Vos contrats ont de la valeur, ne passez pas à côté d'un bon contract management

Le contract management, traduction de gestion contractuelle ou de gestion du cycle de vie des contrats, constitue une activité encore délaissée par les entreprises…

… mais pas pour longtemps, tant son intérêt stratégique semble de plus en plus mis en lumière.

En effet, la pratique du contract management promet de nombreux bénéfices : gain de temps, d’argent, protection contre les risques financiers, juridiques, etc.

Mais au fait, qu’est-ce qu’une bonne gestion des documents contractuels ? Quelles actions implique-t-elle ? Dans ce contexte, quel rôle précis revêt le contract manager ?

Lisez sans plus attendre notre article, et découvrez comment apporter de la valeur à votre business grâce à vos contrats.

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Qu’est-ce que la gestion contractuelle, ou contract management ?

Contract management définition

Le contract management désigne l’activité :

• visant à rationaliser l’ensemble du cycle de vie des contrats (de leur rédaction jusqu’à leur clôture) ;
• tout en incluant une bonne gestion des risques et opportunités.
  
  

Elle implique donc plusieurs opérations, dont :

• la gestion administrative du contrat et de tous les documents afférents,
• les négociations, et le relationnel de manière générale, entre les différentes parties,
• l’assurance des performances et de la bonne exécution des termes du contrat,
• la gestion des écarts et des réclamations, ainsi que la prévention des litiges.
  
  

Il s’agit donc d’optimiser le cycle contractuel dans son ensemble, et non un seul aspect à l’exemple de l’administratif ou de la gestion des litiges.

💡 Le professionnel en charge de ces missions est le contract manager. Il peut opérer sur un seul contrat à la fois (généralement de taille et de complexité importantes), ou sur un portefeuille de contrats.

Émergence et enjeux du contract management

Le travail de contract management a émergé dans le cadre de grands projets, aux enjeux importants, à l’instar de ceux du secteur de la construction.

La gestion des contrats s’est ensuite développée, en particulier depuis les années 2000, sous l’impulsion de l’essor du risk management, essor dû au renforcement des réglementations professionnelles et des cadres juridiques.

Aujourd’hui, nous voyons apparaître davantage d’offres d’emploi en contract management en France, même hors du contexte de projets de grande envergure. La profession gagne de plus en plus les organisations modestes, conscientes de la valeur apportée par une gestion plus stratégique de leurs contrats.

Pourquoi le contract management ? Les avantages

Le contract management présente plusieurs avantages pour les entreprises :

• Une parfaite visibilité sur l’ensemble des contrats. Par exemple, selon une étude Deloitte, 52 % des entreprises n’ont pas connaissance de la date d’échéance de leurs différents contrats, ce qui peut donner lieu à des reconductions non désirées ou encore à des litiges.
  
  
• Une maîtrise des risques financiers et juridiques. Cet atout se révèle particulièrement important dans un contexte d’inflation réglementaire grandissante. C’est d’ailleurs pourquoi certains secteurs, à l’exemple du secteur bancaire, intègrent de plus en plus le contract management à leurs activités.
  
  
• Une amélioration des relations entre les différentes parties. Grâce à une bonne gestion des contrats, les attentes de chacun sont parfaitement clarifiées. En parallèle, le risque d’erreurs qui pourraient entacher la bonne entente commerciale est limité.
  
  
• Une meilleure prise de conscience des opportunités. En effet, une gestion claire et saine des contrats permet de repérer plus facilement les réductions de coûts potentielles ou encore les pistes d’amélioration du cycle de vente.
  
  
• Une augmentation des marges. Le contract management permet notamment d’éviter d’éventuelles pertes d’argent (pénalités de retard, contentieux, etc.).

Les études de l’IACCM révèlent que les entreprises perdent en moyenne 9,2 % de leurs revenus chaque année en raison d’une mauvaise gestion des contrats.

Source : leeway. Blog

En somme, toute la valeur du contract management réside dans le fait de préserver au maximum les intérêts (en particulier financiers) de l’entreprise lors de l’établissement des contrats.

Comment gérer les contrats ? Le contract management process

Le processus de contract management s’appuie sur les différentes étapes du cycle de vie des contrats.

Étape 1 : la création du contrat

La phase de création du contrat s’étend de l’expression du besoin jusqu’à la remise de la proposition de l’entreprise au client.

Elle implique :

• de considérer l’ensemble des exigences et des obligations des différentes parties prenantes (Quels niveaux de service ? Quelles conditions de paiement ? Quels délais d’exécution ? Etc.) ;
• de les consigner ;
• d’identifier les risques éventuels et les aspects juridiques.

Étape 2 : la négociation du contrat

De nombreuses négociations peuvent intervenir, en particulier dans le cadre de gros contrats.

Elles ne portent pas uniquement sur le prix, mais aussi sur diverses autres composantes, à l’exemple :

• des conditions générales,
• des conditions particulières,
• des niveaux de service,
• des accords de confidentialité,
• de la propriété intellectuelle, etc.
  
  

L’objectif ? S’assurer que les clauses négociées soient les plus avantageuses possibles pour l’entreprise, tout en restant acceptables par le client.

Étape 3 : la validation et la signature du contrat

L’approbation devient effective lorsque le contrat est signé par toutes les parties concernées. Elle conditionne le lancement du projet selon les termes approuvés à la fois par l’entreprise et par le client.

