent être personnels ou partagés avec les autres membres de l’équipe, la messagerie et les contacts de l’entreprise sont synchronisés automatiquement, et les collaborateurs y traitent leurs tâches en utilisant leurs suites bureautiques préférées comme Google Suite ou Microsoft Office.
Module marketing
Les grandes entreprises apprécient particulièrement cet outil paramétrable pour mettre en œuvre des campagnes marketing efficaces, avec un ciblage et une segmentation des clients précis.
Profitez également de features telles que les emails personnalisés, le tracking des performances, la création de landings pages avec formulaires, la gestion des leads entrants… le tout aux manettes d’un tableau de bord qui monitore l’ensemble.
Module service client
Les petites et moyennes entreprises comme les grands groupes sont très attachés à la relation client : il est primordial de veiller à la satisfaction de la clientèle, mais aussi à votre image de marque et à la réputation de votre organisation.
Avec ce module, vous pouvez superviser les réclamations, effectuer un suivi des tickets, gérer les contrats et les incidents dans les temps, régler les litiges et même mettre en place un portail client !
3 exemples de PGI
Afin d’illustrer nos propos, examinons maintenant plusieurs solutions logicielles en mode SaaS réunissant les fonctionnalités énoncées ci-dessus.
Sage 100cloud Gestion Co
Les TPE, PME, ETI et grands groupes exigeants pilotent avec rigueur leur activité commerciale.
Sage 100cloud Gestion Co leur offrira alors un confort de travail en :
- facilitant la gestion des remises, réductions, de la facturation ;
- effectuant un suivi historisé du client ;
- permettant l’interopérabilité avec Microsoft Office 365, et donc davantage de travail collaboratif.
Ce logiciel de gestion commerciale reflète par ailleurs l’exactitude des données en temps réel. Vous disposez d’un tableau de bord qui met en lumière des indicateurs précis sur votre chiffre d’affaires, vos marges, afin de mieux vous projeter et anticiper.
Les atouts de Sage 100cloud Gestion Co :
- des mises à jour automatiques à chaque évolution de la loi ;
- des outils de gestion qui calculent pour vous le chiffre d’affaires, les stocks, etc. ;
- un ensemble de solutions informatiques qui offrent une vision globale de votre activité à un instant T ;
- la modularité du logiciel qui présente, d’une part, l’avantage de s’adapter aux usages de votre activité, et permet d’autre part de faire évoluer votre gestion commerciale en fonction de vos besoins (en choisissant le module Sage 100cloud Comptabilité pour intégrer automatiquement vos factures par exemple).
Sage 100cloud Gestion Co
TRADE.EASY
Avec TRADE.EASY, les sociétés de négoce international disposent d’une visibilité transversale sur leur activité. Les TPE et PME qui utilisent cette solution de gestion intégrée pilotent en temps réel le travail et les opérations de chaque métier en s’appuyant sur des indicateurs de suivi personnalisés.
Les professionnels en trading et négoce peuvent contrôler en permanence leur situation économique, sécuriser et simplifier le suivi de leurs commandes et l’édition de tous leurs documents.
Comme dans toute solution leader sur son créneau, TRADE.EASY centralise non seulement l’ensemble de l’information — ce qui permet aux utilisateurs de disposer des mêmes données, et de les retrouver (archivage structuré) — mais facilite également l’exécution des tâches sur bien des aspects :
- Commercial : la création des commandes, le suivi des marges et l’élaboration des pro forma et contrats sont simplifiés ;
- Logistique : la commande passée par le commercial déclenche automatiquement les actions et formalités à exécuter par le service logistique, le suivi client est automatisé et les documents réglementaires sont générés par le logiciel ;
- Trésorerie : vous anticipez toute baisse de trésorerie, car vous disposez en temps réel d’un prévisionnel de trésorerie en important les relevés bancaires et en rapprochant les lignes du relevé (opérations et frais généraux) ;
- Comptabilité : TRADE.EASY génère pour vous l’export comptable. Finis la double saisie et les erreurs, vous transmettez à votre comptable des données fiables et cohérentes.
Ces gains de temps et de productivité considérables engendrent mathématiquement une hausse de votre marge brute.
TRADE.EASY
Queoval Expert
Si vous êtes las des limites de votre logiciel comptable, c’est le moment de vous intéresser de près à Queoval Expert : la solution marie à merveille un CRM et un ERP en mode SaaS pour couvrir tous les besoins des cabinets d’expertise-comptable.
Grâce au portail extranet, la relation avec les clients reste au beau fixe : ces derniers peuvent consulter leurs obligations en matière de comptabilité générale, suivre le traitement de leur dossier en temps réel, télécharger leurs documents et factures, etc. Le cloud simplifie les échanges et favorise la satisfaction client.
L’expert-comptable, quant à lui, pilote son cabinet avec agilité en s’appuyant sur une documentation administrative générée automatiquement, la gestion des plannings et des tâches, le suivi des obligations comptables et fiscales, l’édition de Bonis Malis, la génération de devis et avenants, etc.
Enfin, les tableaux de bord fournissent les indicateurs demandés. Vous pouvez, par exemple, visualiser le nombre de prospects transformés en clients grâce au module CRM, et effectuer ainsi un suivi optimal.
Les atouts du logiciel PGI pour les experts-comptables :
- des fonctionnalités collaboratives pour rester connecté à vos données en déplacement ;
- la traçabilité de toutes les écritures comptables ;
- la gestion de portefeuille de clients par responsable ;
- la gestion de plusieurs plans comptables ;
- l’export facilité des écritures comptables.
Autres exemples de PGI/ERP à découvrir
Les quelques exemples ci-dessus ne sont qu’un faible aperçu de ce que l’univers des logiciels PGI a à vous offrir.
👉 Découvrez encore plus de références grâce à notre sélection de 99 ERP.
Maëlys De Santis, Growth Managing Editor, a débuté chez Appvizer en 2017 en tant que Copywriter & Content Manager. Sa carrière chez Appvizer se distingue par son expertise approfondie en stratégie et marketing de contenu, ainsi qu'en optimisation SEO. Titulaire d'un Master en Communication Interculturelle et Traduction de l'ISIT, Maëlys a également étudié les langues et l'anglais à l'University of Surrey. Maëlys a partagé son expertise dans des publications telles que Le Point et Digital CMO. Elle contribue à l'organisation de l'événement SaaS mondial, B2B Rocks, où elle a participé à la keynote d'ouverture en 2023.
Une anecdote sur Maëlys ? Elle a une passion (pas si) secrète pour les chaussettes fantaisie, Noël, la pâtisserie et son chat Gary. 🐈⬛