Le document contractuel, quant à lui, est stocké selon le système d’archivage mis en place par l’organisation (système dématérialisé par exemple).

Étape 4 : le suivi du projet

Cette étape, la plus longue, consiste à suivre la réalisation du projet, dans le but de s’assurer de son alignement avec les termes du contrat, et ce jusqu’à son échéance, sa résiliation ou son renouvellement.

C’est donc à ce moment-là que les livrables sont réalisés. Le contract manager veille alors à ce qu’ils correspondent aux exigences contractuelles, notamment en matière :

• de délais,
• de qualité,
• de conformité avec la réglementation du secteur et son évolution le cas échéant.
  
  

En parallèle, le client se doit d’effectuer les premiers paiements si convenus dans le contrat.

Étape 5 : la clôture du contrat et des relations contractuelles

Cette opération vise à clôturer toutes les tâches relatives au contrat en question, comme la gestion et la vérification des dernières factures.

En revanche, si renouvellement, le cycle de vie du contrat recommence. Dans ce cas, certaines phases, telles que la négociation, sont plus rapides (car basées sur ce qui a été précédemment établi). Elles nécessitent juste quelques réajustements.

Étape 6 : les audits et analyses

Idéalement, le contract manager réalise des analyses en fin de cycle de vie de chaque contrat, afin d’identifier d’éventuels axes d’amélioration.

Il s’agit également d’une occasion de recueillir des retours clients.

Qu’est-ce qu’un contract manager ?

Les contract managers deviennent de plus en plus recherchés du fait du développement des activités de gestion contractuelle.

Profil transverse, le contract manager se situe au cœur de la gestion de projet, tout en revêtant des fonctions plus commerciales, juridiques et relationnelles (relation client et relation fournisseur). Tant et si bien qu’il est souvent rattaché à différents départements au sein d’une même entreprise.

Connaître le champ d’action du contract manager, ainsi que ses compétences, c’est comprendre tous les enjeux relatifs au contract management.

Les missions du contract manager

Voici les principales missions réalisées par le contract manager :

• Analyse de l’environnement du projet de sorte à appréhender les tenants et les aboutissants du futur contrat.
  
  
• Rédaction et négociation du contrat en tenant compte des besoins du client et des caractéristiques fonctionnelles, environnementales et techniques du projet à réaliser.
  
  

• Gestion réglementaire et contractuelle. Elle comprend la connaissance de toute la réglementation en vigueur dans le secteur d’activité de l’entreprise, de façon à :
  • rédiger des contrats en bonne et due forme ;
  • régler efficacement les éventuels litiges commerciaux.

• Identification des risques (juridiques, financiers, commerciaux ou encore opérationnels), de leur niveau de criticité, et proposition de solutions pour s’en prémunir, en accord avec les clauses convenues et les obligations légales.
  
  
• Conseil auprès des équipes projet, en particulier sur les processus administratifs et d’achat.
  
  
• Missions relationnelles, notamment pour intervenir en cas de litiges où lors de la phase de négociation.
  
  
• Détection des opportunités afin d’assurer la meilleure rentabilité possible.
  
  
• Gestion budgétaire, économique et financière.
  
  
• Veille juridique.

La formation de contract management

Nous dénombrons plusieurs parcours menant aux métiers du contract management. Il existe notamment une formation spécialisée et certifiante, dispensée par l’E2CM (École européenne de contract management).

À noter cependant que, du fait du caractère récent de la profession, nombre de contract managers sont des juristes qui ont choisi de se réorienter avec les années et l’expérience.

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Quid d’un logiciel de contract management

Nous l’avons évoqué, les postes de contract manager restent encore majoritairement l’apanage des grandes entreprises.

C’est pourquoi nous voyons l’émergence de logiciels de contract management, appelés CLM (Contract Lifecycle Management).

Leurs objectifs ?

• Rationaliser et automatiser au maximum toutes les tâches afférentes au cycle de vie des contrats ;
• pour faire gagner un maximum de temps aux entreprises ;
• tout en limitant le risque d’erreurs et les pertes d’argent.

Afin d’illustrer nos propos, prenons l’exemple de contrats récurrents, sans spécificités ou complexité particulières. Grâce à un outil dédié, il devient possible de les élaborer via des templates pour gagner en productivité.

Quel contract management software choisir ?

🛠️ Nous pouvons citer le module de gestion des contrats de la suite DiliTrust Governance qui permet de :

1. centraliser tous vos contrats et baux pour une meilleure visibilité au sein d’une unique plateforme sécurisée ;
2. structurer et automatiser au maximum les processus de gestion du cycle de vie des contrats ;
3. ne manquer aucune échéance grâce au système d’alertes ;
4. assurer une traçabilité des actions (création, mise à jour, consultation, modification…) afin de faciliter les audits.

Avec DiliTrust Governance, l’entreprise dispose de plus de bande passante pour se consacrer à des activités de contract management à forte valeur ajoutée, comme la négociation.

Le contract management n’a désormais plus aucun secret pour vous.

Vous l’aurez compris, un contrat n’est pas qu’un simple bout de papier ; il implique bien des enjeux. Bien géré, il devient garant d’une meilleure marge. À l’inverse, il peut engendrer des litiges, à la gestion chronophage et aux conséquences néfastes pour la réputation de l’entreprise. Autant de raisons pour ne pas prendre le contract management à la légère…